Mục lục:
- PERT là gì?
- Mục lục
- Công cụ ước tính lạc quan và bi quan
- Ước tính PERT
- Chúng ta đang ước tính điều gì?
- Ba câu hỏi PERT
- Tính toán trung bình PERT
- Nhiều loại trung bình
- Bảng # 1: Tính Thời gian Trung bình PERT cho một Nhiệm vụ
- Bạn có sử dụng PERT không?
- Hình # 1: Một nút biểu đồ PERT
- Biểu đồ PERT
- Hình # 2: Biểu đồ PERT đơn giản hóa
- Các thuật ngữ trên biểu đồ PERT
- Từ Biểu đồ PERT đến Thế giới thực
- Sử dụng PERT trong dự án của bạn
PERT là gì?
PERT, Kỹ thuật Đánh giá và Xem xét Dự án, là một phương pháp lập kế hoạch chi tiết cho dự án bao gồm hai thành phần sau:
- Trung bình PERT: Một kỹ thuật ước tính chính xác về thời gian và chi phí, sử dụng trung bình thống kê.
- Biểu đồ PERT: một biểu đồ cho phép lập lịch trình chi tiết cho tất cả các hoạt động của dự án.
PERT được phát triển bởi NASA, nhưng nó không phải là khoa học tên lửa. Toán học rất đơn giản - cộng và trừ - và được thực hiện bởi bất kỳ chương trình phần mềm quản lý dự án nào. Logic cũng đơn giản.
- Chúng tôi ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ có tính đến các ước tính lạc quan, có thể xảy ra và bi quan.
- Chúng tôi đưa ra một lịch kế hoạch bao gồm tất cả các hoạt động công việc và cũng xem xét sự phụ thuộc giữa các hoạt động, tức là những hoạt động nào cần được thực hiện trước khi những hoạt động khác có thể thực hiện được.
Hãy xem xét từng yếu tố trong số hai yếu tố này của kỹ thuật PERT: ước lượng PERT và biểu đồ PERT. Chúng ta sẽ kết thúc bằng cách nói về cách biến biểu đồ PERT thành lịch trình dự án trong thế giới thực, được gọi là Biểu đồ Gantt.
Mục lục
- Ước tính PERT
Tính toán ước tính thực tế về thời gian thực hiện mỗi công việc
- Biểu đồ PERT
Giới thiệu biểu đồ PERT cổ điển
- Các thuật ngữ trên Biểu đồ PERT Bảng
chú giải thuật ngữ cho PERT
- Từ Biểu đồ PERT đến Thế giới thực
Hãy thực hiện các nhiệm vụ của chúng tôi và đưa chúng vào lịch!
- Sử dụng PERT để
ước tính và lập lịch trình PERT cho dự án của bạn giúp giảm thiểu chi phí và rắc rối
Công cụ ước tính lạc quan và bi quan
Một số nhà ước tính lạc quan, một số người bi quan. Sử dụng PERT để có được ước tính thực tế từ một trong hai!
Sid Kemp
Ước tính PERT
Khi bạn hỏi ai đó, "mất bao lâu để làm công việc này?" bạn thường nhận được câu trả lời có thành kiến. Một số người luôn bi quan, hình dung - hoặc nói với bạn - công việc sẽ mất nhiều thời gian hơn có thể. Bằng cách đó, chúng trông sẽ đẹp khi hoàn thành sớm hơn. Những người khác luôn lạc quan, cho rằng họ đang lao vào và làm công việc tràn đầy năng lượng tươi mới, và không gặp bất kỳ vấn đề nào. Ước tính của họ là thấp phi thực tế, bởi vì không ai có năng lượng tốt và may mắn mọi lúc.
Để làm cho mọi thứ khó khăn hơn, mọi người không biết họ làm điều này. Nó nói chung là một thói quen vô thức.
Vậy làm thế nào để chúng ta có được một ước tính thực tế? Chúng tôi thực hiện điều đó bằng cách hỏi ba câu hỏi về mỗi công việc phải hoàn thành, và sau đó thực hiện một phép tính đặc biệt gọi là trung bình PERT.
Chúng ta đang ước tính điều gì?
Chúng tôi muốn ước tính thời gian hoàn thành từng phần nhỏ trong dự án của mình. Việc lập kế hoạch và ước lượng PERT nên được thực hiện ở mức chi tiết, sử dụng Danh sách hoạt động, được tạo từ Cấu trúc phân chia công việc. PERT không phải là một phần của ước tính sớm, trước khi WBS được tạo. Đây là một phần của ước tính chi tiết, dựa trên kế hoạch phạm vi dự án với WBS được thực hiện ở mức chi tiết và danh sách hoạt động cũng được hoàn thiện. Chúng tôi ước tính nỗ lực (khối lượng công việc) cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ và số người được giao nhiệm vụ.
Tốt nhất là mỗi công nhân tạo danh sách hoạt động của riêng mình và ước tính PERT. Là người quản lý dự án, bạn có thể dạy từng người trong nhóm thực hiện. Hoặc, nếu họ đã quen thuộc với nó, họ có thể làm việc theo cặp, hỏi nhau các câu hỏi ước lượng PERT và cũng có thể kiểm tra công việc của nhau.
Ba câu hỏi PERT
Thay vì hỏi "Mất bao lâu để làm công việc này", hãy hỏi ba câu hỏi:
- Nếu công việc diễn ra thực sự suôn sẻ, không có vấn đề gì thì sẽ mất bao lâu? (Câu trả lời Lạc quan)
- Nếu bạn đang làm việc này khi bạn đang mệt mỏi và gặp phải vấn đề, thì việc này sẽ mất bao lâu? (Câu trả lời bi quan)
- Với những câu trả lời đó, nó có khả năng mất bao lâu? (Câu trả lời có thể)
Đặt các câu hỏi theo thứ tự này, cuối cùng sẽ nhận được câu trả lời. Bằng cách đó, những người luôn có thói quen lạc quan hoặc bi quan, sẽ điều chỉnh và đưa ra câu trả lời thực tế mà thực tế là khá thực tế. Với một chút thực hành, bất kỳ ai cũng có thể thực sự giỏi việc này.
Chúng tôi nhập cả ba ước tính vào một bảng tính, dưới các tiêu đề, "Bi quan", "Có khả năng" và "Lạc quan", như được hiển thị trong Bảng 1.
Tính toán trung bình PERT
Sử dụng ba con số làm ước tính cho mọi mục chi tiết sẽ khiến người lập lịch phát điên lên! Chúng tôi ngăn chặn điều này bằng cách giải quyết ba ước tính thành một số duy nhất, trung bình PERT. Logic là Thời gian có khả năng xảy ra nhiều hơn là bi quan hoặc lạc quan, nhưng cả ba số liệu đều quan trọng. Sử dụng O, L và P cho Lạc quan, Có khả năng và Bi quan, đây là phương trình của chúng ta: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Thời gian ước tính. Khả năng được nhân với bốn bởi vì chúng tôi đang nói rằng có khả năng thời gian thực tế khớp với thời gian có khả năng cao hơn gấp bốn lần so với thời gian trùng khớp với thời gian Lạc quan hoặc Bi quan.
Cái quái gì mà số 6 đến từ? (Mọi người đều hỏi điều đó khi tôi dạy điều này trong một lớp học.) Thật đơn giản: Chúng ta có tổng cộng sáu điểm dữ liệu: 4 Likelies, 1 Optimistic và 1 Pessimistic. Để lấy trung bình, chúng tôi chia tổng số cho tổng số điểm dữ liệu. (Xem thanh bên về Nhiều Loại Trung bình, và tất cả đều có ý nghĩa.)
Giá trị trung bình PERT được hiển thị trong cột bên phải của Bảng # 1.
Nhiều loại trung bình
Một số người nghĩ rằng chỉ có một cách để tính trung bình: Chúng ta cộng tất cả các mục và chia cho tổng số các mục. Trong thống kê, đó thực sự là một trong ba loại giá trị trung bình phổ biến và nó được gọi là giá trị trung bình . Ngoài ra còn có trung vị và chế độ . Ngay cả những người quen thuộc với thống kê cũng có thể nghĩ rằng chỉ có ba loại trung bình. Nhưng trên thực tế, có ít nhất một tá khác.
Ví dụ, trong các môn thể thao Olympic được đánh giá, điểm cuối cùng được tính theo cách này: Loại bỏ điểm cao nhất và thấp nhất, sau đó lấy điểm trung bình chung cho các điểm còn lại. Điều này giúp loại bỏ sự thiên vị đến từ các thẩm phán từ quê nhà và đối thủ chính của một người. Đó là một loại trung bình đặc biệt.
Mức trung bình PERT, tính điểm số có khả năng xảy ra cao hơn bốn lần so với thời gian lạc quan hoặc thời gian bi quan, là một loại trung bình định tâm khác. Nó dựa trên một ý tưởng đơn giản, rằng sự kiện có thể xảy ra, thực sự, có nhiều khả năng xảy ra hơn những sự kiện cực đoan. Khả năng cao hơn bốn lần được chọn dựa trên lý thuyết thống kê, làm việc với đường cong chuẩn và độ lệch chuẩn.
Bảng # 1: Tính Thời gian Trung bình PERT cho một Nhiệm vụ
Bài tập | Lạc quan | Có khả năng | Bi quan | PERT trung bình |
---|---|---|---|---|
Cài đặt Framistat |
3 |
6 |
18 |
7,5 |
Bạn có sử dụng PERT không?
Hình # 1: Một nút biểu đồ PERT
Đây là định dạng của một nút duy nhất trên biểu đồ PERT. Mỗi hoạt động có một nút. Ngày xưa, các nhà quản lý dự án đã sử dụng những thứ này để thêm tiến độ dự án - bằng tay!
Sid Kemp
Biểu đồ PERT
Thật kỳ lạ, biểu đồ PERT gần như không bao giờ được nhìn thấy nữa, mặc dù nó là phần trung tâm của mọi lịch trình dự án chi tiết.
Phần này giới thiệu một số thuật ngữ có thể mới đối với bạn. Bạn có thể muốn đọc nó, sau đó đọc phần tiếp theo, Điều khoản trên Biểu đồ PERT, sau đó quay lại và đọc lại phần này. Hãy dành cho bản thân một chút thời gian cho việc này, và tất cả sẽ có ý nghĩa. Bạn cũng nên tham khảo Hình # 2: Biểu đồ PERT đơn giản hóa, khi bạn đọc
Biểu đồ PERT được phát triển như một công cụ tính toán. Quay trở lại những năm 1970, các nhà quản lý dự án sẽ điền vào tất cả các tên của từng hoạt động và ước tính của PERT về thời gian. Mỗi nhiệm vụ trong Danh sách hoạt động của dự án sẽ nhận được một hộp, được gọi là một nút trên biểu đồ PERT. Một nút mẫu được thể hiện trong Hình # 1. Sau đó, chúng sẽ vẽ các mũi tên chỉ ra các phụ thuộc, chẳng hạn như khi một tác vụ không thể bắt đầu cho đến khi một tác vụ khác hoàn thành. Sau đó, họ sẽ thực hiện chuyển tiếp, cộng thời gian cho tất cả các nhiệm vụ tiếp theo, để tính toán lịch trình bắt đầu sớm, bao gồm cả ngày Bắt đầu sớm và Bắt đầu muộn. Nếu chúng tôi tuân theo lịch trình Bắt đầu Sớm, chúng tôi bắt đầu từng nhiệm vụ của dự án càng sớm càng tốt. Sau đó, người quản lý dự án sẽ thêm thực hiện chuyển ngược , cộng tất cả ngược lại, từ khi kết thúc dự án và tính ngày cuối cùng mà mỗi nhiệm vụ có thể kết thúc (ngày Kết thúc muộn) và ngày cuối cùng mà mỗi nhiệm vụ có thể bắt đầu (ngày Bắt đầu muộn).
Ví dụ: nếu Nhiệm vụ 2 không thể bắt đầu cho đến khi Nhiệm vụ 1 hoàn thành, thì Nhiệm vụ 2 phụ thuộc vào Nhiệm vụ 1. Giả sử Nhiệm vụ 1 là "Ship Framistat" và Nhiệm vụ 2 là "Cài đặt Framistat." Rõ ràng, chúng tôi không thể cài đặt Framistat cho đến khi nó được vận chuyển và nó đến. Nhiệm vụ 1 bắt đầu vào Ngày 1 và mất 4 ngày. Ngày Bắt đầu Sớm cho Nhiệm vụ 1 là Ngày 1 và Thời gian là 4, vì vậy Kết thúc Sớm là Ngày 4. Nhiệm vụ 2 có thể bắt đầu một ngày sau đó, vào Ngày 5. Việc chuyển tiếp cho phép chúng tôi tính toán thời gian của mọi nhiệm vụ này. xác định ngày Bắt đầu Sớm và Kết thúc Sớm. Đường lùi bắt đầu từ khi kết thúc dự án và trừ Thời lượng từ Kết thúc muộn để tính Ngày bắt đầu muộn cho mỗi nhiệm vụ.
Đối với một số nhiệm vụ, ngày bắt đầu sớm và ngày bắt đầu muộn là khác nhau. Các nhiệm vụ này có float. Trong tiếng Anh đơn giản, điều này có nghĩa là bạn có thể bắt đầu nhiệm vụ vào một ngày nhất định hoặc bạn có thể để nó trôi nổi trong một số ngày nhất định và bắt đầu bất cứ lúc nào cho đến ngày bắt đầu muộn. Nó sẽ không thành vấn đề, bởi vì dự án sẽ được thực hiện trong cùng một ngày.
Các tác vụ khác không có float. Ngày bắt đầu sớm giống với ngày bắt đầu muộn. Nếu một trong những nhiệm vụ này bắt đầu muộn một ngày, nó sẽ kết thúc muộn một ngày và đẩy một số nhiệm vụ khác đến muộn. Điều này sẽ đi đến cuối dự án, và dự án sẽ được giao trễ một ngày. Các nhiệm vụ không có float đang ở trên đường dẫn quan trọng. Điều này có nghĩa là chúng tôi muốn đảm bảo mỗi công việc này được thực hiện đúng thời hạn. Không có phao: Việc trì hoãn bắt đầu bất kỳ nhiệm vụ nào trên đường dẫn quan trọng sẽ làm trì hoãn việc phân phối dự án.
Biểu đồ PERT được tính toán mà không cần tham chiếu đến lịch thực. Ngày 1 là ngày đầu tiên của dự án, và ngày cuối cùng được xác định bằng cách mất bao lâu để thực hiện tất cả các công việc theo đúng thứ tự.
Với tất cả thông tin đó, họ có thể xây dựng biểu đồ Gantt, một lịch dễ xem dựa trên biểu đồ PERT.
Bây giờ, chúng tôi sử dụng phần mềm quản lý dự án. Chúng tôi nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án, sau đó là thời gian ước tính của PERT cho mỗi nhiệm vụ. Chúng tôi đi sâu vào các chương trình đồ họa dễ thương để tạo liên kết hoặc phụ thuộc giữa các tác vụ. Chúng tôi nhấp vào nút tính toán và biểu đồ Gantt, lịch dự án xuất hiện, với đầy đủ màu sắc, với các mốc quan trọng. Bạn không vui vì bạn có một máy tính?
Nếu điều này không hợp lý với bạn, hãy xem danh sách các Điều khoản Lịch trình PERT bên dưới.
Bạn có thể xem biểu đồ PERT trong bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào, nhưng không ai làm được vì chúng khó đọc. Và không ai từng in một cái ra ngoài - ngoại trừ làm hình nền khổng lồ. Hãy nhớ rằng, mọi nhiệm vụ dự án đều có một hộp của riêng nó, giống như hộp trong Hình 1. Và ngay cả một dự án nhỏ cũng có thể có hàng tá nhiệm vụ. Các dự án lớn có hàng chục nghìn nhiệm vụ - hoặc nhiều hơn.
Nếu không còn ai sử dụng biểu đồ PERT nữa, tại sao phải tìm hiểu về chúng? Có hai lý do rất tốt. Đầu tiên, tất cả các thuật ngữ trên biểu đồ PERT đều cần thiết để quản lý dự án tốt. Bạn cần biết cách làm việc với Phân tích đường dẫn quan trọng và giữ tiến độ trong tầm kiểm soát, nếu không dự án của bạn sẽ bị giao trễ. Thứ hai, bạn có thể chỉ muốn được chứng nhận là Chuyên gia quản lý dự án, và PERT chắc chắn sẽ được kiểm tra!
Hình # 2: Biểu đồ PERT đơn giản hóa
Biểu đồ PERT đơn giản này hiển thị các Nhiệm vụ 1 - 5, mỗi nhiệm vụ không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước hoàn thành, trên con đường quan trọng và Nhiệm vụ 6, phải được thực hiện sau Nhiệm vụ 1 và trước Nhiệm vụ 5, với float
Sid Kemp
Các thuật ngữ trên biểu đồ PERT
Biểu đồ PERT cần có bảng chú giải thuật ngữ riêng. Bắt đầu!
- Ngày trên biểu đồ PERT bắt đầu bằng Ngày 1, ngày đầu tiên của dự án và kết thúc vào ngày kết thúc dự án, được tính khi chúng ta thực hiện chuyển tiếp. Biểu đồ PERT không có trên lịch trong thế giới thực. Điều đó đến sau, sau khi phân tích PERT hoàn tất.
- Sự phụ thuộc giữa hai nhiệm vụ nói rằng hai tác vụ này được liên kết với nhau. Loại phụ thuộc phổ biến nhất là kết thúc để bắt đầu. Điều này có nghĩa là Nhiệm vụ A phải được hoàn thành trước khi chúng ta có thể bắt đầu Nhiệm vụ B. Ví dụ, chúng ta phải mua sắm và mang thức ăn về nhà trước khi chúng ta có thể nấu bữa tối. Có các loại phụ thuộc khác, chẳng hạn như khi các nhiệm vụ phải bắt đầu cùng một lúc hoặc kết thúc cùng một lúc. Nhưng 90% tất cả các phụ thuộc đều là hoàn thành để bắt đầu, tạo ra một chuỗi các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án. Sự phụ thuộc còn được gọi là liên kết.
- Early Start là ngày sớm nhất mà một nhiệm vụ nhất định có thể bắt đầu. Nhiệm vụ đầu tiên trong một dự án có ngày bắt đầu sớm. Nhưng một nhiệm vụ được liên kết với nhiệm vụ đó không thể bắt đầu cho đến khi tác vụ đầu tiên được hoàn thành, v.v.
- Thời lượng là số ngày (hoặc giờ) cần để hoàn thành một nhiệm vụ.
- Kết thúc sớm là ngày sớm nhất mà một nhiệm vụ có thể được hoàn thành. Đối với bất kỳ nhiệm vụ nào, hoàn thành sớm = bắt đầu sớm + thời lượng.
- Forward Pass là một phép tính được thực hiện trên mỗi nhiệm vụ, xác định ngày bắt đầu sớm và ngày kết thúc sớm. Chuyển tiếp cũng xác định tổng thời gian dự án và ngày hoàn thành dự án.
- Tổng thời lượng dự án là khoảng thời gian mà toàn bộ dự án sẽ thực hiện, tất cả các công việc, bắt đầu đến khi kết thúc, được tính bằng đường chuyển tiếp. Nó bằng độ dài của Đường dẫn tới hạn.
- Ngày kết thúc dự án là số ngày dự án sẽ kết thúc. Một dự án luôn bắt đầu vào ngày đầu tiên. Vì vậy, một dự án có thời hạn 50 ngày sẽ kết thúc vào Ngày thứ 50 và đó là ngày kết thúc dự án.
- Backward Pass là phép tính thứ hai cho mỗi nhiệm vụ trong dự án, bắt đầu vào ngày kết thúc dự án và làm việc ngược lại với nhiệm vụ đầu tiên. Nó tính toán ngày hoàn thành muộn và ngày bắt đầu muộn của mỗi nhiệm vụ.
- Ngày kết thúc muộn là ngày cuối cùng một nhiệm vụ có thể hoàn thành mà không làm chậm trễ dự án.
- Ngày bắt đầu muộn là ngày cuối cùng một nhiệm vụ có thể bắt đầu mà không làm chậm dự án.
- Float là số ngày chúng ta có thể để một nhiệm vụ trôi nổi mà không cần bắt đầu nó sau ngày bắt đầu sớm. Nó có thể được tính theo hai cách. Float = Ngày bắt đầu muộn - Ngày bắt đầu sớm, và cả Float = Ngày kết thúc muộn - Ngày kết thúc sớm.
- Đường dẫn tới hạn là tất cả các nhiệm vụ không có float, tức là các nhiệm vụ có cùng ngày bắt đầu sớm và ngày bắt đầu muộn. Tất nhiên, ngày Kết thúc Sớm của họ cũng giống như Ngày Kết thúc Muộn của họ. Mỗi nhiệm vụ này phải bắt đầu và kết thúc đúng thời gian để dự án kết thúc đúng thời hạn.
Từ Biểu đồ PERT đến Thế giới thực
Trên biểu đồ PERT, dự án bắt đầu vào Ngày 1 và kết thúc vào ngày kết thúc Dự án, điều mà chúng tôi đã tính toán khi chúng tôi xây dựng biểu đồ PERT trong chuyển tiếp. Nhưng ngày 1 là khi nào? Và khi nào thì dự án được thực hiện? Câu trả lời cho điều đó đi kèm với việc đưa biểu đồ PERT vào lịch thế giới thực. Điều đó khó hơn so với âm thanh. Ngay cả sau khi biểu đồ PERT hoàn tất, việc tạo một lịch trình làm việc trong thế giới thực, hoặc Biểu đồ Gantt, cho dự án của chúng tôi, đòi hỏi phải tính đến những điều sau:
- Lịch làm việc, bao gồm cả cuối tuần và ngày lễ khi không có việc làm.
- Giải quyết xung đột tài nguyên. Điều gì sẽ xảy ra nếu một nhân viên với một kỹ năng cụ thể được giao cho hai nhiệm vụ cùng một lúc? Hoặc điều gì xảy ra nếu một vị trí làm việc hoặc một phần thiết bị, chẳng hạn như phòng họp hoặc máy ủi, cần cho hai nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc? Những xung đột này cần được giải quyết và điều đó có thể kéo dài lịch trình.
- San lấp nguồn lực. Nếu một công ty đang chỉ định một số lượng nhân viên nhất định cho toàn bộ dự án, điều đó có thể không khớp với dự án theo kế hoạch trên biểu đồ PERT. Biểu đồ PERT có thể chỉ ra rằng, một tuần, chúng ta chỉ cần 10 người, và tuần sau, chúng ta cần 50 người. Chúng ta không thể trả 40 người ngồi một chỗ và không làm gì trong tuần đầu tiên. Việc san lấp mặt bằng tài nguyên điều chỉnh các nhiệm vụ để chúng tôi sử dụng tất cả những người chúng tôi có sẵn mọi lúc, nhưng nó cũng có thể kéo dài thời gian của dự án.
- Chọn ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc. Ban quản lý sau đó chọn rằng dự án sẽ bắt đầu vào một ngày nhất định. Hoặc nó chọn rằng nó sẽ kết thúc vào một ngày nhất định, và do đó, phải bắt đầu trước một ngày nhất định. Ngày này thường bị ảnh hưởng bởi những cân nhắc thực tế, chẳng hạn như có sẵn tiền cho dự án trong một năm tài chính mới. Và nó có hậu quả cho thời gian dự án. Một dự án kéo dài hai tháng bắt đầu vào ngày 15 tháng 9 có khả năng kết thúc vào ngày 15 tháng 11. Dự án tương tự bắt đầu vào ngày 15 tháng 11 có thể sẽ không hoàn thành trước ngày 15 tháng 1, vì chúng ta phải xem xét kỳ nghỉ Lễ Tạ ơn, Giáng sinh và Năm mới của Hoa Kỳ.
Khi chúng tôi đặt dự án trên lịch thế giới thực, chúng tôi gọi nó là biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt là một công cụ quản lý và báo cáo sẽ hướng dẫn dự án thành công.
Sử dụng PERT trong dự án của bạn
Khi tôi dạy các lớp quản lý dự án, tôi thấy rằng bất cứ ai đã học quản lý dự án đều đã học PERT, nhưng hầu như chưa ai sử dụng nó. Điều đó có thể hiểu được - có vẻ như là một sự phức tạp thực sự để tạo ra ba ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ và thực hiện tất cả những suy nghĩ đó. Có vẻ hợp lý khi bạn chỉ cần lập một danh sách việc cần làm nhanh chóng và bắt tay vào làm.
Có vẻ như vậy, nhưng điều đó hoàn toàn không đúng. Thực tế là ước tính và lập kế hoạch PERT tốn rất ít thời gian và hoàn toàn đáng giá. Trên thực tế, ước tính và lập kế hoạch PERT có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và không phức tạp trong mọi dự án.
Khi tôi dạy một nhóm dự án thực sự thực hiện các ước lượng PERT, họ nghĩ rằng đó sẽ là một rắc rối, nhưng cuối cùng họ rất thích. Điều quan trọng là họ tưởng tượng đang thực hiện công việc, gặp vấn đề và giải quyết chúng. Họ nghiêm túc nhìn vào những gì lạc quan, thực tế và bi quan. Kết quả là họ có hứng thú ngồi xuống và làm việc. Và họ cũng biết những gì đang ở phía trước của họ. Thông thường, họ nhìn thấy các vấn đề và ghi chú để giải quyết chúng sớm, nghiên cứu một chút và kiểm tra mọi thứ trước thời hạn.
Có hai kết quả khi một nhóm tạo biểu đồ PERT. Một là ban lãnh đạo có một kế hoạch làm việc và tiến độ dự án rất thực tế, đáng tin cậy. Cái khác là mỗi thành viên trong nhóm đều rõ ràng, sẵn sàng đi và hào hứng với công việc. Khi công việc bắt đầu, nhóm làm việc như một cỗ máy được bôi trơn. Các vấn đề đã được dự đoán trước và nhóm đã giải quyết trước khi các vấn đề gây ra sự chậm trễ. Nhóm thường thấy rằng nó đang hoạt động trước kế hoạch và tất cả mọi người - nhóm, người quản lý và khách hàng, đều hài lòng với công việc và kết quả.