Cách xác định bản đồ quy trình nào phù hợp với bạn

Tìm hiểu về các loại bản đồ quy trình và mỗi loại được sử dụng để làm gì.

Canva

Lập bản đồ quy trình là gì và nó có thể giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh tốt như thế nào? Làm thế nào để bạn biết bắt đầu từ đâu? Bản đồ nào phù hợp với bạn? Câu trả lời ngắn gọn là: Nó phụ thuộc.

Bản đồ quy trình là gì?

Bản đồ quy trình được sử dụng để ghi lại các quy trình và thủ tục xác định cách thức thực hiện công việc trong một thực thể. Lập bản đồ cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xem xét những gì đang xảy ra hiện tại để xác định những nơi mà những thay đổi có thể ngăn chặn sự dư thừa, tiết kiệm tiền và cải thiện quy trình làm việc. Bản đồ về cơ bản là một bức tranh về cách mọi thứ diễn ra. Mặc dù việc lập bản đồ các quy trình của bạn cần thời gian và nỗ lực, phần thưởng trong việc cải tiến chất lượng hầu như luôn dẫn đến lợi tức đầu tư (ROI) tích cực.

Các loại bản đồ quy trình khác nhau

Đơn giản (Mức thấp)
Từ trên xuống
Chức năng chéo (Làn đường bơi)
Chi tiết
Quy trình làm việc với hình ảnh
Dòng quy trình được kết xuất
Cấp độ hệ thống

Một bản đồ đơn giản (cấp thấp).

1. Đơn giản (Mức thấp)

Hầu hết các quy trình kinh doanh cơ bản có thể được thể hiện bằng các bản đồ rất đơn giản. Những bản đồ này được sử dụng để hiển thị các quy trình hàng ngày giúp doanh nghiệp hoạt động. Rất ít ký hiệu cần thiết để ai cũng có thể làm được.

Các mũi tên có xu hướng chảy theo một hướng.
Các quy trình được hiển thị bằng biểu tượng quy trình hình vuông.
Các điểm quyết định được chỉ rõ bằng kim cương trong các dòng chảy này.

Các bản đồ có thể được xâu chuỗi lại với nhau bằng các trình kết nối để người đọc có thể thấy cách một tập hợp các quy trình chuyển sang một tập hợp khác. Khi một doanh nghiệp được lập hồ sơ tốt, mỗi luồng quy trình nên kết nối với một hoặc nhiều luồng quy trình bởi vì không có hành động kinh doanh nào được đứng riêng lẻ.

Một bản đồ từ trên xuống.

2. Từ trên xuống

Bản đồ từ trên xuống chỉ sử dụng một biểu tượng để ghi lại một quá trình và các bước hỗ trợ nó. Điểm quyết định không được bao gồm. Các quy trình được ghi lại tốt nhất với quy trình này rất đơn giản và chỉ di chuyển theo một hướng. Sức mạnh của các luồng này là khả năng kết nối các bước tương ứng với mỗi quy trình. Người đọc có thể sử dụng các quy trình này để xác định các cách tạo hiệu quả trong các quy trình làm việc tiêu chuẩn bằng cách xem xét các bước để biết các nỗ lực trùng lặp và các bước không cần thiết.

Bản đồ đường bơi.

3. Chức năng chéo (Làn đường bơi)

Bản đồ chức năng chéo được gọi là Làn đường bơi vì các đường ngang được sử dụng để phân tách các khu vực chức năng giống với các làn đường bơi trong hồ bơi. Những bản đồ này thường được sử dụng để hiển thị các quy trình đại diện cho công việc, quyết định và dữ liệu khi mỗi quy trình chuyển đổi từ khu vực chức năng này sang khu vực chức năng khác. Các bản đồ này có thể đơn giản hoặc chi tiết.

Các luồng quy trình Bơi lội thường được sử dụng để giúp phát hiện các cổ chai và các khối đường. Sử dụng những bản đồ này, sẽ dễ dàng hơn trong việc chứng minh những cách mà luồng thông tin và dữ liệu tốt hơn có thể giúp một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và hiệu quả hơn. Những bản đồ này rất phổ biến để chứng nhận ISO.

Một bản đồ chi tiết.

4. Chi tiết

Giống như bản đồ quy trình đơn giản, bản đồ quy trình chi tiết sử dụng các ký hiệu để thể hiện các quy trình phức tạp hơn một cách chi tiết hơn. Những bản đồ này sử dụng nhiều ký hiệu để phân tách trực quan các quy trình, quy trình phụ, tài liệu, dữ liệu, v.v.

Một lần nữa, các bản đồ có thể được xâu chuỗi lại với nhau bằng các trình kết nối để hiển thị cách từng quy trình chuyển sang quy trình khác. Huyền thoại thường được sử dụng để giúp người đọc theo dõi bản đồ tốt hơn. Sử dụng các luồng này để ghi lại các quy trình sản xuất, phân phối, kỹ thuật, kỹ thuật và kinh doanh phức tạp hơn. Những bản đồ này là tuyệt vời cho chứng chỉ ISO 9000.

Bản đồ quy trình làm việc có hình ảnh.

5. Quy trình làm việc với hình ảnh

Sơ đồ quy trình làm việc bỏ qua các ký hiệu bản đồ tiêu chuẩn để có hình ảnh thân thiện hơn. Chúng thường được sử dụng để trình bày các quy trình cho đối tượng không quen với các kỹ thuật quy trình. Các ký hiệu phải được sử dụng nhất quán. Duy trì một huyền thoại có ích. Những bản đồ này thường được sử dụng trong các buổi đào tạo.

6. Dòng quy trình kết xuất

Bản đồ được kết xuất tiến xa hơn một bước so với sơ đồ quy trình làm việc để làm cho bản đồ trở nên thân thiện bằng cách thêm màu và tách thông tin thành các khu vực có đường viền. Nhiều luồng quy trình thường được ghi lại trên cùng một bản đồ.

Những bản đồ này có thể khá phức tạp. Mỗi luồng được ghi lại bằng một màu sắc khác nhau để giúp người đọc dễ dàng theo dõi từng luồng. Huyền thoại giúp người đọc xác định ý nghĩa của các biểu tượng. Chúng thường được sử dụng nhất để lập bản đồ luồng dữ liệu vì nó hỗ trợ các quy trình kinh doanh trong một tổ chức.

Một bản đồ cấp hệ thống.

7. Cấp độ hệ thống

Bản đồ cấp hệ thống hiển thị cấp cao nhất của các quy trình kinh doanh trong một tổ chức. Những bản đồ này được sử dụng để chứng minh các chu kỳ kinh doanh. Các chu kỳ như dòng tiền, đơn đặt hàng, sản xuất, phát triển hệ thống, v.v. có thể được xem bằng cách sử dụng loại bản đồ này. Nhiều biểu tượng và mũi tên hiển thị luồng hoạt động, thứ tự của các quy trình, cùng với trình tự cấp cao và sự tương tác giữa các lĩnh vực kinh doanh. Các bản đồ quy trình khác thường cuộn lên các bản đồ cấp cao.

Các nhóm quản lý sử dụng các bản đồ này để hiểu rõ hơn về tổ chức và sự tương tác của một bộ phận hoặc toàn bộ công ty. Bản đồ hệ thống cũng thường được yêu cầu để có được chứng chỉ ISO 9001.