Mục lục:
- Tích hợp dữ liệu bên ngoài vào HRIS
- Hệ thống thông tin tích hợp
- Lợi ích của tích hợp dữ liệu
- Những thách thức cần xem xét
- Các phương pháp hay nhất để tích hợp dữ liệu
- Nguồn:
Tích hợp dữ liệu bên ngoài vào HRIS
Bài viết này cung cấp tổng quan toàn diện về việc tích hợp dữ liệu bên ngoài vào HRIS cốt lõi, các cơ hội và thách thức của việc tích hợp này, đồng thời cung cấp các phương pháp hay nhất cần ghi nhớ khi lập kế hoạch tích hợp. Mặc dù chủ đề này có thể áp dụng cho tất cả các lĩnh vực nhân sự và dữ liệu nhân sự, trọng tâm chính của bài viết này kiểm tra sự tích hợp của khảo sát tiền lương và dữ liệu thị trường.
Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực (HRIS) được định nghĩa là một hệ thống hồ sơ cho tất cả dữ liệu nguồn nhân lực. HRIS hiệu quả cung cấp cho các tổ chức khả năng quản lý quy trình làm việc của các hoạt động nhân sự thông thường như tuyển dụng, giới thiệu, theo dõi lợi ích và báo cáo (Celergo.com, 2017). Không có gì lạ khi các chức năng khác nhau của HR sử dụng một hệ thống chuyên biệt để quản lý công việc hàng ngày của chức năng. Theo truyền thống, tổ chức mua một HRIS cốt lõi đóng vai trò là hệ điều hành nền tảng và lưu trữ dữ liệu nhân sự như nhân viên:
- Tên
- Địa chỉ
- số an sinh xã hội
- Chức danh
- Trạng thái FLSA, v.v.
Sau khi hệ thống cốt lõi được thiết lập, các tổ chức thường thấy cần phải bổ sung các hệ thống bổ sung để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp. Trong một thế giới hoàn hảo, các nhu cầu bổ sung của chức năng nhân sự có thể được đáp ứng bằng cách mua và triển khai các mô-đun của hệ thống cốt lõi. Trong một số tình huống, các tiện ích bổ sung của hệ thống cốt lõi không hỗ trợ đầy đủ cho các quy trình kinh doanh. Trong những trường hợp này, phải đưa ra quyết định thay đổi quy trình tổ chức, mua một phần mềm khác sẽ hỗ trợ quy trình kinh doanh hiện tại hoặc phát triển các hệ thống tự trồng tại nhà hoàn toàn tùy chỉnh. Càng ngày, các chuyên gia HRIS càng được kêu gọi tích hợp nhiều hệ thống nhân sự khác nhau (Kavanagh và Johnson, 2018). Ngoài tích hợp hệ thống, các chuyên gia HRIS cũng có thể được yêu cầu tích hợp các yếu tố dữ liệu vào hệ thống để hỗ trợ các nhà lãnh đạo tổ chức đưa ra quyết định.
Hệ thống thông tin tích hợp
Kavanagh và Johnson (2015) định nghĩa hệ thống thông tin tích hợp là “hệ thống được xây dựng trên các nền tảng chung cho phép sử dụng một phiên bản dữ liệu duy nhất trong một số ứng dụng và chuyển dữ liệu liền mạch giữa các hệ thống” (trang 165). Tối thiểu, tích hợp dữ liệu bao gồm việc liên kết thông tin trong hai hệ thống nhưng nhu cầu kinh doanh có thể đòi hỏi nhiều hơn hai liên kết. Tích hợp thường liên quan đến việc liên kết các hoạt động giao dịch trong một hệ thống khởi động một số hành động trong hệ thống tiếp theo. Một ví dụ về điều này là một hệ thống theo dõi người nộp đơn (ATS) được liên kết với nhiều hệ thống. Vì lợi ích của ví dụ, khi một ứng viên được chọn và xác nhận,ATS kích hoạt quyền truy cập vào hệ thống tính lương, kích hoạt quyền truy cập vào hệ thống chấm công và chấm công, đồng thời thông báo cho bộ phận cấp huy hiệu rằng một nhân viên mới đang bắt đầu và một huy hiệu cần được tạo để nhân viên có thể vuốt vào và ra trên đồng hồ thời gian. Trong ví dụ này, dữ liệu được truyền liên tục mà không cần thêm sự can thiệp của con người ngoài trình kích hoạt ban đầu trong ATS. Loại hỗ trợ quy trình làm việc này giúp các chuyên gia nhân sự giảm bớt phần lớn các nhiệm vụ giao dịch và hành chính vốn có truyền thống là một phần của chức năng nhân sự và cung cấp cho nhân sự khả năng trở thành đối tác kinh doanh chiến lược và hỗ trợ việc ra quyết định của tổ chức.dữ liệu được truyền liên tục mà không cần thêm sự can thiệp của con người ngoài kích hoạt ban đầu trong ATS. Loại hỗ trợ quy trình làm việc này giúp các chuyên gia nhân sự giảm bớt phần lớn các nhiệm vụ giao dịch và hành chính vốn có truyền thống là một phần của chức năng nhân sự và cung cấp cho nhân sự khả năng trở thành đối tác kinh doanh chiến lược và hỗ trợ việc ra quyết định của tổ chức.dữ liệu được truyền liên tục mà không cần thêm sự can thiệp của con người ngoài kích hoạt ban đầu trong ATS. Loại hỗ trợ quy trình làm việc này giúp các chuyên gia nhân sự giảm bớt phần lớn các nhiệm vụ giao dịch và hành chính vốn có truyền thống là một phần của chức năng nhân sự và cung cấp cho nhân sự khả năng trở thành đối tác kinh doanh chiến lược và hỗ trợ việc ra quyết định của tổ chức.
Bằng cách tích hợp các hệ thống và dữ liệu khác, các chuyên gia HRIS có tiềm năng tạo và sản xuất các số liệu có ý nghĩa và cung cấp hỗ trợ quyết định toàn diện. Bằng cách tích hợp lương thưởng, thị trường lao động và thời gian để điền dữ liệu cho hoạt động tuyển dụng, bộ phận nhân sự có thể xác định các hạng mục có thể hành động để cải thiện việc tuyển dụng và / hoặc quản lý lương thưởng. Để giúp minh họa điểm này, ví dụ sau về việc tuyển dụng y tá được cung cấp:
Ví dụ về tuyển dụng y tá
Tổng thời gian trung bình để lấp đầy các vị trí tuyển dụng tại Trung tâm Y tế ABC là 40 ngày. Tuy nhiên, thời gian trung bình để lấp đầy các vị trí điều dưỡng là 70 ngày. Một số người có thể cho rằng thiếu hụt điều dưỡng dẫn đến thời gian lấp đầy con số lâu hơn. Tuy nhiên, bằng cách kết hợp dữ liệu, một chuyên gia lành nghề của HRIS phát hiện ra rằng khi các nhà tuyển dụng quảng cáo các vị trí tuyển dụng sử dụng phân vị thứ 75 của mức lương tham chiếu thị trường, thời gian lấp đầy giảm xuống còn 50 ngày…
… so với thời gian áp dụng triết lý tiêu chuẩn lương thưởng của công ty và thời gian lấp đầy trung bình là 80 ngày. Với thông tin này, ban giám đốc có thể đưa ra quyết định thay đổi triết lý bồi thường của Trung tâm Y tế ABC vì nó liên quan đến y tá. Trong ví dụ đơn giản này, dữ liệu được trích xuất từ HRIS cốt lõi, ATS và thị trường lao động và được sử dụng để đưa ra quyết định ảnh hưởng đến ngân sách của tổ chức. Tích hợp dữ liệu mang lại cho tổ chức khả năng hiểu các điều kiện thay đổi và nhận ra tác động của chúng theo thời gian — hoặc ngay lập tức — để tác động đến sự thay đổi.
Lợi ích của tích hợp dữ liệu
Có một số lý do tại sao một tổ chức chọn tích hợp dữ liệu bên ngoài với HRIS cốt lõi. Như đã giải thích trong ví dụ trên, dữ liệu tích hợp cho phép các nhà lãnh đạo có được số liệu phân tích cũng như báo cáo đột xuất. Bằng cách tích hợp các tập dữ liệu, HRIS tạo ra giá trị trong việc cung cấp khả năng báo cáo một cửa sẵn có. Trong trường hợp lập kế hoạch lương thưởng, các hệ thống tích hợp có thể bao gồm các hướng dẫn về thành tích dựa trên vị trí và trong phạm vi lương thích hợp dựa trên xếp hạng hiệu suất. Bằng cách này, việc tích hợp dữ liệu loại bỏ nhu cầu của các nhà quản lý để diễn giải một ma trận phức tạp và giảm khả năng xảy ra sai sót dựa trên các tính toán thủ công và diễn giải các chính sách. Ngoài ra, việc lập kế hoạch bồi thường không được thực hiện bằng cách sử dụng một hệ thống tích hợp, thời gian thực, rất tốn thời gian và chi phí.Trong một cuộc khảo sát nhân sự tự phục vụ năm 2002, Cedar Group ước tính rằng ở Bắc Mỹ, các công ty tiết kiệm được 5,29 đô la cho mỗi giao dịch trung bình với hệ thống lập kế hoạch trả thưởng tự động (Wright, 2004). Nếu con số này là đúng, ngay cả các công ty vừa và nhỏ cũng có thể thu được lợi nhuận từ việc tích hợp dữ liệu và tự động hóa việc lập kế hoạch trả thưởng để tạo ra loại ứng dụng tự phục vụ của người quản lý.
HRIS tích hợp cũng cung cấp sự tuân thủ báo cáo liên bang không cần lo lắng. Đối với các tổ chức được yêu cầu báo cáo dữ liệu hàng năm, các nỗ lực thu thập dữ liệu có thể tẻ nhạt và tốn thời gian. Ví dụ, một hệ thống tích hợp theo dõi đào tạo bắt buộc, có thể dễ dàng được điều khiển để tạo các báo cáo tiêu chuẩn của Ủy ban hỗn hợp. Điều này cũng đúng với báo cáo EEO-1 và Vets-100. Ngoài việc tuân thủ theo kế hoạch, các hệ thống tích hợp cho phép các tổ chức cung cấp phản ứng kịp thời cho người đánh giá và sản xuất dữ liệu để tiến hành tự đánh giá. Tích hợp dữ liệu từ các nền tảng dựa trên Web tự phục vụ của nhân viên cũng làm tăng hiệu quả và giảm lỗi bằng cách yêu cầu nhân viên gửi dữ liệu của chính họ vào HRIS.
Những thách thức cần xem xét
Việc tích hợp dữ liệu bên ngoài không phải là tất cả đều tích cực và chắc chắn mang lại một số thách thức cho một tổ chức để xem xét. Việc tích hợp dữ liệu và hệ thống rất tốn kém và thường đòi hỏi các giải pháp thay thế hoặc bản vá để cung cấp dữ liệu hữu ích cho việc hỗ trợ quyết định. Nếu một tổ chức muốn tích hợp hệ thống cây nhà lá vườn với hệ thống nhà cung cấp hoặc tích hợp hai hoặc nhiều hệ thống nhà cung cấp và chuyên gia HRIS có kiến thức kỹ thuật về giao thức và ngôn ngữ lập trình để chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống sẽ được yêu cầu (Kavanagh và Johnson, 2018). Nếu lập trình viên này hiện không phải là nhân viên của tổ chức, lãnh đạo HRIS sẽ phải chi ngân sách cho vị trí bổ sung. Mặc dù HRIS tích hợp cao có thể mang lại hiệu quả cao hơn thông qua việc sử dụng Dịch vụ tự phục vụ của Người nộp đơn, Nhân viên và Người quản lý,một số người cho rằng các hệ thống này có thể chuyển công việc từ bộ phận nhân sự sang các nhà quản lý và nhân viên, do đó gây quá tải cho các nhà quản lý dây chuyền và nhân viên dây chuyền. Điều này được cho là có tác động lâu dài là làm giảm năng suất tổng thể trong tổ chức. Các hệ thống phúc lợi có thể không được đón nhận bởi những nhân viên cảm thấy rằng họ cần được hỗ trợ thêm trong việc đưa ra quyết định (Stone, et al. 2015). Ngoài ra, một số nhân viên có thể không cảm thấy thoải mái với việc sử dụng công nghệ và có thể thích biểu mẫu giấy hơn nhập bằng máy tính.một số nhân viên có thể không cảm thấy thoải mái với việc sử dụng công nghệ và có thể thích biểu mẫu giấy hơn nhập máy tính.một số nhân viên có thể không cảm thấy thoải mái với việc sử dụng công nghệ và có thể thích biểu mẫu giấy hơn nhập máy tính.
Một thách thức lớn khác cần được xem xét là tính linh hoạt của hệ thống - yếu tố quyết định sự thành công của tích hợp dữ liệu. Trong ví dụ về tự động hóa bồi thường, các kế hoạch bồi thường thay đổi theo thời gian và HRIS phải có khả năng theo kịp những thay đổi đó. Các thay đổi có thể bao gồm tính đủ điều kiện, quy tắc kinh doanh (ví dụ: số tiền tăng tối thiểu và tối đa), ngân sách, nguyên tắc, ngày truy cập, tính toán và thậm chí cả bản trình bày trên màn hình. Việc bổ sung hoặc loại bỏ các thành phần trả lương cơ bản, kế hoạch thưởng hoặc kế hoạch cổ phiếu là cần thiết để tạo sự linh hoạt cho các thay đổi chương trình điển hình (Wright, 2004). Các hệ thống cũng phải cung cấp tính linh hoạt cần thiết để đáp ứng các nhu cầu thay đổi liên quan đến tuân thủ. Ví dụ, lập kế hoạch trả công cho nhân viên được miễn và nhân viên không được miễn trừ có thể tuân theo các hướng dẫn khác nhau.Tích hợp dữ liệu lương thưởng cũng có thể cung cấp cho người quản lý các cờ để chỉ ra các vấn đề tuân thủ tiềm ẩn - ví dụ: các chỉ số cho phụ nữ và nhân viên thiểu số khi mức lương của họ thấp hơn nhân viên nam và đa số có trình độ tương tự. Loại cờ này có thể phức tạp để thực hiện vì nó yêu cầu hệ thống lấy dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau (HRIS cốt lõi, ATS, dữ liệu thị trường tiền lương), áp dụng tính toán (tỷ lệ so sánh dựa trên tỷ lệ giờ hoặc lương hàng năm tùy thuộc vào trạng thái FLSA), và xuất một chỉ báo hoặc cờ cho người quản lý dựa trên định nghĩa của doanh nghiệp về những gì cấu thành một mặt hàng cần được xem xét (Wright 2004).Loại cờ này có thể phức tạp để thực hiện vì nó yêu cầu hệ thống lấy dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau (HRIS cốt lõi, ATS, dữ liệu thị trường tiền lương), áp dụng tính toán (tỷ lệ so sánh dựa trên tỷ lệ giờ hoặc lương hàng năm tùy thuộc vào trạng thái FLSA), và xuất một chỉ báo hoặc cờ cho người quản lý dựa trên định nghĩa của doanh nghiệp về những gì cấu thành một mặt hàng cần được xem xét (Wright 2004).Loại cờ này có thể phức tạp để thực hiện vì nó yêu cầu hệ thống lấy dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau (HRIS cốt lõi, ATS, dữ liệu thị trường tiền lương), áp dụng tính toán (tỷ lệ so sánh dựa trên tỷ lệ giờ hoặc lương hàng năm tùy thuộc vào trạng thái FLSA), và xuất một chỉ báo hoặc cờ cho người quản lý dựa trên định nghĩa của doanh nghiệp về những gì cấu thành một mặt hàng cần được xem xét (Wright 2004).
Các phương pháp hay nhất để tích hợp dữ liệu
Wright (2004) đưa ra tám gợi ý cần quan sát khi tích hợp dữ liệu và sử dụng nó để tự động lập kế hoạch bồi thường. Các đề xuất có thể áp dụng cho các chức năng nhân sự và các chuyên gia HRIS nên lưu ý đến các đề xuất.
- Lên kế hoạch kỹ lưỡng. Tích hợp dữ liệu không nên là một quyết định cuối cùng hoặc suy nghĩ sau. Dữ liệu từ tất cả các hệ thống liên quan đến liên kết phải được ánh xạ để đảm bảo rằng các bộ dữ liệu tương thích để truyền.
- Chức năng cần được cải tiến theo thời gian. Khuyến cáo rằng các tổ chức không nên cố gắng làm quá nhiều quá nhanh. Bằng cách triển khai theo từng giai đoạn, các tổ chức tự tạo cơ hội để ứng phó với các thách thức và chuyển hướng nguồn lực nếu cần.
- Điều quan trọng là phải nghiên cứu và tuân thủ các thực tiễn tốt nhất dành riêng cho ngành. Nhu cầu của một cơ sở y tế có thể sẽ khác rất nhiều so với nhu cầu của một nhà sản xuất. Không có giải pháp chung cho tất cả các nhu cầu tích hợp dữ liệu và các chuyên gia HRIS nên biết điều này khi bắt đầu một dự án.
- Nhân sự nên kiểm tra tần suất của các ngoại lệ đối với các quy tắc kinh doanh để xác định xem hệ thống mới được tích hợp có nên được cấu hình để đáp ứng các ngoại lệ hay không.
- Các tổ chức nên xem xét tác động của các phép tính dựa trên việc làm tròn số. Mẹo này dành riêng cho dữ liệu bồi thường nhưng rất quan trọng cần xem xét. Nếu các số liệu được làm tròn, nó có thể tác động đến ngân sách theo cách không mong muốn và làm gián đoạn các dự kiến ngân sách. Đây có vẻ như là một vấn đề nhỏ, tuy nhiên, theo thời gian, nó có thể trở nên tốn kém.
- Xác thực dữ liệu được yêu cầu trong HRIS cốt lõi và lập kế hoạch thời gian để thực hiện xóa dữ liệu theo lịch trình nếu cần.
- Wright nhấn mạnh sự cần thiết phải kiểm tra bất kỳ sửa đổi hệ thống nào trước khi chúng đi vào hoạt động. Điều quan trọng là tất cả các tình huống có thể xảy ra đều được kiểm tra trong hệ thống để đảm bảo rằng tính bảo mật còn nguyên vẹn và hệ thống tích hợp đang hoạt động như dự đoán.
- Và cuối cùng, khuyến nghị thứ tám là lập kế hoạch truyền thông quản lý thay đổi. Việc triển khai HRIS được cho là không thành công không phải do các vấn đề về phần cứng hoặc phần mềm mà do người dẫn đầu thay đổi, con người và các vấn đề tổ chức liên quan đến thay đổi (Kavanagh và Johnson, 2015).
Kết luận, tích hợp dữ liệu bên ngoài có một số lợi ích. Tích hợp dữ liệu cho phép hỗ trợ quyết định tốt hơn và metrix. Mặc dù hiệu quả cuối cùng cũng được nhận ra, nhưng có những chi phí ban đầu liên quan đến tích hợp dữ liệu mà các chuyên gia HRIS phải tính đến. Ngoài ra, một số nhân viên và người quản lý có thể không sử dụng các chức năng tự phục vụ mà dữ liệu tích hợp phụ thuộc vào. Nếu các nhà lãnh đạo áp dụng các phương pháp quản lý thay đổi hiệu quả và lập kế hoạch nguồn lực phù hợp, việc tích hợp dữ liệu có thể sẽ có tác động tích cực đến chức năng nhân sự và doanh nghiệp nói chung.
Nguồn:
Hội nhập HRIS với Bảng lương Toàn cầu - Bốn Chìa khóa để Thành công. (2017, ngày 06 tháng 10). Được truy cập ngày 24 tháng 2 năm 2018, từ
Kavanagh, MJ & Johnson, RD (2018). Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (xuất bản lần thứ 4). Los Angeles, CA: Hiền giả.
Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM, & Johnson, R. (2015). Ảnh hưởng của công nghệ đến tương lai của quản lý nhân sự. Đánh giá Quản lý Nguồn nhân lực, 25 (Quản lý Nguồn nhân lực: Quá khứ, Hiện tại và Tương lai - Tập 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002
Được rồi, A. (2004). Không giải quyết cho ít hơn: Các chương trình đền bù toàn cầu cần các công cụ đền bù toàn cầu. Đánh giá Kế hoạch Phúc lợi Nhân viên, 58 (9), 14.
© 2018 Jess Newton