Những kỹ năng cần thiết cho một người quản lý dự án là gì?

Giới thiệu

Bạn cần được trang bị một loạt các kỹ năng để trở thành một nhà quản lý dự án thành công. Một người quản lý dự án cần có khả năng lãnh đạo, xây dựng kế hoạch dự án, truyền đạt kế hoạch, quản lý nhiệm vụ của cô ấy, quản lý nhiệm vụ của mọi người khác, giúp mọi người hiểu được tầm nhìn, giao tiếp với các cá nhân ở tất cả các cấp của công ty, v.v. hơn. Và để làm cho vấn đề trở nên khó hiểu hơn, bạn thường cần phải làm điều này cho nhiều dự án. Bài viết này trình bày về tất cả các kỹ năng bạn nên có nếu bạn đang cân nhắc theo đuổi sự nghiệp quản lý dự án.

Trung thực

Trên tất cả, kỹ năng quý giá nhất mà người quản lý dự án có thể sở hữu là khả năng trung thực chứ không phải những thứ phủ đường. Mặc dù nói sự thật đôi khi có thể gây đau đớn vô cùng, nhưng tốt nhất bạn nên đặt vấn đề và bắt đầu tìm cách giải quyết càng sớm càng tốt. Một nơi đặc biệt khó khăn đối với người quản lý dự án để nói sự thật là báo cáo tình trạng dự án hàng tuần. Lãnh đạo cấp cao đối với một số dự án sẽ áp dụng áp lực cực lớn để chỉ ra sai rằng một dự án đang hoạt động tốt hơn thực tế và một người quản lý dự án giỏi sẽ cung cấp chính xác tình trạng dự án, bất kể nó có thể tệ đến mức nào.

Người quản lý dự án cần có khả năng giữ ngón tay cái của họ trên nhiều bộ phận chuyển động để các dự án diễn ra suôn sẻ.

Cơ quan Kỹ thuật Ô tô

Cơ quan

Người quản lý dự án sẽ phải giữ các ghi chú cuộc họp, lập kế hoạch cuộc họp, theo dõi các hạng mục hành động, xây dựng lịch trình, phân bổ nguồn lực dự báo và hơn thế nữa. Mọi người trong nhóm dự án sẽ trông đợi cô ấy để chỉ đạo họ thông qua tất cả các khía cạnh của quá trình dự án và quy trách nhiệm cho mọi người khác. Ngoài ra, các nhà quản lý dự án mới có thể sẽ thấy mình ở vị trí quản lý nhiều dự án nhỏ và nếu họ không có khả năng giữ cho tất cả các đĩa quay trong không khí, thì mọi thứ xung quanh họ sẽ sụp đổ rất nhanh.

Giao tiếp

Bạn có thể là người trung thực và có tổ chức nhất trên thế giới, nhưng nếu bạn không thể truyền đạt những gì nhóm dự án cần làm và cách họ cần làm, dự án sẽ luôn kết thúc trong thảm họa. Ngoài ra, các nhà quản lý dự án không chỉ cần có khả năng truyền đạt hướng đi của các thành viên trong nhóm mà họ cần có khả năng cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về tình trạng của dự án cho các cá nhân ở tất cả các cấp của công ty, từ C-suite xuống bên liên quan cấp thấp nhất, theo cách phù hợp với cá nhân đó. Một số bên liên quan có thể chỉ muốn nhận cập nhật trạng thái qua email hàng tuần, trong khi những bên khác có thể mong đợi bạn hướng dẫn họ thông tin chi tiết trong một cuộc họp hàng tuần. Bạn cần hiểu các bên liên quan của bạn cần mức độ giao tiếp nào và đưa ra mức độ giao tiếp đó cho họ.

Các kỹ năng bạn cần với tư cách là người quản lý dự án

Khả năng lãnh đạo

Bởi vì người quản lý dự án đóng vai trò là người bảo vệ quan điểm của dự án, phần còn lại của nhóm sẽ quyết định các hành động và phong cách lãnh đạo của cô ấy. Người quản lý dự án cần phải tự tin, suy nghĩ thấu đáo tất cả các quyết định mà cô ấy phải đưa ra và không lật lọng giữa các quyết định. Ngoài ra, cô ấy cần phải công bằng với tất cả mọi người tham gia vào dự án và đối xử với mọi người một cách tôn trọng.

Người quản lý dự án cần tiếp tục thúc đẩy nhóm dự án nghĩ ra nhiều cách để giải quyết vấn đề, để họ có thể xem xét và chọn giải pháp tốt nhất.

Tin tức kinh doanh hàng ngày

Giải quyết vấn đề

Mỗi dự án giống như một câu đố độc đáo sẽ đi kèm với những thách thức riêng. Do đó, người quản lý dự án cần có khả năng suy nghĩ sáng tạo về cách làm việc thông qua những vấn đề đó. Điều quan trọng là người quản lý dự án phải thúc đẩy nhóm dự án nghĩ ra tất cả các giải pháp khả thi cho một vấn đề và sau đó xác định giải pháp nào sẽ hoạt động tốt nhất trong tình huống đó, thay vì thực hiện giải pháp đầu tiên mà nhóm đưa ra.

Tầm nhìn

Một nhà quản lý dự án giỏi sẽ làm việc với các bên liên quan để vạch ra một tầm nhìn rõ ràng cho ứng dụng mà họ muốn xây dựng, và sau đó làm việc để giúp nhóm phát triển cũng hiểu được tầm nhìn đó. Điều này đặc biệt khó khi một dự án chỉ là một đống các yêu cầu bằng văn bản và khung dây, và các cá nhân khác trong nhóm dự án có thể khó hiểu một số chức năng. Cô ấy sẽ phải đủ kiên nhẫn để nói nhiều lần về cùng một chức năng và giải thích nó theo nhiều cách khác nhau trước khi một số người hiểu được tầm nhìn của cô ấy.

Phải làm gì khi một dự án tồi tệ

Đàm phán

Thành phần đàm phán của quản lý dự án có thể không thoải mái đối với một số người, nhưng đây là một kỹ năng quan trọng đối với người quản lý dự án. Một lĩnh vực mà người quản lý dự án có thể phải sử dụng kỹ năng đàm phán là đàm phán với các nhà cung cấp. Bạn cần cảm thấy thoải mái khi xác định và làm nổi bật những điểm yếu trong giá thầu, sau đó quay lại và yêu cầu giảm đáng kể dựa trên những vấn đề bạn vừa nêu. Ngoài ra, bạn phải có khả năng thương lượng nội bộ, với cả các bên liên quan và các nhóm khác để có nguồn lực. Một tình huống mà bạn có thể phải thương lượng với các bên liên quan nội bộ sẽ là nếu một bên liên quan đến gặp bạn và muốn mở rộng phạm vi của dự án ngoài những gì được yêu cầu.Một lựa chọn để khuyên anh ta không làm điều đó là khuyên anh ta nên đề xuất giai đoạn thứ hai cho dự án với phần công việc cụ thể đó làm trọng tâm. Liên quan đến việc đàm phán với các nhóm khác, bạn có thể thấy mình ở trong tình huống nhà phát triển hoặc nhà phân tích kinh doanh trong nhóm khác có kinh nghiệm phù hợp hơn với dự án của bạn và bạn thỏa thuận với người quản lý chức năng của họ để hoán đổi họ với một người nào đó trong nhóm của bạn trong một khoảng thời gian xác định.