Trở thành người quản lý dự án là như thế nào: một ngày trong đời

Bạn đang cân nhắc sự nghiệp của một người quản lý dự án? Đọc tiếp…

Canva.com

Với bất kỳ nghề nghiệp nào, những gì có thể thú vị và hấp dẫn đối với người ngoài thường có thể là những khía cạnh phức tạp và căng thẳng của công việc. Lựa chọn đúng nghề nghiệp rất quan trọng vì vậy bạn cần phải nghiên cứu. Nhìn xa hơn các trang tuyển dụng hào nhoáng và tìm hiểu một chút về thực tế hàng ngày của công việc có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn về việc liệu nghề nghiệp đó có phù hợp với bạn hay không.

Trong bài viết này, tôi đã tổng hợp kinh nghiệm của bản thân và của các nhà quản lý dự án khác để giúp bạn có cái nhìn thoáng qua về một ngày bình thường như thế nào. Hãy đọc qua, và xem liệu đó có phải là một nghề nghiệp mà bạn có thể hình dung mình thích thú không.

Tất nhiên, trong thực tế mỗi ngày với tư cách là người quản lý dự án rất khác nhau, nhưng với mục đích của bài viết này, tôi đã cấu trúc một số hoạt động điển hình trong ngày 9-5 trung bình.

8AM: Bắt đầu công việc. Kiểm tra thư điện tử.

Người đọc có đôi mắt đại bàng sẽ phát hiện ra sự mâu thuẫn trong bài viết của tôi. Trong đoạn giới thiệu, tôi đã đề cập rằng tôi sẽ cung cấp cho bạn một ngày 9-5 điển hình và bây giờ tôi bắt đầu một ngày lúc 8 giờ sáng.

Đây là thực tế đầu tiên của một người quản lý dự án: một ngày rất hiếm có ngày 9-5.

Quản lý dự án là một công việc đòi hỏi nhiều khó khăn. Điều này đặc biệt đúng khi bạn đang ở thời điểm quan trọng trong một dự án. Về bản chất, các dự án được liên kết với các khoảng thời gian, đến mức khi mọi thứ trở nên khó khăn, không có thời gian để dừng và tạm dừng. Điều này có nghĩa là trong thực tế, trong thời gian bận rộn, bạn có thể làm việc nhiều giờ để hỗ trợ nhóm của mình, hoàn thành nhiệm vụ và đảm bảo thời hạn của bạn được đáp ứng.

Để giải quyết một công việc đòi hỏi nhiều khó khăn như vậy, nhiều nhà quản lý dự án sẽ bắt đầu công việc trước khi cuộc gọi và cuộc họp vội vàng vào buổi sáng, để họ có thời gian đọc email. Không có gì lạ khi một giám đốc dự án bắt đầu công việc lúc 7 hoặc 8 giờ sáng. Và tất nhiên, một hộp thư đến email lớn. Bạn phải đủ sắp xếp để có thể quản lý tốt hộp thư đến của mình và luôn cập nhật việc trả lời các email quan trọng.

9 giờ sáng: Cuộc gọi hội nghị

Các cuộc gọi hội nghị đã được tiếp quản từ các cuộc họp như một phương pháp giao tiếp phổ biến nhất trong các dự án. Tại sao? Vì hiện nay nhiều dự án có đội ở xa. Khi bạn đang làm việc với những người ở nhiều địa điểm, việc dành thời gian cho các cuộc họp trở nên không thực tế. Và với công nghệ tiên tiến như hiện nay, một cuộc họp qua điện thoại hoặc video có thể mang lại hiệu quả tương đương. (Chà, điều này không phải lúc nào cũng đúng. Nói cho vui, tôi đã liên kết đến một video bên dưới, video này mang đến một góc nhìn độc đáo về cuộc gọi hội nghị trông như thế nào trong đời thực. Nếu bạn đã từng trải qua một cuộc gọi hội nghị, điều này chắc chắn sẽ khiến bạn cười.)

Với tư cách là người quản lý dự án, bạn thường có trách nhiệm tổ chức các cuộc gọi hội nghị và bạn có thể cần phải làm đại diện kinh doanh cho các cuộc gọi khác liên quan đến dự án của mình. Các cuộc gọi dự án thường được lên lịch để nhóm có cơ hội thường xuyên trò chuyện về cách họ tiếp tục với dự án và thảo luận về bất kỳ vấn đề nào họ có thể gặp phải.

Một cuộc gọi hội nghị trong cuộc sống thực

10:00 sáng: Xem xét các vấn đề về cuộc gọi hội nghị / dự án

Vì vậy, giả sử cuộc gọi hội nghị 9 giờ sáng kéo dài một giờ. Đó là điều khá điển hình trong một dự án lớn hơn. Là người quản lý dự án, bạn sẽ kết thúc cuộc gọi hội nghị với một tập hợp các ghi chú mà bạn đã thực hiện trong suốt. Nhóm của bạn có thể đã thông báo cho bạn về công việc đã hoàn thành, công việc đang tiến hành và các vấn đề lớn của dự án. Có khả năng là sắp có công việc khẩn cấp hoặc nửa khẩn cấp bạn cần làm sau khi rời khỏi cuộc gọi hội nghị để xử lý các vấn đề vừa được nêu ra.

Vì vậy, vào thời điểm này trong ngày, bạn có thể đang làm một số việc:

1. Cập nhật tài liệu dự án của bạn, ví dụ như kế hoạch dự án của bạn, để phản ánh mọi thứ bạn vừa được nói trong cuộc gọi hội nghị
2. Thực hiện một số công việc ban đầu để giải quyết bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào mà bạn đã được thông báo, ví dụ như nếu nhà cung cấp giao hàng trễ, bạn có thể kiểm tra tác động của điều này đối với dự án của bạn, gọi cho nhà cung cấp hoặc báo cáo vấn đề.
3. Các email / cuộc gọi điện thoại / thảo luận khác có thể sẽ diễn ra và có thể chiếm rất nhiều thời gian buổi sáng của bạn. Người quản lý dự án thường nhận được một dòng email, sự cố và cuộc gọi điện thoại liên tục trong suốt cả ngày, vì vậy bạn sẽ có những thứ mới để giải quyết, ngay cả khi bạn đang bận xử lý những vấn đề đã gặp phải.

11:00 sáng: Lập kế hoạch dự án / Các cuộc gọi khác

Vì vậy, sau cuộc họp của bạn trước đó, bạn có thể phát hiện ra rằng kế hoạch dự án của bạn hiện cần được cập nhật. Tuy nhiên, đừng mong đợi rất nhiều thời gian để hoàn thành việc này. Bạn có thể bị gián đoạn bởi nhiều cuộc gọi và email hơn. Tuy nhiên, bạn vẫn bắt đầu kế hoạch.

11:30 sáng: Họp Chuyên gia

Tôi đã sử dụng thuật ngữ chung 'cuộc họp chuyên gia' cho tiêu đề này, nhưng trên thực tế, đây có thể là bất kỳ loại cuộc họp nào liên quan đến một chủ đề cụ thể trong dự án của bạn. Ví dụ: nếu bạn là người quản lý dự án CNTT, đây có thể là bài đánh giá phần mềm.

Tuy nhiên, điểm cần lưu ý ở đây là các cuộc họp chiếm một khoảng thời gian đáng kể trong ngày của bạn. Và đừng quên, một người quản lý dự án giỏi sẽ dành thời gian cho hai bên của cuộc họp để đảm bảo rằng họ tận dụng tối đa thời gian. Họ có thể đang đối chiếu tài liệu tham khảo trước hoặc đọc qua thông tin cơ bản và sau đó họ có thể viết và phân phát các ghi chú mà họ đã thực hiện trong cuộc họp.

12:30 PM: Ăn trưa

Vì vậy, tôi không muốn vẽ một bức tranh quá ảm đạm khi nói đến cuộc sống bận rộn của một người quản lý dự án. Vì vậy, vào lúc 12:30, đây là một điểm dừng để ăn trưa. Bạn nên luôn dành thời gian nghỉ ngơi vào giữa ngày. Bạn sẽ thấy mình có nhiều năng lượng hơn cho buổi chiều và bạn có thể tập trung tốt hơn.

1:00 chiều: Trình bày với Giám đốc điều hành

Được kỳ vọng là người quản lý dự án phải thuyết trình rất nhiều. Bạn có thể thấy rằng một dự án nổi bật được quản lý, giám đốc điều hành cấp cao hoặc nhà tài trợ dự án theo dõi cẩn thận và họ có thể yêu cầu bạn trình bày bản cập nhật thường xuyên cho họ.

Tất nhiên, một buổi thuyết trình thông thường không chỉ kéo dài một giờ trong tuần làm việc của bạn. Cần có thời gian để tập hợp các chi tiết lại với nhau mà các giám đốc điều hành cấp cao mong đợi xem trong một bài thuyết trình và bạn có thể thấy mình phải gửi thông tin theo dõi sau khi cuộc họp kết thúc, để giúp trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào của họ. Có kỹ năng lấy nhiều dữ liệu quan trọng và biến nó thành một bản trình bày rõ ràng, dễ hiểu là rất quan trọng nếu bạn muốn thực hiện tốt công việc của mình.

2:00 chiều: Viết báo cáo

Người quản lý dự án dành rất nhiều thời gian cho việc lập tài liệu, vì có rất nhiều thông tin cần được lưu trữ và cập nhật thường xuyên về một dự án. Cũng như các bài thuyết trình cho giám đốc điều hành, bạn có thể cần phải cung cấp báo cáo bằng văn bản cho nhiều đối tượng hơn một cách thường xuyên hoặc cho khách hàng. Có kỹ năng viết vững chắc là rất quan trọng, vì bạn muốn báo cáo của mình trông chuyên nghiệp và dễ dàng cho mọi người đọc và hiểu.

3:00 chiều: Bắt kịp nhóm

Công việc cốt lõi của bạn với tư cách là người quản lý dự án là duy trì quyền kiểm soát đối với một dự án và không nên đánh giá thấp việc dự án có thể bắt đầu trượt nhanh như thế nào. Cách duy nhất để ngăn chặn điều này là có mối quan hệ vững chắc với nhóm của bạn và giao tiếp với họ một cách thường xuyên. Điều quan trọng là nhóm của bạn cảm thấy đủ thoải mái với bạn để họ có thể nói chuyện với bạn về bất kỳ vấn đề nào họ đang gặp có thể gây ra vấn đề cho dự án của bạn, vì vậy kỹ năng giao tiếp tốt là điều bắt buộc.

Trong thời gian này, bạn có thể chủ động bắt chuyện với từng thành viên trong nhóm qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, hoặc bạn có thể ưu tiên một số thành viên trong nhóm nếu bạn hiện đang giải quyết một vấn đề cụ thể trong dự án của mình.

4:00 chiều: Cập nhật ngân sách

Kiểm soát tài chính của dự án là điều cần thiết. Khi bắt đầu bất kỳ dự án nào, bạn sẽ cần phải tổng hợp ngân sách để ước tính những gì bạn sẽ chi tiêu và khi nào. Để duy trì sự kiểm soát chặt chẽ đối với dự án của mình, bạn cần phải xem xét ngân sách một cách thường xuyên và kiểm tra nó với số liệu chi tiêu thực tế của mình. Một người quản lý dự án nắm bắt tốt các con số là rất quan trọng.

4:30 chiều: Họp Tài chính

Nếu bạn đang vượt quá ngân sách cho một dự án, bạn có thể thấy mình đang tham gia một cuộc họp với nhóm tài chính để xem xét chi tiêu của mình. Hoặc tổ chức của bạn có thể chỉ muốn xem xét tài chính thường xuyên về dự án của bạn để kiểm tra xem nó có đang đi đúng hướng hay không. Tuy nhiên, điều bạn chắc chắn sẽ tìm thấy ở bất kỳ dự án nào là bạn sẽ thường xuyên được yêu cầu tham gia các cuộc họp với các bộ phận nội bộ có quan tâm hoặc cổ phần trong dự án của bạn.

5:00 chiều: Cuộc gọi hội nghị khẩn cấp

Đó là một ngày hiếm hoi mà mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong một dự án. Bạn có thể thường thấy mình phải thay đổi lịch trình đã lên kế hoạch cẩn thận của mình để xử lý cuộc khủng hoảng ngày càng tăng trong một dự án. Ví dụ: bạn có thể phải lên lịch trong một cuộc gọi hội nghị muộn để trao đổi với bên thứ ba về một vấn đề đã được đưa ra với bạn vào sáng hôm đó. Cũng nên nhớ rằng nếu bạn đang giao dịch với các nhóm ở các múi giờ khác nhau, bạn có thể thấy mình phải lên lịch các cuộc gọi vào sáng sớm hoặc tối muộn. Một trong nhiều lý do tại sao một công việc quản lý dự án hiếm khi là 9-5.

5:30 chiều: Trả lời email

Email vẫn là một công cụ giao tiếp quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào và mặc dù bạn có thể đã có 10 hoặc 20 phút vào những thời điểm bất thường trong ngày để đọc và trả lời email, bạn có thể sẽ thấy rằng hộp thư đến của mình đã tăng nhanh chóng khi một ngày trôi qua. Vì vậy, bạn có thể thường thấy mình phải dành thêm 30 phút vào cuối ngày làm việc chỉ để cập nhật email và lên đầu phần còn lại của danh sách việc cần làm trước khi bạn sẵn sàng rời khỏi công việc.

6:00 chiều: Xem lại danh sách việc cần làm cho ngày mai

Vì vậy, vào lúc 6 giờ tối, bạn có thể cảm thấy mình đã đạt được một số tiến bộ trong công việc và bạn đã sẵn sàng rời văn phòng. Tuy nhiên, để cố gắng tạo cho mình một khởi đầu thuận lợi cho một ngày bận rộn mà bạn đã lên kế hoạch vào ngày mai, bạn có thể chỉ cần dành 10 phút để xem lại danh sách việc cần làm của mình. Tất nhiên, danh sách việc cần làm là một công cụ cần thiết cho mọi người quản lý dự án, vì nó sẽ giúp bạn quản lý thời gian và sắp xếp một lịch trình rất khắt khe.

Kết luận: Không có hai dự án / tổ chức nào giống nhau

Nếu bạn thấy ngạc nhiên vì bất kỳ điểm nào trong số này, hãy nhớ rằng đây chỉ đơn giản là một hướng dẫn, và trên thực tế, tất cả các dự án đều khác nhau và cách bạn quản lý thời gian của mình cho chúng cũng sẽ khác. Ngoài ra, tất cả các tổ chức đều khác nhau. Một số có thể có nền văn hóa mong đợi bạn làm việc nhiều giờ và ăn trưa tối thiểu; những người khác có thể có cách tiếp cận rất khác và có thể tích cực khuyến khích nhân viên nghỉ giải lao hợp lý, giảm khối lượng công việc và làm việc theo giờ hợp lý. Bất cứ dự án nào bạn thấy mình đang quản lý, một bài học bạn có thể rút ra từ ví dụ này là khả năng duy trì tổ chức, tỉnh táo và hiệu quả là vô cùng quan trọng đối với người quản lý dự án. Quản lý thời gian tốt tạo ra sự khác biệt đáng kể trong việc có thể nắm bắt được những yêu cầu phức tạp và tính không thể đoán trước được khi giám sát một dự án.