Văn phòng tinh gọn: Văn phòng 5s

Văn phòng 5S, Văn phòng Tinh gọn

Việc triển khai 5S Office hoặc Lean Office có thể tạo ra những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp của bạn. 5S được áp dụng tại văn phòng cũng như tại nhà máy.

Tổ chức nơi làm việc là quan trọng bất kể nơi làm việc.

Có quá nhiều người nghĩ rằng các công cụ Sản xuất Tinh gọn như 5S chỉ dành cho quy trình sản xuất của bạn, nhưng chúng có thể áp dụng cho bất kỳ quy trình nào và văn phòng của bạn chỉ là một quy trình khác. Văn phòng lấy thông tin, làm việc trên đó và chuyển nó thành một dạng thông tin khác, điều này không khác với bất kỳ hình thức sản xuất nào khác. Quy trình tinh gọn này dành cho văn phòng của bạn có thể cải thiện thời gian thực hiện và nhiều lĩnh vực khác.

Bạn sẽ thường thấy rằng nhiều sự chậm trễ và vấn đề của bạn bắt nguồn từ quy trình văn phòng hơn là quy trình tại sàn cửa hàng của bạn. Bao lâu thì nhân viên sản xuất của bạn phàn nàn rằng họ chỉ nhận được thông báo vài ngày so với thời gian giao hàng sáu tuần mà khách hàng đã đưa ra?

5S cho văn phòng

Các bước của 5S văn phòng là:

• Seiri / Sắp xếp
• Seiton / Đặt theo thứ tự
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / Tiêu chuẩn hóa
• Shitsuke / Sustain

5S là làm cho một nơi làm việc hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ tất cả những thứ lộn xộn không cần thiết, sắp xếp các hạng mục còn lại một cách tiện lợi và an toàn, đồng thời duy trì và liên tục cải tiến những thay đổi này.

5S Loại bỏ Rác thải Văn phòng

Văn phòng tinh gọn hiệu quả 5S

LeanMan

5S để loại bỏ chất thải văn phòng

LeanMan

5S trong Văn phòng Tinh gọn

Các phần sau đây sẽ mô tả từng bước của 5S văn phòng và cách chúng có thể được áp dụng trong môi trường văn phòng. Điều này được thực hiện tốt nhất với sự giúp đỡ của một chuyên gia để cung cấp Đào tạo 5S cho nhân viên của bạn và động viên và huấn luyện họ trong quá trình này.

Lợi ích của sản xuất tinh gọn, đặc biệt là 5S có thể gây ngạc nhiên, không có gì lạ khi đạt được những cải thiện về hiệu quả lên đến 30% bằng cách thực hiện 5S như một phần của sản xuất tinh gọn. Mục đích chính của bất kỳ việc thực hiện 5S nào là loại bỏ chất thải khỏi các quy trình của bạn, những chất thải này là bảy chất thải của sản xuất tinh gọn.

Phân loại văn phòng 5S

5S Seiri trong văn phòng

LeanMan

5S Seiri / Sắp xếp trong Văn phòng Tinh gọn

Bước đầu tiên của 5S chỉ áp dụng được nếu không muốn nói là hơn những gì tôi đã thấy trong văn phòng. Thường có các tài liệu cũ, hồ sơ, danh mục, thiết bị, mẫu cổ và một loạt các thứ lộn xộn khác nằm trên bàn làm việc, ẩn trong và sau tủ và thường chiếm không gian và cản trở chúng ta.

Hãy kiên quyết với những gì bạn loại bỏ; nếu nó không cần thiết thì rác nó. Có quá nhiều người giữ đồ đạc, tích trữ những cuốn catalogue cũ chỉ vì một ngày nào đó chúng có thể hữu ích, nhưng tần suất chúng làm như thế nào? Không thường xuyên lắm!

Thực hiện theo quy trình tương tự như đối với bất kỳ quá trình triển khai 5S nào khác trên quy trình sản xuất của bạn. Vứt những thứ rác rưởi rõ ràng, đặt những đồ vật không rõ nguồn gốc vào khu vực cách ly, gắn thẻ đỏ cho những đồ vật không thể dễ dàng loại bỏ nếu chúng không được yêu cầu hoặc không hoạt động. (Có, bạn có thể giữ chậu cây nhưng giữ nó không bị dòng chảy của công việc!)

Khi bạn đã loại bỏ sự lộn xộn rõ ràng, hãy xem lại các mục đã được cách ly và đồng ý về việc bố trí chúng như một nhóm, nếu đó là thứ cần thiết thì đặt nó ở nơi cần thiết, nếu nó có thể được lưu trữ, hãy làm như vậy cho từng mục.

Office 5S bị lỗi

5S Seiton / Sắp xếp theo thứ tự cho Văn phòng Tinh gọn

Đây là điểm khiến nhiều người trở nên lúng túng và đi quá xa trong một số trường hợp. Chúng tôi không tìm cách dán nhãn cho mọi chiếc bấm lỗ và kim bấm và dán các ô vuông nhỏ trên bàn làm việc để xác định vị trí của chúng cho mọi thành viên của nhân viên văn phòng, mặc dù đây có thể là một động thái hợp lý cho bàn làm việc bên cạnh máy photocopy nếu mọi người luôn săn lùng bấm kim ở đây!

Vấn đề bên trong văn phòng là xem xét quá trình và dòng chảy trong văn phòng, chứ không phải là những phần văn phòng phẩm điển hình mà mỗi người có. Xem xét thông tin nào vào văn phòng và ở đâu. Bạn có sắp xếp khay trong mỗi bàn không? Công việc có được phân phối thành hệ thống lỗ chim bồ câu không? Tuy nhiên, mọi thứ được sắp xếp có tổ chức, hãy xem xét cách chúng sẽ chảy đến người cần chúng. Hãy nhớ rằng chúng tôi muốn mang mọi thứ đến gần nơi chúng cần thiết.

Xem xét vị trí của các thiết bị văn phòng. máy photocopy bị kẹt ở góc xa nơi mọi người phải đi bộ đến nó? Là giấy cho máy ở góc đối diện do thiếu chỗ. Toner có được cất giữ trong nhà kho vì nó quá đắt nếu để nằm lung tung? Ai sẽ mang nó về nhà? Mang nó đến vị trí tốt nhất cho những người cần nó.

Nhìn vào máy in văn phòng: mọi người đều có một cái hay bạn giống như hầu hết các văn phòng hiện đại có một vài máy in nối mạng? Chúng có ở đúng vị trí không và có phải là những vật dụng cần thiết để chúng gần chạm tay vào việc tìm kiếm mọi thứ không?

Đảm bảo rằng các tủ hồ sơ được sắp xếp chính xác và đặt ở nơi cần thiết, không phải tất cả được lưu trữ thành một hàng ở phía đối diện của văn phòng. Tìm tài liệu quảng cáo và danh mục ở nơi mọi người sử dụng chúng, không phải trong thư viện mà họ phải đi bộ.

Tệp mã màu và những thứ tương tự cho các lĩnh vực công việc cụ thể, chẳng hạn như làm cho tất cả các tệp đơn đặt hàng của khách hàng có màu đỏ, tệp nhà cung cấp màu xanh lam, v.v. Điều này sẽ giúp bạn rõ ràng ngay lập tức nó là gì và thuộc về đâu.

Hãy xem xét văn phòng ảo và “tủ hồ sơ” ở đó. Có bao nhiêu người trong số bạn thực sự biết cách sắp xếp tài liệu trên máy tính của họ? Đã bao nhiêu lần bạn yêu cầu một thứ gì đó và sau đó đợi ai đó tìm kiếm thư mục của họ để tìm kiếm tài liệu mà không chắc chắn về nơi họ đã đặt nó? Bạn đã tự làm việc đó bao lâu một lần?

Video văn phòng 5S

5S Seiso / Tỏa sáng và Kiểm tra trong Văn phòng Tinh gọn

Cũng giống như trong khu vực sản xuất, hãy dọn dẹp nơi sản xuất kỹ lưỡng và giữ nguyên như vậy, phân công trách nhiệm và xác định chính xác những gì cần phải làm.

Video văn phòng tinh gọn

5S Seiketsu / Tiêu chuẩn hóa trong Văn phòng Tinh gọn

Sự khác biệt nhỏ ở đây so với tầng cửa hàng: Thiết kế và thực hiện kiểm toán của bạn, ở cấp độ văn phòng hoặc cá nhân. Chạy các cuộc thi cũng giống như cách bạn làm đối với các khu vực sản xuất. Sử dụng ảnh, v.v. Tôi luôn được đưa cho một bức ảnh bàn làm việc của mình sau những cuộc kiểm toán này vì tôi luôn là người bừa bộn nhất! Có lẽ tôi nên cố gắng thực hành những gì tôi giảng.

Văn phòng 5S

5S Shitsuke / Duy trì trong Văn phòng Tinh gọn

Thường thì phần khó nhất trong văn phòng, cũng như trong nhà máy, là duy trì các cải tiến 5S mà chúng tôi đã thực hiện và biến chúng thành một phần thói quen hàng ngày của chúng tôi. Chúng ta thường thất bại trong bước này và những thay đổi chúng ta đã thực hiện và những cải tiến được tạo ra từ từ bắt đầu biến mất cho đến khi chúng ta mất đi những lợi ích mà chúng ta đã đạt được.

Điều rất quan trọng là tất cả các bước trước đó được lặp lại và duy trì để đảm bảo rằng bạn không mất đi lợi ích của công việc mà bạn đã làm. Đảm bảo rằng các nhân viên mới được đào tạo về các nguyên tắc của sản xuất tinh gọn và 5S và hiểu đầy đủ về cách họ có thể đóng góp vào hoạt động của toàn công ty.

Đào tạo cho Văn phòng 5S

Theo cách mà bạn thực hiện 5S tại nhà máy, bạn sẽ cần cử một chuyên gia tư vấn hoặc một nhà đào tạo để giúp bạn thực hiện công cụ sản xuất tinh gọn này. Nhờ sự trợ giúp từ bên ngoài sẽ đảm bảo rằng dự án được thực hiện nghiêm túc và các giảng viên bên ngoài sẽ có kinh nghiệm quý báu về những gì có thể làm để bố trí văn phòng của bạn hiệu quả hơn và nhân viên của bạn dễ chịu hơn khi làm việc.

Lựa chọn và thuê một người đào tạo để thực hiện 5S văn phòng cũng giống như quá trình bạn thực hiện để thuê một người đào tạo cho các khu vực sản xuất của bạn.

Bạn có cần 5S trong văn phòng của mình?

© 2010 Tony