Mục lục:
- Công cụ quản lý hoạt động là gì?
- Làm thế nào để hiểu các công cụ này
- Công cụ quản lý hoạt động cổ điển
- Quy trình hoạt động tiêu chuẩn và cải tiến liên tục
- Công cụ quản lý hoạt động thế kỷ 21
- Tiết kiệm tiền và giảm thiểu rủi ro với các công cụ quản lý hoạt động
- Dấu hiệu cho thấy bạn cần một hệ thống quản lý hoạt động tốt hơn
- Công cụ quản lý hoạt động dựa trên web, có thể tùy chỉnh
- Bài toán mười tỷ đô la
- Vấn đề triển khai: Lớn, Trung bình và Nhỏ
- Các vấn đề triển khai tại các công ty lớn
- Các vấn đề triển khai tại các công ty quy mô vừa
- Vấn đề triển khai doanh nghiệp nhỏ
- Thông tin quan trọng ở nơi khác
- Chọn: Thị trường dọc hay Chung?
- Xây dựng một công cụ quản lý hoạt động đơn giản
- Hệ thống máy tính chưa từng được mua
- Tự động hóa và khả năng mở rộng
- Hoạt động tại Doanh nghiệp của bạn
- Doanh nghiệp của bạn sẽ kết thúc ở đâu ...
- Các bước tiếp theo của bạn
Nếu bạn biết cách sử dụng các công cụ quản lý hoạt động, bạn sẽ trở nên giỏi hơn trong kinh doanh. Xem những gì họ có thể làm cho bạn.
Canva.com
Công cụ quản lý hoạt động là gì?
Quay trở lại những năm 1970, W. Edwards Deming, chuyên gia về Quản lý Chất lượng Toàn diện (TQM), đã phát hiện ra rằng 94% tất cả các sai sót trong kinh doanh là do cấp quản lý chứ không phải do người lao động. Và ban lãnh đạo có thể loại bỏ những lỗi này bằng cách đưa các công cụ quản lý hoạt động tốt vào đúng vị trí. Khi những sai sót này được loại bỏ, công ty vẫn tạo ra 1/5 số lỗi như trước đây. Sai sót gây ra những khiếm khuyết, tạo ra những khách hàng không hài lòng và bỏ đi nơi khác, và tốn kém nhiều thời gian và tiền bạc. Một công ty có quản lý hoạt động hiệu quả vẫn hoạt động kinh doanh; một công ty không có nó sẽ thua đối thủ. Đây là cách mà ngành sản xuất điện tử Nhật Bản tiếp quản ngành công nghiệp TV và máy photocopy vào những năm 1970. Và các ngành công nghiệp của Hoa Kỳ và Châu Âu đã học hỏi từ người Nhật (những người đã học hỏi từ Deming), cải thiện chất lượng và triển khai các công cụ quản lý hoạt động dựa trên mạng trong những năm 1980 và 1990.
Làm thế nào để hiểu các công cụ này
Cách dễ nhất để hiểu những công cụ này là hình ảnh hai nhà hàng. Một là quán ăn kiểu cũ, không có công cụ quản lý vận hành. Nhân viên phục vụ ghi đơn đặt hàng của bạn và đăng ở cửa sổ dẫn vào nhà bếp. Người đầu bếp đọc nó và chuẩn bị đơn đặt hàng. Nếu nhân viên phục vụ lắng nghe tốt, và người đầu bếp có thể đọc chữ viết tay của cô ấy, và anh ấy chú ý, và cô ấy quan sát cửa sổ hoặc nghe anh ấy hét lên "gọi món", thì mọi thứ đều ổn. Nhưng nếu bỏ qua một trong những bước đó, đơn hàng sẽ bị sai và khách hàng không hài lòng. Nhà hàng cũ này hoạt động tốt vì cả nhóm đã học cách làm việc cùng nhau. Nhưng nếu cô phục vụ già trúng số thì sao? Sẽ có rất nhiều lỗi xảy ra trước khi người phục vụ mới học cách hiểu đúng tất cả các chi tiết của một đơn hàng, và người đầu bếp học cách đọc chữ viết tay của mình.
Bây giờ, hãy so sánh điều này với một nhà hàng thế kỷ 21 với các công cụ hoạt động dựa trên web. Nhân viên phục vụ bàn và nhân viên phục vụ bàn được đào tạo cách nhận đơn hàng và lặp lại cho khách hàng, sau đó nhập đơn hàng đó vào hệ thống điểm bán hàng (POS) của nhà hàng. (Đó là một công cụ vận hành.) Đầu bếp nhận được bản in đơn đặt hàng - không có vấn đề gì về chữ viết tay. Có một tín hiệu yên tĩnh cho biết "đặt hàng"; không hét. Nếu một đơn đặt hàng bị sai, hệ thống có thể cho ban quản lý biết người phục vụ hoặc nhân viên phục vụ nào đã mắc lỗi. Nhân viên phục vụ bàn có thể đổi ca từ iPhone của họ và ban quản lý có thể chắc chắn rằng có đủ người đến làm việc. Một nhà hàng như thế này có thể có 70 nhân viên phục vụ mới tinh vào ngày khai trương và kinh doanh tốt. Và nó có thể nhanh chóng loại ra những thành viên trong nhóm muốn làm tốt khỏi những người không thực sự cố gắng học hỏi và thành công.Có rất nhiều thông tin có thể sử dụng để giúp những người muốn trở nên tốt hơn và có rất nhiều bằng chứng về lỗi nếu ai đó không tập luyện.
Lưu ý: Là một nhà tư vấn kinh doanh, tôi không phải là người hoàn toàn thích các công cụ quản lý hoạt động, ít nhất là vì chúng thường được sử dụng. Chúng có thể được sử dụng để tạo ra môi trường cứng nhắc, độc đoán, cắt giảm chi phí bằng giá trị thực, tinh thần đồng đội, lòng trung thành và đóng góp tạo nên thành công thực sự. Tôi hoàn toàn yêu thích các công cụ quản lý hoạt động nếu chúng được sử dụng để xây dựng một nhóm tuyệt vời và giúp mọi người hoàn thành tốt công việc.
Trước khi đi sâu vào các công cụ Quản lý Hoạt động, chúng ta cần hiểu các Quy trình Hoạt động Tiêu chuẩn và thái độ tạo nên một công ty hoặc bộ phận thành công, có định hướng theo nhóm.
Công cụ quản lý hoạt động cổ điển
Các công cụ quản lý hoạt động có trước máy tính hàng thế kỷ.
Sid Kemp
Quy trình hoạt động tiêu chuẩn và cải tiến liên tục
Các công cụ quản lý hoạt động — dù trên giấy tờ hay trên Internet — thể hiện một cách thức làm việc được tiêu chuẩn hóa để ngăn ngừa lỗi. Một cách tiêu chuẩn để thực hiện một nhiệm vụ trong các hoạt động được gọi là Quy trình hoạt động tiêu chuẩn, hoặc SOP. Nhìn chung, các nhà quản lý và công nhân Mỹ ghét SOP. Thái độ của chúng tôi đối với họ được ghi lại trong một tập của chương trình truyền hình ER (Phòng cấp cứu), nơi ER phải được sơ tán vì rò rỉ chất độc. Một y tá hỏi bác sĩ trưởng, "Sách hướng dẫn sơ tán ở đâu?" và anh ta nói, "Nó được đóng trong một tờ bìa đen trong văn phòng." Máy quay quay về văn phòng, nơi có các chất kết dính màu đen rơi ra trên mọi kệ. Họ không bao giờ tìm thấy sách hướng dẫn, và họ di tản bằng mọi cách có thể.
Nói chung, ở Mỹ, sách hướng dẫn SOP được để trên kệ ở đâu đó. Vào thời điểm chúng ta tìm thấy nó, nó sẽ vô vọng. Khi các SOP được tuân theo, đó là một cuộc đấu tranh để duy trì tiêu chuẩn.
Cách tiếp cận của người Nhật rất khác. Cách tiếp cận này được gọi là kaizen, có nghĩa là "cải tiến liên tục." Tiến sĩ Masaaki Imai, người sáng lập Viện Kaizen, nói, "Một quy trình vận hành tiêu chuẩn là cách tồi tệ nhất mà chúng tôi từng thực hiện một công việc. Chúng tôi luôn đáp ứng SOP, và mỗi ngày, chúng tôi cố gắng cải thiện nó." Sách hướng dẫn là một tài liệu sống về các phương pháp cải tiến. Bất cứ ai tìm ra cách tốt nhất để làm bất cứ điều gì đều cải thiện SOP cho nhiệm vụ đó, và sau đó mọi người học hỏi từ nó và thực hiện nó theo cách mới hơn, tốt hơn.
Các công cụ quản lý hoạt động là hệ thống phần mềm máy tính giúp bạn dễ dàng - và bắt buộc - tuân theo các SOP. Nếu chúng ta làm điều này với thái độ của kaizen, làm việc như một nhóm để cải tiến và vượt trội — thì những công cụ này là một cách mạnh mẽ để trở thành và duy trì, nhà lãnh đạo tiên tiến trong lĩnh vực kinh doanh của bạn.
Công cụ quản lý hoạt động thế kỷ 21
Đầu đọc thẻ tín dụng là một phần của hệ thống POS (điểm bán hàng), tích hợp vào các công cụ quản lý hoạt động về tài chính, hàng tồn kho và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Sid Kemp
Tiết kiệm tiền và giảm thiểu rủi ro với các công cụ quản lý hoạt động
Nếu chúng ta xác định các thủ tục kinh doanh hiệu quả, sau đó thiết lập một hệ thống máy tính làm cho các thủ tục đó dễ học và làm theo, chúng ta có thể tiết kiệm tiền và giảm rủi ro trong kinh doanh của mình. Hãy minh họa điều này bằng ví dụ về hai nhà hàng ở trên:
- Một hệ thống máy tính POS tính toán séc của khách hàng một cách tự động: Không có sai sót khi cộng hóa đơn.
- Giảm lỗi đọc vé viết tay, giảm lãng phí thực phẩm.
- Các lỗi khi thực hiện đơn đặt hàng sẽ được tự động theo dõi, do đó, các nhân viên phục vụ và nhân viên phục vụ có thể được đào tạo để chính xác hơn.
- Nếu một người bồi bàn hoặc nhân viên phục vụ rời đi, người thay thế có thể được đào tạo nhanh chóng, giảm nguy cơ mắc lỗi tốn kém trong khi đào tạo nhân viên mới.
- Một hệ thống tự động cho phép nhân viên phục vụ trực tuyến để xác nhận thời gian thay ca và thay thế làm giảm nguy cơ nhà hàng sẽ thiếu nhân viên nếu ai đó không thể hoặc không kịp làm việc.
Xin lưu ý rằng những công cụ này có thể được sử dụng không tốt, trong trường hợp đó, chúng sẽ phản tác dụng. Nếu hệ thống được thiết lập mà không có sự liên kết phù hợp với thực tiễn kinh doanh, thì nó sẽ tạo ra rắc rối cho những người cố gắng làm tốt công việc. Có lẽ tất cả chúng ta đã từng đến những nhà hàng không thể xử lý một đơn đặt hàng đặc biệt hoặc cố gắng mua một món hàng theo hình thức bán hai tặng một và nghe thấy một nhân viên phục vụ hoặc thu ngân bực bội nói, "hệ thống sẽ không cho phép tôi làm điều đó. " Tôi bước ra khỏi các cửa hàng có vấn đề đó và không bao giờ quay lại. Một hệ thống được triển khai kém hoặc được bảo trì kém sẽ khiến chúng ta mất khách hàng. Đối với nhân viên, nếu thông tin trong hệ thống được sử dụng theo cách trừng phạt, thay vì cho mục đích đào tạo, các thành viên trong nhóm trở nên phản kháng và làm chậm công việc, thậm chí bỏ việc. Và cái giá phải trả cho sự xáo trộn đó — luân chuyển nhân viên cao — thường đủ để khiến một công ty ngừng kinh doanh.
Khi chúng ta tiến về phía trước và xem xét việc thiết kế và triển khai các công cụ quản lý hoạt động tự động, chúng ta hãy ghi nhớ các phương pháp kinh doanh hiệu quả và xây dựng nhóm và quản lý nhóm hiệu quả.
Dấu hiệu cho thấy bạn cần một hệ thống quản lý hoạt động tốt hơn
Khi hệ thống không hoạt động đối với một người, người đó sẽ tạo ra hệ thống của riêng mình để hoàn thành công việc của mình.
Sid Kemp
Công cụ quản lý hoạt động dựa trên web, có thể tùy chỉnh
Các công cụ quản lý hoạt động cho phép người lao động nhận hướng dẫn, làm việc và nhập dữ liệu rất hiệu quả. Dòng thông tin hướng dẫn dòng sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng. Điều này làm giảm chi phí phục vụ khách hàng trong khi giảm lỗi. Điều đó tạo ra kết quả chất lượng cao hơn với chi phí thấp hơn, đó là một lợi thế cạnh tranh.
Tất nhiên, các công ty lớn có thể triển khai các hệ thống máy tính hoàn toàn tùy chỉnh của riêng họ. Nhưng ngay cả điều đó là hiếm ngày nay. Hầu hết các công ty dựa vào phần mềm có thể tùy chỉnh, chẳng hạn như PeopleSoft hoặc SAP. Các công ty quy mô vừa cũng sử dụng những thứ này, và các công ty nhỏ thường thấy SalesForce hữu ích theo những cách tương tự.
Và tất nhiên, cũng có những công cụ dành riêng cho ngành, chẳng hạn như hệ thống vận hành nhà hàng hoặc hệ thống POS siêu thị, hoặc các công cụ kỹ thuật biến bản vẽ CAD thành chương trình điều khiển chạy thiết bị robot.
Bài toán mười tỷ đô la
Comptroller (giám đốc tài chính) cho một tiểu bang rất lớn ở Hoa Kỳ đang làm việc để triển khai một công cụ tích hợp, tùy chỉnh để quản lý hoạt động tài chính. Nó yêu cầu mua và tích hợp ba công cụ phần mềm khác nhau — giao diện người dùng để nhập dữ liệu, công cụ xử lý và tính toán, và công cụ báo cáo. Họ đã đặt hệ thống lại với nhau và bắt đầu thử nghiệm. Tất cả đều suôn sẻ cho đến khi họ thử một tập hợp các giao dịch có tổng giá trị hơn 9.999.999.999,99 đô la. Khi họ làm điều đó, tất cả các con số đều sai.
Phải mất một lúc để phát hiện ra vấn đề. Hóa ra phần mềm ở giữa không được thiết kế để làm việc với các số liệu có hơn 12 chữ số có nghĩa - tức là các phép tính không thành công ở mốc 10 tỷ đô la. Nếu nhà nước chỉ sử dụng một công cụ, vấn đề này đã được phát hiện sớm. Nhưng vì ba công cụ được gắn với nhau nên dữ liệu đi vào trông ổn, dữ liệu xuất ra có vẻ xấu và phải mất rất nhiều công sức để tìm ra vấn đề.
Đây là loại vấn đề mà các công ty lớn và chính phủ phải đối mặt khi xây dựng các giải pháp tích hợp để tạo ra các công cụ quản lý hoạt động.
Vấn đề triển khai: Lớn, Trung bình và Nhỏ
Các công cụ quản lý hoạt động đòi hỏi phải thực hiện hiệu quả. Nếu không có nó, họ thường làm giảm hiệu quả hoạt động, tăng chi phí, thêm sự chậm trễ hoặc khóa công ty vào một hệ thống hoạt động kém hiệu quả. Các vấn đề được tạo ra bởi các công cụ quản lý hoạt động kém hiệu quả là khác nhau đối với các công ty lớn, vừa và nhỏ. Trong mười lăm năm tư vấn cho các tập đoàn, tổ chức chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận thuộc mọi quy mô — từ Fortune 500 cho đến các doanh nghiệp một người — tôi đã thấy mọi thứ có thể xảy ra sai lầm.
Các vấn đề triển khai tại các công ty lớn
Một công ty lớn có thể đã làm việc với công cụ quản lý hoạt động chung, công cụ dành riêng cho ngành (thị trường dọc) hoặc kết hợp cả hai. Và hệ thống có lẽ được xây dựng trên nền tảng công nghệ thông tin kết hợp: hệ thống nội bộ, mạng nội bộ và dịch vụ Internet an toàn. Đối với các công ty này, các vấn đề chính là:
- Tích hợp các công cụ khác nhau để dữ liệu di chuyển liền mạch. Xem thanh bên, "Vấn đề Mười tỷ đô la."
- Cải tiến quy trình thông qua các kỹ thuật tiên tiến như Six Sigma, đo điểm chuẩn và phát triển các phương pháp hay nhất.
- Tích hợp các hệ thống sau khi sáp nhập và mua lại — có thể mất nhiều năm.
Các vấn đề triển khai tại các công ty quy mô vừa
Các công ty quy mô vừa phải đối mặt với một loạt vấn đề khác nhau:
- Lựa chọn giữa các công cụ cụ thể của ngành thị trường dọc và các công cụ chung
- Triển khai các công cụ đó một cách hiệu quả và với chi phí thấp
Ví dụ về điểm thứ hai, một lỗi lớn mà tôi đã thấy nhiều lần trong mười lăm năm qua là một công ty quy mô vừa quyết định triển khai PeopleSoft hoặc SAP hoặc thậm chí là SalesForce ít tốn kém hơn và cố gắng bỏ qua việc tùy chỉnh tốn kém của hệ thống. Điều này chắc chắn dẫn đến thảm họa, tiếp theo là phải xây dựng lại toàn bộ hệ thống - hoàn thành nó ngay lần thứ hai với chi phí hàng chục hoặc hàng trăm nghìn đô la. Hoặc - và tôi đã thấy điều này - công ty chết vì sai lầm, không đủ khả năng để làm điều đó quá đúng, sau khi mất tiền do không làm đúng ngay lần đầu tiên.
Vấn đề triển khai doanh nghiệp nhỏ
Các doanh nghiệp nhỏ hoặc tránh tự động hóa quá lâu hoặc lao vào mà không có khả năng tùy biến tốt. Sau đó, chúng bị khóa vào một hệ thống làm giảm hiệu quả hoặc ngăn cản sự phát triển. Tôi biết nhiều doanh nghiệp nhỏ dành nhiều thời gian và tiền bạc để sống với một hệ thống máy tính tồi tệ hơn là họ dành nhiều thời gian và tiền bạc để thực hiện công việc tốt cho khách hàng của mình. Đôi khi, chúng ta có thể giải quyết những vấn đề này và cứu công ty. Xem thanh bên, "Thông tin quan trọng ở nơi khác" để làm ví dụ.
Thông tin quan trọng ở nơi khác
Một lần, tôi quản lý việc di chuyển dữ liệu từ một máy tính sắp chết sang một công cụ quản lý hoạt động thị trường dọc mới dựa trên web cho một công ty nhiếp ảnh chứng khoán. Hệ thống cũ có một số vấn đề: Đó là trên hệ điều hành của Đức, mặc dù không ai ở công ty nói được tiếng Đức; Ổ cứng bị treo và phá hủy dữ liệu; và, khi tôi phát hiện ra một ngày, thông tin quan trọng thậm chí không có trên máy tính.
Khi tôi đang phân tích dữ liệu với chủ doanh nghiệp nhỏ, tôi thấy một số con số viết tay trên tờ bán hàng được khoanh tròn. Tôi hỏi họ là gì. Người chủ trả lời: "Ồ, đó là những phần thông tin quan trọng nhất. Đó là những mã theo dõi loại công ty đã đặt hàng và ngành họ đang làm việc. Chúng tôi tổng hợp tất cả những con số đó mỗi tháng và điều đó cho chúng tôi thấy doanh số bán hàng đang tăng lên ở đâu và nơi tập trung quảng cáo của chúng tôi. "
"Bằng tay?"
"Với máy tính. Không có chỗ trên hệ thống máy tính để đưa thông tin."
Vâng, đã có một nơi để đưa thông tin vào hệ thống mới. Tôi đã nói chuyện với người bán phần mềm quản lý hoạt động thị trường dọc để chụp ảnh chứng khoán rằng họ đang mua và anh ta chỉ cho tôi nơi đặt dữ liệu. Tôi đã đặt tên và định cấu hình các trường tùy chỉnh, nhập mã riêng của công ty và thiết lập báo cáo.
Với hệ thống mới, họ không cần máy tính nữa. Nó tạo ra các báo cáo thu nhập bán hàng theo danh mục và tăng tốc rất nhiều cho các chiến dịch tiếp thị của họ. Công ty phát triển trong khi các đối thủ cạnh tranh mất dần vị thế và ngừng kinh doanh.
Chọn: Thị trường dọc hay Chung?
Giả sử bạn đang phụ trách một công ty nhỏ hoặc một bộ phận muốn tự động hóa. Câu hỏi quan trọng là: Liệu công ty của bạn có tốt hơn với một công cụ thị trường dọc được thiết kế cho ngành của bạn hay với một công cụ quản lý hoạt động chung, chẳng hạn như SalesForce.
Lưu ý: SalesForce, được thiết kế chủ yếu để quản lý bán hàng. Nhưng nó linh hoạt đến mức có thể thực sự quản lý các dịch vụ khách hàng và việc thực hiện, tức là các hoạt động, cũng như.
Dưới đây là một số câu hỏi chính sẽ hướng dẫn quyết định của bạn:
- Bạn có đang ở trong một ngành công nghiệp lâu đời có ít nhất một — và tốt hơn là hai hoặc ba — tùy chọn cho phần mềm dành riêng cho ngành không? (Nhà hàng và bất động sản là những ví dụ điển hình.)
- Bạn đang xử lý quá trình sản xuất vật lý các mặt hàng chuyên dụng hoặc sản xuất hình ảnh chuyên dụng, chẳng hạn như ảnh, nhạc hoặc video có độ phân giải cao? (Thiết kế kỹ thuật với sản xuất và chụp ảnh kho là những ví dụ điển hình.)
Nếu câu trả lời là "có" cho một trong hai câu hỏi này, thì hãy xem phần mềm cho thị trường dọc của riêng bạn.
Mặt khác, nếu bạn đang ở trong một công ty xử lý thủ tục giấy tờ và thông tin, và đó là một ngành mới đang thay đổi nhanh chóng, bạn có khả năng tốt hơn nên sử dụng phần mềm chung mà bạn có thể tùy chỉnh để phát triển với những thay đổi trong kinh doanh.
Xây dựng một công cụ quản lý hoạt động đơn giản
Giả sử bạn muốn xây dựng một công cụ quản lý hoạt động đơn giản. Bạn đã chọn một nền tảng dựa trên web, có thể tùy chỉnh. Cái gì tiếp theo?
Chìa khóa đầu tiên là thiết kế các quy trình kinh doanh thực sự phản ánh những gì nhân viên đang thực sự làm. Điều này mất thời gian, nhưng nó hoàn toàn xứng đáng. Nó thực sự có thể dẫn đến việc cải thiện quy trình kinh doanh: Hãy xem thanh bên, "Chiếc máy tính chưa từng được mua" làm ví dụ. Và, nếu nó không được thực hiện, sẽ có một sự đẩy lùi không thể tránh khỏi. Thông thường, công nhân hầu như không sử dụng hệ thống và thông tin thực sự quan trọng đối với công ty được theo dõi trên các ghi chú sau khi nó được dán trên màn hình và bàn làm việc của mọi người. Đó là những gì đã xảy ra trước khi tôi đến hiện trường để tạo ra vấn đề mà tôi đã tìm ra và giải quyết được, như đã nói trong thanh bên trước đó, "Thông tin quan trọng ở nơi khác."
Ngoài ra, hãy chắc chắn thuê một nhà phân tích hệ thống có năng lực, không phải một lập trình viên nghĩ rằng anh ta biết mình đang làm gì, nhưng không hiểu dữ liệu. Nếu dữ liệu không được tổ chức hợp lý thành các cấu trúc quan hệ đại diện cho thông tin thực mà bạn đang làm việc, thì công ty của bạn sẽ bị tiêu diệt. Sau đó, bạn sẽ khám phá ra rằng:
- Không thể tạo báo cáo kinh doanh đơn giản, hữu ích từ dữ liệu của riêng bạn.
- Không thể thực hiện các thay đổi đối với hệ thống phù hợp với các cải tiến và thay đổi đối với doanh nghiệp của bạn.
- Không thể tăng trưởng kinh doanh nếu không loại bỏ toàn bộ hệ thống máy tính của bạn và bắt đầu lại từ đầu.
Tuy nhiên, một nhà phân tích hệ thống giỏi làm việc chặt chẽ với những người lao động thực tế có thể làm nên điều kỳ diệu. Anh ấy có thể xây dựng một công cụ quản lý hoạt động thực sự giúp công việc của mọi người trở nên dễ dàng hơn. Và anh ấy có thể chỉ cho bạn và những người quản lý khác cách truy cập vào hệ thống và tạo báo cáo tùy chỉnh cho bạn biết chính xác những gì bạn cần biết để phát triển doanh nghiệp của mình.
Điều quan trọng là một hệ thống quản lý hoạt động tốt sẽ đặt thông tin kinh doanh quan trọng vào hệ thống thông tin mà mọi người sử dụng hàng ngày. Điều này có thể đơn giản như các menu thả xuống chính xác và màn hình bật lên dễ sử dụng. Nó là đơn giản khi nó được thực hiện. Nhưng cần rất nhiều thời gian và sự chú ý để thực hiện đúng ngay lần đầu tiên.
Hệ thống máy tính chưa từng được mua
Đây là một câu chuyện cũ từ những năm 1960, khi các công ty đang cài đặt máy tính lớn. Một nhà tư vấn rất thông minh đã được thuê để tăng tốc độ xử lý yêu cầu bồi thường tại một công ty bảo hiểm bằng cách đưa vào một hệ thống máy tính. Trước khi bắt đầu, anh ấy đã dạy các chủ công ty quy tắc GIGO: Rác vào, Rác ra. Ông nhấn mạnh rằng họ phải xem lại tất cả các biểu mẫu, tính toán và dữ liệu của họ, làm sạch chúng trước khi đưa chúng vào máy tính. Họ rên rỉ và rên rỉ về chi phí, nhưng đã làm những gì anh ta nói. Rốt cuộc, anh ta là chuyên gia đắt giá.
Anh ấy cũng hỏi họ về các số liệu. Họ có thể xử lý bao nhiêu yêu cầu ngay bây giờ và họ mong đợi cải thiện bao nhiêu từ khoản đầu tư 500.000 đô la của mình? Có bao nhiêu lỗi đã có, và bao nhiêu lỗi sẽ ổn từ hệ thống mới. Họ đã làm việc với các con số.
Ông đã làm việc với các nhà phân tích và máy tính để làm sạch quy trình giấy tờ. Khi hoàn thành công việc - không có máy tính - anh ấy đã cho công ty thấy rằng họ đã đạt được mục tiêu. Bằng cách dọn dẹp các quy trình kinh doanh của họ — mà không cần lấy máy tính — họ có thể xử lý nhiều khiếu nại hơn mỗi ngày, với ít lỗi hơn.
Anh ấy đã tiết kiệm cho công ty chi phí máy tính và bỏ túi khoản phí của mình.
Bài học: Máy tính không làm cho doanh nghiệp tốt hơn; quy trình kinh doanh tốt hơn làm cho doanh nghiệp tốt hơn.
Tự động hóa và khả năng mở rộng
Nếu bạn đã xây dựng — hoặc đủ may mắn để kế thừa — một hệ thống quản lý hoạt động dựa trên cơ sở dữ liệu, được thiết kế tốt, thì bạn đã sẵn sàng cho cả cải tiến và tăng trưởng liên tục.
Cải tiến liên tục dựa vào khả năng đặt câu hỏi mới về dữ liệu hiện có của bạn. Đây là lĩnh vực tạo báo cáo tùy chỉnh, phân tích dữ liệu và nói chung là quản lý kiến thức và khai thác dữ liệu. Nó cũng dựa vào hệ thống được tùy chỉnh thường xuyên. Khi các phương pháp tốt hơn được phát triển, chúng có thể được thực hiện bằng cách thay đổi menu thả xuống, thêm màn hình và cải thiện hướng dẫn trực tuyến. Bằng cách đó, mỗi ý tưởng hay được phát hiện trong một tuần sẽ trở thành một cách làm việc tốt hơn cho mọi người trong công ty vào tuần tiếp theo.
Hệ thống hướng cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt đó có thể mở rộng được. Điều đó có nghĩa là nó có thể được làm lớn hơn hoặc nhỏ hơn nếu cần. Hệ thống máy tính điều hành một cửa hàng có thể được nhân rộng, và đột nhiên, cửa hàng đó là một cửa hàng nhượng quyền. Hoặc hệ thống xử lý 100 khách hàng cùng một lúc được thực hiện trong một tổng đài lớn và xử lý 10.000 khách hàng mỗi ngày. Hoặc nhà máy sản xuất công nghệ cao nhỏ là nguyên mẫu cho một gã khổng lồ trong ngành công nghiệp mới.
Khái niệm đằng sau tự động hóa và khả năng mở rộng là: Thông tin và quy trình kinh doanh của bạn là tài sản. Bạn muốn có thể sử dụng chúng, sao chép chúng, di chuyển chúng và phát triển chúng. Nếu thông tin và quy trình kinh doanh của bạn bị mắc kẹt trong một hệ thống máy tính lỗi thời, khó hiểu, tài liệu kém, bạn đang gặp rắc rối. Nếu bạn muốn tiếp tục kinh doanh, hãy trả trước chi phí: phân tích dữ liệu của bạn và chuyển dữ liệu đó sang một công cụ quản lý hoạt động hiệu quả dựa trên Internet ngay khi có thể.
Hoạt động tại Doanh nghiệp của bạn
Doanh nghiệp của bạn sẽ kết thúc ở đâu…
Hãy cẩn thận! Việc nâng cấp công cụ quản lý hoạt động có kế hoạch kém có thể phá hủy doanh nghiệp của bạn.
Sid Kemp
Các bước tiếp theo của bạn
Bây giờ bạn đã tìm hiểu về cách sử dụng và cải tiến các công cụ quản lý hoạt động trong kinh doanh, hãy lấy một chiếc pad — hoặc iPad — và trả lời những câu hỏi này. Bạn sẽ xác định các vấn đề bạn muốn giải quyết để cải thiện hoạt động của mình và tạo ra các công cụ tốt hơn.
- Công ty hoặc bộ phận của bạn có quy trình hoạt động tiêu chuẩn không. Hay mỗi người làm mọi việc theo cách riêng của mình?
- Mọi người có thích hệ thống máy tính, hay bực bội và tránh nó?
- Bạn có thể nhận được các báo cáo bạn cần từ hệ thống của riêng bạn không?
- Bạn có thể cải tiến hệ thống của mình khi bạn muốn không?
- Hệ thống có đang chạy trên công nghệ hiện tại, đáng tin cậy không?
Hãy trung thực. Nếu câu trả lời của bạn là "Tôi không biết", không sao cả. Và đã đến lúc thực hiện một số nghiên cứu và học hỏi. Tìm hiểu xem nhóm của bạn đang hoạt động như thế nào và nội dung thông tin của bạn ở đâu.
Bất kỳ câu trả lời "không" nào sẽ dẫn đến câu hỏi: Doanh nghiệp của tôi sẽ hoạt động tốt hơn - ít lỗi hơn hoặc chi phí thấp hơn - nếu tôi đã khắc phục sự cố này? Và bất kỳ câu trả lời "có" nào ở đây đều hướng đến dự án tiếp theo của bạn: Cải thiện hoặc nâng cấp hệ thống lên một công cụ quản lý hoạt động hiệu quả dựa trên Internet sẽ đưa công ty của bạn trở thành công ty dẫn đầu trong kinh doanh.
Điểm mấu chốt là một công cụ quản lý hoạt động được lựa chọn kém hoặc được thiết kế kém có thể làm tê liệt công ty của bạn. Một công cụ được lựa chọn tốt, được thiết kế tốt sẽ giúp ích cho công ty của bạn những gì mà bionics đã làm cho cựu phi công thử nghiệm trong The Six Million Dollar Man: "Chúng tôi có thể làm cho anh ta tốt hơn anh ta giỏi hơn, mạnh hơn và nhanh hơn." Và, những ngày này, đó là những gì cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh.