Mục lục:
- Phỏng vấn nhóm là gì?
- Phương pháp lựa chọn
- Các lợi ích
- Sự chuẩn bị
- Các mục khác trong chương trình nghị sự có thể bao gồm:
- Thực hiện Phỏng vấn Nhóm
- Vai trò của Người hướng dẫn
- Bộ chọn
- Những ứng cử viên
- Các bước tiếp theo để chọn nhân viên của bạn
- Các bước tiếp theo có thể bao gồm:
Đọc để tìm hiểu các mẹo và thủ thuật về cách thực hiện một cuộc phỏng vấn nhóm.
Dylan Gillis
Phỏng vấn nhóm là gì?
Phỏng vấn nhóm có thể là một trải nghiệm khó khăn đối với người tìm việc cũng như nhà tuyển dụng. Phỏng vấn nhóm là khi nhiều người nộp đơn cho một vai trò được mời phỏng vấn trong môi trường nhóm.
Một cuộc phỏng vấn nhóm đôi khi bị nhầm lẫn với một cuộc phỏng vấn hội đồng. Một cuộc phỏng vấn ban giám đốc là nơi có nhiều hơn một người chịu trách nhiệm về việc lựa chọn ứng viên thành công. Sử dụng một nhóm người chọn trong một cuộc phỏng vấn nhóm có thể thích hợp hơn nếu số lượng ứng viên tại cuộc phỏng vấn nhóm có quy mô vừa phải đến lớn. Vai trò của người điều hành trong một cuộc phỏng vấn nhóm là tạo ra một môi trường trong đó người tìm việc có thể trả lời một cách tự nhiên, cho phép nhà tuyển dụng lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với vị trí.
Phương pháp lựa chọn
Nhà tuyển dụng nên quyết định các phương pháp lựa chọn trước khi đưa vào khai mạc. Chúng có thể bao gồm sàng lọc qua điện thoại, phỏng vấn nhóm, phỏng vấn ban giám đốc, kiểm tra năng khiếu và phỏng vấn trực tiếp. Người ta thường sử dụng nhiều vòng phương pháp lựa chọn — việc sử dụng nhiều vòng sẽ mở rộng thành công trong việc lựa chọn ứng viên phù hợp với vai trò.
Nếu có nhiều đơn đăng ký, việc sàng lọc ứng viên qua điện thoại có thể cải thiện quy trình tuyển chọn. Điều này đặc biệt đúng nếu vai trò yêu cầu sử dụng điện thoại, chẳng hạn như công việc bán hàng, lễ tân và trung tâm cuộc gọi. Nhà tuyển dụng có thể sử dụng sàng lọc qua điện thoại như một công cụ cùng với sơ yếu lý lịch đã nộp và thư xin việc cho các ứng viên chọn ngắn và mời họ đến phỏng vấn nhóm.
Các lợi ích
Một trong những lợi ích chính của phỏng vấn nhóm là tiết kiệm thời gian so với phỏng vấn nhiều ứng viên một. Tại sao phải gặp hai ứng viên khả thi trong khoảng thời gian hai giờ trong khi bạn có thể gặp hai mươi? Một cuộc phỏng vấn nhóm cho phép bạn mở rộng nhóm ứng viên ban đầu.
Nó cũng cho phép bạn so sánh và đánh giá các ứng viên cạnh nhau và là một công cụ lựa chọn lý tưởng cho các vai trò liên quan đến làm việc nhóm. Môi trường nhóm sẽ cung cấp cho các ứng viên cơ hội tương tác với nhau, để có thể đánh giá tính cách, khả năng cạnh tranh, sự thẳng thắn, tố chất lãnh đạo, kỹ năng giao tiếp và kiến thức về vai trò của họ và nhà tuyển dụng.
Mẫu đơn xin việc có thể được sử dụng để có thêm thông tin như sự sẵn sàng của ứng viên và các trọng tài của họ. Bao gồm một điều khoản cho phép bạn lấy và sử dụng thông tin cá nhân.
Sự chuẩn bị
Khi vị trí tuyển dụng đã được công nhận, hãy chọn địa điểm, ngày và giờ cho cuộc phỏng vấn nhóm. Lên kế hoạch để triệu tập ở một nơi sẽ ít bị gián đoạn. Đặt vị trí cho một vài tuần trước ngày. Đảm bảo bao gồm ngày phỏng vấn nhóm. Điều này đảm bảo các ứng viên đã đọc tài liệu này biết được quy trình phỏng vấn nhóm và ngày phỏng vấn khi họ nộp đơn.
Bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn là sàng lọc các ứng viên dựa trên đơn đăng ký của họ. Như đã đề cập trước đây, sàng lọc qua điện thoại có thể giúp ích rất nhiều. Nếu bạn có một số lượng lớn ứng viên, bạn sẽ không muốn sàng lọc từng người. Đánh giá các ứng viên dựa trên các tiêu chí lựa chọn và sàng lọc qua điện thoại những người mà bạn chọn là phù hợp nhất từ sơ yếu lý lịch và thư xin việc của họ. Trong cuộc gọi, bạn có thể đặt câu hỏi về những khoảng trống có thể có trong lịch sử việc làm của họ, hỏi về lý do họ rời bỏ các vị trí trước đây và cung cấp cho họ thông tin bổ sung về vai trò như kỳ vọng và khả năng kiếm tiền. Bạn có thể muốn bao gồm một tiêu chí đánh giá với quá trình sàng lọc của mình để giúp xác định ứng viên nào sẽ nhận được lời mời tham gia phỏng vấn nhóm.
Trước cuộc phỏng vấn nhóm, bạn sẽ cần tạo một chương trình làm việc. Những gì bạn bao gồm trong chương trình làm việc của mình sẽ phụ thuộc vào các nguồn lực bạn có sẵn. Khi ứng viên đến, bạn có thể muốn họ hoàn thành đơn đăng ký. Đơn đăng ký có thể bao gồm một số câu hỏi mà bạn chưa từng hỏi trước đây hoặc bạn muốn xác nhận bây giờ rằng họ có mặt tại cuộc phỏng vấn, chẳng hạn như khả năng sẵn sàng của họ cho vai trò.
Các mục khác trong chương trình nghị sự có thể bao gồm:
- Một lời chào mừng ngắn gọn với một chương trình làm việc.
- "Tôi là ai?" Điều này giúp mỗi ứng viên có cơ hội giới thiệu bản thân với những người được tuyển chọn. Bạn cũng có thể yêu cầu mỗi ứng viên trả lời một câu hỏi cụ thể sẽ cung cấp cho người chọn thông tin sâu sắc để giúp quá trình loại bỏ.
- Tổng quan về những mong đợi của vai trò. Nếu bạn có một nhân viên hiện đang lấp đầy vị trí này, hãy mời họ tham gia vào quá trình phỏng vấn. Họ có thể trả lời các câu hỏi mà nhóm có thể có về vai trò và hỗ trợ trong việc lựa chọn thành viên mới trong nhóm của họ.
- Ít nhất hai hoạt động nhóm đa dạng và miễn phí. Các hoạt động nhóm nên được cấu trúc với mục đích khuyến khích các ứng viên thể hiện bản thân một cách tự nhiên và cho phép những người tuyển chọn đánh giá từng ứng viên dựa trên các giá trị và phẩm chất mà nhà tuyển dụng mong muốn ở một nhân viên. Các hoạt động này cũng nên được thiết kế để hỗ trợ những người tuyển chọn đánh giá trình độ kỹ năng và kiến thức của ứng viên.
- Một chuyến tham quan môi trường làm việc. Điều này đặc biệt có giá trị nếu môi trường làm việc bao gồm sản phẩm tiêu dùng như địa điểm giải trí hoặc câu lạc bộ sức khỏe, công trường xây dựng hoặc nhà máy. Một chuyến tham quan không chính thức được thực hiện vào cuối buổi phỏng vấn nhóm và được sự hỗ trợ của những người lựa chọn có thể cung cấp thông tin có giá trị về ứng viên.
- Kiểm tra viết nhiều lựa chọn như kiểm tra khả năng đọc viết, tính toán, kiến thức công việc, kiểm tra tình huống và tính cách. Các bài kiểm tra này cũng có thể được tiến hành ở một bước khác của quy trình phỏng vấn.
- Một kết luận bao gồm một bản tóm tắt về quy trình tuyển dụng và thời điểm ứng viên có thể mong đợi nhận được phản hồi từ bạn tiếp theo.
Một ngày trước cuộc phỏng vấn nhóm, hãy gọi điện hoặc nhắn tin SMS cho những người tham gia nhóm để xác nhận sự tham dự của họ. Chuẩn bị các huy hiệu tên dễ đọc và in ra các đơn đăng ký của người tham gia và bất kỳ kết quả phỏng vấn trước nào, chẳng hạn như các câu trả lời và xếp hạng sàng lọc qua điện thoại.
Thực hiện Phỏng vấn Nhóm
Vai trò của Người hướng dẫn
Vai trò của người điều phối trong cuộc phỏng vấn nhóm là đảm bảo các ứng viên có cơ hội bình đẳng để cung cấp cho những người lựa chọn sự tự tin rằng họ có thể thực hiện thành công vai trò được yêu cầu. Vai trò của điều hành viên phải là điều phối các hoạt động phỏng vấn nhóm với mục đích tạo ra những phẩm chất mong muốn và cho ứng viên cơ hội thể hiện rằng họ có các kỹ năng và kiến thức để thành công trong vai trò này.
Không phải lúc nào điều hành viên cũng cần làm cho ứng viên cảm thấy thoải mái, mặc dù điều này có thể giúp thúc đẩy các câu trả lời tự nhiên và chân thành cho các câu hỏi và hoạt động. Thông hoạt viên cần giữ cho cuộc phỏng vấn trôi chảy từ hoạt động này sang hoạt động khác và giữ đúng lịch trình. Giải thích mục đích của mỗi hoạt động và cung cấp hướng dẫn rõ ràng về những gì được yêu cầu từ mỗi người có thể giảm bớt các câu hỏi lặp lại.
Bộ chọn
Những người lựa chọn tại một cuộc phỏng vấn nhóm nên đến từ trong doanh nghiệp. Những người lựa chọn không nhất thiết phải là quản lý trực tiếp hoặc giám đốc — họ cũng có thể là thành viên trong nhóm. Những người lựa chọn cần được cung cấp một bản tóm tắt về cuộc phỏng vấn nhóm trước khi nó bắt đầu và với bất kỳ tài liệu nào có thể hỗ trợ họ ghi lại suy nghĩ của họ về các ứng viên trong suốt cuộc phỏng vấn. Cũng hữu ích khi xem xét các giá trị của công ty và các tiêu chí cho vai trò giúp họ đưa ra quyết định của mình. Cần khuyến khích sự tham gia và mỗi người chọn nên tự giới thiệu khi bắt đầu phiên họp.
Những ứng cử viên
Cung cấp cho ứng viên thời gian bắt đầu và yêu cầu họ hoàn thành đơn đăng ký khi đến. Cấp cho mỗi người một huy hiệu tên để người điều hành có thể dễ dàng gọi các ứng viên bằng tên. Khi bắt đầu phỏng vấn, hãy thu thập các mẫu đơn đã điền đầy đủ thông tin và bất kỳ tài liệu nào khác mà ứng viên có thể muốn cung cấp, chẳng hạn như sơ yếu lý lịch, chứng chỉ hoặc danh sách trọng tài được cập nhật. Nếu quá trình phỏng vấn diễn ra trong vài giờ, bạn có thể muốn cung cấp cho ứng viên thời gian nghỉ ngơi nhỏ và cơ hội để làm mới.
Ấn tượng đầu tiên về một ứng viên không nên bị lãng quên. Nếu bạn có một nhân viên lễ tân sẽ gặp gỡ và chào đón các ứng viên, hãy hỏi về ý kiến của họ về những người ứng tuyển để tìm ra ý kiến của họ và lý do tại sao.
Cung cấp cho tất cả các ứng viên cơ hội để thể hiện kiến thức của họ về vai trò và bộ kỹ năng của họ. Bạn có thể tìm hiểu rất nhiều về các ứng viên bằng cách cho họ trò chuyện về công việc và kinh nghiệm sống của họ.
Trong cuộc phỏng vấn, khuyến khích ứng viên đặt câu hỏi về vai trò. Đây là cơ hội tốt để các tuyển chọn (đặc biệt là các thành viên trong nhóm) tham gia. Ứng viên lớn tiếng nhất cố gắng thống trị cuộc phỏng vấn nhóm không nhất thiết là ứng viên tốt nhất cho vị trí này. Cân nhắc các giá trị của công ty và các tiêu chí cần thiết khi lựa chọn ngắn hạn.
Các bước tiếp theo để chọn nhân viên của bạn
Ngay sau cuộc phỏng vấn nhóm, hãy tập hợp những người được lựa chọn lại với nhau để thảo luận về từng ứng viên, đưa ra lựa chọn (nếu có ứng viên ấn tượng nào) và một bản tóm tắt về cuộc phỏng vấn. Thông hoạt viên nên cung cấp cho người chọn cơ hội xem xét các ứng dụng và kết quả cá nhân trong các hoạt động nhóm. Chia sẻ mối quan tâm và khen ngợi về ứng viên và cung cấp phản hồi vô giá về quá trình phỏng vấn nhóm.
Sau cuộc phỏng vấn nhóm, bạn có thể quyết định chọn ngắn những ứng viên sẽ tiếp tục qua giai đoạn tiếp theo của quá trình tuyển chọn.
Các bước tiếp theo có thể bao gồm:
- Kiểm tra tâm lý
- Phỏng vấn một đối một
- Phỏng vấn ban giám đốc
- Thử nghiệm trong giỏ hàng
- Kiểm tra năng khiếu
- Kiểm tra tài liệu tham khảo.
Liên hệ với tất cả các ứng viên để cảm ơn họ đã dành thời gian và sự kiên nhẫn trong quá trình tuyển chọn. Các cuộc phỏng vấn nhóm có thể căng thẳng và có thể không khuyến khích các ứng viên tiếp tục quá trình vì nó có nghĩa là đi ra ngoài vùng an toàn của họ. Ứng viên phải luôn được cảm ơn vì đã nỗ lực tham gia phỏng vấn nhóm.