Mục lục:
- Trước và sau cuộc họp
- Cách lắng nghe hiệu quả
- Mẹo để Lắng nghe Hiệu quả
- Làm thế nào để ghi chú trong khi thảo luận
- Mẹo ghi chép thảo luận
- Mục đích của việc làm rõ những điểm bạn không chắc chắn về
Ghi biên bản trong cuộc họp.
Livingsta's Photography
Ngoài ra, đôi khi khi các cuộc thảo luận đi chệch khỏi vấn đề chính sang một vấn đề khác tương tự như vấn đề chính, người chủ trì có thể quên đưa ra quyết định về mục đó do đi chệch hướng sang các vấn đề khác. Trong những trường hợp như vậy, làm việc chặt chẽ với chủ tọa có thể giúp người điều khiển nhắc nhở chủ tọa rằng cần phải đưa ra quyết định về vấn đề đó trước khi tiến hành mục tiếp theo.
Khi bạn nghi ngờ về việc có nên ghi lại điều gì đó hay không, hãy luôn xác nhận với ghế. Điều này sẽ tránh ghi lại những vấn đề không cần thiết và tiết kiệm thời gian và công sức.
Trước và sau cuộc họp
Ngay cả trước khi cuộc họp bắt đầu, người bắt đầu phút có thể thảo luận với chủ tọa về cách cuộc họp sẽ diễn ra, các mục sẽ được thảo luận, cuộc thảo luận sẽ diễn ra như thế nào và điều gì cần thiết phải được lập biên bản.
Sau cuộc họp, trong khi viết biên bản, nếu người lập biên bản gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến cuộc thảo luận, họ nên nói chuyện nhanh với chủ tọa để làm rõ sự việc, vì việc chần chừ không làm sẽ dẫn đến thông tin không chính xác trong phút.
Cách lắng nghe hiệu quả
Nghe là một kỹ năng rất quan trọng và nó đi kèm với thực hành. Hầu hết mọi người ngày nay, chỉ nghe mọi thứ hoặc chỉ nghe, nhưng không tích cực hoặc lắng nghe hiệu quả. Có rất nhiều sự khác biệt giữa lắng nghe, lắng nghe và lắng nghe tích cực. Gần đây tôi đã nghiên cứu rất nhiều về những kỹ năng và kỹ thuật này và thậm chí đã viết một bài trung tâm về việc lắng nghe tích cực. Nó giúp một người ở mọi tầng lớp xã hội, dù là cá nhân hay nghề nghiệp, và cũng giúp cải thiện nhân cách của họ.
Vậy, lắng nghe hiệu quả là gì?
Livingsta
Trong khi lập biên bản, bạn lắng nghe người nói tích cực tiếp thu tất cả thông tin liên quan đến cuộc thảo luận với sự quan tâm và quan trọng, sau đó bạn tái tạo thông tin dưới dạng một tài liệu được gọi là biên bản để giúp những người không tham dự cuộc họp có được thông tin về những gì đã được thảo luận trong cuộc họp. Đây cũng là tài liệu pháp lý cho tổ chức và giúp tham khảo trong tương lai và cũng là hồ sơ vĩnh viễn về tất cả những gì đã xảy ra trong cuộc họp.
Kỹ năng nghe cần thời gian để phát triển, nhưng chắc chắn sẽ phát triển khi luyện tập. Hầu hết mọi người đều giỏi nói nhưng không biết lắng nghe. Ngoài ra, việc diễn giải những gì bạn đã nghe, theo những cách thích hợp, cần rất nhiều sự sáng tạo. Người ta có thể luyện kỹ năng nghe bằng cách nghe các bài giảng, tranh luận và các tài liệu tương tự khác đòi hỏi sự tập trung. Ở đây chúng ta sẽ thảo luận về cách lắng nghe hiệu quả trong cuộc họp khi các cuộc thảo luận, tranh luận và bất đồng xảy ra.
Mẹo để Lắng nghe Hiệu quả
Để lắng nghe hiệu quả:
- Trước tiên cần hiểu một thực tế rằng quá trình lắng nghe không chỉ liên quan đến việc nhận thông điệp mà còn phụ thuộc vào các thành phần khác như suy nghĩ, tập trung và phản ứng tích cực.
- Một người cần tập trung vào người nói và không để tâm trí của họ đi lang thang. Bạn cần phải chú ý và thư giãn
- Ghi chú đồng thời khi bạn nghe, vì điều này sẽ giúp bạn tập trung vào cuộc thảo luận.
- Lắng nghe từng từ mà người nói nói và hình dung tình huống hoặc logic trong cuộc thảo luận trong tâm trí bạn
- Hãy tập trung ngay cả khi cuộc thảo luận diễn ra nhàm chán, vì chính bạn mới là người cần đưa ra thông tin chính xác trong biên bản.
- Không làm gián đoạn khi đang thảo luận hoặc khi ai đó đang phát biểu. Thay vào đó, hãy đợi cuộc thảo luận kết thúc hoặc người nói kết thúc rồi đưa ra câu hỏi của bạn để làm rõ
- Xây dựng vốn từ vựng khiến bạn trở thành một người nghe tốt hơn, ngược lại, bạn có thể đang nghe những từ mà bạn không hiểu
- Luôn ghi chú lại những từ mới mà bạn chưa hiểu và làm rõ chúng với ghế
- Thực hiện một số nghiên cứu cơ bản về các vấn đề thảo luận trước cuộc họp sẽ giúp bạn lắng nghe hiệu quả và giúp bạn tham gia hoàn toàn vào quá trình lắng nghe.
- Hãy sẵn sàng với bút và giấy của bạn trước khi người nói bắt đầu nói.
- Bạn cần học cách thích nghi với các tình huống trong phòng họp về mặt sinh lý và tâm lý cũng như các yếu tố vật lý trong phòng vì một số trong số này có thể có tác động tiêu cực và một số khác có tác động tích cực.
- Trọng âm của người nói đôi khi có thể cản trở việc nghe hiệu quả, nhưng người ta cần cải thiện kỹ năng vượt qua tất cả những rào cản này để trở thành một người nghe hiệu quả.
- Không có hai cuộc họp nào giống nhau, không có hai cuộc thảo luận nào giống nhau và không có hai diễn giả nào nói cùng một cách và vì vậy bạn cần học cách thích nghi với các tình huống.
- Luôn tập trung vào những điểm chính / quan trọng
- Lắng nghe như thể bạn được yêu cầu trình bày lại thông tin này cho một khán giả khác sau đó (dù sao thì bạn cũng sẽ làm điều này dưới dạng vài phút), điều này sẽ giúp bạn tập trung và nghe hiệu quả từng từ mà người nói nói
- Trong các cuộc họp thảo luận về các vấn đề nhạy cảm, bạn cũng nên chú ý theo dõi ngôn ngữ cơ thể của người nói, thay vì cúi đầu viết ghi chú một cách nghiêm túc.
- Không để bất cứ điều gì hoặc bất kỳ ai xung quanh làm bạn phân tâm, và không chuyển sự chú ý của bạn sang những người ra vào phòng khi người nói đang nói.
- Sử dụng những cách thích hợp để ghi chú tùy thuộc vào loại vấn đề được thảo luận và điều này sẽ giúp bạn tham gia vào hoạt động lắng nghe.
- Đừng viết ra tất cả mọi thứ mà chỉ là những điểm chính
- Không nghịch ngợm hoặc nghịch ngợm bất cứ thứ gì trong tay, vẽ nguệch ngoạc hoặc xem đồng hồ. Điều này không giúp bạn lắng nghe và có thể ảnh hưởng đến những người xung quanh bạn.
- Điểm cuối cùng, chỉ cần tưởng tượng bạn muốn khán giả lắng nghe như thế nào nếu bạn là một diễn giả và cũng là một kiểu người nghe, điều này sẽ giúp bạn trở thành một người lắng nghe hiệu quả
Làm thế nào để ghi chú trong khi thảo luận
Ghi chép là nhiệm vụ quan trọng hoặc một phần của quá trình ghi chép từng phút. Khi ghi chép, người ta không ghi lại những từ đã được sử dụng trong cuộc thảo luận, mà người ta ghi lại những cuộc thảo luận đã diễn ra trong cuộc họp.
Trích dẫn từ internet
Đây là một nhiệm vụ rất quan trọng và khá khó khăn tùy thuộc vào tính chất của cuộc họp và những gì đã được thảo luận. Điều này còn phụ thuộc vào việc cuộc họp diễn ra tốt đẹp như thế nào, cách các thành viên hợp tác, cách người chủ trì giúp đỡ và tổng kết và quan trọng nhất là bạn đã chuẩn bị tốt như thế nào cho cuộc họp. Bất kỳ tài liệu nào liên quan đến cuộc họp đã được phân phát hoặc lưu hành trước cuộc họp cần được xem qua, để bạn nắm rõ những gì đang được thảo luận.
Mẹo ghi chép thảo luận
Trong khi thảo luận, hãy làm theo quy trình và mẹo sau để ghi chú:
- Trước hết, hãy tìm hiểu kỹ về phút là gì, tại sao lại có phút và tầm quan trọng của phút. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi cuộc thảo luận và ghi chú những thông tin quan trọng và cần thiết khi cuộc thảo luận tiếp tục. Như đã đề cập ở trên, khi có tài liệu, hãy luôn đảm bảo rằng bạn thu thập thông tin cơ bản về những gì sẽ được thảo luận. Điều này sẽ giúp công việc ghi chú đơn giản hơn rất nhiều.
- Trong các tình huống thảo luận hoặc hội thoại dài và phức tạp, hãy luôn tập trung vào các khía cạnh quan trọng của cuộc thảo luận như, trọng tâm của cuộc thảo luận là gì, quyết định là gì, nếu có, tại sao lại đưa ra quyết định này, ai phải hành động quyết định và khi nào / trong khung thời gian mà quyết định phải được thực hiện.
- Đảm bảo rằng bạn bao gồm bản tóm tắt của cuộc thảo luận khi bắt đầu trước khi viết ra về cuộc thảo luận, vì điều này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và ý tưởng về cuộc thảo luận cho những người không thể tham dự. Ngoài ra, nếu những người này phải tham gia vào một cuộc họp trong tương lai, phút này sẽ cung cấp cho họ tất cả thông tin cần thiết mà họ sẽ yêu cầu.
- Viết ra những quan điểm và ý kiến quan trọng của tất cả những người có mặt.
- Đảm bảo rằng bạn lắng nghe tích cực và hiệu quả sau cuộc thảo luận mà không để bạn phải đi lang thang hay suy nghĩ về bất cứ điều gì khác. Bằng cách này, bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ điều gì quan trọng.
- Chọn phương pháp tốt nhất và dễ dàng sẽ giúp bạn ghi chép.
- Khi ghi lại các điểm hành động, tốt nhất bạn nên thực hiện theo cách dễ nhìn hơn, rõ ràng với tên của những người cần thực hiện và lịch thời gian.
- Sử dụng các tiêu đề, vì điều này sẽ giúp bạn theo dõi các ghi chú sau này và bạn có thể có các phần khác nhau của cuộc họp dưới các tiêu đề khác nhau. Để lại một số khoảng trống dưới mỗi phần, để dễ dàng thêm ghi chú bên dưới nếu có ai đó đưa ra những điểm mới hoặc ý tưởng khi cuộc họp diễn ra.
- Nếu bạn biết viết tắt, tốt nhất nên viết các ghi chú bằng cách viết tắt và cũng sử dụng các từ viết tắt nếu có thể.
- Thực hành sử dụng các gạch đầu dòng, vì điều này sẽ làm cho biên bản dễ đọc hơn, trông gọn gàng và đơn giản hơn.
- Luôn làm rõ những điểm chưa rõ ràng hoặc những cuộc thảo luận với chủ tọa của bạn.
- Đừng quên chuẩn bị sẵn một hoặc hai cây viết và bút chì dự phòng.
Mục đích của việc làm rõ những điểm bạn không chắc chắn về
Làm rõ là một quá trình mà bạn giải quyết những chỗ còn nhầm lẫn với người nói và kiểm tra xem sự hiểu biết của bạn về cuộc thảo luận có đúng hay không. Để biên bản chính xác, người ta cần làm rõ bất kỳ điểm nào mà họ không hiểu khi cuộc họp tiến hành.
Mục đích của việc làm rõ những điểm bạn không chắc chắn là:
- Nó cho người nói biết rằng bạn đang lắng nghe hiệu quả và cố gắng hiểu thông điệp
- Đảm bảo rằng bạn đã hiểu đúng thông tin
- Giúp xem lại sự hiểu biết
- Khuyến khích người nói trò chuyện cởi mở
- Giúp bạn viết biên bản không bị lỗi
- Tránh hiểu nhầm và hiểu sai
- Cải thiện kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
Để đọc về vai trò của cuộc họp, lý do tổ chức cuộc họp, các yêu cầu pháp lý và tổ chức có thể áp dụng cho việc lập biên bản, lý do lập biên bản và lợi ích của chúng, lý do tại sao biên bản phải chính xác và các tài liệu khác nhau được sử dụng trong cuộc họp như một phần của quy trình lập biên bản, trước và sau cuộc họp, vui lòng tham khảo bài viết này: Biên bản.