Mục lục:
- Họ là Sếp vì một lý do (Nhưng Kỹ năng tổ chức thì không)
- Giúp sếp của bạn có được những thứ của anh ấy (hoặc của cô ấy) cùng nhau
- Bạn hiểu rồi đấy!
- Tạo niềm tin đầu tiên
- Dẫn bằng ví dụ
- Tìm kiếm để hiểu
- Xây dựng quan hệ đối tác đáng tin cậy là chìa khóa thành công
- Cung cấp hỗ trợ chiến lược
- Căn chỉnh mục tiêu
- Giảm thiểu gián đoạn
- Biến một ông chủ tốt trở thành một người có tổ chức
- Cuộc thăm dò ý kiến của người đọc
- Giao tiếp rõ ràng
- Hãy ngắn gọn
- Use "Reply All" Sparingly
- Employ Consistent Labeling
- Help Your Boss Share Information
- Present Solutions, Not Problems
- Manage Your Time and Help Your Boss Manage His
- Time Management
- Create and Share a Calendar
- Meeting Management
- Conquer Disorganization Together
- Divide and Conquer
- Label, File, and Store
- Adopt the "One Touch" Rule
- Yes, Change Is Possible
- The Soft Sell
- Small Changes and Buy-In
- Don't Be a Know-It-All
- Encourage
Họ là Sếp vì một lý do (Nhưng Kỹ năng tổ chức thì không)
Giúp sếp của bạn có tổ chức sẽ nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của họ. Giúp họ hoàn thành công việc mà không phải khoe khoang.
Maggie qua Flickr, CC-BY-SA 2.0, được sửa đổi bởi FlourishAnyway
Giúp sếp của bạn có được những thứ của anh ấy (hoặc của cô ấy) cùng nhau
Anh ấy là sếp vì một lý do chính đáng, nhưng lý do đó chắc chắn không phải là kỹ năng tổ chức của anh ấy.
Đôi khi anh ta bỏ qua những chi tiết chính. Văn phòng của anh ta là một núi hồ sơ thất lạc. Khi sếp của bạn không thể tìm thấy tài liệu quan trọng đó, thời hạn sắp tới có thể khiến văn phòng giống như một nồi áp suất. Nghe có vẻ quen? Nếu vậy, hãy giúp sếp của bạn quản lý thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên — đồng thời để anh ấy nghĩ rằng đó là ý tưởng của mình .
Khi sếp của bạn trở nên ngăn nắp hơn, ông ấy sẽ nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của mình. Anh ấy cũng sẽ nhận thức rõ hơn về những gì đang có trong lịch trình của mình và sẽ phát triển khả năng kiểm soát thời gian của mình tốt hơn. Đổi lại, bạn có thể gặt hái những lợi ích còn sót lại là ít căng thẳng và hiệu quả hơn.
Hãy nghĩ về thời gian và nỗ lực cần thiết để giúp anh ấy có tổ chức như một khoản đầu tư. Bằng cách quản lý, bạn sẽ đồng thời quản lý tiến trình sự nghiệp và hình ảnh chuyên nghiệp của chính mình.
Sẵn sàng để bắt đầu?
Bạn hiểu rồi đấy!
Dẫn bằng ví dụ. Đầu tiên hãy thể hiện kỹ năng tổ chức vững chắc của bản thân.
StartUpStockPhotos qua Pixabay, Miền miễn phí
Tạo niềm tin đầu tiên
Trước khi bạn cố gắng sửa chữa bất cứ điều gì, bạn phải giành được quyền làm như vậy. Điều đó có nghĩa là xây dựng nền tảng của niềm tin.
Dẫn bằng ví dụ
Đảm bảo rằng bạn tự thể hiện các kỹ năng tổ chức vững chắc bằng cách tinh chỉnh hệ thống của mình để luôn đi đúng hướng. Giữ cho không gian làm việc của riêng bạn ngăn nắp. Hiển thị các cuộc họp đã chuẩn bị. Đáp ứng tất cả các thời hạn. Ngoài ra, hãy chứng tỏ sự tháo vát của bạn bằng cách có được những thông tin thường xuyên được tin cậy nhất trong tầm tay của bạn (ví dụ: các địa chỉ liên hệ chính, các báo cáo được truy cập thường xuyên).
Tìm kiếm để hiểu
Khi nhận được sự tin tưởng của sếp, hãy lắng nghe, đặc biệt chú ý đến bất kỳ cảm xúc nào được bày tỏ. Lắng nghe những dấu hiệu cho thấy kỹ năng tổ chức kém của sếp đang khiến anh ta thất vọng, xung đột hoặc thậm chí là hậu quả trong tổ chức. Ví dụ bao gồm việc bỏ lỡ thời hạn hoặc cuộc họp, mất giấy tờ và nhận xét từ những người khác.
Đánh giá tình hình trước khi nhảy vào để giúp đỡ, và đặc biệt tránh cung cấp cho anh ta phản hồi có thể phản tác dụng bạn. (Hãy nhớ rằng bạn đang ở chế độ thu thập thông tin.) Có thể có một phương pháp khiến anh ta nổi điên, tuy nhiên không hiệu quả mà bạn cần hiểu.
Ngoài ra, cho dù sự luộm thuộm của anh ấy khiến bạn khó chịu đến mức nào, cũng đừng bao giờ kết thân với bất kỳ ai nói xấu anh ấy. Việc bạn trút bầu tâm sự có thể khiến anh ấy trở lại, và những bình luận chỉ trích như vậy không phù hợp với ý định giúp đỡ của bạn.
Xây dựng quan hệ đối tác đáng tin cậy là chìa khóa thành công
Tự thể hiện kỹ năng tổ chức vững chắc bằng cách tham dự các cuộc họp được chuẩn bị và giữ cho không gian làm việc của bạn ngăn nắp. Lắng nghe để biết cảm giác hoặc hậu quả mà kỹ năng tổ chức kém của sếp có liên quan đến.
rdubois vis Flickr, CC-BY-SA 2.0
Cung cấp hỗ trợ chiến lược
Đảm bảo rằng cả vai trò và hành vi của bạn đều hỗ trợ sếp đạt hiệu quả tốt nhất bằng cách giảm thiểu sự phân tâm và nâng cao hiệu quả làm việc.
Căn chỉnh mục tiêu
Tìm hiểu mục tiêu của sếp bạn là gì và cách ông ấy được đánh giá trong công ty. Đảm bảo rằng mục tiêu hiệu suất của bạn được liên kết với mục tiêu của anh ấy. Nếu bạn cảm thấy mất kết nối, hãy nói với anh ấy rằng bạn muốn tìm kiếm sự rõ ràng về cách các mục tiêu của bạn có thể hỗ trợ đầy đủ hơn cho anh ấy và tổ chức.
Giảm thiểu gián đoạn
Hỏi xem anh ấy thích nhận thông tin như thế nào, cả về kênh của anh ấy (ví dụ: điện tử, trực tiếp, điện thoại) và sở thích về thời gian. Một số người là "người buổi sáng" và thích lặn ngay trong ngày của họ, trong khi những người khác lại khởi động chậm.
Đồng thời hiểu cách anh ấy muốn những gián đoạn được xử lý và giúp anh ấy tránh những điều không cần thiết. Nghiên cứu chỉ ra rằng các nhân viên văn phòng bị gián đoạn trung bình ba phút một lần. 1 Cho rằng có thể mất tới 23 phút để quay lại nhiệm vụ ban đầu, không có gì lạ khi bất kỳ ai có thể hoàn thành công việc họ bắt đầu.
Thay vì ghé vào để hỏi câu hỏi nhanh đó - điều này thường không nhanh như vậy phải không? - hãy thử kỹ thuật này. Nhóm một số mục ít quan trọng lại với nhau, sau đó đặt trước 15 phút vào lịch của sếp để xử lý tất cả chúng trong một lần. Sau khi sử dụng kỹ thuật này một vài lần, hãy giải thích cho anh ấy hiểu rằng cơ sở lý luận của bạn là hiệu quả và giảm thiểu sự gián đoạn. Thảo luận về cách nó hoạt động cho cả hai bạn. Bạn có thể thấy rằng đây là một khởi đầu cuộc trò chuyện tuyệt vời về hiệu quả.
Biến một ông chủ tốt trở thành một người có tổ chức
Hãy ngắn gọn trong giao tiếp và giúp người quản lý của bạn tránh bị sao nhãng.
ernestoeslava qua Pixabay, Tên miền miễn phí
Cuộc thăm dò ý kiến của người đọc
Giao tiếp rõ ràng
Hãy ngắn gọn
Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.
Use "Reply All" Sparingly
Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.
You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.
Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.
Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway
Employ Consistent Labeling
Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.
Help Your Boss Share Information
In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!
Present Solutions, Not Problems
When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)
One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.
Manage Your Time and Help Your Boss Manage His
Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.
anlebed91 via Pixabay, Free Domain
Time Management
Help your boss with time management using the following tips:
Create and Share a Calendar
Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.
When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.
Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.
Meeting Management
If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.
Conquer Disorganization Together
Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.
rawpixel via Pixabay, Free Domain
Divide and Conquer
Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.
Label, File, and Store
Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.
First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.
Adopt the "One Touch" Rule
As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.
Yes, Change Is Possible
When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.
Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0
The Soft Sell
Small Changes and Buy-In
Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.
Don't Be a Know-It-All
Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:
- "How about if I help you…"
- "I bet we can figure out how to…"
- "I've learned…"
- "One thing I have found is…"
- "What do you think if…?"
- "Would you find it helpful…?"
Encourage
Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.
Sources
1 Tạp chí Phố Wall. "Sự phân tâm tại nơi làm việc: Đây là lý do tại sao bạn không hoàn thành bài viết này." Sửa đổi lần cuối vào ngày 11 tháng 12 năm 2012.
© 2013 FlourishAnyway