Mục lục:
- Thông báo bằng văn bản nói rất nhiều về bạn
- 1. Dấu đồ sai vị trí
- 2. Sự nhầm lẫn về tôi, bản thân tôi và tôi
- 3. Dấu phẩy ngẫu nhiên
- 4. Lạm dụng "Như vậy"
- 5. Sử dụng sai "Verbiage"
- Mẹo bổ sung: Đơn giản hóa ngôn ngữ của bạn
- Cuộc thăm dò bằng văn bản kinh doanh
- Trợ giúp Bổ sung về Viết
Thông báo bằng văn bản nói rất nhiều về bạn
Có vẻ như sự nghiệp của bạn chẳng đi đến đâu? Có cảm giác như bạn đang bị mắc kẹt ở nấc cuối cùng của nấc thang công ty không? Nếu vậy, bạn có thể muốn xem kỹ thông tin liên lạc bằng văn bản của mình. Các lỗi ngữ pháp và dấu câu khó chịu có thể đang kìm hãm bạn.
Văn bản kinh doanh tốt là rất quan trọng ở nơi làm việc ngày nay. Trong các cuộc khảo sát yêu cầu nhà tuyển dụng và nhà tuyển dụng chuyên nghiệp liệt kê những phẩm chất mà họ tìm kiếm ở nhân viên, kỹ năng viết kinh doanh hiệu quả nằm ngay đầu danh sách. Các nhà tuyển dụng muốn những nhân viên có thể truyền đạt thông tin một cách có tổ chức và mạch lạc, không mắc những lỗi viết bất cẩn gây cản trở giao tiếp tốt. Một từ được sử dụng không chính xác hoặc dấu phẩy không đúng chỗ có thể truyền đạt điều gì đó khác với thông điệp dự định. Sự thiếu rõ ràng trong các tài liệu kinh doanh có thể dẫn đến việc khách hàng không hài lòng và thậm chí là kiện tụng.
Ngay cả khi không có hậu quả pháp lý nghiêm trọng, một tài liệu đầy lỗi ngữ pháp và dấu câu phản ánh tác giả kém. Bài viết kém thiếu uy tín và thuyết phục. Nó không truyền cảm hứng cho sự tự tin. Phiền thật đấy.
Trong hơn 20 năm làm luật sư công ty, tôi đã xem xét rất nhiều thông tin liên lạc kinh doanh. Tôi đã tận mắt chứng kiến những lỗi phổ biến về ngữ pháp và dấu câu dẫn đến việc giao tiếp bị cắt xén, khách hàng khó chịu và sự nghiệp bị đình trệ như thế nào. Đây là danh sách của tôi về năm lỗi khó chịu nhất trong văn bản kinh doanh và cách bạn có thể tránh chúng.
1. Dấu đồ sai vị trí
Có thể không có lỗi viết nào khác có thể gợi ra phản ứng giống như móng tay trên bảng đen ở người đọc như dấu nháy đơn đặt sai vị trí, việc sử dụng hình thức sở hữu để biểu thị nhiều hơn một thứ gì đó. Sai lầm này thật khó chịu vì nó quá phổ biến và nó không chỉ giới hạn trong việc viết kinh doanh. Tất cả các bạn đã thấy nó:
- Tôi đã ăn bánh kếp cho bữa sáng.
- Smith's đã mua một chiếc xe hơi mới.
- Những năm 1960 là một thập kỷ điên rồ.
Mặc dù có một đợt dịch về dấu nháy đơn nhằm hiển thị số nhiều, chỉ những số nhiều sở hữu một cái gì đó mới cần dấu nháy đơn và dấu nháy đơn đó thường theo sau chữ cái "s":
- Kết cấu mềm mịn của bánh kếp
- Xe hơi mới của Smiths
- Sự hỗn loạn xã hội những năm 1960
Chỉ có một vài trường hợp được chấp nhận sử dụng dấu nháy đơn để biểu thị số nhiều. Trong những trường hợp đó, dấu nháy đơn là cần thiết để tránh nhầm lẫn:
- Cô ấy có ba điểm A trong học bạ của mình. (Sử dụng dấu nháy đơn để tránh nhầm lẫn với từ "như.")
- Đặt hàng năm chiếc # 371KV. (Sử dụng dấu nháy đơn để hiển thị "s" không phải là một phần của số sê-ri.)
2. Sự nhầm lẫn về tôi, bản thân tôi và tôi
Đã bao nhiêu lần bạn đọc một giao tiếp kinh doanh kết luận, "Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với Jane hoặc tôi"? Tác giả hoặc đang cố gắng nghe có vẻ tinh vi bằng cách sử dụng "tôi" nghe thanh lịch hơn thay cho "tôi" hoặc, với Jane trong hỗn hợp, bối rối về việc nên sử dụng "tôi" hay "tôi" và tự giải quyết "bản thân mình.". " Kết quả là việc sử dụng sai đại từ nhân xưng theo phản xạ gây khó chịu và quá phổ biến.
Bạn có thể tránh mắc lỗi tương tự bằng cách áp dụng một bài kiểm tra đơn giản. Để Jane ra khỏi bức tranh và xem cách phát âm của câu. Bạn có nói, "Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với tôi"? Không, bạn sẽ nói, "vui lòng liên hệ với tôi." Đúng? Nếu bạn muốn sử dụng "tôi" trong trường hợp này, bạn cần đọc tiếp để được trợ giúp thêm về ngữ pháp.
"Tôi, chính tôi và tôi" là ba trường hợp khác nhau của đại từ nhân xưng. Trường hợp thay đổi tùy thuộc vào việc đại từ có chức năng như chủ ngữ hay tân ngữ của câu.
Đối với chủ ngữ của câu (danh từ chỉ nội dung của câu), sử dụng "I":
- Tôi đã viết lá thư.
Đối với các đối tượng của một câu (danh từ đó mang lại ý nghĩa cho một động từ hoặc hoàn thành một cụm giới từ), sử dụng "tôi":
- Nếu bạn có câu hỏi, bạn có thể hỏi tôi.
- Câu hỏi có thể được chuyển đến tôi.
Nếu chủ thể của hành động và đối tượng của hành động giống nhau, hãy sử dụng đại từ phản xạ "tôi":
- Tôi đã tự mình làm điều đó.
- Tôi nhìn mình trong gương.
Giống như bạn cần một tấm gương để nhìn thấy chính mình, một đại từ phản xạ như "tôi" (hoặc chính bạn, chính anh ta, v.v.) cần một danh từ hoặc đại từ khác trong câu để phản ánh nó. Nếu không có, hãy sử dụng trường hợp chủ quan (I) hoặc trường hợp khách quan (tôi) cho phù hợp.
3. Dấu phẩy ngẫu nhiên
Tôi do dự khi viết về dấu phẩy vì chúng có thể là những thứ khó hiểu. Trên thực tế, tôi có thể tiếp tục một vài đoạn về việc liệu dấu phẩy có nên xuất hiện giữa các từ "dấu phẩy" và "bởi vì" trong câu trước hay không. Nhưng tôi sẽ không làm vậy, bởi vì vấn đề của tôi với dấu phẩy thậm chí còn cơ bản hơn việc có nên sử dụng dấu phẩy trước một liên kết nối hai mệnh đề độc lập hay không. (Trong trường hợp bạn đang thắc mắc, câu trả lời của tôi ở đây là không; các mệnh đề ngắn gọn và có liên quan chặt chẽ với nhau về mặt tư tưởng.)
Vấn đề khó chịu nhất với dấu phẩy là khi chúng xuất hiện ngẫu nhiên, trong câu, nơi không cần thiết và không thuộc. (Vâng, tôi đang cố gắng nói rõ ở đây.)
Tôi không quan tâm nếu bạn sử dụng dấu phẩy nối tiếp trong các câu đơn giản hay không. Tôi sẽ không bận tâm quá nhiều về việc thiếu dấu phẩy giữa các tính từ phối hợp. Bạn bè người Anh của tôi nói với tôi rằng chúng tôi sử dụng quá nhiều dấu phẩy trong tiếng Anh Mỹ. Các quy tắc sử dụng khắt khe của Mỹ có thể là lý do tại sao rất nhiều nhà văn kinh doanh lạm dụng chúng.
Vấn đề với dấu phẩy là nó khiến mắt ngừng đọc trong giây lát. Điều đó không sao cả khi bạn cần tạm dừng, chẳng hạn như hít thở khi nói. Nhưng dấu phẩy bất ngờ giống như tiếng nấc. Chúng thật khó chịu.
Có hàng tá quy tắc về thời điểm sử dụng chúng, nhưng nếu bạn nhớ bất kỳ quy tắc nào trong số đó, hãy nhớ điều này: Nếu bạn không thể nghĩ ra lý do cụ thể để sử dụng dấu phẩy, đừng sử dụng nó.
Không bao giờ sử dụng dấu phẩy trong những trường hợp sau:
- Giữa một từ mô tả và danh từ mà nó mô tả: "Tôi đọc bức thư viết kém." Sai
- Giữa chủ ngữ và động từ: "Bức thư viết kém, làm tôi khó chịu." Sai
- Giữa hai mệnh đề có một chủ ngữ được nối bằng liên từ: "Tôi đã đọc bức thư, và đã sửa tất cả các lỗi về dấu câu." Sai
- Để đặt một mệnh đề hạn chế (một mệnh đề quan trọng đối với ý nghĩa của câu): "Bức thư, đã truyền cảm hứng cho bài viết này, đầy những lỗi dấu câu khó chịu." Sai
4. Lạm dụng "Như vậy"
Thông thường trong kinh doanh, cụm từ "như vậy" được sử dụng như một cách hay hơn để nói "do đó," như thể một từ trang trọng hơn là cần thiết. Ví dụ, một bức thư có thể nêu rõ, "Thư từ này coi như thông báo rằng bạn không tuân theo thỏa thuận của chúng tôi. Do đó, bạn có 10 ngày để sửa lỗi vỡ nợ hoặc thỏa thuận sẽ bị chấm dứt." Trong ví dụ này, "as such" đang được dùng thay cho "do đó" để có nghĩa là "vì lý do đó" hoặc "do đó". Đó là sai lầm.
Được sử dụng đúng cách, cụm từ "như vậy" đề cập đến người đọc danh tính, bản chất hoặc khả năng của danh từ hoặc cụm danh từ đứng trước nó:
- "Tôi là một người hiểu ngữ pháp. Vì vậy, tôi cảm thấy khó chịu khi một nhà văn lủng lẳng các phân từ." Chính xác
Để tránh sử dụng sai "as such", hãy tự hỏi bản thân, "as what?" Nếu danh từ tiền thân phù hợp, cách sử dụng đúng:
- "Là một người hiểu ngữ pháp, tôi cảm thấy khó chịu khi một người viết lủng lẳng các phân từ." Chính xác
Nếu "as such" không chỉ người đọc đến một danh từ đứng trước, thì cách sử dụng không chính xác:
- "Bởi vì anh ta không chú ý đến các quy tắc ngữ pháp, người viết đã treo lủng lẳng các phân từ. Như vậy, anh ta đã gây khó chịu cho độc giả của mình." Sai
Hỏi xem bạn có thể thay thế "such" bằng bất kỳ danh từ hoặc cụm danh từ tiền thân nào gần đó không:
- Như những quy tắc về ngữ pháp, anh ấy đã làm độc giả của mình khó chịu.
- Với tư cách là người viết, ông đã làm cho độc giả của mình khó chịu.
- Với tư cách là những người phân từ, anh ấy đã làm phiền độc giả của mình.
Nếu sự thay thế không có ý nghĩa hoặc, trong trường hợp của ví dụ thứ hai, không truyền đạt đầy đủ ý nghĩa dự định, thì việc sử dụng "như vậy" là không đúng. Để tránh gây khó chịu cho người đọc, hãy sử dụng "do đó" hoặc thay thế cụm từ chuyển tiếp bằng một từ hoặc cụm từ có ý nghĩa hơn.
5. Sử dụng sai "Verbiage"
Đây không phải là vấn đề ngữ pháp hay dấu câu, mà là việc sử dụng sai một từ không hay nhưng phổ biến nhưng bí ẩn. Với tư cách là một luật sư của công ty, hầu như ngày nào tôi cũng nhận được một email có nội dung như thế này, "Bạn có thể xem lại nội dung trong đoạn thứ hai của tài liệu đính kèm và cho tôi biết liệu nó có ổn không?" Mỗi lần như vậy, tôi lại phải kiềm chế bản thân để không trả lời ngắn gọn, "Nếu đó là thời gian dài, tại sao bạn lại lãng phí thời gian của tôi?"
Verbiage không có nghĩa là "văn bản", "từ", "từ ngữ", "nội dung" hoặc bất kỳ từ nào khác mà tác giả của email có thể đã sử dụng để yêu cầu xem xét pháp lý của tôi. "Verbiage" có nghĩa là lời nói hoặc bài viết sử dụng quá nhiều từ hoặc cách diễn đạt kỹ thuật thái quá. Đó không phải là một điều tốt. Một nhà văn nên tránh dài dòng, không sử dụng thuật ngữ này để mô tả tác phẩm của mình.
Mẹo bổ sung: Đơn giản hóa ngôn ngữ của bạn
Điều này mang đến một bài học cuối cùng về cách viết theo phong cách kinh doanh. Đừng cố gây ấn tượng với mọi người bằng cách sử dụng những từ ngữ hoa mỹ khi lựa chọn tốt hơn là đơn giản và mang tính mô tả. Business-speak chứa đầy những từ được tạo ra, nghe có vẻ lạ mắt. Đừng rơi vào cái bẫy của việc sử dụng chúng. Đừng nói "tận dụng" khi "sử dụng" hoạt động tốt. Bạn sẽ trở nên tự phụ và tệ hơn, đặc biệt là nếu bạn không hiểu từ ưa thích của mình nghĩa là gì.