Mục lục:
- Cách tạo mẫu hóa đơn
- Tab điều khiển
- Tab thiết lập thuế bán hàng
- Tab Điều khoản Bán hàng
- Tab Phương thức Vận chuyển
- Bảng phương thức vận chuyển thay thế
- Tab nhân viên bán hàng
- Tab thiết lập khách hàng
- Tab hóa đơn
- Thiết lập mẫu hóa đơn của bạn
- Cách viết hóa đơn
Mẫu hóa đơn
Eric Cramer
Vợ tôi quyết định rằng cô ấy muốn ở nhà sau khi sinh con trai thứ hai của chúng tôi, vì vậy chúng tôi quyết định bắt đầu kinh doanh tại nhà chuyên nhận lời mời của khách hàng. Một trong những thách thức để khởi nghiệp là tất cả các chi phí khởi nghiệp. Một nơi mà bạn có thể tiết kiệm tiền là tạo hóa đơn của riêng mình trong Microsoft Excel, vì phần mềm thanh toán có thể rất đắt. Nhiều mẫu hóa đơn có sẵn để tải xuống trực tuyến; tuy nhiên, chúng rất cơ bản và yêu cầu nhiều lần nhấn phím hơn để điền vào mỗi hóa đơn. Ngoài ra, sau khi điền vào từng hóa đơn, bạn sẽ phải xóa thủ công tất cả dữ liệu để sử dụng lại. Đây là lý do mà tôi thích tạo các mẫu của riêng mình để tôi có thể làm cho chúng hiệu quả và hữu ích hơn.Thêm một vài tab bổ sung và bạn có thể cắt bớt phần nhập dữ liệu và thêm macro tự động xóa mẫu hóa đơn để mẫu hóa đơn sẵn sàng vào lần tiếp theo bạn cần. Một lý do khác khiến việc tạo mẫu của riêng bạn có ý nghĩa là bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh nó cho những gì bạn muốn trên đó.
Cách tạo mẫu hóa đơn
Mở một sổ làm việc mới trong Excel. Lưu nó dưới dạng sổ làm việc hỗ trợ macro. Chèn thêm bốn tab vào sổ làm việc để bạn có bảy tab hoàn toàn. Sáu tab ở bên phải sẽ chứa dữ liệu sẽ được kéo vào tab chính.
Ảnh chụp màn hình của Tab điều khiển
Eric Cramer
Tab điều khiển
Tab “Điều khiển” sẽ là nơi chứa tất cả các liên kết ô của hộp thả xuống để kiểm soát nội dung mà mỗi hộp thả xuống đang hiển thị.
- Nhấp chuột phải vào tab ngoài cùng bên phải và đổi tên thành “Control” và nhấn enter.
- Trong ô A1, gắn nhãn trang tính là “Tab điều khiển”.
- Trong ô A4, nhập “Gửi đến cùng một địa chỉ”.
- Trong ô A6, nhập "Tên khách hàng".
- Trong ô A8, nhập “Nhân viên bán hàng”.
- Trong ô A10, nhập "Phương thức vận chuyển".
- Trong ô A12, nhập "Điều khoản bán hàng".
- Trong ô A14, nhập "Ngày đến hạn".
- Trong ô A16, nhập "Mã số thuế bán hàng".
- Trong các ô B4, B6, B8, B10, B12, B14 và B16, hãy tô đậm hơn xung quanh mỗi ô và tô màu xanh nhạt cho chúng để biểu thị rằng các ô này sẽ được điều khiển tự động.
Ảnh chụp màn hình của Tab thiết lập thuế bán hàng
Eric Cramer
Tab thiết lập thuế bán hàng
Tab “Thiết lập thuế bán hàng” là một cách tuyệt vời để thiết lập tất cả các mã số thuế bán hàng mà bạn sẽ cần sử dụng khi tạo hóa đơn cho khách hàng. Đối với Design Studio Creations, chúng tôi chỉ có một địa điểm và hầu hết doanh số bán hàng của chúng tôi đều ở Illinois, vì vậy chúng tôi chỉ cần thiết lập một mã số thuế. Nhiều doanh nghiệp sẽ phải lập nhiều mã số thuế. Tôi thiết lập tất cả 50 tiểu bang và 1 mã số thuế địa phương trên tab này. Tuy nhiên, tôi đã tính tất cả các mức thuế; không sử dụng bất kỳ tỷ lệ nào mà tôi đã nhập. Kiểm tra với bộ phận doanh thu của tiểu bang của bạn để xem mức thuế bán hàng thích hợp phải là bao nhiêu.
- Nhấp chuột phải vào tab tiếp theo và đổi tên thành “Thiết lập thuế bán hàng” và nhấn enter.
- Trong ô A1, gắn nhãn trang tính là "Bảng Thuế suất Bán hàng".
- Trong ô A4, nhập “Không”. Đây chỉ là một trình giữ chỗ trên bảng để cung cấp cho chúng tôi khả năng sử dụng hàm Vlookup và kéo dữ liệu vào tab chính.
- Trong ô B4, nhập “Mã tiểu bang”.
- Trong ô C4, nhập "Xếp hạng".
- Trong ô A5, nhập “1” và để trống phần còn lại của hàng.
- Trong ô A6, nhập “2”. Đánh dấu A5: A6, nhấp và kéo xuống hộp nhỏ ở bên phải của vùng được đánh dấu để đánh số cột một cách chính xác. Bạn chỉ cần xuống càng nhiều hàng là bạn sẽ có mã số thuế bán hàng. Tôi khuyên bạn nên đi thêm một hoặc hai hàng trong trường hợp bạn phải thêm nhiều mã hơn. Tốt hơn là chèn ngay phía trên hàng cuối cùng, sau đó thêm một hàng mới ở phía dưới cùng để giữ cho các công thức trên các tab khác chính xác.
- Bắt đầu từ B5 và C5, hãy nhập lần lượt tên mã số thuế bán hàng và thuế suất.
- Đánh dấu A4: C5 và thay đổi màu nền thành màu tối. Ngoài ra, hãy thay đổi màu văn bản thành màu trắng hoặc màu sáng khác. Lý do mà tôi yêu cầu bạn tô màu hàng 5 là để nhắc nhở bạn không nhập bất kỳ thứ gì vào hàng đó.
- Đánh dấu từ A6 đến cột C trên hàng cuối cùng trên bảng thuế của bạn và tô màu sáng cho nó. Tôi chọn màu vàng nhạt để nhắc nhở tôi rằng đây là khu vực mà dữ liệu phải được nhập thủ công. Nhớ che thêm một vài hàng ở phía dưới để cây phát triển trong tương lai.
- Ngoài ra, hãy đặt một đường viền đậm xung quanh toàn bộ khu vực.
- Thay đổi định dạng trong cột C thành phần trăm với hai số thập phân. Nếu bạn không chắc chắn về cách thực hiện, hãy nhấp vào nút “%” trên menu “Home” của Excel và nhấp vào nút thập phân có mũi tên trỏ sang trái hai lần.
Ảnh chụp màn hình của tab Điều khoản bán hàng
Eric Cramer
Tab Điều khoản Bán hàng
Tab "Điều khoản bán hàng" là nơi để xác định các điều khoản lập hóa đơn của bạn. Các doanh nghiệp chọn cung cấp tín dụng cho khách hàng của họ, thường cung cấp cho họ kỳ hạn ròng 30 ngày. Một số doanh nghiệp giảm giá nếu bạn thanh toán trong 10 ngày là 1-2 phần trăm. Công ty sản xuất nhiều lần sẽ có thời hạn 45-60 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn. Nếu bạn có thể khiến tất cả khách hàng của mình trả trước, đó là cách tốt nhất để thực hiện, tuy nhiên nhiều khi điều đó không thực tế. Trong kinh doanh thiệp cưới của chúng tôi, vợ tôi và tôi yêu cầu thanh toán trước 50% khi bạn ký hợp đồng với chúng tôi, với số dư còn lại sẽ đến hạn khi bạn nhận đơn đặt hàng. Đây cũng là một nơi tuyệt vời để nhập (các) mã giảm giá nếu bạn định giảm giá cho khách hàng nếu đơn hàng của họ đáp ứng các yêu cầu nhất định.
- Nhấp chuột phải vào tab tiếp theo và đổi tên thành “Điều khoản bán hàng”.
- Trong ô A1, nhập “Điều khoản bán hàng” làm tiêu đề của trang tính.
- Trong ô A4, nhập “Không”. Đây là loại cột tương tự như trong tab "Thiết lập Thuế Bán hàng".
- Trong ô B4, nhập “Mô tả Điều khoản Bán hàng”.
- Trong ô C4, nhập "Khi Đến hạn".
- Trong ô D4, nhập "Giảm giá".
- Trong ô A5, nhập “1” và để trống phần còn lại của hàng.
- Trong ô A6, nhập “2”. Đánh dấu A5: A6 và kéo xuống trên hộp nhỏ ở phía bên phải của vùng được đánh dấu. Để lại một vài hàng để mở rộng trong tương lai.
- Nhập tất cả thông tin điều khoản khách hàng mà bạn định sử dụng. Xem ảnh bảng tính của tôi ở bên phải để biết tôi đã sử dụng những thuật ngữ nào.
- Đánh dấu A4: D5 và tô màu nền bằng màu tối. Thay đổi màu phông chữ thành màu sáng hơn, chẳng hạn như màu trắng. Thay đổi định dạng trong ô A4: D4 thành định dạng ở giữa.
- Đánh dấu A6 qua góc dưới cùng bên phải của bảng và thay đổi nền thành màu sáng hơn. Sử dụng một đường viền mỏng xung quanh mỗi cột để làm cho bảng hấp dẫn hơn.
- Thay đổi định dạng trong cột D thành phần trăm với hai số thập phân bằng cách lặp lại các bước tương tự như bạn đã làm trên tab "Thiết lập Thuế Bán hàng".
Ảnh chụp màn hình của tab Phương thức vận chuyển
Eric Cramer
Tab Phương thức Vận chuyển
Tab “Phương thức vận chuyển” có thể có hoặc không liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Hầu hết khách hàng của chúng tôi nhận lời mời của họ tại địa điểm của chúng tôi; tuy nhiên, chúng tôi giao một vài đơn đặt hàng trong một năm. Khi doanh nghiệp của chúng tôi phát triển, chúng tôi dự định xu hướng đó sẽ thay đổi và trở nên phổ biến hơn. Nếu bạn biết chi phí vận chuyển của mình, bạn có thể thiết lập chúng trong tab này và kéo thông tin đó vào tab chính. Tất cả những gì bạn phải làm là thêm một cột cho chi phí vận chuyển, cột này có thể yêu cầu nhiều mã cho FedEx, UPS và USPS, v.v. Bạn cũng cần thêm một cột ở bên trái của mô tả phương thức vận chuyển với các số đếm xuống một bên. Sau đó, sử dụng Vlookup trên tab chính để xem phương thức vận chuyển và tự động thêm tổng số vào hóa đơn.
- Nhấp chuột phải vào tab tiếp theo và đổi tên thành “Phương thức vận chuyển”.
- Trong ô A1, nhập "Bảng phương thức vận chuyển".
- Trong ô A4, nhập "Phương thức vận chuyển".
- Bắt đầu từ ô A6, nhập tất cả các phương thức giao hàng mà bạn muốn thiết lập. Để lại một vài hàng ở cuối để mở rộng trong tương lai.
- Thay đổi màu nền và phông chữ trong ô A5: A6 thành màu đậm hơn với phông chữ sáng hơn.
- Đánh dấu từ A6 trở xuống và thay đổi màu nền thành màu sáng hơn.
- Đánh dấu toàn bộ bảng và thêm một đường viền mỏng xung quanh nó.
Bảng phương thức vận chuyển thay thế
Số kiểm soát | Phương pháp vận chuyển | Giá cả | |
---|---|---|---|
1 |
Khách hàng. Nhặt lên |
Miễn phí |
|
2 |
USPS |
5,25 |
|
3 |
FedEx |
7.50 |
|
4 |
UPS |
7.75 |
|
5 |
Chuyển |
8.00 |
Ảnh chụp màn hình của Tab danh sách nhân viên bán hàng
Eric Cramer
Tab nhân viên bán hàng
Tab "Nhân viên bán hàng" là danh sách tất cả những người bán hàng của bạn. Đây là một điều tuyệt vời để đưa vào tất cả các hóa đơn của bạn để bạn biết ai đã tạo hóa đơn nếu có bất kỳ câu hỏi nào trong tương lai. Đây là một tab tùy chọn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thực sự nhỏ không có bất kỳ nhân viên nào, nhưng nó là một phần giữ chỗ tốt cho sự phát triển trong tương lai.
- Nhấp chuột phải vào tab tiếp theo và đổi tên thành “Nhân viên bán hàng”.
- Trong ô A1, nhập "Danh sách nhân viên bán hàng".
- Trong ô A4, nhập “Tên nhân viên bán hàng”.
- Bắt đầu từ ô A6, nhập tất cả tên nhân viên bán hàng của bạn vào danh sách.
- Định dạng tương tự như các tab khác, tiêu đề tối hơn với văn bản sáng và vùng sáng nơi dữ liệu được nhập vào.
Ảnh chụp màn hình của tab Thiết lập khách hàng
Eric Cramer
Tab thiết lập khách hàng
Tab "Thiết lập khách hàng" là một ý tưởng tuyệt vời cho các doanh nghiệp có khách hàng lặp lại vì tất cả thông tin địa chỉ của họ sẽ được lưu trữ trên tab này. Trên tab chính, sẽ có một hộp thả xuống cho phép bạn chọn tên khách hàng và mọi thứ khác sẽ tự điền. Bạn sẽ có thể chọn hoặc bỏ chọn một hộp nếu địa chỉ giao hàng đến trùng với địa chỉ của khách hàng.
- Nhấp chuột phải vào tab tiếp theo và đổi tên thành “Thiết lập khách hàng”.
- Trong ô A1, nhập "Bảng thiết lập khách hàng".
- Trong ô A4, nhập “Không”.
- Trong ô B4, nhập "Tên khách hàng".
- Trong ô C4, nhập "Địa chỉ".
- Trong ô D4, nhập "Địa chỉ 1".
- Trong ô E4, nhập “Thành phố”.
- Trong ô F4, nhập "Trạng thái".
- Trong ô G4, nhập "Zip".
- Trong ô H4, nhập “Điện thoại”.
- Thay đổi chiều rộng cột của cột I thành 0,5.
- Trong ô J4, nhập "Địa chỉ".
- Trong ô K4, nhập “Địa chỉ 1”.
- Trong ô L4, nhập "Thành phố".
- Trong ô M4, nhập "Trạng thái".
- Trong ô N4, nhập “Zip”.
- Trong ô O4, nhập “Điện thoại”.
- Đánh dấu C3: H3 và nhấp vào nút hợp nhất các ô. Nhập "Thông tin khách hàng".
- Đánh dấu J3: O3 và nhấp vào nút hợp nhất các ô. Nhập "Gửi đến".
- Đánh dấu A3: H3 và thay đổi nền thành màu đỏ sẫm và màu văn bản thành màu trắng. Tương tự, đánh dấu J3: O3 và thay đổi nền thành màu xanh đậm và màu văn bản thành màu trắng.
- Trong ô A5, nhập “1”.
- Trong ô A6, nhập “2”.
- Đánh dấu A5: A6 và kéo hộp nhỏ ở phía bên phải của vùng đã chọn và kéo nó xuống một loạt các hàng. Tôi chọn xuống hàng 40, nhưng thời gian trôi qua, bạn sẽ cần thêm nhiều hơn nữa. Hãy nhớ để lại một vài hàng thừa ở dưới cùng để việc chèn thêm hàng trở nên nhanh chóng.
- Tô bóng tất cả các số mà bạn vừa kéo xuống một màu đỏ sẫm với màu chữ trắng.
- Bôi đen B5: O5 để không nhập dữ liệu từ đó.
- Bắt đầu từ A6, nhập tất cả thông tin khách hàng mà bạn có. Nếu bạn không có thông tin gửi đến, hãy để trống phần đó. Bạn nên đặt trong ô C6 một “Ngăn đóng băng” để khóa các tiêu đề cột và hàng để chúng luôn hiển thị.
Ảnh chụp màn hình của tab hóa đơn
Eric Cramer
Tab hóa đơn
Cuối cùng, bây giờ chúng ta đã chuyển đến tab Hóa đơn. Tất cả những gì chúng tôi còn lại phải làm là sắp xếp hóa đơn theo cách chúng tôi muốn và thêm một vài trình đơn thả xuống và tra cứu. Bạn muốn hóa đơn của mình trông như thế nào là tùy thuộc vào bạn, hoàn toàn có thể tùy chỉnh.
- Đổi tên tab cuối cùng thành “Hóa đơn”.
- Đánh dấu các ô A1: J46 và thay đổi màu nền thành màu trắng. Thêm một đường viền mỏng xung quanh toàn bộ khu vực được đánh dấu.
- Trong ô F1, nhập “Invoice No:” và nhấn nút “Tăng thụt lề” trên menu “Trang chủ” của Excel bảy lần. Thay đổi kích thước phông chữ thành 20 và định dạng nó thành đậm. Tôi đã đổi sang phông chữ thành “Bookman Old”, nhưng điều đó hoàn toàn tùy thuộc vào bạn.
- Trong ô I1, nhập số hóa đơn ban đầu của bạn. Mỗi khi bạn xuất hóa đơn, bạn sẽ cần phải thay đổi số hóa đơn. Một tab hữu ích khác mà bạn có thể muốn thêm là sổ đăng ký hóa đơn, nơi bạn theo dõi tất cả các hóa đơn của mình.
- Trong ô I2, nhập công thức sau: = today () sẽ hiển thị ngày hiện tại.
- Nếu bạn muốn chèn logo của doanh nghiệp mình vào hóa đơn, hãy chuyển đến menu “Chèn” của Excel và nhấp vào nút hình ảnh. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ cho phép bạn duyệt để chọn hình ảnh logo của mình. Kéo ảnh sao cho ảnh ở giữa ngày và cuối hàng 11.
- Trong ô B4, thay đổi định dạng thành in đậm và sau đó nhập tên công ty của bạn. Nhập địa chỉ, thành phố, tiểu bang, mã zip, số điện thoại, địa chỉ email và trang web của bạn vào các hàng bên dưới tên công ty của bạn. Kết hợp thành phố, tiểu bang và mã zip trong một hàng.
- Đánh dấu các ô A1: J11 và thay đổi nền thành bất kỳ màu nào bạn thích. Thay đổi màu phông chữ nếu cần. Ngoài ra, thêm một đường viền mỏng xung quanh phần này.
- Đánh dấu cột A và thay đổi chiều rộng cột thành 2,5.
- Đánh dấu cột B và C và thay đổi chiều rộng cột của chúng thành 8,5.
- Đánh dấu cột D và thay đổi chiều rộng cột thành 12.
- Đánh dấu cột E và thay đổi chiều rộng cột thành 16.
- Đánh dấu cột F và thay đổi chiều rộng cột thành 9,5.
- Đánh dấu cột G và thay đổi chiều rộng cột thành 12,15.
- Đánh dấu cột H và thay đổi chiều rộng cột thành 9.
- Đánh dấu cột I và thay đổi chiều rộng cột thành 15.
- Đánh dấu cột J và thay đổi chiều rộng cột thành 2,5.
- Trong ô B13, thay đổi định dạng thành in đậm và nhập "Tới:"
- Để hoàn thành bước tiếp theo, hãy nhấp vào biểu tượng Microsoft Office và chọn “Tùy chọn Excel” từ cuối trình đơn. Một hộp thoại sẽ bật lên, dưới tiêu đề “Các tùy chọn hàng đầu để làm việc với Excel”, hãy chọn hộp “Hiển thị tab Nhà phát triển trong ruy-băng”. Bây giờ hãy nhấp vào tab nhà phát triển. Nhấp vào mũi tên thả xuống trên biểu tượng thư mục với các công cụ nằm trên nó. Nhấp vào nút “Chèn điều khiển”, chọn biểu tượng hộp tổ hợp, là biểu tượng thứ hai từ bên trái. Vẽ hộp tổ hợp trong ô B14. Làm cho nó có cùng kích thước với hàng và kéo dài nó để nó đi vào một phần của cột D. Nhấp chuột phải vào hộp tổ hợp và chọn “Điều khiển định dạng”, hộp thoại này sẽ xuất hiện. Đối với phạm vi đầu vào, hãy chuyển đến tab “Thiết lập khách hàng” và đánh dấu B5 xuống cuối danh sách của bạn. Trong hộp liên kết ô, chuyển đến tab “Điều khiển” và nhấp vào B6.Tôi luôn kiểm tra hộp 3-D vì nó trông sạch sẽ hơn và nhấp vào không sao.
- Trong ô B15, nhập công thức sau:
- Trong ô B16, nhập công thức sau:
- Trong ô B17, nhập công thức sau:
- Trong ô F13, thay đổi định dạng của ô thành in đậm và nhập "Gửi đến:"
- Trên tab “Nhà phát triển” của Excel, nhấp vào biểu tượng “Chèn điều khiển” và nhấp vào hộp dấu kiểm. Vẽ nó trong ô F12. Thay đổi mô tả thành “Giao hàng giống nhau”. Bây giờ chúng ta cần liên kết hộp kiểm với tab “Điều khiển”, vì vậy hãy nhấp chuột phải vào hộp dấu kiểm và chọn “Điều khiển định dạng”. Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại đang tìm kiếm “Liên kết ô”, là ô B4 trên tab “Điều khiển”. Nhấp vào hộp kiểm 3-D và nhấp vào OK.
- Trong ô F14, nhập công thức sau:
- Trong ô F15, nhập công thức sau:
- Trong ô F16, nhập công thức sau:
- Trong ô F17, nhập công thức sau:
- Đánh dấu B19: C19 và nhấp vào nút “Merge & Center” trên tab “Home” của Excel. Nhập "Nhân viên bán hàng" vào ô.
- Trong ô D19, nhập "Phương thức Gửi hàng".
- Trong ô E19, nhập “Số PO của Khách hàng”.
- Đánh dấu F19: G19 và nhấp vào nút “Merge & Center” trên tab “Home” của Excel. Nhập "Điều khoản thanh toán" vào ô.
- Đánh dấu H19: I19 và nhấp vào nút “Merge & Center” trên tab “Home” của Excel. Nhập "Ngày đến hạn" vào ô.
- Đánh dấu B19: I19 và thay đổi màu nền thành màu tối và màu chữ thành màu sáng hơn. Thêm một đường viền mỏng màu trắng xung quanh mỗi ô.
- Đánh dấu B20: I20 và thay đổi màu nền thành màu sáng hơn.
- Trong B20, hãy chèn một hộp thả xuống và kéo dài nó để khớp với tiêu đề ở trên. Nhấp chuột phải vào hộp thả xuống và chọn “Điều khiển định dạng” từ menu. “Phạm vi đầu vào” là A5 đến cuối danh sách của bạn trên tab “Nhân viên bán hàng”. “Liên kết ô” là ô B8 trên tab “Điều khiển”. Đánh dấu vào hộp 3-D và nhấp vào Ok.
- Trong D20, hãy chèn một hộp thả xuống khác. "Phạm vi đầu vào" phải là A5 cho đến cuối danh sách của bạn trên tab "Phương thức vận chuyển". “Liên kết ô” là ô B10 trên tab “Điều khiển”. Đánh dấu vào hộp 3-D và nhấp vào Ok.
- Trong F20, chèn một hộp thả xuống khác. "Phạm vi đầu vào" phải là B5 cho đến cuối danh sách của bạn trên tab "Điều khoản bán hàng". “Liên kết ô” là ô B12 trên tab “Điều khiển”. Chọn hộp 3-D và nhấp vào Ok.
- Trong ô H20, nhập công thức sau:
- Điều này sẽ làm cho ngày đến hạn tự động tính toán dựa trên điều khoản bán hàng là gì. Thay đổi màu nền giống như màu bạn đã sử dụng ở đầu hóa đơn.
- Trong ô B22, nhập "Qty".
- Trong ô C22, nhập "Mục số".
- Đánh dấu D22: G22 và hợp nhất các ô với nhau thành một. Nhập "Mô tả" vào ô.
- Trong ô H22, nhập "Đơn giá".
- Trong ô I22, nhập “Tổng dòng”.
- Đánh dấu các ô B22: I22 và thay đổi màu nền thành màu tối và màu chữ thành màu sáng hơn. Ngoài ra, thêm một đường viền mỏng màu trắng xung quanh mỗi ô. Thay đổi định dạng thành in đậm.
- Đánh dấu các ô D23: G23 và hợp nhất chúng lại với nhau. Sao chép ô và sao chép nó xuống ô D38.
- Trong ô I23, nhập công thức sau và sao chép toàn bộ xuống I38: = H23 * B23
- Đánh dấu B23: H38 và thay đổi màu nền thành màu sáng hơn. Ngoài ra, hãy thêm một đường viền mỏng xung quanh mỗi ô.
- Đánh dấu I23: I38 và thay đổi màu nền thành màu sáng nhưng khác với màu trên. Ngoài ra, hãy thêm một đường viền mỏng xung quanh mỗi ô. Thay đổi định dạng ô thành tiền tệ.
- Đánh dấu G39: H39, hợp nhất các ô với nhau và thay đổi định dạng thành in đậm. Ngoài ra, thay đổi căn chỉnh ô thành căn đều. Thay đổi nền của ô để phù hợp với bất kỳ màu nào bạn đã sử dụng để tô bóng I23: I38. Sao chép toàn bộ ô này xuống G44.
- Trong ô G39, nhập "Tổng phụ".
- Trong ô G40, nhập "Giảm giá".
- Trong ô G41, nhập "Tổng số thuế".
- Trong ô G42, nhập "Thuế bán hàng". Thêm một hộp thả xuống ở phía bên trái của ô có “Phạm vi đầu vào” là B5 vào cuối danh sách trên tab “Thiết lập thuế bán hàng”. "Liên kết ô" cần được đặt thành B16 trên tab "Điều khiển".
- Trong ô G43, nhập “Giao hàng / Cước phí”.
- Trong ô G44, nhập "Tổng đến hạn".
- Nhập công thức sau vào ô I39: = Sum (I23: I38)
- Nhập công thức sau vào ô I40:
- Thao tác này sẽ thực hiện tra cứu trên tab “Điều khoản bán hàng”, lấy số tiền chiết khấu nếu có và nhân nó với “Tổng phụ”.
- Nhập công thức sau vào ô I41 để xác định tổng số tiền chịu thuế: = SUM (I39: I39)
- Nhập công thức sau vào ô I42 sẽ kéo theo thuế suất bán hàng tương ứng và tính ra số tiền:
- Ô I43 là ô yêu cầu nhập thủ công. Thay đổi màu của ô này thành cùng màu mà bạn đã sử dụng cho phần chính của chi tiết thông tin.
- Nhập công thức sau vào ô I44 để xác định tổng số tiền đến hạn: = SUM (I41: I43)
- Đánh dấu I39: I42 và thay đổi màu nền phù hợp với những gì bạn đã sử dụng ở trên để xác định tổng dòng. Ngoài ra, thay đổi ô I44 thành cùng một màu.
- Đánh dấu I39: I44 và thêm một đường viền mỏng xung quanh mỗi ô và thay đổi định dạng thành tiền tệ có hai số thập phân.
- Đánh dấu A1: J46 và đặt vùng in. Đảm bảo rằng hóa đơn sẽ được in trên một trang.
Các lần chạm hoàn thiện cho Mẫu hóa đơn
Tôi thực sự khuyên bạn nên thêm macro để xóa tab "Hóa đơn" để nó sẵn sàng sử dụng vào lần tiếp theo khi bạn cần. Trên tab “Nhà phát triển” của Excel, hãy nhấp vào nút “Tạo Macro” và một hộp thoại sẽ mở ra. Đặt tên cho macro là “ClearInvoice” và nhấp vào Ok. Nhấp vào tab “Điều khiển” và nhập “Sai” vào ô B4. Trong các ô B6, B8, B10, B12 và B16, hãy nhập “1” vào mỗi ô. Thao tác này sẽ đặt lại các hộp thả xuống để chúng trống. Quay lại “Hóa đơn” và trong ô, E20 nhấn phím “Xóa”. Đánh dấu B23: H38 và nhấn phím “Xóa”. Nhấp vào ô I43 và nhấn phím "Xóa". Cuối cùng, nhấp vào ô N1 và nhấn nút dừng macro. Trên tab “Nhà phát triển” trong Excel, hãy thêm nút bằng cách nhấp vào nút “Chèn điều khiển”. Gán macro của bạn cho nó và thay đổi tên trên nút thành “Xóa hóa đơn”.
Thiết lập mẫu hóa đơn của bạn
Khi bạn đã xem qua từng tab và thêm dữ liệu cần thiết, đã đến lúc điền thông tin doanh nghiệp của bạn vào phần trên cùng của tab "Hóa đơn". Thêm biểu trưng của bạn bằng cách chèn ảnh và kéo ảnh lên phía trên cùng bên phải của hóa đơn, nơi có trình giữ chỗ. Gán cho hóa đơn của bạn một số bắt đầu và biểu mẫu đã sẵn sàng để sử dụng.
Ảnh chụp màn hình của Hóa đơn đã Hoàn thành
Eric Cramer
Cách viết hóa đơn
Tạo hóa đơn đơn giản với mẫu hóa đơn mới của bạn. Chọn một khách hàng từ hộp thả xuống. Nếu khách hàng cần được thiết lập, hãy chuyển đến tab “Thiết lập khách hàng” và nhập thông tin của họ vào đó. Chọn hộp địa chỉ "Giao hàng đến cùng" nếu địa chỉ giao hàng của khách hàng giống với địa chỉ thanh toán của họ. Chọn nhân viên bán hàng, phương thức vận chuyển thích hợp, nhập số PO của khách hàng và chọn điều khoản thanh toán của họ. Tiếp theo, nhập chi tiết cụ thể về những gì bạn đang thanh toán cho khách hàng. Chọn mã số thuế bán hàng thích hợp và nhập chi phí của bất kỳ khoản cước vận chuyển nào sẽ được lập hóa đơn cho khách hàng. Tôi khuyên bạn nên in ra hai bản sao khi tạo hóa đơn, một bản cho khách hàng và một bản để lưu hồ sơ. Ngoài ra, bạn nên bắt đầu nhật ký hóa đơn để theo dõi số hóa đơn mà bạn đã sử dụng gần đây nhất.Nó sẽ giúp việc tính toán doanh số bán hàng của bạn vào cuối mỗi tháng đơn giản hơn rất nhiều.
Khi làm việc trong Excel, hãy nhớ rằng một chút thiết lập ở giao diện người dùng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và rắc rối ở giao diện người dùng. Vui lòng thêm nhiều hơn vào mẫu này hoặc đơn giản hóa mẫu này, tuy nhiên, bạn muốn.