Bong bóng và silo trong quy trình của công ty

Bùng nổ bong bóng

Lần tới khi bạn đi làm, hãy quan sát xung quanh. Làm thế nào để các bộ phận riêng lẻ làm việc với nhau?

Bạn có thể nói rằng bạn đã hiểu rõ về cách thức hoạt động của từng bộ phận không? Hoặc làm thế nào để vai trò của họ phù hợp với của riêng bạn?

Mọi người đều thích nghĩ rằng vai trò của chính họ là quan trọng nhất, rằng doanh nghiệp không thể hoạt động nếu không có bộ phận của họ.

Sai lầm!

Một điều chúng ta thường thấy trong kiểm toán nội bộ là mỗi bộ phận đang làm việc trong một hầm chứa, ở bên trong bong bóng hoạt động nhỏ của riêng họ mà không để ý đến những gì khác đang xảy ra xung quanh họ trong doanh nghiệp.

Mặc dù tập trung vào các chi tiết của bất cứ điều gì bạn làm là điều tốt, nhưng nó không phải là cái giá của bức tranh lớn.

Bất kể ngành nghề nào, không một doanh nghiệp nào có thể hoạt động chỉ với một bộ phận. Ngay cả các doanh nghiệp điều hành đơn lẻ nhỏ cũng yêu cầu bạn đội nhiều mũ khi đảm nhận các vai trò khác nhau trong doanh nghiệp của mình.

Quy trình gồm nhiều phòng ban của công ty

Hãy xem một ví dụ đơn giản về các bước sản xuất một sản phẩm hiện có và bán nó cho khách hàng của chúng tôi. Trước khi cân nhắc kiếm thêm tiền, bạn cần xác định:

bạn hiện có bao nhiêu sản phẩm trong kho
cho dù nó có hạn sử dụng
cho dù đó là sản phẩm theo mùa chỉ được yêu cầu vào những thời điểm nhất định trong năm
liệu có nhu cầu hiện tại để thực hiện thêm không
liệu doanh nghiệp có đủ nguồn lực để kiếm nhiều tiền hơn vào lúc này không

Những câu hỏi trên thường được xem xét bởi một người nào đó trong bộ phận kế hoạch. Họ cũng sẽ xác định số lượng sản phẩm được sản xuất và số lượng nguyên liệu thô sẽ cần mua.

Thông tin sau đó thường được chuyển cho ban quản lý để phê duyệt việc sản xuất, mua nguyên liệu thô và lượng thời gian và nhân viên cần thiết để hoàn thành việc sản xuất sản phẩm. Các cuộc thảo luận với bộ phận tài chính thường được đưa vào thời điểm này để đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ.

Khi quá trình lập kế hoạch hoàn tất và đã được phê duyệt, các chi tiết về nhu cầu nguyên liệu thô được chuyển đến bộ phận mua hàng. Tại đây họ sẽ có một danh sách các nhà cung cấp đã được phê duyệt mà họ sử dụng để soạn thảo các đơn đặt hàng mua nguyên liệu thô cần thiết. Một lần nữa, những điều này sẽ cần phải được phê duyệt, nói chung bởi ban quản lý, trước khi chúng được gửi đến các nhà cung cấp.

Sau khi nguyên vật liệu đã được đặt hàng, bộ phận tài chính cần thanh toán để đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn. Các hồ sơ tài chính cần được cập nhật để phản ánh doanh nghiệp đã chi bao nhiêu tiền và để làm gì. Sau đó, họ cũng sẽ cần đối chiếu khoản thanh toán này với các hóa đơn đã nhận như một phần của quá trình đối chiếu.

Vì vậy, chúng tôi đã đặt hàng nguyên liệu thô của chúng tôi; phần còn lại sẽ dễ dàng, phải không?

Các nhà cung cấp đã bắt đầu giao nguyên vật liệu thô của chúng tôi nên bây giờ cần phải có người kiểm tra để đảm bảo đơn đặt hàng là chính xác và hàng hóa ở trong tình trạng sử dụng được. Cách tốt nhất để làm điều này là so sánh các đơn đặt hàng và hóa đơn mua hàng với hàng hóa đã nhận.

Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và loại nguyên vật liệu nhận được, điều này có thể là bất kỳ ai từ lễ tân đến nhân viên kho hoặc quản đốc công trường. Trong các doanh nghiệp lớn hơn, và một lần nữa, tùy thuộc vào loại hàng hóa, bạn có thể có một người ký xác nhận hàng hóa đã được nhận tại chỗ và một người khác kiểm tra chất lượng của nguyên liệu thô.

Mọi thủ tục giấy tờ liên quan đến nguyên liệu thô sẽ cần được lưu giữ và các bản sao có thể cần được gửi đến các bộ phận khác nhau để đảm bảo hồ sơ của họ là chính xác. Khi có giấy tờ liên quan, đây là lúc mọi thứ có thể trở nên lộn xộn nếu thiếu thông tin liên lạc hoặc nếu bạn không hiểu tại sao các bộ phận khác cần chúng và khung thời gian họ cần chúng.

Bạn không thể thanh toán hóa đơn nếu bạn không biết mình đang thanh toán những gì. Bạn cũng không nên nhận hàng tại chỗ nếu bạn không biết sản phẩm và số lượng cần có.

Bây giờ chúng tôi có nguyên liệu, chúng tôi có thể tạo ra sản phẩm của mình.

Một lần nữa, tùy thuộc vào quy mô và sự thành lập của doanh nghiệp, cách thức lưu trữ, ghi chép và phân phối nguyên vật liệu để sử dụng có thể rất khác nhau. Một điểm cần được giữ nguyên là nó phải được ghi lại khi từng vật liệu được sử dụng, bởi ai và bao nhiêu. Nếu không có thông tin này, bạn sẽ không biết mình cần gì khi bắt đầu quá trình lập kế hoạch vào lần tiếp theo bạn muốn sản xuất sản phẩm.

Chúng tôi bắt đầu tạo ra sản phẩm của mình bằng cách sử dụng các hướng dẫn công việc đã được phát triển trước khi chúng tôi bắt đầu làm sản phẩm này ngay từ đầu. Các hướng dẫn công việc được sử dụng để đảm bảo rằng mọi sản phẩm đều được làm theo cách chính xác và có chất lượng nhất quán.

Mỗi khi ai đó khám phá ra cách làm cho quy trình sản xuất tốt hơn, hướng dẫn công việc và các tài liệu khác cho quy trình này cần được cập nhật để chúng luôn cập nhật. Bộ phận kiểm toán nội bộ của bạn cũng có thể xem xét quy trình để đảm bảo rằng các hướng dẫn công việc đang thực sự được tuân thủ.

Nếu bạn đang sử dụng bất kỳ thiết bị nào để sản xuất sản phẩm của mình, bạn cần đảm bảo rằng thiết bị đó hoạt động tốt. Bộ phận bảo trì cần có lịch trình để kiểm tra, sửa chữa và thay thế thiết bị khi cần thiết. Thảo luận với nhân viên quản lý rủi ro và / hoặc kiểm toán nội bộ có thể hữu ích khi lập các lịch trình này.

Ngoài ra, bất kỳ sự cố nào xảy ra trong quá trình sản xuất, chẳng hạn như sự cố thiết bị, quá trình sản xuất không được hoàn thành đúng hoặc thương tích của nhân viên, sẽ cần được ghi lại, điều tra và giải quyết.

Trước khi bán sản phẩm, nó cần được kiểm tra chất lượng; bạn không muốn bán một sản phẩm kém chất lượng hoặc bị lỗi.

Bây giờ chúng tôi có một thành phẩm đang ngồi trong phòng chờ bán, nhưng chúng tôi bán nó cho ai và với giá bao nhiêu?

Và nó tiếp tục

Ban quản lý sẽ tính toán "bao nhiêu" trước đó, một lần nữa bộ phận tài chính sẽ tham gia để xác nhận bạn phải trả bao nhiêu để tạo ra sản phẩm và bạn muốn tạo ra lợi nhuận bao nhiêu.

Nghiên cứu thị trường được thực hiện bởi một người nào đó tham gia vào nghiên cứu và phát triển sẽ cần thiết ngay từ đầu để xem xét những sản phẩm tương tự khác đang được bán với giá gì và những gì mọi người sẽ sẵn sàng trả.

Đối với việc bán cho ai, nghiên cứu thị trường của bạn đã xem xét điều đó ngay từ đầu nên bạn đã biết khách hàng của mình là ai. Bộ phận tiếp thị sẽ lập một chiến dịch để nhắm đến đúng khách hàng, để bộ phận bán hàng đưa sản phẩm đến tay khách hàng.

Đó là một quá trình khá liên quan rồi, nhưng chúng tôi vẫn chưa kết thúc yên tĩnh.

Tương tự như đặt hàng và mua nguyên liệu thô, bây giờ chúng tôi phải đảo ngược quy trình đó để đưa sản phẩm ra khỏi khu vực lưu trữ của chúng tôi và đến tay khách hàng.

Bộ phận đóng gói của chúng tôi sẽ cần đóng gói đúng số lượng từng sản phẩm cho khách hàng. Chúng tôi cần tạo các hóa đơn mà khách hàng sẽ cần thanh toán. Nhà kho cần xác nhận rằng các sản phẩm phù hợp đã đến đúng khách hàng. Và bộ phận tài chính của chúng tôi sẽ cần đảm bảo rằng khách hàng đã thanh toán và các khoản thanh toán đã được ghi lại và đối chiếu một cách chính xác.

Ngoài ra, vì chúng tôi có nhân viên sản xuất sản phẩm, bộ phận tính lương của chúng tôi sẽ cần biết ai đang làm việc và họ làm việc trong thời gian nào để có thể được trả lương cho thời gian của họ.

Trong khi tất cả những điều trên đang diễn ra vẫn có một số bộ phận làm việc trong nền. Hai yếu tố chính cần xem xét là bộ phận CNTT đang đảm bảo nhân viên có quyền truy cập vào hệ thống và thông tin họ cần.

Người khác là chất tẩy rửa của chúng tôi. Bất kể bạn chọn sử dụng nhân viên nội bộ hay công ty vệ sinh bên ngoài, ai đó phải giữ cho không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và không có các mối nguy tiềm ẩn.

Vậy Ai Đã Tham Gia?

Nhìn vào ví dụ trên, quy trình sản xuất và bán hàng đơn giản của chúng tôi có sự tham gia của các bộ phận sau:

Sự quản lý
Lập kế hoạch
Thu mua
Tài chính
Kho
Kiểm soát chất lượng
Quản lý tài liệu
Sản xuất
Bảo trì
Tiếp thị
IT
Bao bì
Bán hàng
R & D
Quản lý rủi ro
Kiểm toán nội bộ
Điều tra tai nạn
Lương bổng
Làm sạch

Như bạn có thể thấy mọi bộ phận đều có liên quan. Nếu bạn chỉ lấy một trong những bộ phận đó ra khỏi hỗn hợp mọi thứ sẽ trở nên lộn xộn rất nhanh chóng! Việc kiểm tra kiểm soát có thể bị bỏ sót, bạn có thể không có nguồn lực cần thiết để hoàn thành quá trình sản xuất hoặc trả lương cho nhân viên, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội bán hàng hoặc quan trọng hơn là bạn có thể bán một sản phẩm không phù hợp để sử dụng và có thể gây nguy hiểm.

Làm thế nào để chúng tôi loại bỏ các Silo?

Khá thường xuyên trong quá trình Kiểm toán nội bộ nếu tôi thấy có sự gián đoạn trong giao tiếp hoặc nếu nhân viên không chắc chắn về vai trò của các lĩnh vực khác nhau, tôi sẽ đề nghị nhân viên từ một bộ phận đi và nhân viên ở bộ phận khác trong thời gian ngắn. Tôi yêu cầu họ đến và ngồi vào để xem những gì các nhân viên khác thực sự làm. Họ có cơ hội đặt câu hỏi và hiểu rõ hơn về cách các bộ phận làm việc cùng nhau.

Về cơ bản, họ bắt đầu coi công việc kinh doanh như một trò chơi ghép hình với tất cả các mảnh ghép lại với nhau để tạo thành một tổng thể hơn là một tập hợp các silo riêng lẻ.