Mục lục:
- Vui lòng không phá vỡ thiết bị văn phòng: Khi nhân viên không đầu tư phạm lỗi
- Đào tạo văn phòng nên bao gồm việc sử dụng thiết bị cơ bản
- Làm thế nào để trở thành một nhân viên được tôn trọng trong văn phòng
- 1. Cẩn thận và lịch sự với Máy in / Máy photocopy
- 2. Giữ Kẹp giấy riêng biệt với Ghim đẩy và Thay nắp trên Bút đánh dấu
- 3. Đưa mọi thứ trở lại như cách bạn tìm thấy chúng
- 4. Sử dụng Sticky Notes như Dự định
- 5. Tôn trọng Thiết bị và Người sử dụng Thiết bị
- 6. Không Tải Những Thứ Trên Máy Tính Của Công Ty Trừ Khi Đó Là Công Việc Của Bạn.
- 7. Không “Vay” Nguồn cung cấp từ các Bộ phận khác
- 8. Khi Lập Kế Hoạch Những Công Việc Lớn, Hãy Cho Ai Đó Biết Trước
- 9. Hỏi Cách sử dụng Thiết bị Văn phòng
- 10. Sử dụng thiết bị thích hợp cho công việc thích hợp
- 11. Sử dụng Common Sense
- Ai Biết Được Nó Có Tài Năng Sử Dụng Những Thứ Như Máy Cắt Giấy, Bấm Kim Và Bấm Lỗ?
- Không người quản lý văn phòng nào muốn quản lý vi mô những công việc nhỏ, nhưng những sai lầm nhỏ có thể tốn rất nhiều tiền theo thời gian
- Tất cả đều được chăm sóc tốt
Vui lòng không phá vỡ thiết bị văn phòng: Khi nhân viên không đầu tư phạm lỗi
Bạn có bao giờ nhận thấy rằng một số nhân viên dường như không thực sự quan tâm đến việc tiết kiệm tiền hoặc chăm sóc tài sản của công ty như thể nó là của riêng họ?
Khi tôi còn nhỏ, có một số căn nhà cho thuê gần nơi tôi sống. Họ luôn có vẻ ngổn ngang với những chiếc xe cũ nát ở sân trước, những con mèo có nhiều bầy mèo con nửa hoang dã, và những món đồ chơi bị vỡ nát nằm rải rác khắp sân.
Mẹ tôi nói với chúng tôi rằng những người thuê nhà thường không được quan tâm hoặc không quan tâm đến việc bảo trì chúng nhiều như những người sở hữu chúng bởi vì họ không làm việc chăm chỉ để có được tài sản và dự định chuyển đi nơi khác, vì vậy họ đã không ' t thực sự quan tâm nếu họ chuyển nơi này vào thùng rác và để người khác dọn dẹp và sửa chữa sau khi họ đi. Trong khi tôi nghĩ mẹ tôi có thể có một chút thành kiến, bà ấy đã có lý.
Đôi khi có vẻ như nhân viên mới và nhân viên bên ngoài văn phòng không tôn trọng các vật tư và thiết bị. Họ dường như không được giao phó trong công ty và không quan tâm khi có vấn đề xảy ra bởi vì họ có thể bỏ đi và để người khác giải quyết vấn đề. Họ từ chối chịu trách nhiệm vì sự thiếu quan tâm của họ, và điều này có thể gây ra nhiều căng thẳng trong văn phòng cũng như tốn kém tiền bạc và cản trở năng suất làm việc.
Đào tạo văn phòng nên bao gồm việc sử dụng thiết bị cơ bản
Tất cả mọi người đều phải đào tạo nền tảng cơ bản về cách sử dụng thiết bị văn phòng đúng cách, và có vẻ như mọi người đều biết cách sử dụng máy photocopy, máy fax, bấm kim và điện thoại, bật máy tính, gửi tài liệu đến và đặt các tệp theo thứ tự bảng chữ cái, tiếc là điều này thường không xảy ra.
Làm thế nào để trở thành một nhân viên được tôn trọng trong văn phòng
1. Cẩn thận và lịch sự với Máy in / Máy photocopy
- Không để bất kỳ giấy nào trên máy photocopy đã đóng nắp để mọi người phải lấy giấy của bạn ra trước khi họ có thể sao chép của chính họ.
- Không để hở mặt trên (bụi và mảnh vỡ có thể lọt vào và làm hỏng gương).
- Đừng bôi trắng thứ gì đó và sau đó cố gắng sao chép giấy mà không để lớp trắng khô.
- Không chạy các bản sao bị nhăn hoặc dập ghim qua máy. Kết quả của điều đó phải rõ ràng trước khi bạn thậm chí thử nó.
- Không tạo ra tình trạng kẹt giấy và để người khác xử lý.
- Không sử dụng hết giấy và không cho thêm vào.
- Cuối cùng, hãy xem trước những gì bạn định in để không lãng phí hàng trăm tờ giấy có thể chỉ tốn bảy xu một tờ nhưng lại có thể bị lãng phí hàng trăm đô la theo thời gian.
2. Giữ Kẹp giấy riêng biệt với Ghim đẩy và Thay nắp trên Bút đánh dấu
Có một lý do tại sao chúng tôi giữ giấy ghim tách biệt với ghim và thay thế nắp đánh dấu. Bạn sẽ biết điều này nếu bạn đã từng tự mình làm việc trong một văn phòng. Đưa tay vào hộp kẹp giấy và bị kẹt bởi nửa tá chốt đẩy không phải là điều thú vị như bạn có thể nghe.
Ngoài ra, khi bút đánh dấu và bút đánh dấu màu đen hoàn toàn mới mà chúng ta sử dụng gần như hàng ngày bị hỏng hoặc chảy máu trên tất cả mọi thứ vì bạn quên đậy nắp lại hoặc cố gắng thay thế nó một cách nửa vời nhưng không đợi nghe thấy tiếng nhấp chuột tại chỗ, nó chi phí cho chúng tôi tối thiểu là 1 đô la mỗi cái và khiến công việc của chúng tôi khó khăn hơn rất nhiều so với mức cần thiết. Nhân tiện, sử dụng Sharpie màu đen để tô sáng văn bản có tác dụng ngược lại với những gì bạn đã định và không thể hoàn tác được… thở dài!
3. Đưa mọi thứ trở lại như cách bạn tìm thấy chúng
Khi chúng tôi làm việc với khách hàng trong một môi trường có nhịp độ nhanh, chúng tôi không cần phải nghĩ nơi mà kim bấm hoặc cuộn băng dính có thể giấu hoặc với lấy bút của chúng tôi và tìm một gói giấy cuộn tootsie ở vị trí của nó. Điện thoại phải hướng về phía người dùng, không được quay ngược lại. Rất khó để quay số khi bàn phím bị lộn ngược. Vui lòng thay thế mọi thứ theo cách bạn đã tìm thấy hoặc tốt hơn là đừng đụng đến nó! Nó không giống như bạn sử dụng nó cho bất cứ điều gì hiệu quả.
4. Sử dụng Sticky Notes như Dự định
Ghi chú dính dành cho các tin nhắn tạm thời, không phải để tạo ảnh ghép xung quanh máy tính. Các ghi chú dính, cũng là loại đắt tiền, không nên được sử dụng để thay thế cho việc ghi sổ kế toán tốt. Mặc dù thật tuyệt khi ghi lại số điện thoại hoặc để lại tin nhắn cho ai đó sẽ đến vào ca làm việc tiếp theo, nhưng các ghi chú cần được xóa sau khi chúng được đọc, không được để lại trong nhiều tuần sau đó để không ai có bất kỳ ý kiến nào về việc chúng. có quan trọng hay không và vì vậy, đừng để ý đến chúng nữa vì chúng thu gom như những chiếc lá khô quanh màn hình mà không ai sẵn sàng chủ động loại bỏ chúng chỉ trong trường hợp chúng quan trọng.
5. Tôn trọng Thiết bị và Người sử dụng Thiết bị
Không đập mạnh vào máy photocopy, kéo căng dây điện thoại xung quanh máy tính và quấn lấy đồng nghiệp của bạn hoặc cố định không gian bàn làm việc chung để không ai có thể lấy hoặc sử dụng bất cứ thứ gì khác ngoài bạn. Nhẹ nhàng thay thế các nắp máy photocopy. Không đặt một tách cà phê đang mở gần bàn phím máy tính nếu không để lại vết bẩn nhỏ giọt hoặc tệ hơn là hơi thở có mùi, nước hoa hoặc cặn da dầu của bạn trên bất kỳ bề mặt nào, đặc biệt là đầu thu điện thoại!
6. Không Tải Những Thứ Trên Máy Tính Của Công Ty Trừ Khi Đó Là Công Việc Của Bạn.
Trong trường hợp bạn không để ý, có những thứ này được gọi là virus ẩn trong các bản tải xuống và vô hiệu hóa máy tính. Công ty có thể đã cài đặt phần mềm diệt vi-rút, nhưng đừng cám dỗ số phận. Bạn có thể thỉnh thoảng duyệt các trang web khi công việc kinh doanh chậm chạp và mọi công việc của bạn đã hoàn thành, nhưng hãy thận trọng với việc tải xuống các loại vi-rút có thể quét sạch dữ liệu được lưu trữ và khiến đồng nghiệp và sếp của bạn trở thành kẻ thù tồi tệ nhất.
7. Không “Vay” Nguồn cung cấp từ các Bộ phận khác
Nếu bạn chia sẻ các phòng ban ở gần các văn phòng khác, đừng “mượn” đồ của họ rồi không trả lại hoặc tốt hơn hết là đừng mượn đồ. Nhận của riêng bạn! Được rồi, chúng ta đều biết rằng một số văn phòng không giỏi như những nơi khác về việc bảo quản nguồn cung cấp, nhưng cũng giống như ở nhà, nếu bạn dùng đến giọt sữa cuối cùng, đừng đặt lại hộp sữa trống vào tủ lạnh. Nếu bạn cần sử dụng thứ không phải của mình, hãy hỏi trước, đảm bảo rằng nó ổn và sau đó thay thế nó bằng quỹ cung ứng của chính văn phòng của bạn.
8. Khi Lập Kế Hoạch Những Công Việc Lớn, Hãy Cho Ai Đó Biết Trước
Nếu bạn đang có kế hoạch sao chép 200 tập sách nhỏ cần đối chiếu và đóng ghim, bạn cần phải lên kế hoạch trước. Đảm bảo có đủ giấy để bạn không sử dụng tờ cuối cùng. Đảm bảo rằng không có ai khác cần sử dụng máy in hoặc máy photocopy trong thời gian bạn đang sử dụng và tận dụng các tính năng của máy photocopy (tức là nhóm, ghim, đục lỗ) để bạn không buộc người dưới phải xếp 800 tờ giấy theo thứ tự và ghim chúng bằng tay. Dẫn chúng ta đến số chín!
9. Hỏi Cách sử dụng Thiết bị Văn phòng
Nếu bạn không biết cách sử dụng một phần thiết bị văn phòng, hãy học cách hoặc nhờ ai đó chỉ cho bạn. Ngoài ra, sẽ rất tốt nếu bạn nhớ ra, vì vậy lần sau bạn sẽ không làm phiền người khác đang làm việc riêng của họ. Tôi luôn ngạc nhiên trước một người hỏi, giấy đi đường nào trong "thứ" này. Có một sơ đồ của tất cả các thiết bị văn phòng hiện đại chỉ cho bạn nơi đặt giấy và theo hướng nào. Tôi có thể chỉ cho bạn 'đặt nó ở đâu', nhưng bạn có thể không thích câu trả lời của tôi.
10. Sử dụng thiết bị thích hợp cho công việc thích hợp
- Không sử dụng băng dính văn phòng để dán tờ rơi trên bức tường sơn. Nó sẽ làm rách lớp sơn trên tường.
- Không nên làm kẹt kim bấm rồi đập sẽ gãy lò xo.
- Đừng cố gắng ghim 200 bản bằng một chiếc kim bấm được thiết kế cho những công việc nhỏ chứ không phải những công việc lớn, nó sẽ làm cho kim bấm hoạt động kém và rất có thể để lại những ngạnh kim loại sắc nhọn đang mở ra có thể cắt vào tay người tiếp theo xử lý công việc đã được ghim.
11. Sử dụng Common Sense
Không có gì sai khi hỏi ai đó cách làm điều gì đó, nhưng nếu bạn mong đợi họ làm điều đó cho bạn khi họ bận làm việc riêng thay vì tự mình làm đúng cách, thì bạn là người có trách nhiệm đối với văn phòng chứ không phải tài sản. Mọi người, dù ở địa vị nào, nên biết các kỹ năng văn phòng cơ bản và phép lịch sự khi chia sẻ và sử dụng đồ dùng. Có vẻ ngớ ngẩn khi đề cập đến những điều này khi có nhiều việc quan trọng hơn cần xem xét, nhưng giữ cho văn phòng hoạt động trơn tru, tôn trọng trang thiết bị và không lạm dụng nguồn cung cấp có thể dẫn đến nhiều tiền hơn và nhiều thời gian hơn cho những việc khác như cuối năm. tiền thưởng và tiệc pizza
Vì vậy, đừng vứt kim bấm với những chiếc ghim bị kẹt vào thùng rác hoặc chuyển nó bằng kim bấm của đồng nghiệp như bạn chưa bao giờ làm vỡ nó. Đừng sao chép mông hoặc khuôn mặt của bạn trên máy photocopy và hãy tôn trọng nơi mọi thứ sẽ đến và khi bạn hỏi mượn đồ, hãy thay mọi thứ càng sớm càng tốt vì rất có thể bạn sẽ cần đến kim bấm, băng keo và kéo trong một phút. cơ sở và không phải là thứ bạn có thể không có trong mười ngày mà không cần phải mượn của người khác trong khi bạn đặt hàng khác cho đến khi cái cũ của bạn xuất hiện mười phút trước khi cái mới đến. Đặt lại mọi thứ và làm phần việc của bạn để giữ cho mọi thứ sạch sẽ và duy trì tốt sẽ giúp bạn đảm bảo một nơi làm việc hiệu quả và hạnh phúc cho tất cả mọi người trong một chặng đường dài.
Bạn đã bao giờ thò tay vào hộp đựng kẹp giấy và tìm ra một sợi dây chuyền dài 20 mét chưa? Vâng, ai đó đã tận dụng tốt 10 đô la đó một giờ để học một giao dịch mới.
Ai Biết Được Nó Có Tài Năng Sử Dụng Những Thứ Như Máy Cắt Giấy, Bấm Kim Và Bấm Lỗ?
Tôi đã dành phần lớn cuộc đời trưởng thành của mình để làm việc trong một văn phòng kiểu nào đó và dành một nửa thời gian đó để làm giám đốc văn phòng, vì vậy tôi có thể kể một số câu chuyện. Tôi đã thấy giấy bị lãng phí bởi tải rừng, vũ khí gây chết người làm từ dây cao su và bút chì được phóng vào các hộp rỗng xếp dọc theo bức tường, và những chiếc ghế văn phòng mới tinh bị phá hủy trong vòng chưa đầy một tuần với tay ghế và lưng ghế bị rách hoàn toàn tắt. Bạn có nghĩ rằng đó là một chiếc ghế tựa hay một bậc thang người?
Gần đây, chiếc máy cắt giấy mà chúng tôi đã sử dụng trong văn phòng gần hai mươi năm được tìm thấy bị nghiền nát giữa máy photocopy và máy hủy giấy với tay cầm bị xé toạc. Một mô hình thay thế có cùng cỡ cỡ sẽ có giá 150 đô la, nhưng với một số so sánh trực tuyến tiết kiệm, chúng tôi có thể đề nghị nhà cung cấp của chúng tôi lựa chọn một sản phẩm thay thế phù hợp với giá 35 đô la.
Chưa đầy một tháng sau khi mua chiếc máy cắt mới, tôi đến vào một buổi sáng và nghe thấy một âm thanh khủng khiếp và thấy một nhân viên mới đang cố gắng cắt 20 tờ giấy với một lưỡi dao được thiết kế không quá năm tờ cùng một lúc !!!
Tôi chống lại ý muốn hét lên, "Bạn nghĩ bạn đang làm gì?" và thay vào đó hỏi, "Bạn có biết bạn không được phép cắt nhiều hơn năm tờ cùng một lúc, phải không?"
Nhân viên nhìn tôi ngây người và tiếp tục cố gắng cắt 20 tờ, đặt thêm một chút sức mạnh vào vết cắt vì nghĩ rằng điều này sẽ giải quyết được vấn đề hơn là tạo ra một cái lớn hơn và phá hủy chiếc máy cắt giấy thứ hai của chúng tôi trong vòng chưa đầy hai tháng.
'Ca-Runch, Quoosh,' phát ra âm thanh khi lưỡi kiếm cắt 6 inch vào tờ giấy, bẻ cong và cắt vụn phần còn lại. Trong vòng chưa đầy hai giây, hai mươi tờ giấy đã được cắt nhỏ, bẻ cong và in sẵn được vứt vào thùng rác, không phải thùng rác và tất cả những gì tôi có thể không bóp nghẹt trái tim mình và chết ngất trên tấm thảm cũ.
Không người quản lý văn phòng nào muốn quản lý vi mô những công việc nhỏ, nhưng những sai lầm nhỏ có thể tốn rất nhiều tiền theo thời gian
Nếu bạn phải đặt hàng nguồn cung cấp, bạn biết chúng có giá bao nhiêu và khi bạn biết rằng bộ phận của bạn đang ở trong ngân sách và giờ làm việc của nhân viên sẽ bị cắt giảm và việc tăng lương tùy thuộc vào việc đáp ứng ngân sách của bạn, bạn có xu hướng thận trọng hơn về những thứ nhỏ nhặt nhưng lại có thể tăng lên rất nhiều tiền theo thời gian như sử dụng hơn một nửa khăn giấy trong hộp mới tinh của Kleenex để lau cà phê bị đổ, khi có cây lau nhà và khăn tắm cũ ở sau tủ, hoặc uốn kẹp giấy thành hình động vật hoặc bẻ chúng thành nhiều mảnh nhỏ và để chúng nằm trên màn hình như một con chó già đang vò nát.
Chắc chắn, mọi người đôi khi sử dụng thiết bị văn phòng cho mục đích cá nhân, chẳng hạn như khi sao chép một công thức nấu ăn, nhưng khi bạn in 200 trang nhận xét trên máy photocopy màu khi tất cả những gì bạn muốn là công thức một trang nhưng không xem trước nó trước khi in ra danh sách hơn 600 người bình luận về cách họ yêu thích hoặc có thể cải thiện công thức nấu ăn, khi đó việc sử dụng sai thiết bị trở nên tốn kém đối với mọi người.
Tôi đã thấy các nhân viên văn phòng dùng kéo để cạo phân chó khỏi giày của họ và đặt kéo lại vào ngăn kéo mà không cần lau sạch, hoặc nhai phần ngọn của tất cả các bút, hoặc xịt nửa lon Lysol trong phòng tắm Sau khi gió thoảng qua hoặc dùng 5 chiếc khăn giấy cỡ lớn để lau khô tay và nửa cuộn khăn giấy để lau phần dưới và làm tắc bồn cầu để nó tràn ra sàn và để người khác dọn.
Mặc dù bạn không muốn đếm số phút mọi người dành trong nhà vệ sinh hoặc giới hạn chúng trong năm tờ giấy vệ sinh cho số một và mười cho những công việc lớn hơn, nhưng có một điểm mà bạn phải nhắc mọi người rằng lãng phí nguồn cung cấp cũng giống như tệ như lãng phí thời gian vô ích khi có việc phải làm.
Tất cả đều được chăm sóc tốt
Có một số điều nguy hiểm nếu bỏ qua, chẳng hạn như để lò sưởi không gian trên cao qua đêm mà không rút phích cắm hoặc để máy cắt hộp mở và hướng ra ngoài và ấn vào bề mặt cứng. Có những thứ khác gây khó chịu như để bút đen trong các kẽ hở của bàn phím đen để khi bạn bắt đầu nhập, bút nhảy lên và cuộn dưới ngón tay của bạn ngăn bạn nhập mã truy cập và buộc bạn phải bắt đầu lại..
Trở thành một đồng nghiệp tốt cũng giống như một người bạn cùng phòng tốt. Nếu bạn tôn trọng người khác và môi trường mà bạn làm việc, tất cả sẽ diễn ra tốt đẹp, nhưng nếu bạn khiến cuộc sống trở nên khó khăn hơn bởi sự hiện diện của mình, thì không chắc bạn sẽ tồn tại lâu ở vị trí đó hoặc có nhiều bạn bè.
Hãy đối mặt với nó, tất cả chúng ta đều ngốc nghếch và mắc sai lầm và hiếm nhân viên nào không tận dụng thiết bị văn phòng hiện đại để làm một số công việc cá nhân mà họ không thể làm ở nhà, nhưng việc lạm dụng thiết bị liên tục và các nhân viên đã đặt ra nơi làm việc trở thành một nơi không hạnh phúc với rất nhiều tranh cãi và phàn nàn. Nếu bạn đang góp phần vào một nơi làm việc không hài lòng thì bạn là một phần của vấn đề không phải là thành viên của nhóm và việc chăm sóc đồ dùng và tôn trọng không gian cá nhân của người khác là một chặng đường dài để tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả.