Mục lục:
- Giới thiệu
- Đề xuất giá trị
- Phạm vi và Mục tiêu của Dự án
- Rủi ro và giả định
- Những gì cần bao gồm trong báo cáo tình trạng dự án hàng tuần
- Định nghĩa Thành công
- Lịch trình cột mốc
- Nhóm dự án và các bên liên quan
- Đăng ký bên liên quan
Giới thiệu
Điều lệ dự án là phần thúc đẩy của mọi dự án. Trong khi nó được xây dựng trước khi lập kế hoạch và phân tích cho dự án, nó chỉ ra ở cấp độ cao lý do tại sao dự án này là cần thiết, những gì sẽ được thực hiện, rủi ro và giả định liên quan đến dự án này và các thành viên chính của nhóm dự án. Điều quan trọng là các thành viên chủ chốt của nhóm dự án phải ký tên vào điều lệ dự án trước khi các công việc được tiến hành, để mọi người đều nhất trí về những gì mọi người đang hướng tới. Bài viết này phác thảo các yếu tố chính cần có trong mọi điều lệ dự án.
Các yếu tố chính của một điều lệ dự án tốt là phạm vi dự án, tiêu chí thành công, đăng ký nhóm, xác định rủi ro và giả định, và một lịch trình cấp cao.
Đề xuất giá trị
Hiểu được đề xuất giá trị là rất quan trọng để hiểu cả nhu cầu kinh doanh được thỏa mãn bởi dự án và lợi tức đầu tư liên quan đến việc đáp ứng nhu cầu đó. Nếu một trường hợp kinh doanh được đưa ra liên quan đến yêu cầu dự án ban đầu, thì bạn sẽ có thể nâng cao đề xuất giá trị từ đó và đưa nó vào điều lệ dự án. Tuy nhiên, có một số doanh nghiệp lành mạnh vẫn né tránh việc khám phá đề xuất giá trị gắn liền với công việc mà họ chọn làm, vì vậy họ thấy mình đã chi rất nhiều tiền để chạy các dự án thu về rất ít giá trị về mặt giá trị gia tăng. Nếu bài tập này không được thực hiện trước khi dự án được phê duyệt,thì bạn nên tập hợp thông tin đó lại với nhau và đưa nó vào điều lệ dự án của bạn để mọi người biết họ sẽ nhận được gì cho công việc và số tiền họ sẽ bỏ vào dự án này.
Phạm vi và Mục tiêu của Dự án
Đây là bản tóm tắt cấp cao về công việc sẽ được hoàn thành, cùng với bản tóm tắt về các công việc sẽ là đầu ra của dự án. Để rõ ràng, bạn nên nói rõ về những gì nằm trong phạm vi của dự án này và về những gì sẽ nằm ngoài phạm vi của dự án này.
Rủi ro và giả định
Bạn cần liệt kê những rủi ro bạn thấy có thể ảnh hưởng đến dự án này và những giả định nào về dự án. Rủi ro đối với một dự án có thể đến từ nhiều nơi. Nếu một nhà cung cấp mà bạn muốn làm việc không có tình hình tài chính tốt, bạn có thể liệt kê đó là rủi ro khi bạn phải sử dụng một nhà cung cấp khác không quen thuộc với công ty của bạn. Ngoài ra, có thể có rủi ro rằng chính phủ địa phương, tiểu bang hoặc liên bang thông qua luật sẽ khiến những gì bạn đang làm trong khuôn khổ dự án này kém giá trị hơn nhiều. Ngoài ra, bạn có thể đang làm việc trong một dự án mà các cân nhắc về môi trường là quan trọng. Có thể bạn đang chạy một dự án đòi hỏi nhiều công việc bên ngoài trong một khoảng thời gian, và các nhà dự báo thời tiết đang dự đoán những cơn lốc xoáy xấu trong khung thời gian đó; bạn chắc chắn sẽ muốn bao gồm điều đó như một rủi ro.Vũ trụ rủi ro rất rộng, và bạn muốn đảm bảo rằng mình không chỉ liệt kê chúng mà còn phải có kế hoạch để giảm thiểu chúng.
Về các giả định, phần chính này dùng để giải quyết vấn đề tài nguyên và lập lịch, vì bạn có thể sẽ phải đưa ra các giả định về tài nguyên nhà phát triển có sẵn cho bạn, kiểm tra tài nguyên có sẵn cho bạn và các hình thức hỗ trợ thành viên nhóm khác.
Những gì cần bao gồm trong báo cáo tình trạng dự án hàng tuần
Định nghĩa Thành công
Bạn phải luôn trình bày rõ ràng các tiêu chí để dự án cụ thể này thành công là gì. Đối với tiêu chí này, bạn cần bắt đầu bằng cách quay lại và xem xét đề xuất giá trị. Ví dụ: nếu bạn tạo ra một công cụ là kết quả của dự án và một phần của đề xuất giá trị liên quan đến việc tiếp tục và tạo công cụ là công cụ này sẽ giúp công ty của bạn có thể tạo ra các vật dụng nhanh gấp đôi, thì bạn sẽ muốn nói rõ trong các tiêu chí thành công rằng một phần của điều sẽ làm cho dự án này thành công là nếu công cụ này tạo ra các widget nhanh gấp đôi, trong số những thứ khác. Tất cả các tiêu chí thành công phải có thể đo lường được, để sau một khoảng thời gian, doanh nghiệp có thể nhìn lại và xác định xem dự án có thành công hay không và liệu dự án có thành công hay không.họ sẽ muốn đào sâu vào nó và hiểu họ đã sai ở đâu.
Lịch trình cột mốc
Đây sẽ là một bản tóm tắt cấp cao về các phần công việc chính cần được hoàn thành để hoàn thành dự án này. Bạn cũng nên làm việc với các nhóm cần thiết để tạo ra các ước tính độ lớn theo thứ tự sơ bộ xung quanh mỗi mốc này để biết được thời gian của mỗi mốc đó.
Nhóm dự án và các bên liên quan
Bạn cần liệt kê tất cả các thành viên của nhóm dự án. Ở trên cùng, bạn nên có một nhà tài trợ điều hành, người này phải là người ở cấp cao hơn trong tổ chức của bạn, người có thể đóng vai trò là nhà vô địch cho dự án này. Nói chung, bạn có thể trượt người đã gửi trường hợp kinh doanh vào vai trò này nếu họ là người cao cấp hơn trong tổ chức của bạn. Từ đó, bạn nên có một bên liên quan đại diện từ mỗi khu vực chức năng sẽ bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án này. Ví dụ: điều này có thể có nghĩa là bạn liên quan đến các cá nhân từ nguồn nhân lực, tài chính, CNTT, bán hàng và các lĩnh vực khác nếu cần. Ngoài ra, bạn cần bao gồm những người thực sự sẽ thực hiện công việc trong dự án.
Đăng ký bên liên quan
Điều tối quan trọng là tất cả mọi người được xác định là bên liên quan ký tên vào điều lệ dự án, cho thấy rằng họ đồng ý với đánh giá cấp cao về công việc cần được thực hiện, lịch trình hoàn thành công việc đó, cách họ muốn đo lường xem nó có thành công hay không và ai cần tham gia. Nếu bạn không nhận được chữ ký và ngày tháng trên giấy, thì nó sẽ mở ra tùy chọn cho một người nào đó quay lại và nói rằng có công việc bổ sung đã được nhóm đồng ý và không được thực hiện như một phần của dự án. Nếu bạn có điều lệ dự án mà mọi người đã ký tên, bạn có thể tham khảo lại điều lệ đó và xem liệu người đó có quan điểm hợp lệ hay không và thực hiện hành động cần thiết.
© 2016 Max Dalton