Mục lục:
Marco Nürnberger, CC BY 2.0, qua flickr
Đi công tác là một trong những đặc quyền chính trong công việc của tôi. Tuy nhiên, khi tôi chuẩn bị bắt đầu chuyến công tác đầu tiên của mình, tôi biết rằng ngay cả những vấn đề nhỏ nhất cũng cần phải được quan tâm cẩn thận, tránh sao lãng không cần thiết vì mục tiêu chuyến công tác.
Thật không may, tôi nhận thấy rằng hầu hết những lời khuyên mà tôi nhận được vào thời điểm đó thông qua bạn bè, gia đình hoặc các nguồn trực tuyến không thực sự hữu ích hoặc phù hợp.
Đó là vì tôi cần lời khuyên thiết thực về cách chuẩn bị cho chuyến đi kinh doanh đầu tiên của mình trước những đồng nghiệp cấp cao mà tôi sẽ đi cùng. Tôi không cần giới thiệu về các công cụ kế toán chi phí mới nhất hoặc phân tích về các chương trình khách hàng thân thiết khác nhau do các khách sạn cung cấp.
Ngoài ra, giống như nhiều người khác, tôi đã thực sự đi du lịch vào các kỳ nghỉ trước đây, và do đó, hy vọng sẽ tìm hiểu những sắc thái khác nhau mà du lịch công tác mang lại. Mặc dù lời nhắc mang theo bộ chuyển đổi du lịch của tôi hoặc đặt chuyến bay thẳng để tiết kiệm thời gian hoàn toàn có ý nghĩa, nhưng đó là nội dung mà tôi đã biết, vì vậy nó không cung cấp cho tôi thông tin mới về cách đi du lịch thông minh cho công việc.
Nhìn lại những chuyến công tác mà tôi đã theo dõi trong những năm qua, tôi rút ra được một vài cách thực hành cơ bản mà tôi ước ai đó đã nói với tôi ngay từ đầu.
Ánh sáng du lịch
Du lịch chỉ với hành lý xách tay giúp bạn không phải chờ đợi vô tận để lấy hành lý
jaimekop, CC BY-ND 4.0, qua flickr
Trên một chặng đường dài, cả một chiếc rơm cũng nặng trĩu. Du lịch chỉ với hành lý xách tay cho phép bạn giảm thiểu thời gian từ khi xuống máy bay đến khi bắt taxi đến điểm đến tiếp theo. Thời gian tiết kiệm có thể hoàn toàn quan trọng nếu bạn đang chạy theo một lịch trình dày đặc. Điều này càng đặc biệt nếu bạn xem xét một nghiên cứu năm 2014 ở Anh cho thấy thời gian chờ đợi trung bình cho các yêu cầu hành lý là từ 15 đến 30 phút.
Ngoài tiết kiệm thời gian, đèn đi lại còn có thể giúp bạn tránh những tình huống khó xử. Nếu bạn tình cờ đi du lịch với các đồng nghiệp cấp cao, thì việc phải giải thích với mọi người rằng bạn vẫn đang đợi hành lý ký gửi đến có thể sẽ khiến bạn hơi bối rối. Nếu bạn đang đi thẳng đến một cuộc họp từ sân bay, đến điểm đến của bạn với một hành lý khổng lồ kéo theo cũng có thể khiến bạn nhíu mày.
Điều này áp dụng ngay cả khi bạn đi du lịch trong một khoảng thời gian dài. Khi tôi phải đi du lịch trong vài tháng, tôi thà đóng gói những thứ cần thiết cho chuyến du lịch trong năm ngày và ghé thăm tiệm giặt là vào cuối tuần nếu cần, trái ngược với việc mang theo vài tuần quần áo mới đi khắp thế giới với tôi. Ngoài ra, du lịch tối giản giúp tôi tập trung vào những gì là điều cần thiết tuyệt đối so với điều tốt nên có, điều mà tôi nghĩ là một tư duy quan trọng cần áp dụng khi đi công tác.
Làm việc ngoại tuyến
Anna & Michal, CC BY-SA 4.0, qua flickr
Thời gian vận chuyển, cho dù là trên máy bay, tàu hỏa hay taxi, có thể khá đáng kể. Tôi ước tính rằng một chuyến đi kéo dài một tuần đối với tôi thường kéo dài 12–15 giờ vận chuyển. Điều tốt nhất khi quá cảnh là thường có rất ít phiền nhiễu. Bạn thường xuyên bị mắc kẹt tại chỗ ngồi của mình và nếu bạn đang ở trên máy bay, thì email và cuộc gọi điện thoại cũng không bị nhiễu. Mặc dù sử dụng thời gian này để có một giấc ngủ cần thiết là hoàn toàn hợp lý, nhưng từ đó tôi đã học được cách tận dụng những khoảng thời gian này để hoàn thành một số công việc.
Trước chuyến đi của bạn, hãy lưu mọi công việc chưa hoàn thành không yêu cầu bất kỳ nghiên cứu trực tuyến nào vào ổ đĩa cục bộ của máy tính xách tay của bạn để bạn có thể hoàn thành chúng sau khi đang trên chuyến bay. Bạn cũng có thể in ra các báo cáo hoặc bản trình bày để được mổ xẻ từ từ trong suốt hành trình của mình. Một việc khác mà tôi thích làm khi đang vận chuyển là chuẩn bị các email được viết đầy đủ và lưu chúng vào thư mục nháp của tôi. Sau đó, khi tôi có thể kết nối trực tuyến trở lại, tôi phải mất vài giây để gửi nó đi.
Thực sự là một cảm giác tuyệt vời khi bạn biết rằng thời gian trên máy bay của bạn đã được trải qua một cách có ý nghĩa và bạn sẽ có một khoảng thời gian dễ dàng hơn cho những ngày còn lại trong ngày.
Mang theo tiền mặt cùng với thẻ tín dụng của bạn
Philip Brewer, CC BY 4.0, qua flickr
Khi quan sát thấy sự phát triển nhanh chóng của thanh toán không dùng tiền mặt trong thời gian gần đây, ban đầu tôi bị cám dỗ để đi công tác chỉ với thẻ tín dụng của mình. Tuy nhiên, tôi sớm nhận thấy rằng thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng ở nhiều phạm vi khác nhau trên các khu vực khác nhau trên thế giới. Theo thời gian, tôi học được cách giữ một chiếc túi nhỏ đựng ngoại tệ trị giá vài trăm đô la. Chiếc túi này đã cứu tôi vài lần trong chuyến du lịch của tôi, chẳng hạn như khi nhà cung cấp chỉ chấp nhận tiền mặt, hoặc nếu thẻ tín dụng của tôi không hoạt động vì lý do nào đó.
Đối với các chi phí lớn hơn như đặt phòng khách sạn, thanh toán qua thẻ tín dụng sẽ có ý nghĩa hơn. Một lưu ý liên quan, tôi cũng thấy thuận tiện hơn khi yêu cầu thanh toán bằng nội tệ của mình bất cứ khi nào có thể, vì nó giúp dễ dàng hơn trong việc nộp các khoản chi phí với công ty của tôi. Ví dụ: một người sống ở Hoa Kỳ có khả năng tốt hơn nên nộp đơn cho các chi phí khách sạn ở Úc của họ với một biên lai được tính bằng Đô la Mỹ thay vì Đô la Úc, vì sau này có thể có nghĩa là phải đối mặt với các vấn đề tỷ lệ chuyển đổi.
Từ cuối cùng
Một vài lời khuyên này sẽ giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và sự đau buồn, nếu tôi biết chúng ngay từ đầu. Tuy nhiên, đây không phải là danh sách đầy đủ, vì vậy nếu bạn có những giai thoại của riêng mình về những gì đã mang lại cho bạn khi bạn đi công tác, hãy chia sẻ chúng trong phần bình luận bên dưới!
© 2019 Stan Churley