Mục lục:
phản hồi trong cuộc họp của bạn có ý nghĩa như thế nào.
ảnh của Ambro qua Freedomigitalphotos.net
Bạn đã từng có bất kỳ kinh nghiệm nào với những nhân viên không cung cấp đủ phản hồi cho bạn? Nó giống như nhổ răng chỉ để họ nói ra những gì họ đang nghĩ. Mặc dù nhiều nhà quản lý và nhà lãnh đạo chỉ gạt hành vi này sang một bên, nhưng điều quan trọng là phải nhấn mạnh rằng phản ứng và thông tin phù hợp có thể thúc đẩy doanh nghiệp dẫn đầu ngành.
Phản hồi đầu tiên và quan trọng nhất là một công cụ thiết yếu trong giao tiếp. Hơn nữa, từ phản hồi của khách hàng đến nhận xét của nhân viên, thông tin là thành phần quan trọng trong thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vấn đề là nhiều người không sử dụng được sức mạnh của phản ứng.
Bất cứ điều gì từ phản hồi, phản ứng, bình luận, chỉ trích, lời khuyên (được trưng cầu hoặc cách khác) và ý kiến cho đến một cái gật đầu chỉ tạo thành phản hồi. Rõ ràng, lượng thông tin hữu ích bạn nhận được từ chúng rất khác nhau. Hiểu rõ từng thứ sẽ giúp các nhà quản lý và lãnh đạo sử dụng thông tin tốt hơn –và có lẽ thu hút được nhiều thông tin có ý nghĩa hơn.
Wakalani, CC BY-SA 2.0 qua Wikimedia Commons
1. Phản hồi xác nhận
Đơn giản nhất và có lẽ được sử dụng rộng rãi nhất trong tất cả các hệ thống phản hồi là phản hồi xác nhận. Ở đây, người nhận thông tin chỉ cần xác nhận việc nhận thông tin. Tuy nhiên, khi ai đó hét lên “hiểu rồi”, điều đó không nhất thiết có nghĩa là người đó đã hiểu điều đó.
Một số câu trả lời phổ biến hơn được biết đến trong danh mục này bao gồm gật đầu, Có, Không, nhún vai, lắc đầu, thích hoặc không thích. Đối với những người kỹ tính hơn ở đây, xác nhận đã đọc trong email là một ví dụ điển hình.
Mẫu:
- Tuyên bố: Tác giả dễ thương.
- Trả lời: Ok, nếu bạn nói vậy.
- Tuyên bố: Xử lý khách hàng tức giận rất khó nếu bạn không lắng nghe họ.
- Trả lời: Đúng là HOẶC Không, nó thực sự dễ dàng.
2. Phản ứng sửa chữa / khẳng định
Một phản hồi sửa chữa cung cấp sự sửa chữa cho tuyên bố hoặc đồng ý với nó. Đây là một chút thông tin hơn so với loại trước. Mặc dù đây là một phản hồi rất đơn giản, nhưng nó cung cấp thêm thông tin có thể giúp làm rõ ý kiến hoặc quan điểm của người đó.
Mẫu:
- Tuyên bố: Tác giả dễ thương.
- Trả lời: Không, anh ấy không, anh ấy thực sự, rất dễ thương.
- Tuyên bố: Xử lý khách hàng tức giận rất khó nếu bạn không lắng nghe họ.
- Trả lời: Vâng, đúng vậy, lắng nghe là quan trọng.
ảnh của anankkml qua Freedomigitalphotos.net
3. Câu trả lời giải thích
Tiến thêm một bước nữa, câu trả lời giải thích cung cấp nhiều thông tin hơn. Trong trường hợp này, ngoài việc xác nhận và khẳng định tuyên bố, người đó cung cấp lý do cho ý kiến hoặc quan điểm của mình.
Mẫu:
- Tuyên bố: Tác giả dễ thương.
- Trả lời: Đúng vậy anh ấy, hãy nhìn vào đôi mắt đẹp ấy. HOẶC Bạn có điên không, anh ta có một cái mũi khổng lồ!
- Tuyên bố: Xử lý khách hàng tức giận rất khó nếu bạn không lắng nghe họ.
- Phản hồi: Có, lắng nghe cho phép bạn xác định nguyên nhân gốc rễ khiến khách hàng phàn nàn.
4. Phản hồi chẩn đoán
Đôi khi đưa ra ý kiến và giải thích của một người là không đủ. Đối với những trường hợp như vậy, phản hồi chẩn đoán là bắt buộc. Ở đây, một người đưa ra phân tích thông tin ủng hộ ý kiến của họ. Điều này cung cấp sự làm rõ về chủ đề mặc dù nó có thể không phải lúc nào cũng hợp lý hoặc đúng.
Mẫu:
- Tuyên bố: Tác giả dễ thương.
- Câu trả lời: Đúng là anh ấy, mắt anh ấy màu xanh lam và tôi thực sự thích màu mắt đó.
- Tuyên bố: Xử lý khách hàng tức giận rất khó nếu bạn không lắng nghe họ.
- Trả lời: Không, không phải đâu; nếu bạn biết những vấn đề phổ biến, bạn có thể đưa ra giải pháp ngay lập tức. Nó chỉ trở nên khó khăn nếu bạn không biết mình đang làm gì.
bức ảnh của renjith krishnan qua Freedomigitalphotos.net
5. Phản ứng phức tạp
Phản hồi này rất cần thiết đối với nhiều doanh nghiệp vì nó cung cấp thêm thông tin ngoài những gì được trình bày. Hơn nữa, các câu trả lời chi tiết bao gồm tham khảo kinh nghiệm cá nhân, nghiên cứu hoặc nghiên cứu - và các thông tin khác có thể khai sáng cuộc thảo luận.
Mẫu:
- Tuyên bố: Tác giả dễ thương.
- Trả lời: Có lẽ, nhưng dễ thương là một thuật ngữ chủ quan. Vì dễ thương cũng được sử dụng để mô tả những con chó, tôi sẽ cẩn thận khi sử dụng thuật ngữ này để mô tả anh ta.
- Tuyên bố: Xử lý khách hàng tức giận rất khó nếu bạn không lắng nghe họ.
- Cách đối phó: Sẽ rất khó nếu bạn không chuẩn bị trong việc xử lý những khách hàng giận dữ. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc xử lý khách hàng tức giận đúng cách sẽ làm giảm sự lo lắng của khách hàng. Bằng cách chăm chú lắng nghe, bạn có thể đưa ra các giải pháp khả thi cho vấn đề.
Đừng nhầm lẫn về điều đó, chất lượng thông tin bạn nhận được sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn gặp khó khăn trong cấp độ phản hồi xác nhận, thì tốt hơn bạn nên thực hiện các thay đổi trong cách giao tiếp với mọi người.
Truy vấn nhanh
- Làm thế nào để bạn khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng của họ?
- Bạn cởi mở như thế nào với ý kiến của nhân viên?
- Bạn tương tác với nhân viên / cấp dưới của mình như thế nào để nhận được quan điểm của họ?