Quản lý hồ sơ 101: những điều cơ bản

www.familyservicesva.com

Quản lý ca bệnh là một trong những dịch vụ quan trọng nhất trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. Người quản lý hồ sơ có trách nhiệm điều phối nhiều loại dịch vụ cho khách hàng và bệnh nhân. Họ tham gia vào mọi khía cạnh của chăm sóc bệnh nhân — từ quy trình tiếp nhận đến xuất viện và các dịch vụ ngoại trú tiếp theo.

hài hòacdc.org

Thẩm định, lượng định, đánh giá

Người quản lý hồ sơ thường chịu trách nhiệm về quá trình tiếp nhận và đánh giá ban đầu. Họ hoàn thành một loạt các đánh giá để xác định tính đủ điều kiện cho các dịch vụ. Quá trình đánh giá cũng cho phép cả khách hàng và người quản lý hồ sơ thiết lập những dịch vụ nào phù hợp nhất cho tình huống. Một số đánh giá này bao gồm:

Đánh giá Hồ sơ Cá nhân / Lịch sử Xã hội: Những đánh giá này thu thập thông tin cơ bản có thể giúp thiết lập các mục tiêu điều trị. Thông tin thu thập được thường bao gồm giáo dục, quá khứ đối xử, hoàn cảnh sống gia đình, tiền sử đi học, hành vi / tiền sử tội phạm và sở thích chung.
Đánh giá chức năng: Đánh giá chức năng giúp người quản lý hồ sơ xác định các lĩnh vực cần thiết cụ thể. Những đánh giá này đo lường khả năng trong các lĩnh vực như chăm sóc sức khỏe, giao tiếp, khả năng vận động, kỹ năng học tập nhiệm vụ, hành vi và kỹ năng sống cộng đồng. Những đánh giá này giúp xác định những dịch vụ nào cần được cung cấp và những lĩnh vực nào cần được hỗ trợ nhiều nhất.
Đánh giá sức khỏe: Đánh giá sức khỏe thu thập thông tin về bất kỳ vấn đề sức khỏe nào có thể ảnh hưởng đến dịch vụ. Những đánh giá này thu thập thông tin về các vấn đề sức khỏe hiện tại và tiền sử gia đình về bất kỳ tình trạng sức khỏe nào. Đánh giá sức khỏe cũng thu thập thông tin về tất cả các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hiện tại như bác sĩ chăm sóc chính, nha sĩ, bác sĩ tâm thần, bác sĩ thần kinh, bác sĩ trị liệu, v.v.

www.belredpediatricdentistry.com

Kế hoạch điều trị

Sau khi người quản lý hồ sơ đã hoàn thành tất cả các đánh giá cần thiết, một kế hoạch điều trị được phát triển để giúp thân chủ đạt được mục tiêu của họ. Các kế hoạch điều trị đôi khi được gọi là Kế hoạch Dịch vụ Cá nhân (ISP), Kế hoạch Dịch vụ Người tiêu dùng (CSP) và Kế hoạch Tập trung vào Con người (PCP). Các kế hoạch điều trị thường được cập nhật hàng năm hoặc khi nhu cầu thay đổi. Người quản lý hồ sơ có trách nhiệm hỗ trợ khách hàng của họ đạt được các mục tiêu đã thiết lập trong kế hoạch điều trị. Người quản lý hồ sơ hỗ trợ mọi người đạt được mục tiêu của họ thông qua ba chức năng cơ bản: Liên kết, Giám sát và Điều phối các dịch vụ.

Liên kết / Giới thiệu

Người quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm liên kết khách hàng với các nguồn lực trong cộng đồng. Không có giới hạn cho các dịch vụ giới thiệu mà người quản lý hồ sơ có thể cung cấp. Họ cung cấp hỗ trợ để có được nhà ở, sắp xếp học nghề, dịch vụ tư vấn, vật lý trị liệu / nghề nghiệp và quản lý thuốc. Người quản lý hồ sơ cũng cung cấp dịch vụ giới thiệu khi xuất viện. Điều này có thể bao gồm việc chuyển dịch vụ đến thành phố khác hoặc tiểu bang khác.

Giám sát

Người quản lý hồ sơ có trách nhiệm giám sát tất cả các khía cạnh của dịch vụ khách hàng. Người quản lý hồ sơ đảm bảo rằng khách hàng của họ có nhà ở, dịch vụ chăm sóc y tế thích hợp và bất kỳ dịch vụ nào khác mà họ có thể cần. Người quản lý hồ sơ đóng vai trò là tuyến đầu tiên trong việc giám sát và điều tiết các dịch vụ. Người quản lý hồ sơ thực hiện các chuyến thăm nhà thường xuyên cũng như thăm các chương trình hỗ trợ và làm việc trong ngày để đảm bảo rằng các dịch vụ được cung cấp một cách thích hợp. Người quản lý hồ sơ cũng giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm nào mà khách hàng có thể có với các dịch vụ và giải quyết chúng trước khi chúng chuyển sang các vấn đề lớn hơn.

Người quản lý hồ sơ, giống như hầu hết các chuyên gia dịch vụ con người, là “những người báo cáo được ủy quyền”. Điều này có nghĩa là nếu họ nhìn thấy bằng chứng hoặc nghi ngờ bất kỳ sự lạm dụng hoặc bỏ mặc nào, họ phải báo cáo cho Dịch vụ Bảo vệ Người lớn hoặc Trẻ em. Đây là một trong những lý do tại sao khía cạnh giám sát công việc của người quản lý hồ sơ là rất quan trọng. Người quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm chăm sóc tổng thể cho nhóm dân số dễ bị tổn thương nhất của chúng ta. Nhóm khách hàng của người quản lý hồ sơ có thể bao gồm những người rất trẻ, người già hoặc những cá nhân không thể giao tiếp khi có vấn đề. Điều quan trọng là người quản lý hồ sơ phải là người quan sát tốt và nhận ra khi có mối quan tâm về sức khỏe và an toàn.

Dịch vụ điều phối

Người quản lý hồ sơ điều phối các dịch vụ cần được đưa ra. Điều phối dịch vụ về cơ bản là tất cả các hoạt động và kỹ thuật mà người quản lý trường hợp sử dụng để đưa dịch vụ vào đúng vị trí. Điều này liên quan đến việc lên lịch các cuộc họp khác nhau, các cuộc hẹn trị liệu, v.v. Nó cũng bao gồm việc liên hệ với các nhà cung cấp khác nhau để nhận được các dịch vụ thích hợp. Điều phối dịch vụ cũng là một chức năng quan trọng của người quản lý hồ sơ. Đôi khi, nó đòi hỏi sự theo dõi liên tục để đảm bảo rằng các cuộc hẹn với bác sĩ, nhà trị liệu, dịch vụ xã hội, an sinh xã hội, v.v. Sự phối hợp đặc biệt quan trọng nếu khách hàng đang trong thời gian thử việc và cần gặp gỡ nhân viên quản chế hàng tháng. Điều phối có thể bao gồm việc cung cấp phương tiện vận chuyển hoặc sắp xếp phương tiện chuyên chở để đảm bảo rằng các cuộc hẹn được giữ nguyên.

Kinh nghiệm giáo dục

Người quản lý hồ sơ thường có ít nhất bằng cấp bốn năm. Một số có bằng cấp sau đại học nhưng đây không phải là điều cần thiết. Mức độ phải liên quan chặt chẽ đến loại hình quản lý trường hợp. Ví dụ, quản lý trường hợp sức khỏe tâm thần sẽ phù hợp nhất với người có bằng tâm lý học và người quản lý trường hợp trong bệnh viện sẽ là người có bằng điều dưỡng hoặc bằng công tác xã hội. Người quản lý hồ sơ thường có ít nhất một năm kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ hoặc ở một vị trí liên quan. Ngoài trình độ học vấn và kinh nghiệm, người quản lý hồ sơ cũng phải có những kỹ năng sau để thành công:

Kỹ năng giao tiếp: Người quản lý tình huống giao tiếp với tất cả các loại người mỗi ngày. Người quản lý hồ sơ phải có khả năng giao tiếp với những người từ nhiều nguồn gốc khác nhau. Họ cũng phải có khả năng giao tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ y tế khác để điều phối các dịch vụ. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản là cần thiết để lập tài liệu và hoàn thành các báo cáo khác nhau. Kỹ năng giao tiếp bằng miệng là cần thiết để tiến hành các cuộc họp, thuyết trình và tương tác chung với khách hàng và các chuyên gia y tế khác.
Kỹ năng tổ chức: Người quản lý hồ sơ phải được tổ chức để quản lý các nhóm cao. Quản lý thời gian và khả năng ưu tiên các hoạt động là rất quan trọng.
Kỹ năng Dịch vụ Khách hàng: Người quản lý hồ sơ cần có kỹ năng dịch vụ khách hàng xuất sắc. Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc với nhóm khách hàng có thể gặp nạn hoặc gặp một số thách thức về sức khỏe tâm thần.
Kỹ năng phỏng vấn: Kỹ năng phỏng vấn rất quan trọng khi hoàn thành bài đánh giá. Đặt những câu hỏi phù hợp sẽ cho phép người quản lý hồ sơ hoàn thành việc đánh giá kỹ lưỡng hơn về nhu cầu của khách hàng.
Kỹ năng Giải quyết Xung đột: Người quản lý hồ sơ dành rất nhiều thời gian để giải quyết các vấn đề giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ. Kỹ năng giải quyết xung đột rất quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề nhỏ trước khi chúng đi vào một tình huống khủng hoảng lớn.

Các loại quản lý hồ sơ

Sức khỏe tinh thần
Thiểu năng trí tuệ
Can thiệp sớm
Trường học
Lạm dụng chất gây nghiện
Chăm sóc Nuôi dưỡng (Trẻ em và Người lớn)
Y tế / Bệnh viện / Nhà tế bần

Vai trò của người quản lý hồ sơ sẽ tiếp tục được mở rộng khi ngày càng có nhiều người cần dịch vụ. Các tổ chức đang được giảm quy mô ở nhiều bang và sẽ cần nhiều người hơn được phục vụ trong cộng đồng. Điều này cũng có nghĩa là sẽ có nhiều người cần được giúp đỡ để điều hướng một hệ thống khuyết tật ngày càng phức tạp. Người quản lý hồ sơ sẽ tiếp tục đi đầu khi đảm bảo mọi người nhận được sự trợ giúp cần thiết.