Quy tắc email văn phòng dành cho người quản lý

Gửi email cho nhân viên từ nhà, vào đêm khuya chỉ nên được thực hiện trong trường hợp khẩn cấp. Hầu hết thời gian bạn nên ngủ trên đó và soạn email tại nơi làm việc vào ngày hôm sau, khi đầu óc tỉnh táo.

Điều gì tốt hơn: Email hoặc giao tiếp trực tiếp?

Các nhà quản lý thường dựa vào email để nhanh chóng truyền đạt thông tin quan trọng cho nhân viên của họ. Nhưng nếu không sử dụng một cách thận trọng, các nhà quản lý phụ thuộc quá nhiều vào email khi họ nên trò chuyện trực tiếp với nhân viên của mình có thể gây hại nhiều hơn lợi. Hãy làm theo những mẹo đơn giản sau để tránh những cạm bẫy thường gặp trong email làm giảm uy quyền của bạn và khiến nhân viên xa lánh.

7 sai lầm email phổ biến mà người quản lý mắc phải

Trong hầu hết các văn phòng, email là phương thức chủ đạo để liên lạc giữa các văn phòng khi không thể gặp mặt trực tiếp. Điều đó nói rằng, có một số tình huống trong đó việc sử dụng liên lạc qua email giữa người quản lý và cấp dưới là không phù hợp.

Dưới đây là một số lỗi email phổ biến cần tránh nếu bạn muốn giữ mối quan hệ tốt với nhân viên của mình.

Bạn đang trốn sau máy tính của mình để tránh xung đột trong công việc?

Microsoft Office

1. Đừng sử dụng email như một cách để trốn tránh ai đó.

Không bao giờ sử dụng email cho các hành động kỷ luật, đánh giá hiệu suất hoặc các vấn đề nhạy cảm khác. Thông báo tin xấu qua email làm giảm uy tín của bạn với tư cách là người lãnh đạo. Bạn muốn nhân viên biết rằng bạn có thể được tin cậy để giải quyết các vấn đề khó khăn trực tiếp. Cung cấp cho nhân viên của bạn sự tôn trọng mà họ xứng đáng có được, ngay cả khi bạn đang kỷ luật họ và có một cuộc gặp mặt trực tiếp.

Với tư cách là người quản lý, nếu bạn nhận được một email khó hiểu từ cấp dưới của mình, thay vì phản ứng bằng cách gửi một email khác, hãy nhấc điện thoại hoặc hệ thống liên lạc nội bộ và yêu cầu cấp dưới trực tiếp làm rõ email của họ. Nếu việc nhắn tin qua email không đáp ứng được các mục tiêu liên lạc của bạn, với tư cách là người quản lý, bạn có trách nhiệm dừng chu kỳ của các email vòng tròn và bắt đầu giao tiếp một cách rõ ràng.

Trước khi bạn gửi email cho đồng nghiệp cách đó hai bàn làm việc, hãy tự hỏi bản thân liệu cuộc trò chuyện trực tiếp có thích hợp hơn không.

2. Đừng đánh giá thấp tính lâu dài của email.

Đừng quên rằng bất cứ điều gì bạn viết trong email sẽ trở thành hồ sơ vĩnh viễn về giao tiếp của bạn, hoàn chỉnh với dấu ngày và giờ. Bất cứ điều gì bạn viết trong email đều có thể được sử dụng trước tòa cho các vụ kiện sa thải oan sai. Email dễ dàng hơn nhiều để đọc, in ra và / hoặc chuyển tiếp bên ngoài văn phòng so với các bản ghi nhớ giấy truyền thống.

Nếu bạn đang bực bội, hãy nghỉ ngơi và bình tĩnh trước khi gửi email cho nhân viên. Khi một email giận dữ đã được gửi đi, nó không thể lấy lại được, vì vậy hãy lựa chọn từ ngữ của bạn một cách cẩn thận.

3. Không sử dụng ngôn ngữ hung hăng thụ động trong email.

Nếu bạn cảm thấy bản thân đang phản ứng mạnh mẽ với một email hoặc một cuộc điện thoại hoặc cuộc thảo luận trong một cuộc họp gần đây, hãy ngồi lại với cảm xúc của bạn trong vài phút. Sau đó, quyết định xem viết và gửi email có phải là phản hồi thích hợp nhất hay không. (Khi cảm xúc bị tính phí, nó thường là không.)

Khi bạn phải trả lời một tình huống khó khăn qua email, hãy xem giọng điệu bạn sử dụng. Xử lý thông tin liên lạc qua email của bạn như bạn đối với một bản ghi nhớ. Tránh sử dụng ngôn ngữ nóng nảy, hung hăng thụ động và mỉa mai bằng mọi giá, trừ khi bạn muốn làm mất tinh thần nghiêm trọng của nhân viên và tạo ra những rào cản giao tiếp không thể vượt qua hơn nữa.

Để tránh sử dụng ngôn ngữ hung hăng thụ động trong email của bạn và cải thiện khả năng tiếp nhận sau khi tin nhắn của bạn được gửi đi, hãy nói rõ cảm xúc của bạn theo cách tích cực nhất có thể ngay ở phần đầu tin nhắn. Các nhà quản lý hiệu quả biết rằng sự củng cố tích cực cũng quan trọng như những lời chỉ trích mang tính xây dựng. Nhưng nếu sự củng cố tích cực đó quá mơ hồ hoặc bị chôn vùi ở cuối email, nhân viên của bạn có thể không 'nghe thấy' nó.

4. Không bao gồm (CC) quá nhiều người.

Không đưa người khác vào cuộc trò chuyện qua email mà không xin phép những người tham gia ban đầu trước. Nếu bạn đang có một cuộc trò chuyện qua lại qua email với một nhân viên khác nhưng ở đâu đó trong chuỗi đang diễn ra, bạn nghĩ rằng một người khác có thể cần tham gia, trước khi chỉ CC cho họ, hãy cho người bạn đã giao tiếp trước đó biết bạn gửi tin nhắn. Đảm bảo rằng bạn giải thích lý do tại sao bạn muốn mời người đó tham gia vào cuộc thảo luận và rõ ràng về những gì bạn định nói. Ví dụ, bạn có thể viết một vài thứ như: "Tôi thực sự nghĩ rằng Jane có thể giúp chúng tôi tìm ra một số giải pháp cho vấn đề X. Cô ấy đã làm việc trong bộ phận XYZ 10 năm nay và tôi muốn có được những thông tin chi tiết của cô ấy.Tôi có thể chuyển tiếp cho cô ấy một bản sao của chuỗi email này và hỏi ABC của cô ấy không ? "

5. Sử dụng BCC một cách cẩn thận.

Chức năng BCC (bản sao mù) nên được sử dụng để giữ bí mật địa chỉ email của người khác trong email nhóm. Nó không được sử dụng để bí mật gửi một cuộc trò chuyện email riêng tư cho người khác mà bên kia không biết. Trừ khi bạn có lý do chính đáng (tức là sự an toàn của ai đó đang gặp nguy hiểm nếu bạn không gửi tin nhắn BCC) vì không minh bạch về nơi bạn đang gửi tin nhắn, việc sử dụng chức năng BCC giống như thì thầm sau lưng ai đó tại nơi làm việc. Thật bất lịch sự và thiếu chuyên nghiệp. Và trong một số trường hợp, việc chuyển tiếp hoặc sao chép một tin nhắn đến những người nhận không mong muốn có thể khiến bạn gặp rắc rối pháp lý.

6. Đừng quên công bằng.

Các nhà quản lý hiệu quả luôn tìm cách công bằng: Nếu bạn là một nhà quản lý quan tâm đến việc đối xử với nhân viên của mình một cách công bằng, đồng cảm và kiên quyết, bạn sẽ thấy rằng nhắn tin qua email không phải lúc nào cũng là cách tốt nhất để tiếp cận nhân viên của bạn.

Lee Iacocca có lời khuyên này về việc đưa ra phản hồi cho người khác:

Đây là lời khuyên phù hợp và kịp thời khi áp dụng để giao tiếp với nhân viên qua email.

7. Xem ngôn ngữ của bạn.

Nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả, hãy chú ý đến ngôn ngữ bạn sử dụng khi gửi email cho nhân viên của mình. Có một số cụm từ có thể phá hoại thông điệp của bạn và lãng phí thời gian của người đọc. Các cụm từ đã được giới thiệu trong một đồ họa thông tin tiện dụng được đăng trên Inc.com: 21 câu bạn không bao giờ nên đưa vào email.

"Tôi có thể đặt một câu hỏi?" Chỉ cần tiếp tục và đặt câu hỏi. Đừng mở đầu nó bằng cách xin phép đưa ra yêu cầu của bạn. Nếu bạn đang sử dụng cụm từ "Tôi có thể hỏi bạn một câu hỏi được không?" như một cách để đưa ra một chủ đề tế nhị, thì đó là dấu hiệu cho thấy câu hỏi của bạn quá riêng tư đối với một email. Nếu bạn phải đặt câu hỏi cá nhân, hãy làm điều đó trực tiếp; không qua email khi người nhận của bạn có thể có những lo ngại chính đáng điều gì có thể xảy ra với phản hồi của họ mà nó được chia sẻ qua email.
"Điều này có thể không áp dụng cho bạn?" Tại sao bạn lại gửi nó cho tôi, người đọc có thể thắc mắc.
"Điều đó có ý nghĩa?" Nếu bạn không chắc chắn rằng những gì bạn đã viết trong email cho nhân viên sẽ được hiểu, đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần phải viết lại email của mình cho đến khi bạn chắc chắn rằng những gì bạn đang nói là rõ ràng và trực tiếp.