Phân tích nguyên nhân gốc rễ "5 Tại sao": giải quyết nguyên nhân chứ không phải triệu chứng

Tại sao 5 Tại sao?

Phân tích nguyên nhân gốc của "Năm lý do" là một công cụ mạnh mẽ nhưng rất đơn giản để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để bạn có thể giải quyết nguyên nhân thực sự của vấn đề chứ không phải các triệu chứng.

Dù trong công việc kinh doanh của bạn hay trong bất kỳ bước đi nào khác của cuộc đời, việc hỏi "tại sao" năm lần có thể dẫn bạn đến gốc rễ của một vấn đề. Thông thường trong các doanh nghiệp của chúng ta, chúng ta có xu hướng giải quyết các triệu chứng của một vấn đề hơn là giải quyết nguyên nhân gốc rễ thực sự.

Sử dụng 5 Tại sao để phân tích nguyên nhân gốc rễ và ngừng lãng phí thời gian của bạn để xử lý các vấn đề dính vữa để khắc phục chúng trong một hoặc hai ngày. Thông thường trong các doanh nghiệp của chúng tôi, chúng tôi dành thời gian để hỏi tại sao sự cố này lại xảy ra, tại sao nó không biến mất sau khi chúng tôi sửa nó vào tuần trước. Five Whys sẽ giúp bạn loại bỏ những vấn đề lặp lại này bằng cách chữa khỏi nguyên nhân gốc rễ.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ bằng cách sử dụng 5 Whys.

LeanMan

Các triệu chứng so với Nguyên nhân gốc rễ

Khi có sự cố xảy ra, chúng ta thường chứng kiến các triệu chứng của sự cố: lỗi ở cuối dây chuyền sản xuất của chúng ta hoặc máy bị hỏng. Nguyên nhân của vấn đề không phải lúc nào cũng rõ ràng và chúng ta thường đi đến kết luận về những nguyên nhân đó là gì. Chúng tôi thường lấy một triệu chứng khác của vấn đề ban đầu làm nguyên nhân gốc rễ vì chúng tôi không điều tra đủ “sâu”.

Ví dụ, một thiếu niên có thể đổ lỗi cho làn da dầu của họ vì các nốt mụn của họ và mua nhiều loại kem dưỡng và kem để chữa da nhờn, nhưng tại sao họ lại có làn da dầu? Nguyên nhân sâu xa có thể do môi trường sống, chế độ ăn uống, thậm chí là nội tiết tố hoặc di truyền của họ. Họ chỉ giải quyết một triệu chứng của vấn đề cơ bản nên họ sẽ không bao giờ thực sự chữa khỏi vấn đề.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ bằng cách sử dụng 5 Tại sao sẽ giúp thúc đẩy cải tiến kinh doanh liên tục và thậm chí cải thiện các lĩnh vực khác trong cuộc sống của bạn.

Lịch sử của 5 lý do

5 Whys bắt nguồn từ Hệ thống Sản xuất Toyota và là một phần không thể thiếu của Lean Manufacturing, Kaizen và thậm chí là Six Sigma. Taiichi Ohno coi 5 Tại sao là một phần rất quan trọng trong triết lý tổng thể của Toyota.

Phương pháp

Giống như một đứa trẻ khó chịu liên tục hỏi "tại sao" khi bạn đưa ra câu trả lời cho đến khi bạn đến mức chỉ nói "bởi vì" khi bạn hết hơi, 5 Whys là một phương pháp rất đơn giản để sử dụng để đi sâu vào các lớp của các triệu chứng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

Quá trình này rất đơn giản: Bạn chỉ cần hỏi lý do tại sao 5 lần liên tiếp để tìm ra nguyên nhân gốc rễ thực sự của vấn đề, như hình bên dưới.

Đây thực sự là một quá trình rất đơn giản, nhưng thường xuyên hơn là chúng ta dừng lại ở "tại sao" đầu tiên và cố gắng giải quyết các triệu chứng hơn là tìm ra nguyên nhân gốc rễ thực sự. Đặt những miếng vữa dính nhiều lần vào quy trình của mình, chúng tôi thấy mình phải đối phó với những vấn đề tương tự ngày này qua ngày khác và không bao giờ đạt được tiến bộ để thực sự giải quyết vấn đề của mình. Đây là lý do tại sao 5 Tại sao rất quan trọng và phải là kỷ luật được thấm nhuần ở tất cả các cấp trong tổ chức.

Cách sử dụng 5 lý do

Hỏi tại sao?" 5 lần liên tiếp để đi đến nguyên nhân gốc rễ thực sự của vấn đề.

5 Tại sao, 1 Tại sao

1/5

Những lời chỉ trích về 5 lý do

Những lời chỉ trích của 5 Whys rất nhiều, nhưng thành thật mà nói thì chúng không đúng trọng tâm. Ý tưởng của 5 Whys không chỉ để đặt ra năm câu hỏi, mà là đưa ra kỷ luật tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ thực sự đằng sau điều gì đó.

Dừng quá sớm

Trong ví dụ trên, chúng ta vẫn có thể tiếp tục hỏi tại sao đến lần thứ sáu hoặc thậm chí là lần thứ bảy và điều tra quy trình bảo trì của máy, v.v. Vấn đề là không dừng lại ở năm "tại sao". Năm điển hình là đủ để đạt được nguyên nhân gốc rễ thực sự; tuy nhiên, sẽ có những trường hợp bạn cần hỏi sáu, bảy, thậm chí tám lần để đạt được nguyên nhân gốc rễ thực sự. Vấn đề là phải tiếp tục điều tra đến mức bạn giải quyết được nguyên nhân thực sự.

Những người khác nhau nghĩ ra lý do khác nhau

Vấn đề khác là khi những người khác nhau làm theo quy trình, họ có thể đưa ra những "lý do" khác nhau. Đôi khi có nhiều triệu chứng và nguyên nhân của một vấn đề, đặc biệt là với các vấn đề phức tạp hơn. Tại thời điểm này, chúng tôi thử sơ đồ xương cá và động não để cố gắng xác định nguyên nhân gốc rễ, nhưng một lần nữa, chúng tôi cần đặt câu hỏi về từng nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn để xem liệu nó có thực sự là nguyên nhân gốc rễ hay không.

Nhưng nếu có nhiều hơn một nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn dẫn đến một vấn đề, đừng chỉ giải quyết nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề hôm nay. Đã bao nhiêu lần bạn nhìn thấy điều gì đó không ổn và bỏ qua nó vì bạn quá bận rộn, chỉ để nó cắn bạn một ngày hoặc một tuần sau đó?

Sức mạnh của kỹ thuật

Đó là kỷ luật tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ thay vì giải quyết các triệu chứng là điểm mạnh của kỹ thuật 5 tại sao; nó không được coi là một công cụ 5 bước theo nghĩa đen cho các cá nhân sử dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ mọi lúc. Sử dụng càng nhiều lý do bạn cần để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của mình và nếu điều đó có nghĩa là khám phá nhiều hơn một nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn, hãy làm như vậy.

Cải tiến liên tục

Trong kinh doanh, chỉ cần đợi một vấn đề xảy ra rồi mới giải quyết vấn đề đó là chưa đủ. Nếu bạn muốn thành công thì bạn phải có một quá trình có kế hoạch cải tiến quy trình liên tục. Năm lý do là một công cụ và kỷ luật rất tốt để truyền lửa cho con người của bạn nhưng nó phải được sử dụng trong một khuôn khổ cải tiến theo kế hoạch.

Bạn cũng nên xem xét triển khai bất kỳ phát hiện nào bạn thu được từ việc sử dụng 5 lý do trên các quy trình tương tự khác. nếu thiếu bảo trì gây ra sự cố trên một máy, rất có thể máy đang gây ra sự cố ở nơi khác. Nếu kỹ năng giao tiếp với khách hàng của một bộ phận đang gây ra vấn đề với việc giao hàng, thì vấn đề giao tiếp nào đang gây ra vấn đề ở các bộ phận khác?

Cải tiến không bao giờ kết thúc nếu bạn muốn thành công!

Công cụ chất lượng

Ngoài phân tích nguyên nhân gốc rễ của 5 Tại sao, còn có một loạt các công cụ chất lượng khác có thể giúp bạn cải tiến quy trình liên tục và giúp bạn loại bỏ nguyên nhân gốc rễ thực sự của các vấn đề của bạn;

Giống như nhiều công cụ chất lượng khác, năm lý do được sử dụng tốt nhất cùng với các kỹ thuật khác và là một phần của quá trình cải tiến theo kế hoạch, không chỉ để chữa cháy các vấn đề hàng ngày của bạn. Được sử dụng cùng nhau, các công cụ chất lượng bao gồm 5 lý do là một cách hiệu quả để cải thiện doanh nghiệp của bạn và khả năng cạnh tranh của nó.

Các công cụ chất lượng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ.