Mục lục:
- 1. Tách biệt quỹ cá nhân và quỹ kinh doanh của bạn
- 2. Theo dõi các lần nhập và đi
- 3. Phát hành một hóa đơn được đánh số thích hợp
- 4. Ghi lại Thu nhập và Chi phí Tiền mặt
- 5. Sắp xếp biên nhận của bạn
- 6. Bao gồm tất cả các chi phí của bạn
- 7. Đừng Để Đến Phút Cuối, Đặc Biệt Không Phải Trong Tháng Giêng
- 8. Tìm kiếm lời khuyên chuyên nghiệp nếu bạn không chắc chắn
Dưới đây là một số bước đơn giản mà bạn nên thực hiện với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ ở Vương quốc Anh để giúp đảm bảo tài khoản của bạn chính xác.
Khi tôi làm việc trong một công ty kế toán nhỏ, tôi đã phụ trách tài khoản cho một số công ty tự doanh nhỏ, bao gồm nghệ sĩ, tài xế taxi, thợ điện, nghệ sĩ biểu diễn và nhà văn. Thật ngạc nhiên khi nghĩ rằng nếu những khách hàng này tự thực hiện một vài bước đơn giản, họ đã tiết kiệm được tiền. Phí kế toán của họ lẽ ra sẽ thấp hơn vì chúng tôi sẽ mất ít thời gian hơn để làm tài khoản của họ, và trong nhiều trường hợp, họ cũng sẽ phải trả ít thuế hơn!
Đừng xuất hiện với một nhóm hóa đơn và chi phí lộn xộn ngẫu nhiên, với những số tiền không liên quan đến những gì đang vào và ra theo bảng sao kê ngân hàng của bạn. Thay vào đó, hãy làm theo 8 mẹo đơn giản sau:
- Tách biệt quỹ cá nhân và quỹ kinh doanh của bạn
- Theo dõi các lần nhập và đi
- Phát hành hóa đơn được đánh số thích hợp
- Ghi lại Thu nhập và Chi phí Tiền mặt
- Sắp xếp biên nhận của bạn
- Bao gồm tất cả các chi phí của bạn
- Đừng để việc sắp xếp thuế của bạn đến phút cuối cùng
- Tìm kiếm lời khuyên chuyên nghiệp cho các vấn đề phức tạp
Pixabay
1. Tách biệt quỹ cá nhân và quỹ kinh doanh của bạn
Mở một tài khoản riêng cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn là một thương nhân duy nhất, không có yêu cầu pháp lý để làm điều này, nhưng nó giúp theo dõi chi phí kinh doanh và thu nhập của bạn dễ dàng hơn nhiều.
Trước khi đăng ký một tài khoản mới:
- Mua sắm xung quanh để có các giao dịch tốt nhất.
- Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô nhỏ và bạn là một thương nhân duy nhất, thay vì mở một tài khoản kinh doanh cụ thể, bạn có thể mở một tài khoản vãng lai cá nhân tiêu chuẩn thứ hai. Hầu hết các tài khoản ngân hàng doanh nghiệp đều có phí và lệ phí hàng tháng cho mỗi giao dịch, nhưng tài khoản vãng lai cá nhân thì miễn phí.
2. Theo dõi các lần nhập và đi
Bạn cần theo dõi số tiền bạn đang có và bạn đang chi tiêu vào việc gì.
Có một số cách khác nhau để làm điều này. Nếu bạn chỉ có một hoặc hai giao dịch mỗi tháng, chỉ cần lập một danh sách đơn giản về chúng ở bất kỳ định dạng nào bạn thích nhất là đủ.
Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều hơn điều này, thiết lập một bảng tính như trong video dưới đây là một lựa chọn tốt. Nếu bảng tính khiến bạn sợ hãi, bạn cũng có thể mua một sổ tài khoản và ghi lại các tài khoản của mình trên giấy, theo cách cũ.
Bạn cũng có thể mua phần mềm kế toán chuyên dụng, nhưng nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ với chỉ một số ít giao dịch, điều này có lẽ sẽ không đáng.
Lưu ý: Nếu đang sử dụng nhân viên kế toán, tốt nhất bạn nên hỏi trước những gì họ giới thiệu, vì các hãng khác nhau sẽ có những ưu đãi khác nhau.
3. Phát hành một hóa đơn được đánh số thích hợp
Nếu bạn bán một dịch vụ hoặc một sản phẩm cho một vấn đề khách hàng, một hóa đơn thích hợp và giữ một bản sao.
Mỗi hóa đơn phải có một tham chiếu duy nhất. Ví dụ: bạn có thể đánh số các hóa đơn của mình là 100, 101, 102 hoặc bạn có thể sử dụng kết hợp các chữ cái và số. Ví dụ: nếu bạn có hai khách hàng chính, Mr Jones và Mrs Smith, bạn có thể sử dụng JO1, JO2 cho Mr Jones và sau đó đối với Mrs Smith, bạn có thể sử dụng SM1, SM2 và SM3. Nó là vào bạn để quyết định những gì phù hợp với bạn.
Bạn có thể lập hóa đơn bằng trình xử lý văn bản hoặc viết tay nếu muốn, miễn là bạn tạo một bản sao.
Để biết chi tiết về các yêu cầu chính xác đối với hóa đơn, hãy xem tư vấn của chính phủ về việc xuất hóa đơn.
Ngoài việc giúp bạn khai thuế, điều này cũng sẽ giúp bạn nếu bạn gặp vấn đề với khách hàng chậm trả tiền, vì bạn sẽ có bằng chứng xác đáng về những gì bạn đã bán cho họ.
4. Ghi lại Thu nhập và Chi phí Tiền mặt
Đặc biệt dễ dàng mất theo dõi thu nhập và chi tiêu tiền mặt vì bạn không có bản sao lưu hồ sơ trên bảng sao kê ngân hàng của mình. Đảm bảo rằng bạn ghi lại bất kỳ khoản tiền mặt nào bạn nhận được hoặc chi tiêu vào sổ sách tài khoản hoặc bảng tính của mình và cũng như hóa đơn tiền mặt liên quan đến.
Một cách dễ dàng để giúp theo dõi là trả bất kỳ khoản tiền mặt nào bạn nhận được thẳng vào tài khoản ngân hàng của bạn.
5. Sắp xếp biên nhận của bạn
Giữ một bản sao của tất cả các biên lai cho các chi phí của bạn một cách có tổ chức.
Đừng để biên lai vào túi sau quần jean của bạn!
Giữ biên lai theo thứ tự. Một số cách tốt để làm điều này là:
- Nếu bạn có máy quét, hãy quét các bản sao của từng biên lai và sắp xếp chúng theo tháng.
- Nếu bạn có biên lai nhỏ, hãy ghim chúng vào các mẩu giấy A4 và tập tin hoặc quét chúng để ngăn chặn các mẩu giấy nhỏ bị thiếu hoặc rơi ra ngoài.
- Nếu không rõ bạn mua gì từ biên lai hoặc mục đích kinh doanh của nó, hãy viết một ghi chú trên biên lai.
6. Bao gồm tất cả các chi phí của bạn
Cố gắng bao gồm tất cả các chi phí kinh doanh của bạn. Lời khuyên về những gì bạn có thể yêu cầu khi chi phí có sẵn trên trang web của chính phủ Vương quốc Anh.
Nếu bạn làm việc tại nhà, bạn có thể bao gồm một phần chi phí vận hành nhà của bạn. Nếu điều này áp dụng, kế toán của bạn có thể cần biết thuế Hội đồng, hóa đơn khí đốt và điện, chi tiết về lãi suất thế chấp hoặc tiền thuê nhà, cũng như hóa đơn điện thoại và internet của bạn.
Nếu bạn sử dụng điện thoại của riêng mình để thực hiện các cuộc gọi công việc và cá nhân, bạn cũng có thể bao gồm tỷ lệ doanh nghiệp. Bạn cần tìm một số cách để theo dõi tỷ lệ cuộc gọi công việc so với cuộc gọi cá nhân mà bạn thực hiện.
7. Đừng Để Đến Phút Cuối, Đặc Biệt Không Phải Trong Tháng Giêng
Không có gì tệ hơn là một sự vội vàng điên cuồng để hoàn thành các tài khoản của bạn. Nếu kế toán của bạn cho bạn thời hạn để cung cấp thông tin cho họ, hãy tuân thủ nó.
Thời hạn chính để nộp tờ khai thuế hàng năm là ngày 31 tháng 1. Tất cả các kế toán cho doanh nghiệp nhỏ sẽ rất bận rộn vào thời điểm này. Nếu bạn giao sách cho kế toán của mình vào tháng 1, họ có thể:
- từ chối thực hiện các tài khoản của bạn đúng hạn, nghĩa là bạn trả tiền phạt trễ hạn cho HMRC, hoặc
- tính phí bạn nhiều hơn vì phải xử lý tài khoản gấp rút.
Việc trì hoãn và tạm dừng các tài khoản rất dễ bị hấp dẫn, nhưng chúng được sắp xếp càng sớm thì bạn càng sớm có thể tập trung vào những phần thú vị khác của công việc kinh doanh và kiếm tiền.
8. Tìm kiếm lời khuyên chuyên nghiệp nếu bạn không chắc chắn
Thuế rất phức tạp và rất khó để tự mình thực hiện đúng. Nếu bạn không chắc chắn về điều gì đó, bạn nên tìm kiếm lời khuyên của một kế toán có trình độ chuyên môn.
Ở Vương quốc Anh, bất kỳ ai cũng có thể tự gọi mình là kế toán viên, nhưng bạn có thể kiểm tra xem ai đó có đủ trình độ chuyên môn hay không bằng cách kiểm tra xem họ có phải là kế toán viên điều lệ hay không, nghĩa là họ là thành viên của các cơ quan chuyên môn của Vương quốc Anh.
Một kế toán giỏi sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí, lo lắng và căng thẳng. Tuy nhiên, kế toán sẽ phổ biến hơn nếu bạn làm theo những lời khuyên ở trên và luôn ngăn nắp, hoặc ít nhất là cố gắng hết sức.