Mục lục:
- Bạn cần bao nhiêu dòng?
- Tại sao cuộc gọi chờ không cần thiết
- Hệ thống điện thoại PBX hoạt động như thế nào với Rollover?
- Gọi ra hoạt động như thế nào với nhiều đường dây?
- Tổng kết, tất cả mọi thứ được xem xét
Hình ảnh được cung cấp bởi Gerd Altmann từ Pixabay
Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào mà các công ty lớn có thể nhận được nhiều cuộc điện thoại cùng lúc mà không nhận được tín hiệu bận?
Điện thoại gia đình và điện thoại di động cung cấp tính năng Chờ cuộc gọi. Bạn đã quen với điều đó. Nhưng tính năng Chờ cuộc gọi sẽ không hoạt động với hệ thống điện thoại. Nếu bạn muốn một hệ thống điện thoại, chẳng hạn như một tổng đài tiếp viên tự động, để xử lý nhiều người gọi, bạn cần có nhiều đường dây điện thoại có tính năng di chuyển.
Chuyển đổi đường dây điện thoại là phương pháp được sử dụng để cho phép nhiều người gọi đi qua bằng cách định tuyến từng người gọi qua đường dây điện thoại khả dụng tiếp theo.
Điều quan trọng là phải hiểu rằng chuyển đổi không phải là một chức năng của thiết bị điện thoại trong nhà của bạn. Nhà cung cấp dịch vụ điện thoại của bạn phải làm điều đó. Bạn cần yêu cầu công ty điện thoại chuyển những người gọi bổ sung sang đường dây cao hơn tiếp theo. Đó còn được gọi là nhóm đi săn.
Tất cả những người gọi của bạn sẽ quay số chính của bạn, nhưng nếu dòng đầu tiên đang được sử dụng, người gọi tiếp theo sẽ đổ chuông ở dòng tiếp theo không sử dụng. Nếu tất cả các đường dây đang được sử dụng, thì người gọi tiếp theo sẽ nhận được tín hiệu bận.
Mặt khác, chờ cuộc gọi sẽ cho phép người gọi thứ hai được trả lời trên một đường dây duy nhất. Điều này không tốt cho một hệ thống điện thoại, được thiết kế để định tuyến từng người gọi đồng thời đến một bộ phận hoặc nhân viên cụ thể.
Hệ thống điện thoại sẽ trả lời bất kỳ đường dây điện thoại nào đang đổ chuông. Nếu nhà cung cấp dịch vụ điện thoại của bạn không chuyển đường dây bận sang đường dây tiếp theo, thì không có cách nào hệ thống điện thoại có thể trả lời những người gọi bổ sung đó.
Bạn cần bao nhiêu dòng?
Câu trả lời đơn giản: Một dòng cho mỗi người gọi. Vì vậy, nếu bạn cần xử lý, chẳng hạn như mười người gọi đồng thời, bạn cần mười dòng từ nhà cung cấp dịch vụ điện thoại của bạn.
Bạn vẫn chỉ sử dụng một số điện thoại. Các đường dây bổ sung có số riêng và có thể được gọi trực tiếp. Nhưng ý tưởng chính là số đầu tiên là số duy nhất cần thiết. Nếu đường dây đang được sử dụng, người gọi chuyển sang đường dây tiếp theo miễn phí.
Nói cách khác, người gọi đầu tiên đổ chuông trên đường dây vật lý đầu tiên và người gọi tiếp theo "chuyển sang" đường dây vật lý tiếp theo khả dụng. Quá trình cuộn này tiếp tục cho đến khi tất cả các dòng được sử dụng.
Nếu tất cả các đường dây đang được sử dụng, thì người gọi tiếp theo sẽ nhận được tín hiệu bận. Vì vậy, nếu bạn muốn hỗ trợ số lượng cuộc gọi lớn cho doanh nghiệp của mình, bạn cần nhận thêm các đường dây từ công ty điện thoại của bạn và yêu cầu các đường dây này được định cấu hình với việc chuyển sang dòng tiếp theo trong nhóm.
Dịch vụ rollover thường được cung cấp miễn phí. Dù sao thì công ty điện thoại cũng thu được lợi nhuận từ phí đường dây bổ sung.
Có thể nhận nhiều cuộc gọi đến bằng cách di chuyển sang đường dây khả dụng tiếp theo.
Tại sao cuộc gọi chờ không cần thiết
Hãy nhớ rằng hệ thống điện thoại được tự động định tuyến các cuộc gọi đến.
Nếu bạn có Chờ cuộc gọi trên bất kỳ đường dây nào của mình, người gọi tiếp theo sẽ KHÔNG chuyển sang đường dây tiếp theo. Họ sẽ bị mắc kẹt ở đó để chờ người ở đường dây đó phản hồi lại âm báo cuộc gọi.
Điều đó chỉ hoạt động tốt cho một dòng, chẳng hạn như điện thoại gia đình hoặc điện thoại di động. Nhưng khi bạn sử dụng chuyển sang các đường dây khác, cuộc gọi chờ sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của nó.
Hệ thống điện thoại PBX hoạt động như thế nào với Rollover?
Tất cả các đường dây đến được tổ chức trong một nhóm tìm kiếm chuyển nhượng được kết nối với hệ thống điện thoại (PBX) và tất cả các điện thoại nội bộ đều được kết nối với giắc cắm mở rộng của nó.
Người gọi đầu tiên sẽ đổ chuông trên dòng đầu tiên. Người gọi tiếp theo sẽ đến ở đường dây thứ hai, v.v.
Không có sự khác biệt nào mà một người gọi đến. Tổng đài sẽ xử lý tất cả người gọi theo cùng một cách. Nếu hệ thống bao gồm một tiếp viên tự động, nó sẽ giúp hướng dẫn người gọi đến điểm đến mong muốn của họ bằng cách cung cấp một menu tùy chọn.
Có hai phương pháp để đạt được cùng một kết quả.
- Mỗi điện thoại được gán một số máy nhánh nội bộ. Tất cả người gọi quay cùng một số chính, chọn các tùy chọn từ người phục vụ tự động để đổ chuông số máy lẻ mong muốn hoặc quay số máy lẻ đã biết nếu hệ thống điện thoại cung cấp tùy chọn đó.
- Mỗi điện thoại có thể có một số quay số trực tiếp. Thông thường, bốn chữ số cuối của số điện thoại đại diện cho phần mở rộng. Hệ thống điện thoại sẽ phát hiện bốn chữ số cuối cùng và tự động định tuyến người gọi đến số máy lẻ đó.
Lưu ý rằng trong trường hợp thứ hai, bạn không cần một dòng riêng lẻ cho mỗi số. Bạn chỉ cần có đủ đường dây để hỗ trợ số lượng người gọi tối đa dự kiến tại thời điểm tải tồi tệ nhất.
Gọi ra hoạt động như thế nào với nhiều đường dây?
Gọi ra hoạt động khác nhau với nhiều kiểu máy PBX. Khi bất kỳ nhân viên nào trong nhà nhấc máy lẻ, hầu hết các hệ thống điện thoại đều yêu cầu người gọi nhấn phím 9 cho đường dây bên ngoài. Hệ thống sẽ cung cấp âm quay số từ một trong các đường dây bên ngoài có sẵn.
Một số PBX sẽ tự động cung cấp âm quay số từ bất kỳ đường dây bên ngoài nào có sẵn mà không cần quay số 9, vì vậy có thể thực hiện cuộc gọi mà không cần nhấn bất kỳ phím nào khác.
Hình ảnh được cung cấp bởi Pete Linforth từ Pixabay
Tổng kết, tất cả mọi thứ được xem xét
Nếu bạn là người chịu trách nhiệm thiết lập hệ thống điện thoại, có những điều cần xem xét.
Bạn có biết bạn sẽ xử lý đồng thời tất cả những người gọi của mình như thế nào không? Bạn có đủ nhân sự để trả lời tất cả các cuộc gọi không? Nếu không, vậy tại sao không chỉ có một dòng và để phần tràn vào hộp thư thoại do công ty điện thoại của bạn cung cấp.
Bạn đã quyết định cách định tuyến tất cả các cuộc gọi chưa? Tất nhiên, bạn có thể chỉ cần có một điện thoại kết nối với mỗi đường dây. Nhưng sau đó bạn không có cách nào để chuyển cuộc gọi từ cuộc gọi này sang cuộc gọi khác. Bạn cũng không có quá trình chuyển đổi suôn sẻ để định tuyến người gọi đến nhân sự hoặc phòng ban.
Đó là lý do mà hệ thống điện thoại PBX trở nên rất quan trọng. Một hệ thống điện thoại đơn giản cho phép một lễ tân trực tiếp trả lời tất cả các cuộc gọi đến và chuyển chúng đến các vị trí thích hợp.
Hệ thống điện thoại tiếp viên tự động là bước tiếp theo, đặc biệt nếu bạn không có nhân viên lễ tân toàn thời gian để trả lời tất cả các cuộc gọi. Điều đó cho phép bạn cung cấp lời chào chào mừng cho tất cả những người gọi của bạn và một menu các tùy chọn mà họ có thể chọn để định tuyến đến nhân viên hoặc phòng ban mong muốn.
Một hệ thống điện thoại hoàn chỉnh cũng nên bao gồm hộp thư thoại cho mỗi phần mở rộng sẽ phát một lời chào riêng cho từng nhân viên và nhận tin nhắn cho các cuộc gọi chưa được trả lời.
Bây giờ bạn biết điều gì đằng sau giao diện người dùng được trang bị tốt cho các công ty có nhiều người gọi.
© 2015 Glenn Stok