Mục lục:
- Tại sao độ chính xác lại quan trọng
- Thế giới chuyên nghiệp dự đoán những ước tính xấu
- Tại sao chúng ta cần ước tính tốt
- Loại bỏ thiên vị
- Mẹo để Lập một Ước tính Tuyệt vời
- Quy trình và Kỹ thuật Ước tính
- Lập một ước tính tốt — Nhanh chóng
Tìm hiểu cách ước tính dự án tốt hơn — và làm cho chúng nhanh hơn.
Canva
Tại sao độ chính xác lại quan trọng
Là người quản lý dự án, chúng tôi thường bị áp lực phải tạo ra các ước tính rất nhanh và quá ít thông tin. Tệ hơn nữa, chúng tôi bị áp lực phải nói những gì các nhà tài trợ điều hành muốn nghe: "Tôi chỉ có 15.000 đô la cho việc nâng cấp cơ sở dữ liệu này. Bạn có thể làm được, phải không? Và nó cũng phải được hoàn thành trong hai tháng nữa!"
Tuy nhiên, nếu chúng ta nói có, và điều đó là không thể, điều đó làm cho mọi thứ trở nên tồi tệ hơn. Hai tháng mười lăm nghìn đô la sau chúng tôi trông không ổn lắm khi chúng tôi quay lại và yêu cầu thêm mười nghìn đô nữa, và một tháng nữa. Chưa hết, 3 tháng và 25.000 đô la là điều tốt nhất mà bất kỳ ai có thể làm được, và chúng tôi có thể biết trước điều đó.
Thế giới chuyên nghiệp dự đoán những ước tính xấu
Thật không may, nhiều tổ chức đã quen với việc chấp nhận ước tính thấp và cho rằng hầu hết các dự án sẽ vượt quá ngân sách và được giao trễ. Theo Viện Quản lý Dự án, 55% tổng số dự án không mang lại kết quả khả quan. Tỷ lệ các dự án mang lại kết quả khả quan về thời gian và ngân sách thấp hơn nhiều.
Các nhà quản lý dự án cũng đã tin rằng chúng ta không thể đưa ra các ước tính thực tế, hoặc, ngay cả khi có thể, chúng ta cũng không thể thực hiện được trong thời gian có thể. Và, nếu chúng tôi có thể, ông chủ sẽ không muốn nghe điều đó.
Nói một cách đơn giản, giới chuyên môn đã mong đợi những ước tính xấu.
Tại sao chúng ta cần ước tính tốt
Điều đó có nghĩa là chúng ta sẽ trông thực sự tốt nếu chúng ta có thể ước tính tốt. Bây giờ, tôi thành thật mà nói, trình bày chúng sẽ không dễ dàng. Thuyết phục sếp rằng chúng ta cần thông tin tốt và đủ thời gian để ước tính tốt sẽ là một thách thức. Đưa ra các ước tính thực tế, lúc đầu sẽ có nghĩa là trình bày ngân sách dự án cao hơn và lịch trình dài hơn — nhiều lập luận hơn. Nhưng hãy nhìn vào mặt trái của điều gì xảy ra: Chúng tôi bắt đầu giao các dự án của mình đúng hạn và trong phạm vi ngân sách — hoặc sắp hết. Và chúng tôi là những người duy nhất làm điều đó.
Nó đáng giá bằng vàng.
Việc bịt mắt đối với công lý của phụ nữ là dấu hiệu cho thấy cô ấy mù quáng trước các chương trình nghị sự cá nhân, địa vị, hối lộ và các yếu tố khác khiến chúng ta xa rời sự thật.
Bằng tác phẩm của riêng mình (Đã chỉnh sửa), qua Wikimedia Commons
Loại bỏ thiên vị
Trong ước tính, độ chệch là một áp lực khiến chúng ta phải đưa ra một ước tính quá thấp hoặc quá cao. Vì vậy, điều đầu tiên chúng ta phải làm là muốn ước tính chính xác. Chỉ cần nhớ rằng, khi kết thúc dự án, bạn muốn nhìn lại và nói: Ước tính của tôi đã đúng; công việc quản lý của tôi rất tốt và tôi đã giao hàng đúng mục tiêu.
Trên thực tế, một cách hiểu về sự thiên vị là nghĩ rằng đó là điều gì đó khiến bạn liên tục chệch mục tiêu. Trong bắn cung, một luồng gió sẽ thổi các mũi tên ra khỏi mục tiêu theo hướng gió. Đó là sự thiên vị. Chúng tôi bù đắp cho sự thiên vị bằng cách nhận thức được áp lực và từ chối để chúng tôi loại bỏ chúng tôi.
Dưới đây là một số thứ có thể khiến chúng ta thất vọng và phải làm gì với từng thứ:
- Ngân sách bắt buộc hoặc áp đặt, và báo cáo về các quỹ khả dụng. Ngân sách bắt buộc hoặc áp đặt là một tuyên bố về những gì dự án tài trợ, hoặc khách hàng, sẵn sàng chi tiêu. Báo cáo về các quỹ khả dụng cho biết có bao nhiêu tiền trong ngân sách. Hãy rõ ràng rằng không có điều nào trong số này liên quan đến ước tính. Hoặc bạn không biết số tiền đó trước khi ước tính (như người phụ nữ mù công lý trong Hình # 2) hoặc, nếu bạn biết, hãy đặt nó sang một bên. Sau khi ước tính thực tế, bạn có thể trình bày so sánh giữa ngân sách ước tính và ngân sách cần thiết.
- Suy nghĩ đáng mơ ước hoặc bực bội. Nếu chúng ta thích sếp của mình, chúng ta sẽ muốn phù hợp với công việc mà ông ấy nói rằng ông ấy có thể đủ khả năng. Nếu chúng ta nghĩ rằng sếp của mình là không thực tế, chúng ta sẽ muốn đòi hỏi gấp đôi. Đây là những phản ứng tự nhiên của con người về sự thân thiện hay sự oán giận. Hãy đặt chúng sang một bên. Tập trung vào niềm tự hào nghề nghiệp đi kèm với việc tạo ra một ước tính thực tế, chính xác về công việc cần làm cũng như chi phí và thời gian của nó.
- Muốn chỉ sử dụng một bản sao của một dự toán dự án cũ. Đừng chỉ sao chép một ước tính từ một dự án khác. Sẽ có hai lỗi nếu bạn làm vậy. Đầu tiên, ước tính đó có thể không chính xác. Luôn sử dụng báo cáo và lịch trình chi phí thực tế chính xác, không sử dụng các ước tính trong quá khứ. Thứ hai, không có hai dự án nào giống nhau. Ngay cả khi dự án của bạn rất giống với dự án trong quá khứ, hãy tập trung vào những điểm khác biệt, không phải điểm tương đồng.
- Ước tính toàn bộ dự án chỉ là một việc. Điều này không hoạt động. Ước tính chính xác được xây dựng dựa trên chi tiết. Hãy nghĩ xem mỗi phần của dự án sẽ có giá bao nhiêu và thời gian thực hiện là bao lâu. Bạn sẽ có được một hình ảnh chính xác hơn. Ngoài ra, nếu một mục cao và một mục khác thấp, tất cả sẽ cân bằng.
Bây giờ bạn biết cách tránh những áp lực tạo ra sự thiên vị. Hãy xem một số mẹo để lập một ước tính tuyệt vời.
Quá thường xuyên, mọi người tại nơi làm việc tranh luận mà không lắng nghe. Đưa ra những ước tính thực tế cho các sếp của chúng tôi có thể là một thách thức trong văn hóa doanh nghiệp của bạn.
Tambako the Jaguar (CC BY-ND), qua flickr
Mẹo để Lập một Ước tính Tuyệt vời
Dưới đây là một số điều bạn có thể làm để ước tính tốt:
- Đảm bảo rằng bạn biết những gì dự án phải cung cấp. Nếu không có một phạm vi được xác định rõ ràng, một ước tính chính xác là không thể.
- Cho bản thân nhiều thời gian nhất có thể. Một số ước tính đầu tiên của bạn với một phương pháp mới sẽ diễn ra chậm. Sau đó, bạn sẽ biết mình cần bao lâu.
- Nhận thông tin tốt. Đừng chỉ buzz một vài email. Dành thời gian để nói chuyện với mọi người, để giải thích những gì bạn đang làm, để đảm bảo rằng họ hiểu và đảm bảo rằng họ nghĩ về những gì bạn đang hỏi và cung cấp cho bạn thông tin tốt.
- Tập trung vào những phần độc đáo đầu tiên. Mỗi dự án đều có một số yếu tố độc đáo. Hãy ước lượng những điều đó một cách cẩn thận trước. Sau đó, bạn có thể sao chép từ ngân sách thực tế của dự án trước đây và lịch trình cho các phần thường xuyên hơn.
- Đừng bỏ sót bất cứ thứ gì. Một khi sự thiên vị được loại bỏ, các lỗi ước tính lớn nhất phát sinh do đơn giản là bạn quên một phần của kế hoạch dự án.
Quy trình và Kỹ thuật Ước tính
Trong một dự án quy mô vừa hoặc lớn, chúng tôi có thể tạo hai ước tính. Ước tính đầu tiên, hoặc ước tính sớm, được thực hiện sau khi chúng tôi có tuyên bố phạm vi rõ ràng, nhưng trước khi nó được tính toán chính xác trong Cấu trúc phân tích công việc. Ước tính ban đầu có thể được tạo ra bằng cách so sánh với các dự án ban đầu, bằng Phương pháp nhóm hoặc bằng một kỹ thuật phức tạp (và đắt tiền) được gọi là Delphi băng rộng sửa đổi.
Sau khi WBS và danh sách hoạt động hoàn tất, các ước tính rất chính xác được tạo ra bằng cách sử dụng PERT, Kỹ thuật Đánh giá và Xem xét Dự án. Tổng quat.
Cho dù bạn đang ở đâu trong quá trình lập kế hoạch dự án và sử dụng kỹ thuật ước tính nào, tất cả các phương pháp trong bài viết này để ngăn chặn sự sai lệch và dễ dàng áp dụng ước tính.
Lập một ước tính tốt — Nhanh chóng
Khi thực hiện một vài ước tính đầu tiên, bạn sẽ muốn thiết lập mọi thứ để thực hiện nhanh hơn vào lần sau. Đây là cách thực hiện:
- Tổ chức và lưu trữ dữ liệu của bạn. Bạn sẽ thường xuyên sử dụng dữ liệu thực tế từ các dự án trước đây (lịch trình và ngân sách). Đảm bảo rằng nó luôn sẵn có, được tổ chức tốt và nếu có thể, ở các định dạng chuẩn và có thể tìm kiếm được. Tốt nhất, nó nên ở định dạng dễ sao chép từ đó, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, bảng tính hoặc tài liệu có thể chỉnh sửa, hơn là tài liệu sẵn sàng in như tệp PDF.
- Lập danh sách liên hệ. Bạn sẽ thấy một số người thực sự hữu ích. Họ hiểu loại dữ liệu mà bạn muốn. Một số sẽ là quản lý dự án khác. Một số sẽ là kế toán. Một số sẽ là nhà cung cấp sẵn lòng ước tính nhanh, với hy vọng bạn sẽ mua hàng từ họ. Lập danh sách liên hệ gồm những người đặc biệt giỏi trong việc cung cấp cho bạn thông tin về các ước tính và lưu ý các lĩnh vực chuyên môn của họ.
- Xây dựng các mẫu. Xây dựng các mẫu, biểu mẫu và bảng tính ước tính của riêng bạn. Điều này sẽ làm cho mọi thứ thực sự nhanh chóng vào lần sau. Hãy chắc chắn rằng bạn xóa tất cả dữ liệu từ ước tính hiện tại khỏi mẫu của mình - bạn không muốn lỗi xảy ra. Việc có những mẫu này cũng giúp bạn thực sự dễ dàng đào tạo những người khác để giúp bạn hoàn thành ước tính nhanh hơn.
- Xây dựng đội ngũ. Cách nhanh nhất để kiểm tra các con số là nhờ một người đọc nguồn, trong khi người kia kiểm tra tài liệu cuối cùng. Bạn cũng có thể chia nhỏ các phần của dự án và để công nhân ước tính thời gian và chi phí của riêng họ. Điều này chính xác hơn nhiều và cũng khuyến khích sở hữu ước tính để họ cố gắng sống theo những gì họ đã nói là họ có thể làm.
Cuối cùng, khi dự án hoàn thành, hãy so sánh những gì thực sự đã xảy ra trên dự án với ước tính của bạn. Nếu ước tính của bạn đúng, bạn đã có một quá trình tuyệt vời. Nếu ước tính của bạn bị sai lệch - và điều đó không sao, đôi khi sẽ xảy ra - thì hãy tìm hiểu kỹ và tìm hiểu lý do, đồng thời cập nhật các mẫu để cải thiện quy trình của bạn.
Bạn sẽ nhanh chóng, ước tính chính xác ngay lập tức. Không, điều đó không chính xác. Đó là sự cường điệu thành kiến. Bạn sẽ sớm trở thành người ước tính nhanh, chính xác và sớm hơn nếu bạn nỗ lực hết sức!