Đề xuất chia sẻ công việc mà nhà tuyển dụng của bạn không thể từ chối

Tất cả chúng ta đều cần thêm thời gian. Trong thế giới ngày nay, đơn giản là không có đủ thời gian để hoàn thành mọi thứ chúng ta cần và muốn. Thật không may, những thứ quan trọng nhất đối với chúng ta thường bị bỏ lại bên lề. Công việc thường xuyên là thứ lấy đi phần lớn thời gian và năng lượng của chúng ta. Khó đạt được sự cân bằng trong cuộc sống. Tuy nhiên, có những cách để giải quyết vấn đề này; những cách mà bạn có thể giảm tác động của công việc đến phần còn lại của cuộc đời mình — mà không cần bỏ việc ngay lập tức. Một trong số đó là chia sẻ công việc.

Chia sẻ công việc là nơi hai nhân viên chia sẻ trách nhiệm của một vị trí toàn thời gian. Bạn không cần phải thay đổi công việc vì điều này; vị trí hiện tại của bạn thường có thể được thiết kế lại thành vị trí chia sẻ công việc. Vấn đề là bạn đề xuất điều này với nhà tuyển dụng của bạn. Trước khi nêu vấn đề với họ, bạn cần chuẩn bị kỹ càng. Bài viết này hướng dẫn bạn cách bao gồm tất cả các cơ sở để bạn có thể tự tin nhận được vị trí chia sẻ công việc của mình.

Kế hoạch chia sẻ công việc sẽ cải thiện sự cân bằng cuộc sống của bạn

Công việc của bạn có mang lại lợi ích cho việc chia sẻ công việc không?

Trước tiên, bạn cần quyết định liệu chia sẻ công việc có thực sự khả thi ở vị trí của bạn hay không. Bạn phải đưa trường hợp của bạn cho chủ nhân của bạn, vì vậy nó phải chắc chắn. Bạn phải xem xét những điều sau:

Công việc có thể được phân chia hợp lý trên cơ sở nhiệm vụ, thời gian hoặc khách hàng không?
Nếu chia sẻ công việc, tiếp xúc với khách hàng và đồng nghiệp có thể giải quyết hiệu quả không?
Có thể có đủ sự liên tục giữa hai nhân viên chia sẻ công việc không?

Nếu tất cả các tiêu chí này có thể được đáp ứng, thì vị trí của bạn có tiềm năng được chia sẻ.

Tiếp cận nhà tuyển dụng của bạn

Trò chuyện bình thường với sếp của bạn không phải là cách để tạo ra một vị trí chia sẻ công việc cho chính bạn. Đây là một sự cân nhắc của doanh nghiệp và do đó, nó đòi hỏi một đề xuất phù hợp. Bạn cần phải suy nghĩ kỹ mọi thứ trước đó và đưa ra một đề xuất có mục tiêu để thuyết phục nhà tuyển dụng của bạn chấp nhận ý tưởng này.

Đề xuất của bạn cần bao gồm những điều sau:

Lợi ích của việc chia sẻ công việc cho người sử dụng lao động của bạn: Họ phải biết những gì trong đó cho họ.
Chi tiết về vị trí làm vị trí chia sẻ công việc: Cho họ thấy cách thức có thể phân chia công việc. Họ phải biết rằng tất cả các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc sẽ được đảm bảo.
Một lịch trình làm việc được đề xuất: Họ phải biết rằng đây vẫn sẽ là một vị trí “toàn thời gian”.
Việc chia sẻ công việc sẽ được xử lý như thế nào: Điều quan trọng là người sử dụng lao động của bạn phải thấy những người chia sẻ công việc sẽ làm việc cùng nhau như thế nào và việc sắp xếp này sẽ không có tác động tiêu cực đến bộ phận hoặc công ty.
Bất kỳ thông tin nào khác có thể xua tan những lo lắng tiềm ẩn: Người sử dụng lao động của bạn sẽ có những lo lắng (chắc chắn nếu khái niệm này là mới đối với họ); bạn cần bao gồm càng nhiều chi tiết càng tốt về sự sắp xếp trong đề xuất của bạn để họ cảm thấy yên tâm và tích cực về nó.

Bây giờ chúng ta đi qua từng lĩnh vực này.

Lợi ích của Chia sẻ Việc làm cho Nhà tuyển dụng của Bạn

Nếu việc chia sẻ công việc là mới đối với nhà tuyển dụng của bạn, bạn có thể sẽ cảm thấy khó chịu. Họ có thể lo ngại rằng khái niệm này sẽ có tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của họ và nó sẽ đòi hỏi rất nhiều công sức từ phía họ. Điều bạn cần làm là xoa dịu nỗi sợ hãi của họ. Bạn phải cho họ thấy rằng điều đó thực sự sẽ tốt cho công ty và quá trình chuyển đổi diễn ra dễ dàng.

Vì vậy, lợi ích của chúng:

Những người chia sẻ việc làm có thể trao đổi thời gian, nghĩa là họ có thể trang trải cho nhau thời gian nghỉ phép và mọi thời gian vắng mặt. Bộ phận sẽ không gặp khó khăn với số lượng nhân viên ít hơn.
Chia sẻ công việc có nghĩa là công ty có cơ hội tiếp cận với nhiều kỹ năng hơn. Không phải tất cả mọi người đều có tài năng và kinh nghiệm giống nhau và mặc dù công việc được chia sẻ làm cùng một công việc, nhưng họ có thể mang lại những thuộc tính phục vụ bộ phận theo những cách khác.
Trên thực tế, nó có thể làm giảm công việc của một giám sát viên. Những người chia sẻ việc làm sẽ cần đảm bảo rằng công việc của họ được lên kế hoạch và sắp xếp hợp lý giữa họ, do đó cần ít sự giám sát hơn.
Lên lịch và khối lượng công việc có thể được xử lý hiệu quả hơn. Khi khối lượng công việc nhiều, thời gian làm việc của những người chia sẻ có thể chồng chéo lên nhau. Sau đó, trong thời gian yên tĩnh hơn, có thể có một khoảng cách.

Đó là tất cả rất hấp dẫn, nhưng bây giờ nhà tuyển dụng có thể muốn biết những gì họ phải làm. Đây là nơi bạn làm hầu hết công việc cho họ, bắt đầu với:

Vị trí như một vị trí chia sẻ công việc

Khi bạn đã quyết định yêu cầu một chương trình chia sẻ việc làm, bạn cần phải trình bày với nhà tuyển dụng về cách nó sẽ hoạt động. Họ cần biết rằng công việc sẽ được hoàn thành và hoàn thành tốt - nếu không muốn nói là tốt hơn trước đây. Đây là cách bạn thực hiện để thay đổi vị trí hiện tại của mình thành một vị trí chia sẻ công việc.

Để bắt đầu, hãy liệt kê tất cả các nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí của bạn. Hãy kỹ lưỡng hết mức có thể. Sử dụng nhiều hơn chỉ mô tả công việc chính thức; bao gồm tất cả các công việc và chức năng khác mà bạn thực hiện hàng ngày. Không có gì phải phát triển mà chưa được xem xét; hơn nữa, bài tập này cho thấy bạn đang đóng góp bao nhiêu.

Sau đó, đối với mỗi mục trong danh sách này, hãy lưu ý xem nó có phải là:

Trách nhiệm chung: Ví dụ: cả hai nhân viên đều có trách nhiệm cập nhật cơ sở dữ liệu hàng ngày.
Một trách nhiệm cụ thể: Nói cách khác, nó sẽ được xử lý bởi chỉ một trong các nhân viên.
Phân chia trách nhiệm: Ví dụ: một nhân viên gọi cho 20 khách hàng một tuần và nhân viên kia gọi cho 15 khách hàng một tuần.

Bây giờ hãy nhóm các nhiệm vụ lại với nhau để tạo thành hai “bản mô tả công việc”. Khi bạn làm điều này, hãy lưu ý những điều sau:

Nhóm các nhiệm vụ phù hợp với nhau một cách hợp lý.
Nếu bạn đã có một đối tác tiềm năng để chia sẻ công việc, hãy nghĩ đến các kỹ năng và sở thích cá nhân khi phân chia các chức năng công việc.
Cân nhắc xem mỗi nhiệm vụ mất bao lâu để chúng phù hợp với phân chia thời gian của nhân viên. (Thời gian và chức năng công việc có thể chia đều hoặc không đồng đều tùy theo yêu cầu công việc và nhu cầu của người lao động.)

Bây giờ bạn có đặc điểm kỹ thuật cho vị trí của mình như một tùy chọn có thể chia sẻ công việc.

Xác định lịch trình làm việc

Có nhiều cách để lập lịch trình làm việc cho người chia sẻ việc làm. Nó có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhân viên và công ty. Các yếu tố quan trọng cần xem xét là:

Các trách nhiệm của công việc và các yêu cầu để thực hiện hiệu quả.
Giai đoạn bàn giao hoặc giao tiếp giữa những người chia sẻ công việc.
Tích hợp vào bộ phận và văn phòng.

Lịch trình phổ biến nhất dành cho những người chia sẻ việc làm làm việc vào các ngày khác nhau trong tuần làm việc. Ví dụ:

Một nhân viên làm việc vào thứ Hai và thứ Ba cùng với buổi sáng thứ Tư; trong khi các hoạt động khác vào các buổi chiều thứ Tư, thứ Năm và thứ Sáu. Nếu những người chia sẻ công việc cần một khoảng thời gian trùng lặp đáng kể, thì đôi khi cả hai sẽ làm việc cả ngày vào thứ Tư. Hoặc có lẽ họ chỉ yêu cầu khoảng thời gian bàn giao 30 phút.

Chia sẻ công việc có thể không phải là chia đều; một đối tác có thể làm việc vào thứ Hai và thứ Ba và người kia, từ thứ Tư đến thứ Sáu.

Bạn cũng có thể xem xét: Một hoạt động vào Thứ Hai và Thứ Tư trong khi những hoạt động khác làm việc vào Thứ Ba và Thứ Năm, sau đó chúng làm việc xen kẽ vào Thứ Sáu. Hoặc, cả hai đều làm việc năm ngày một tuần, với một người làm việc vào buổi sáng và một người làm việc vào buổi chiều.

Xem những gì bạn cảm thấy sẽ phù hợp nhất với người chia sẻ việc làm, vị trí và nhà tuyển dụng của bạn.

Cách hoạt động của Chia sẻ việc làm

Bạn có hai phác thảo công việc và một lịch trình đề xuất, nhưng có những vấn đề khác mà bạn cần xem xét và chuẩn bị. Đây là những câu hỏi mà nhà tuyển dụng của bạn có khả năng mắc phải và nếu bạn đã chuẩn bị sẵn sàng, thì việc đánh giá đề xuất của bạn sẽ dễ dàng hơn (và nói có):

Bạn và đối tác của bạn sẽ được giám sát như thế nào?
Bạn sẽ liên lạc với văn phòng vào những ngày bạn nghỉ? Nếu vậy, làm thế nào (e-mail, điện thoại, v.v.)?
Thiết bị và không gian văn phòng sẽ được xử lý như thế nào? Nếu bạn cần bất cứ thứ gì ở nhà, ai trả tiền cho?
Các thủ tục bàn giao sẽ như thế nào?
Làm thế nào bạn sẽ đảm bảo rằng không có nỗ lực trùng lặp hoặc sai sót?
Hai bạn sẽ xây dựng kế hoạch làm việc như thế nào?
Việc đánh giá hiệu suất, mục tiêu và cơ hội thăng tiến sẽ được xử lý như thế nào?
Các bộ phận còn lại có bị ảnh hưởng gì không?
Các vấn đề hàng ngày sẽ được giải quyết như thế nào?
Bạn sẽ linh hoạt như thế nào? (Về thay đổi nơi làm việc, các cuộc họp được lên lịch vào ngày nghỉ của bạn, các trường hợp khẩn cấp ở văn phòng, v.v. Hãy thiết lập điều này ngay từ đầu để không có quan niệm sai lầm.)
Bạn sẽ giao tiếp với đối tác, khách hàng, đồng nghiệp và cấp trên của mình như thế nào?
Chế độ bồi thường và phúc lợi sẽ như thế nào? Mức lương thường được tính theo tỷ lệ, nhưng việc xử lý các quyền lợi có thể cần một số cân nhắc.

Đảm bảo rằng bạn thể hiện rằng việc chia sẻ công việc sẽ diễn ra suôn sẻ, dễ dàng và hiệu quả.

Bao gồm các mối quan tâm của nhà tuyển dụng

Mặc dù bạn đã chứng minh rằng việc chia sẻ công việc là có thể và thậm chí có lợi cho vị trí của bạn, nhà tuyển dụng vẫn có thể có những lo ngại. Đây là những vấn đề mà bạn phải xem xét và sau đó cũng đưa thông tin vào đề xuất chia sẻ công việc của bạn.

Chia sẻ công việc yêu cầu làm việc nhóm. Những người chia sẻ cần làm việc cùng nhau để tạo ra kết quả tốt nhất và hoàn thành công việc như thể một người làm toàn thời gian. Bạn cần chứng tỏ rằng bạn có kỹ năng giao tiếp tốt. Làm điều này bằng cách trích dẫn các ví dụ trong công việc của bạn, nơi bạn đã đi đầu trong lĩnh vực này.

Người sử dụng lao động của bạn có thể lo lắng về việc liệu bạn có thể đảm đương trách nhiệm chia sẻ công việc hay không. Bạn cần bao gồm tất cả các kỹ năng, thành tích, đóng góp của bạn cho công ty, v.v., giống như một bản lý lịch. Chứng tỏ rằng bạn có những gì nó cần.

Tìm đối tác thì sao? Điều này chắc chắn có thể giống như công việc đối với một nhà tuyển dụng. Bạn phải trình bày một kế hoạch. Tốt nhất là bạn nên tham gia vào việc lựa chọn vì hai bạn cần phải làm việc tốt cùng nhau — điều đó làm giảm bớt nỗ lực của nhà tuyển dụng của bạn. Có lẽ bạn đã có ai đó trong tâm trí, nếu không hãy liên hệ với các cơ quan việc làm và đưa ra s.

Đề xuất Chia sẻ Công việc

Bây giờ bạn đã có tất cả thông tin, ý tưởng và khả năng, bạn cần đưa nó vào một đề xuất được viết tốt. Đây sẽ là các phần chính:

Phần giới thiệu giải thích nội dung đề xuất của bạn.
Một phần giải thích những lợi ích cho chủ nhân của bạn.
Tổng quan về vị trí hiện tại của bạn và sau đó là mô tả chi tiết về cách nó có thể được chia thành hai công việc.
Lịch làm việc đề xuất của bạn.
Chi tiết về cách chia sẻ công việc sẽ hoạt động.
Thông tin để bao gồm bất kỳ truy vấn nào khác.
Phần kết luận.

Tập hợp một đề xuất chia sẻ công việc toàn diện là chìa khóa để đề xuất của bạn được chấp nhận.

Preemping phản đối

Khi bạn nói chuyện với nhà tuyển dụng của mình, bạn muốn chuẩn bị cho bất kỳ sự phản đối hoặc lo ngại nào mà họ có thể có về đề xuất chia sẻ công việc của bạn. Đối với điều này:

Thực hiện một số nghiên cứu cơ bản về công ty: Xem vị trí chia sẻ công việc có thể phù hợp với các giá trị hoặc môi trường của công ty như thế nào. Một câu trả lời phổ biến và dễ dàng cho yêu cầu của bạn là chia sẻ công việc chưa bao giờ được thực hiện trong công ty trước đây hoặc đó không phải là chính sách. Bạn cần cho thấy cách tiếp cận mới này có thể phù hợp và phù hợp như thế nào.
Tìm hiểu về sếp của bạn: Hiểu rõ nơi mà họ có khả năng đặt câu hỏi về đề xuất này. Tìm ra một số câu trả lời hợp lý.

Nói chuyện với nhà tuyển dụng của bạn về đề xuất này cũng giống như đi phỏng vấn, vì vậy bạn cần phải chuẩn bị.

Phần kết luận

Tất cả điều này có vẻ như là một khối lượng công việc lớn nhưng nó là cần thiết nếu bạn nghiêm túc về việc nhận được một vị trí chia sẻ công việc. Đây là một đề xuất kinh doanh và do đó, cần phải được suy nghĩ thấu đáo và thuyết phục.

Rất dễ dàng để một công ty nói “không” hoặc đưa ra một số loại phản đối làm mất cơ hội của bạn. Nếu bạn đã chuẩn bị cho hầu hết mọi việc và cho thấy chia sẻ công việc thực sự là một lựa chọn khả thi và có thể mang lại lợi ích to lớn cho công ty, thì khả năng bạn đạt được những gì bạn muốn là rất cao.