Mục lục:
- Hãy tưởng tượng bạn là một nhân viên…
- Hãy tưởng tượng bạn là một đại diện nhân sự…
- Phân tích công việc là gì?
- Khi nào Bộ phận Nhân sự Thường Dự kiến Thực hiện Phân tích Công việc?
- Tại sao phân tích công việc được hoàn thành?
- Tại sao lại có nhược điểm đối với phân tích công việc?
- Phân tích công việc được hoàn thành như thế nào?
- 1. Sự tham gia của nhân viên
- 2. Hệ thống tiền thưởng
- 3. Chi tiết về Phân tích Công việc
- 4. Hai cách tiếp cận để phân tích công việc
- 5. Phương pháp phân tích công việc
- 6. Quy trình phân tích công việc 6 bước
- Trình diễn O'NET - Phân tích công việc
Mục tiêu điển hình của phân tích công việc là duy trì đội ngũ nhân viên hiện tại mà không gây ra tình trạng quá tải công việc. Tuy nhiên, mục đích cuối cùng của phân tích công việc là xác định bản mô tả công việc. Cần có bản mô tả công việc để thuê được nhân viên có năng lực nhất cho một vị trí cụ thể. Một khi bạn đã hoàn thành phân tích công việc, bạn sẽ hiểu rõ nhất những nhiệm vụ và trách nhiệm mà một vị trí cần.
Điều này có thể giúp ban quản lý xác định xem nên thuê nhân viên toàn thời gian, bán thời gian, hợp đồng hay tạm thời. Biết được những nhược điểm của phân tích công việc cũng sẽ giúp thực hiện nó. Bạn sẽ được trang bị vũ khí cho trận chiến nếu xảy ra đụng độ giữa các nhân viên.
Bài viết này sẽ xem xét lịch sử của phân tích công việc, các quan điểm khác nhau của phân tích công việc, định nghĩa chính thức của phân tích công việc, khi nào nó được thực hiện, tại sao nó được hoàn thành, những bất lợi khi làm một công việc, cách hoàn thành nhiệm vụ (duy nhất và phương pháp truyền thống) và các liên kết để biết thêm thông tin.
Michele Jones
Michele Jones
Lý thuyết phân tích công việc được khởi nguồn bởi hai nhà tâm lý học Fredrick Taylor và Lillian Moller Gilbreth vào đầu thế kỷ 20 (Muchinsky, 2012).
Hãy tưởng tượng bạn là một nhân viên…
Bạn đang bận. Bạn có một lịch trình đầy đủ trong ngày. Bạn luôn biết rằng bạn và nhân viên ghi lại một số thông tin giống nhau, vì vậy công việc của bạn bị trùng lặp. Tuy nhiên, bạn cũng biết rằng bận rộn khiến ngày của bạn trôi qua nhanh hơn, vì vậy bạn chưa bao giờ chỉ ra điều này.
Đột nhiên, bạn bị gián đoạn. Bạn được gọi đến một cuộc họp và được hướng dẫn về cách hoàn thành phần phân tích công việc của bạn, từ những gì bạn có thể hiểu chỉ là một từ hoa mỹ để nói những gì bạn làm trong ngày.
Phần không an toàn của bạn nghĩ, “Tại sao họ cần biết những gì tôi làm cả ngày? Tôi hoàn thành công việc, phải không? Họ đang cố gắng học những gì tôi làm cả ngày để họ có thể giao nhiệm vụ cho người khác? Họ đang ở giữa để cho tôi đi? Có lẽ tôi không nên thành thật hoàn toàn. Có lẽ tôi nên thêm nhiều nhiệm vụ hơn vào yêu cầu vị trí của mình… ”
Hãy tưởng tượng bạn là một đại diện nhân sự…
Hội đồng quản trị đã quyết định rằng họ muốn bạn thực hiện các phân tích công việc trên tất cả các nhân viên trong công ty. Bạn biết nhiều cách để hoàn thành nhiệm vụ này, nhưng bạn cũng biết có những cạm bẫy liên quan.
Hiện tại, các vấn đề bạn đang giải quyết trong bộ phận Nhân sự bao gồm, tranh chấp giữa các nhân viên về việc ai là người chịu trách nhiệm chính, tranh chấp giữa các nhân viên về việc ai là người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ nào và tranh chấp giữa các nhân viên về việc ai đã hoàn thành thành tích nào.
Nói cách khác, bạn đang muốn cãi nhau giữa các nhân viên. Tất nhiên, đây là một phần của công việc. Vấn đề là những tranh chấp này ảnh hưởng trực tiếp đến nhiệm vụ này. Cố gắng tìm ra ai là người giám sát “thực sự”, ai là người thực hiện nhiệm vụ nào và ai đã hoàn thành thành tích nào là những mục cần thiết trong phân tích công việc.
Một trong những ưu điểm của phân tích công việc là nó có thể hạn chế những tranh cãi chính trị bằng cách làm rõ các mối quan hệ báo cáo và các lĩnh vực trách nhiệm, do đó vấn đề này có thể tự giải quyết theo một cách nào đó (Fisher, Schoenfeldt, & Shaw, 2006).
Vì vậy, mặc dù có những ưu điểm và mục đích quan trọng của phân tích công việc, cả nhân viên và người phân tích công việc đều có thể gặp vấn đề với nhiệm vụ này. Cho dù bạn là nhân viên hay nhà phân tích công việc, hãy cố gắng hình dung mặt khác của đồng tiền để xem những khó khăn nào có thể phát sinh.
Michele Jones
Phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc là thủ tục mà Phòng Nhân sự thu thập, tài liệu và phân tích thông tin về nội dung và yêu cầu công việc. Nó thể hiện mối quan hệ rõ ràng giữa nhiệm vụ công việc và kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ (Văn phòng Quản lý Nhân sự Hoa Kỳ, 2007).
Để có được phân tích chính xác, Bộ phận Nhân sự cần dựa vào các giám sát viên và nhân viên để cung cấp bản phân tích công việc đã hoàn thành, sơ đồ tổ chức của bộ phận và bất kỳ thông tin nào khác về bất kỳ thay đổi nào trong bộ phận ảnh hưởng đến vị trí cụ thể đó.
Michele Jones
Khi nào Bộ phận Nhân sự Thường Dự kiến Thực hiện Phân tích Công việc?
- Khi hợp nhất hoặc mua lại xảy ra
- Khi công ty mới tiếp quản công ty cũ
- Khi một công ty đánh giá hiệu suất
- Khi các thay đổi đang được thực hiện trong công ty
Michele Jones
Bộ Lao động Hoa Kỳ đã tạo ra một cơ sở dữ liệu gồm 20.000 bản mô tả công việc dựa trên các phân tích công việc được thực hiện bởi các Phòng Nhân sự. Cơ sở dữ liệu được gọi là O'NET. Nó là miễn phí để tìm kiếm và chứa một Công cụ khám phá nghề nghiệp giúp người dùng tìm hiểu về nghề nghiệp mới. Khám phá từ điển trực tuyến về chức danh nghề nghiệp (O'NET) do Bộ Lao động Hoa Kỳ tạo ra ngày hôm nay để tìm hiểu thêm.
Michele Jones
Tại sao phân tích công việc được hoàn thành?
1. Để xác định những gì cần thiết để thực hiện công việc thành công bằng cách hiểu:
- Công việc được hoàn thành như thế nào
- Khi các nhiệm vụ công việc là cần thiết
- Ai bị ảnh hưởng bởi công việc
- Những phẩm chất cần thiết để thực hiện công việc
- Những chức năng, nhiệm vụ nào được hoàn thành một cách thường xuyên
- Những yêu cầu nào về tinh thần và thể chất được coi là cần thiết
2. Phân bổ lại, loại bỏ, phát hiện hoặc phân chia các trách nhiệm và nhiệm vụ bổ sung
3. Để tạo mô tả công việc và ghi lại các thuộc tính của vị trí
4. Để cải tiến quy trình hoặc thủ tục
5. Để phát triển hiệu suất nhân viên tốt hơn
6. Quản lý hiệu quả hệ thống đào tạo và quảng cáo
7. Giúp nhân viên phát huy tối đa tài năng và thăng tiến sự nghiệp
8. Để tìm ra chất lượng nhân viên tốt nhất cho từng vị trí cụ thể
9. Để xác định xem một cá nhân khuyết tật có khả năng thực hiện các nhiệm vụ của một vị trí có hoặc không có chỗ ở đặc biệt
10. Hỗ trợ việc bảo vệ pháp lý về việc công ty lựa chọn hoặc loại bỏ các vị trí; để biết thêm thông tin về cách phân tích công việc liên quan đến luật pháp, hãy xem trang web của Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng.
11. Phân loại công việc phù hợp với chức danh và mức lương phù hợp
Tại sao lại có nhược điểm đối với phân tích công việc?
- Mỗi người có thể được đối xử khác nhau vì họ làm những nhiệm vụ khác nhau.
- Nhiều công nhân không thích thích nghi với môi trường mới.
- Thái độ gây rối có thể xảy ra nếu mọi người cảm thấy bị đe dọa trong công việc của họ.
- Các trình độ tâm thần có thể khó phát hiện vì không thể quan sát trực tiếp chúng.
- Sau khi phân tích xong, có thể xác định rằng một số vị trí cần loại bỏ.
- Những thành kiến cá nhân từ phía nhà phân tích công việc có thể làm sai lệch dữ liệu thu thập được.
- Nếu mọi người cảm thấy không an toàn ở vị trí hiện tại của họ, họ có thể bóp méo sự thật về những gì họ thực sự làm trong một ngày.
- Việc phân tích công việc rất tốn thời gian vì mong muốn có được thông tin chính xác.
- Nếu người lao động không hiểu phân tích công việc là gì, họ có thể không tham gia một cách hữu ích.
- Việc hoàn thành bản phân tích công việc có thể rất khó khăn nếu công việc thay đổi thường xuyên.
- Điều phối một phân tích công việc toàn diện cần rất nhiều nhân lực và sự hợp tác.
- Câu chuyện gây sốc về việc không hoàn thành bản phân tích công việc
Câu chuyện này là một ví dụ về sự bất lợi liên quan đến phân tích công việc. Việc tuyển dụng một ứng viên không đủ tiêu chuẩn cho một vị trí là kết quả của việc công ty này không thực hiện được một phân tích công việc thành công.
Michele Jones
Phân tích công việc được hoàn thành như thế nào?
Thông thường, Bộ phận Nhân sự đưa ra cách phân tích công việc của riêng mình để tạo ra các bản mô tả công việc thống nhất dựa trên phương pháp của họ. Tuy nhiên, có những cách khác mà phân tích công việc có thể được thực hiện.
Có nhiều phương pháp truyền thống và độc đáo có thể được thực hiện trong việc phân tích công việc để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong quá trình này. Sáu ví dụ về các cách thực hiện nhiệm vụ này sẽ được minh họa dưới đây.
Michele Jones
1. Sự tham gia của nhân viên
Yêu cầu mỗi nhân viên điền vào bản phân tích công việc. Tất cả nhân viên phải được yêu cầu hoàn thành một bản phân tích công việc. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào trong việc điền vào bản phân tích công việc, Bộ phận Nhân sự sẽ hỗ trợ từng nhân viên.
Điều này sẽ cho phép Bộ phận Nhân sự có cơ hội xem nơi nào có tình trạng quá tải hoặc nơi có thể thay đổi nhiệm vụ. Bộ phận có thể phân tích thông tin thu được từ các nhân viên và giám sát viên, và xác định xem có cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào hay không.
Nếu vị trí của nhân viên bị coi là bị loại bỏ, mục tiêu thường thấy của công ty là tìm một vai trò khác cho họ và đào tạo lại họ nếu cần. Một công ty tốt nên tin rằng những cá nhân tài năng sẽ đón nhận thách thức của một vai trò mới và tận hưởng sự phát triển trong sự nghiệp với những trách nhiệm bổ sung đi kèm với nó.
Michele Jones
2. Hệ thống tiền thưởng
Sau khi hoàn thành phân tích từng công việc, công ty có thể quyết định thưởng cho những người được xác định là đủ điều kiện. Tính đủ điều kiện này có thể được xác định dựa trên đánh giá hiệu suất gần đây nhất của người giám sát và khoảng thời gian nhân viên đã làm việc với công ty. Số tiền thưởng phải giống nhau cho tất cả nhân viên đủ điều kiện.
Một lịch trình tiền thưởng được thiết lập như vậy sẽ thúc đẩy người giám sát và nhân viên tham gia một cách sẵn sàng và vui vẻ vào phân tích công việc. Có lẽ họ sẽ xem đó là một cơ hội, hơn là một mối đe dọa.
Cùng với lịch trình thưởng, một hệ thống khuyến khích có thể được thiết lập để những người bị tiền thưởng bỏ qua cũng sẽ có động lực. Về cơ bản, hệ thống có thể mang lại cho những người lao động không có tiền thưởng “hy vọng”. Họ có thể tìm hiểu lý do tại sao họ không nhận được tiền thưởng và những gì họ có thể làm trong tương lai để cải thiện hiệu suất của vị trí của họ.
Michele Jones
3. Chi tiết về Phân tích Công việc
Để có được phân tích chính xác về một vị trí, nhân viên có thể cần phải ghi nhật ký các hoạt động của họ trong vài ngày để quan sát cách họ dành thời gian tại nơi làm việc. Bản phân tích công việc cũng nên được phê duyệt bởi từng giám sát viên.
Phân tích nên liệt kê:
- Tên bộ phận
- Bản tóm tắt vị trí về trách nhiệm tổng thể hoặc mục đích chính của họ
- Một tài khoản chi tiết của tất cả các nhiệm vụ liên quan đến việc thực hiện vị trí của họ
- Ước tính lượng thời gian trung bình đã dành để thực hiện mỗi nhiệm vụ tổng cộng là một trăm phần trăm, sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng
- Danh sách nhân viên có các hoạt động mà vị trí này phối hợp hoặc giám sát
- Một danh sách xác định các loại trách nhiệm giám sát liên quan, chẳng hạn như phân công công việc, tuyển dụng hoặc đưa ra đánh giá hiệu suất
Người giám sát nên mô tả ngắn gọn kinh nghiệm tối thiểu, trình độ học vấn và bất kỳ giấy phép nào cần thiết cho vị trí.
Michele Jones
4. Hai cách tiếp cận để phân tích công việc
Hai cách tiếp cận phổ biến để phân tích công việc là định hướng nhiệm vụ và định hướng công nhân. Phương pháp định hướng nhiệm vụ tập trung vào các nhiệm vụ liên quan đến việc thực hiện công việc. Phương pháp hướng vào người lao động cố gắng xem xét các phẩm chất con người cần thiết để thực hiện công việc thành công.
Những đặc điểm này thường được phân loại thành bốn phần được gọi là của KSAO:
- Hiểu biết
- Kỹ năng
- Năng lực
- Khác (tính cách, sở thích và kinh nghiệm)
Michele Jones
5. Phương pháp phân tích công việc
Một số cách để tiến hành phân tích công việc bao gồm các phương pháp truyền thống và các phương pháp độc đáo. Nhiều Phòng Nhân sự đưa ra những cách phân tích công việc của riêng họ. Họ có thể muốn làm điều này vì cách họ dự định sử dụng phân tích công việc của mình.
Lý do chính để thực hiện phân tích công việc là đưa ra một bản mô tả công việc phù hợp. Nhiều chuyên gia Nguồn nhân lực muốn làm cho tất cả các mô tả công việc của họ giống nhau. Họ muốn chúng có cùng định dạng và được tạo bằng cùng một phương pháp.
Các cách phân tích công việc độc đáo |
---|
Mẫu làm việc |
Phân tích cơ sở |
Bảng câu hỏi |
Quan sát - cả trực tiếp và gián tiếp |
Phỏng vấn nhân viên hoặc người giám sát |
Điều tra sự cố nghiêm trọng |
Nhật ký làm việc |
Kỹ thuật lưới báo cáo |
Danh sách kiểm tra |
Phân tích nhiệm vụ theo thứ bậc |
Các cách truyền thống để thực hiện một phân tích công việc |
---|
Phỏng vấn cá nhân |
Khảo sát |
Đánh giá công việc |
Phỏng vấn qua điện thoại |
Xem xét thủ tục và quy trình |
Bảng câu hỏi phân tích vị trí (PAQ) |
Phỏng vấn sự kiện hành vi |
Phân tích công việc với tốc độ thực tế (JASR) |
Bảng phân tích công việc |
Michele Jones
6. Quy trình phân tích công việc 6 bước
Nhiều công ty sử dụng quy trình sáu bước để thực hiện phân tích công việc. Thông thường, nó được sắp xếp như sau:
- Thu thập dữ liệu và quyết định cách sử dụng tốt nhất. Điều này có thể đòi hỏi phải viết mô tả công việc, xác định tiêu chuẩn thực hiện hoặc thực hiện các nghiên cứu nghề nghiệp sâu hơn.
- Liệt kê các nhiệm vụ và trình độ cần thiết để thực hiện công việc thành công. Xem xét biểu đồ tổ chức và biểu đồ quy trình.
- Xác định các nhiệm vụ quan trọng hoặc các công việc đại diện cho phân tích chính.
- Phân tích công việc bằng cách thu thập dữ liệu về các hoạt động công việc, điều kiện làm việc và khả năng cần thiết để thực hiện công việc. Xếp hạng các khả năng, xác định năng lực nào là quan trọng nhất.
- Xem xét kết luận với người lao động và người giám sát của họ. Sau khi xác nhận, hãy loại bỏ các nhiệm vụ không liên kết với năng lực.
- Ghi lại tất cả các phát hiện và phát triển một bản mô tả công việc chính xác với các đặc điểm công việc.
Michele Jones
Có lẽ là khó nhất, nhưng cũng là điều quan trọng nhất trong việc phân tích công việc là đưa mọi người vào cuộc. Nhiều tùy chọn đã được cung cấp trong bài viết này để hướng dẫn bạn cách đạt được điều này. Tốt nhất có thể là một bản ghi nhớ, một cuộc họp chính thức hoặc một cuộc phỏng vấn trực tiếp. Giải thích cho những người tham gia phân tích công việc lý do nó đang được hoàn thành có thể giúp họ hiểu được quyết định của công ty.
Trình diễn O'NET - Phân tích công việc
Người giới thiệu
Fisher, CD, Schoenfeldt, LF, & Shaw, JB (2006). Quản lý nguồn nhân lực (xuất bản lần thứ 6). Boston: Houghton Mifflin.
Muchinsky, PM (2012). Tâm lý học áp dụng vào công việc. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.
Văn phòng Quản lý Nhân sự Hoa Kỳ. (2007). Sổ tay hoạt động kiểm tra được ủy quyền: Hướng dẫn cho các văn phòng kiểm tra của cơ quan liên bang. Truy cập ngày 30 tháng 11 năm 2013 từ