Mục lục:
- Mẹo cho bài thuyết trình từ đầu đến cuối
- Bắt đầu hành trình
- 1. Bắt đầu với một dàn ý
- 2. Đặt điều đầu tiên lên hàng đầu
- 3. Đi từ Ảnh lớn đến Chi tiết
- 4. Thực hiện theo kết luận với hỗ trợ
- 5. Bắt đầu ở giữa được
- Du lịch theo phong cách
- 6. Sử dụng tiếng Anh thông thường
- 7. Hãy ngắn gọn và thẳng thắn
- 8. Không lạm dụng Power Point
- 9. Đảm bảo định dạng của bạn hoạt động tốt
- 10. Biến khoảng trắng thành bạn của bạn
- Đến đích
- 11. Viết cho khán giả của bạn
- 12. Gắn tất cả lại với nhau bằng một bản tóm tắt
- 13. Hoàn thành mục tiêu của bạn
- Tận hưởng chuyên đi
- Tôi hoan nghênh các câu hỏi và nhận xét của bạn.
Hãy coi các báo cáo và bản trình bày là một cuộc hành trình — cho bạn và khán giả của bạn.
Pixabay (được sửa đổi bởi Catherine Giordano)
Trong kinh doanh, chúng ta thường được yêu cầu viết một báo cáo, bản ghi nhớ hoặc thuyết trình. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn trở thành người giao tiếp hiệu quả hơn.
Hãy coi nhiệm vụ này như một cuộc hành trình. Có những việc cần làm khi bắt đầu hành trình, những việc cần làm để hành trình trở nên dễ dàng và thú vị hơn, và những việc cần làm khi kết thúc hành trình.
Mẹo cho bài thuyết trình từ đầu đến cuối
- Bắt đầu với một dàn ý
- Hãy làm việc đầu tiên trước
- Đi từ ảnh lớn đến chi tiết
- Thực hiện theo kết luận với hỗ trợ
- Bắt đầu ở giữa được
- Sử dụng tiếng Anh thông thường
- Hãy ngắn gọn và thẳng thắn
- Đừng lạm dụng Power Point
- Đảm bảo định dạng của bạn hoạt động tốt
- Biến khoảng trắng thành bạn của bạn
- Viết cho khán giả của bạn
- Gắn tất cả lại với nhau bằng một bản tóm tắt
- Hoàn thành mục tiêu của bạn
Khởi đầu tốt với việc lập kế hoạch và tổ chức.
Pixabay (được sửa đổi bởi Catherine Giordano)
Bắt đầu hành trình
Trước khi bắt đầu một chuyến đi, bạn có thể muốn thu thập thông tin — ví dụ: nghiên cứu các lựa chọn phương tiện đi lại và chỗ ở cũng như thu thập tài liệu giới thiệu về điểm đến. Tương tự, giai đoạn đầu tiên để chuẩn bị một báo cáo hoặc bản trình bày kinh doanh là thu thập và sắp xếp thông tin về các sự kiện và dữ liệu bạn muốn đưa vào.
Dưới đây là một số lời khuyên để giúp bạn bắt đầu.
1. Bắt đầu với một dàn ý
Liệt kê tất cả các điểm bạn muốn thực hiện trong báo cáo, bản ghi nhớ hoặc bản trình bày của mình. Nhóm chúng thành các lĩnh vực chủ đề. Quyết định điểm nào là kết luận của bạn và điểm nào là bằng chứng hỗ trợ.
Đây là bản đồ đường đi của bạn. Vạch ra lộ trình của bạn — bạn sẽ đi như thế nào từ đầu đến cuối. Bạn có thể tìm thấy một con đường tốt hơn khi bạn tiếp tục, vì vậy hãy thoải mái thay đổi khi bạn tiến bộ.
2. Đặt điều đầu tiên lên hàng đầu
Nếu bạn lên kế hoạch cho một chuyến đi, có một số điều bạn phải biết trước khi có thể tiến hành. Ví dụ, bạn sẽ không quyết định nên đóng gói quần áo gì trước khi quyết định điểm đến của mình.
Tương tự như vậy, trong một báo cáo, các điểm của bạn phải được trình bày theo thứ tự thích hợp. Đừng bắt đầu thảo luận về một điểm trước khi bạn đã giới thiệu tất cả thông tin mà khán giả của bạn sẽ cần để hiểu điểm đó.
Nếu bạn sẽ sử dụng một thuật ngữ kỹ thuật mà khán giả của bạn có thể không quen thuộc, bạn nên xác định thuật ngữ đó trước khi đưa nó vào báo cáo hoặc bản trình bày.
3. Đi từ Ảnh lớn đến Chi tiết
Nếu bạn đang tham gia một chuyến du lịch đường bộ, bạn sẽ bắt đầu với đường liên bang, sau đó di chuyển đến các con đường của tiểu bang, và cuối cùng đến đường thành phố hoặc đường đất.
Khi viết báo cáo, bạn muốn bắt đầu với bức tranh toàn cảnh - những vấn đề chính, những điểm quan trọng nhất. Từ đó, bạn sẽ chuyển sang những điểm chi tiết và ít quan trọng hơn.
4. Thực hiện theo kết luận với hỗ trợ
Đây là nơi mà phác thảo của bạn sẽ có ích.
Mỗi đoạn văn nên bắt đầu bằng một kết luận. Tiếp theo, bạn sẽ cung cấp bằng chứng hỗ trợ kết luận đó. Mỗi kết luận nên có hai hoặc ba phát biểu hỗ trợ.
Nếu bạn có một danh sách dài các tuyên bố hỗ trợ, bạn cần phải suy nghĩ lại dàn ý của mình. Có lẽ bạn đang cố ghép hai hoặc ba kết luận khác nhau vào một kết luận. Cố gắng tập hợp các điểm của bạn thành hai hoặc thậm chí ba tiêu đề thay vì đặt tất cả chúng dưới một tiêu đề.
5. Bắt đầu ở giữa được
Khi bạn đang đi du lịch, bạn không thể bắt đầu giữa chuyến đi. May mắn thay, khi bạn đang viết, chỉ cần bắt đầu ở giữa là tốt.
Đôi khi chúng ta có khối nhà văn. Chúng tôi chỉ không thể tìm thấy cách thích hợp để bắt đầu. Khi điều đó xảy ra, hãy nhìn vào phác thảo của bạn. Tìm phần mà bạn cảm thấy thoải mái nhất. Viết phần đó. Khi bạn đã hoàn thành công việc đó, phần còn lại thường sẽ trôi đi dễ dàng.
Bạn có thể sắp xếp lại các phần của báo cáo hoặc bản trình bày sau đó để có được luồng phù hợp.
Lên hạng nhất. Luôn luôn viết với phong cách.
Pixabay (được sửa đổi bởi Catherine Giordano)
Du lịch theo phong cách
Trong một chuyến du lịch, việc đi du lịch có phong cách luôn là điều tuyệt vời — nếu bạn có đủ khả năng.
May mắn thay, nó không tốn thêm chi phí để viết với phong cách. Bạn nên luôn viết với văn phong vì cách bạn viết hoặc nói cũng quan trọng như những gì bạn nói.
Dưới đây là một số mẹo để viết và trình bày với văn phong.
6. Sử dụng tiếng Anh thông thường
Quên các từ buzz và biệt ngữ. Bạn có thể đang cố gắng nghe như người trong cuộc hoặc cố gắng gây ấn tượng với khán giả của mình, nhưng cuối cùng bạn có thể chỉ nghe có vẻ hào hoa.
Sử dụng ngôn ngữ thông thường mà mọi người có thể hiểu được. Hãy nói càng nhiều càng tốt. Lời khuyên này không chỉ dành cho các bài thuyết trình mà còn cho các báo cáo và bản ghi nhớ bằng văn bản.
7. Hãy ngắn gọn và thẳng thắn
Giữ nó đơn giản. Đưa ra kết luận và các phát biểu hỗ trợ và sau đó tiếp tục. Đừng lặp đi lặp lại. Đừng viết nhầm bài thuyết trình. Đừng quá tải nó với mánh lới quảng cáo.
Nếu bạn đang sử dụng biểu đồ hoặc bảng, hãy giới hạn số lượng thông tin trên mỗi biểu đồ ở mức cần thiết.
- Cố gắng chỉ có một đến ba cột trong biểu đồ - năm cột phải là tối đa. Bạn luôn có thể cung cấp dữ liệu còn lại trong biểu đồ hoặc bảng khác.
- Người đọc hoặc người xem sẽ có thể xem nhanh biểu đồ hoặc bảng. Bạn có thể cung cấp các bảng chi tiết trong phần phụ lục của báo cáo của mình hoặc trong một tài liệu riêng.
8. Không lạm dụng Power Point
Chỉ vì phần mềm Power Point đi kèm với rất nhiều chuông và còi, không có nghĩa là bạn phải sử dụng tất cả chúng trong một bản trình bày. Bạn không muốn làm lóa mắt khán giả của mình; bạn muốn thông báo cho họ.
Giữ các trang trình bày ở mức tối thiểu. Đôi khi một từ hoặc một câu ngắn gọn là đủ. Mục đích của slide là hoạt động như một gợi ý cho điểm bạn muốn đưa ra và tập trung sự chú ý của khán giả vào chủ đề.
- Bạn không muốn mọi người đọc slide của bạn trong khi bạn đang nói.
- Ngoài ra, khi có nhiều văn bản trên một trang chiếu, văn bản sẽ trở nên quá nhỏ để những người ở phía sau phòng có thể nhìn thấy.
Nếu mất hai hoặc ba trang trình bày để hoàn thành điểm bạn muốn, hãy lặp lại tiêu đề của bạn trên mỗi trang trình bày. Việc lặp lại tiêu đề cho phép khán giả biết rằng bạn vẫn đang đưa ra quan điểm tương tự. Ví dụ, giả sử tôi muốn báo cáo một danh sách các số liệu bán hàng cho mười hai thị trường chính. Tiêu đề của tôi là “Số liệu bán hàng” và tôi sẽ lặp lại tiêu đề đó cho mỗi trang trình bày với chỉ ba hoặc bốn thị trường được liệt kê trên mỗi trang trình bày.
9. Đảm bảo định dạng của bạn hoạt động tốt
Đừng để các trang trình bày trông “quá bận rộn”. Nếu bạn muốn sử dụng hình ảnh hoặc hiệu ứng đặc biệt, hãy giữ chúng ở mức tối thiểu.
Quyết định một sơ đồ định dạng và nhất quán trong suốt báo cáo hoặc bản trình bày của bạn. Đánh giá cuối cùng của bạn nên bao gồm kiểm tra định dạng.
- Chỉ sử dụng một phông chữ. Nếu bạn thay đổi kích thước của phông chữ, hãy nhất quán. Ví dụ: tiêu đề có thể có phông chữ lớn hơn. Nếu vậy, hãy kiểm tra xem bạn đã sử dụng phông chữ có cùng kích thước cho mọi tiêu đề hay chưa.
- Bạn đang sử dụng thụt lề hay dấu đầu dòng? Nếu vậy, hãy kiểm tra xem định dạng này có được sử dụng một cách thống nhất và số lượng khoảng trắng được thụt vào là như nhau.
- Bạn có đang sử dụng các hiệu ứng đặc biệt trong PowerPoint không? Nếu vậy, chỉ chọn một hiệu ứng đặc biệt và sử dụng nó một cách nhất quán. Ví dụ: các câu lệnh hỗ trợ có thể xuất hiện, nhưng không phải là tiêu đề hoặc kết luận.
Nếu bạn đang sử dụng định dạng dàn bài, đừng vượt qua hai cấp độ. Nếu bạn làm như vậy, văn bản của bạn sẽ lệch về phía bên phải, nó trông giống như sắp rơi khỏi trang.
10. Biến khoảng trắng thành bạn của bạn
Các trang văn bản dày đặc không thân thiện với người đọc. Những khoảng trắng giống như những khu vực nghỉ ngơi nhỏ bên cạnh đường cao tốc.
Giữ cho các đoạn văn của bạn ngắn gọn. Giữ cho biểu đồ của bạn ngắn gọn. Sử dụng thụt lề để thiết lập các tuyên bố hỗ trợ từ kết luận.
Bạn phải hướng dẫn khán giả của mình đến đích.
Pixabay (được sửa đổi bởi Catherine Giordano)
Đến đích
Bạn sắp đến nơi - Chỉ cần một vài điểm dừng nữa là hành trình của bạn đã hoàn tất.
Dưới đây là một số mẹo để "hạ cánh vui vẻ".
11. Viết cho khán giả của bạn
Bạn đã viết cho khán giả của bạn? Bạn đã xem xét những gì họ đã biết và những gì họ muốn biết? Bạn có giải quyết bất kỳ nhận thức sai lầm nào mà họ có thể có? Bạn đang nói với họ thông tin mà họ sẽ vui khi nghe hay họ sẽ muốn bác bỏ bạn?
Xem lại văn bản của bạn với những câu hỏi này và thực hiện các thay đổi nếu cần. Bạn muốn biết trước các câu hỏi và phản đối và trả lời chúng trong quá trình báo cáo hoặc trong khi trình bày.
12. Gắn tất cả lại với nhau bằng một bản tóm tắt
Tóm tắt điều hành không phải là nơi để lặp lại dữ liệu được thể hiện trong phần chính của báo cáo hoặc bản trình bày. Nó là một nơi để kể lại câu chuyện. Đó là nơi để gắn kết tất cả lại với nhau.
Trong một bài thuyết trình bằng văn bản, phần tóm tắt thường sẽ đứng trước phần văn bản. Trong một bài thuyết trình, nó sẽ đến ở phần cuối. Đó là một tổng kết.
Tránh sử dụng các con số trong phần tóm tắt. Thay vào đó hãy báo cáo ý nghĩa đằng sau những con số. Đánh vào những điểm nổi bật và thảo luận về ý nghĩa của thông tin bạn đã cung cấp.
Bạn không cần trình bày các dữ kiện theo thứ tự mà bạn đã sử dụng cho báo cáo. Đó là một bản rehash, không phải là một tổng kết. Đề cập đến các sự kiện theo thứ tự kể câu chuyện hay nhất. Loại bỏ thông tin tiếp tuyến hoặc không quan trọng.
Sử dụng bản tóm tắt để giải thích bất kỳ mâu thuẫn nào trong dữ liệu. Nếu bạn không thể giải thích những mâu thuẫn trong dữ liệu, bạn chưa sẵn sàng để gửi báo cáo hoặc thuyết trình. Làm việc với dữ liệu cho đến khi bạn tìm thấy câu trả lời.
13. Hoàn thành mục tiêu của bạn
Bạn muốn người đọc và người nghe của mình đi đến đâu? Mục tiêu của bạn là ủng hộ một quá trình hành động? Bạn có muốn khán giả của mình đạt được một kết luận nào đó không?
Bạn có thể đã đặt mục tiêu trước khi bắt đầu viết, nhưng đôi khi mục tiêu không rõ ràng cho đến khi bạn làm việc với dữ liệu. Khi bạn đã hoàn thành bản nháp đầu tiên của mình, hãy xem lại công việc của bạn và chỉnh sửa để đảm bảo rằng bạn đang hoàn thành mục tiêu của mình.
Hãy coi bản thân bạn đang cầm tay khán giả và dẫn dắt họ từng bước đến nơi bạn muốn sau đó sẽ đến. Khi bạn đi đến kết luận hoặc đề xuất cuối cùng của mình, bạn muốn khán giả của mình gật đầu đồng ý. Bạn đã đưa chúng đến chính xác nơi bạn muốn.
Bạn đang kể một câu chuyện chứ không phải tiết ra một đống dữ liệu. Khán giả sẽ có thể thấy tất cả các phần của câu chuyện khớp với nhau như thế nào. Giống như tình tiết của một câu chuyện, mỗi phần thông tin đều dẫn đến phần kết.
Khi bạn trình bày mỗi dữ kiện mới, hãy cho thấy nó khớp với nhau như thế nào với các dữ kiện đã đưa ra trước đó.
Thời gian để ăn mừng một công việc tuyệt vời.
Pixabay (được sửa đổi bởi Catherine Giordano)
Tận hưởng chuyên đi
Nếu bạn đã làm theo những lời khuyên trên, bạn sẽ cảm thấy tự tin khi gửi báo cáo hoặc bản ghi nhớ của mình hoặc khi bạn trình bày. Điều quan trọng là khán giả của bạn sẽ hạnh phúc.
Vì vậy, bây giờ bạn có thể có mai-tai đó trên bãi biển. Bạn đã kiếm được nó.
© 2016 Catherine Giordano
Tôi hoan nghênh các câu hỏi và nhận xét của bạn.
Catherine Giordano (tác giả) từ Orlando Florida vào ngày 12 tháng 9 năm 2016:
Cảm ơn Larry Rankin. Tôi vui vì bạn thích nó.
Larry Rankin từ Oklahoma vào ngày 12 tháng 9 năm 2016:
Phân tích quy trình tuyệt vời.
Catherine Giordano (tác giả) từ Orlando Florida vào ngày 25 tháng 8 năm 2016:
teahes12345 Thật tuyệt khi được một giáo viên nói với tôi rằng bài luận của tôi về việc viết báo cáo và thuyết trình tốt hơn (đặc biệt là Power Point) rất hữu ích. Phần tôi thích nhất là phần xem một báo cáo hoặc bài thuyết trình như một cuộc hành trình và người viết / người trình bày như một hướng dẫn viên dẫn dắt khán giả đến kết luận.
Dianna Mendez vào ngày 25 tháng 8 năm 2016:
Tôi thấy mẹo của bạn trên Powerpoint rất hay. Đây là thông tin tôi đã cung cấp cho sinh viên để thuyết trình và nó giúp chỉ ra những điểm nổi bật. Bài viết của bạn cung cấp cho người đọc những thông tin có giá trị dẫn đến thành công.
Catherine Giordano (tác giả) từ Orlando Florida vào ngày 21 tháng 8 năm 2016:
AudreyHowitt: Thamks vì đã cho tôi biết bạn thích những kỹ năng tôi đã dạy trong bài viết này.
Catherine Giordano (tác giả) từ Orlando Florida vào ngày 21 tháng 8 năm 2016:
heidithorne: Cảm ơn rất nhiều vì đã thể hiện sự đánh giá cao của bạn. Tôi rất vui vì bạn thấy một trong những mẹo của tôi hữu ích.
Audrey Howitt từ California vào ngày 21 tháng 8 năm 2016:
Thật là một bài báo giàu thông tin - có một kỹ năng tuyệt vời để thuyết trình kinh doanh hiệu quả--
Heidi Thorne từ Khu vực Chicago vào ngày 21 tháng 8 năm 2016:
Một số mẹo hay về slide PowerPoint và khoảng trắng. Chia sẻ ở đây trên HP!
Catherine Giordano (tác giả) từ Orlando Florida vào ngày 21 tháng 8 năm 2016:
ChitrangadaSharan: Cảm ơn bạn đã bình luận. Có vẻ như bạn đã biết hầu hết điều này, nhưng tôi hy vọng bạn đã chọn được một hoặc hai mẹo. Như bạn nói, viết báo cáo và thuyết trình tốt là một kỹ năng kinh doanh quan trọng.
Chitrangada Sharan từ New Delhi, Ấn Độ vào ngày 21 tháng 8 năm 2016:
Thuyết trình kinh doanh là một kỹ năng mà nhiều chuyên gia có trong khi những người khác học nó thông qua kinh nghiệm.
Bạn đã giải thích rất tỉ mỉ cách viết báo cáo và trình bày tốt hơn. Thực sự ấn tượng.
Tôi chắc chắn rằng nó sẽ giúp nhiều chuyên gia quan tâm.
Cám ơn vì đã chia sẻ!
Catherine Giordano (tác giả) từ Orlando Florida vào ngày 21 tháng 8 năm 2016:
FlourishAnyway: Tôi đồng ý. Các bài thuyết trình PowerPoint quá bận rộn sẽ gây khó chịu hơn là nhiều thông tin. Công việc của người nói là điền vào các chi tiết. Văn bản trong PowerPoint chỉ để tập trung sự chú ý của người xem vào chủ đề. Hình ảnh chỉ nên được sử dụng nếu chúng thêm một cái gì đó vào bản trình bày, không chỉ vì mục đích có hình ảnh. Cám ơn bạn đã góp ý.
FlourishAnyway from USA vào ngày 21 tháng 8 năm 2016:
Các mẹo hay ở đây cho các báo cáo và bản trình bày kinh doanh Một trong những kẻ trộm thú cưng của tôi là một slide PowerPoint chật chội, bận rộn đến nỗi sự chú ý của khán giả chuyển hướng sang đọc hơn là nghe. Không có lý do gì cho người nói thực sự.