Mục lục:
Julie DeNeen 2012
Trong thời đại của Internet, có vẻ như việc viết các bản ghi nhớ đã trở nên lỗi thời. Ai cần gửi bản ghi nhớ khi bạn có thể nhắn tin hoặc gửi email? Nhưng thực tế là vẫn có rất nhiều lý do để gửi một cái tên, và nếu bạn muốn tỏ ra chuyên nghiệp, có những quy tắc cần tuân theo. Đây là cách thực hiện đúng.
Các tình huống yêu cầu bản ghi nhớ bản cứng
- Gửi fax tài liệu tới các tổ chức yêu cầu bản in ra giấy thay vì email (cơ quan y tế, văn phòng chính phủ, v.v.)
- Gửi gói, sách hoặc tài liệu yêu cầu ghi chú giải thích các mục hành động cho người nhận
- Tin nhắn riêng tư không thích hợp để gửi qua email
- Việc cung cấp hàng loạt thông tin cho người lao động được phân phối trong hộp thư của họ (nếu hệ thống email toàn cơ quan chưa được áp dụng)
Hãy nhớ rằng ngay cả khi bạn có thể gửi thông tin qua email, sử dụng định dạng bản ghi nhớ thân mật trong email là một cách giao tiếp chuyên nghiệp.
Phần đầu
Tất cả các ghi nhớ đều bắt đầu bằng từ "ghi nhớ" hoặc "ghi nhớ". Nếu bạn sử dụng Microsoft Word, hãy tìm một mẫu phù hợp với phong cách của doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn. Nhiều văn phòng sử dụng tệp tiêu đề được tùy chỉnh cho doanh nghiệp của họ. Sau đó, bạn muốn đưa thông tin quan trọng nhất lên trên cùng để người đọc dễ dàng.
- Đó là ai
- Nó đến từ ai
- Cuộc hẹn
- Ai khác có thể đã nhận được bản ghi nhớ
- Dòng chủ đề
Julie DeNeen 2012
Cơ thể
Viết phần thân của một bản ghi nhớ khá đơn giản. Nói những gì bạn cần nói bằng ít từ nhất có thể. Nếu bạn có thể sử dụng các tiêu đề phụ và danh sách được in đậm, hãy tiếp tục và làm như vậy, vì điều đó sẽ giúp người đọc của bạn dễ dàng thu thập thông tin quan trọng một cách nhanh chóng. Sử dụng các quy tắc và ngữ pháp giống như bạn làm nếu bạn đang viết một bài báo trực tuyến. Không sử dụng các từ lóng như "gonna" hoặc "wanna." Tránh các từ viết tắt như "LOL" hoặc "TTL". Những thứ này quá thân mật đối với một bản ghi nhớ không chính thức.
Sử dụng tính năng kiểm tra chính tả trong chương trình Word của bạn và đảm bảo rằng bạn không mắc lỗi chính tả và viết sai ngữ pháp. Viết hoa bất kỳ và tất cả các tên và địa điểm, nhưng không viết hoa các từ trong tiêu đề (trừ từ đầu tiên).
Ở cuối tài liệu của bạn, hãy ký tên giống như bạn viết một lá thư. Mặc dù bạn đặt thông tin "from" trong tiêu đề, nhưng rất tốt nếu bạn ký tên vào nó. Vì hầu hết các bản ghi nhớ đều được sao chép cứng, hãy để lại một khoảng trống để ký tên. Nếu bạn gửi nó qua email, điều đó là không cần thiết.
Julie DeNeen 2012
Các loại bản ghi nhớ khác nhau
- Chỉ thị: Loại này hướng dẫn đồng nghiệp của bạn về một hành động mới mà bạn muốn họ làm theo.
- Câu trả lời: Loại này thường được viết do thay đổi mục hành động. Nếu bản ghi nhớ chỉ thị của bạn thông báo về sự thay đổi trong thời gian họp hàng tuần, thì bản ghi nhớ phản hồi có thể là từ một đồng nghiệp có xung đột.
- Báo cáo chuyến đi: Loại này cung cấp thông tin tóm tắt về cuộc họp, chuyến công tác hoặc liên doanh khác yêu cầu nhân viên báo cáo lại cho người giám sát hoặc nhóm lớn hơn.
- Báo cáo hiện trường: Loại này thường phản hồi cho một cuộc thanh tra.
- Thư báo ghi có: Loại này là một định dạng rất khác vì nó thường mô tả thông tin tài chính liên quan đến dịch vụ hoặc hàng hóa. Kiểm tra các mẫu của Microsoft Word cho thư báo ghi có để xem định dạng.
Bản ghi nhớ đã sai!
Như mọi khi…
Hãy nhớ rằng không thể rút lại bất kỳ thông tin nào đã viết ra. Đảm bảo rằng bạn cẩn thận trong cách diễn đạt sao cho có vẻ chuyên nghiệp và thực tế, ngay cả khi đó là một bản ghi nhớ không chính thức. Với việc luyện tập, bạn cũng sẽ trở thành một chuyên gia viết ghi nhớ!