Mục lục:
- Giới thiệu
- Thời gian biểu)
- Chi phí ngân sách)
- Phạm vi (Mục tiêu)
- Chất lượng-Mục tiêu cuối cùng
- Video này sẽ giải thích chi tiết về Tam giác sắt
- Phần kết luận
- Đến lượt bạn
Giới thiệu
Có một số cấp độ quản lý. Điều này không phải để tạo ra một hệ thống cấp bậc mà là để phân quyền và phân tách các nhiệm vụ để những nhiệm vụ này có thể được hoàn thành một cách hiệu quả và kịp thời. Người quản lý chịu trách nhiệm về các nhóm dưới sự giám sát của họ. Điều này có nghĩa là họ hoàn toàn chịu trách nhiệm về bất kỳ sai sót hoặc hành vi nào của đội mình. Người quản lý cần đảm bảo chất lượng công việc, lịch trình và ngân sách của các thành viên trong nhóm của họ. Người quản lý phải giao đúng nhiệm vụ cho đúng người để tối ưu hóa chất lượng, lập lịch trình sử dụng tối đa thời gian và cung cấp ngân sách sử dụng ít tiền nhất để tạo ra kết quả hoặc sản xuất cao nhất có thể. Ba khía cạnh chính mà chúng tôi sẽ phân tích được gọi là “tam giác sắt” hoặc “tam giác quản lý dự án”. Ba khía cạnh là phạm vi, lịch trình (thời gian) và ngân sách.Chất lượng là mục tiêu cuối cùng của dự án, do đó điều này sẽ thuộc cả ba khía cạnh. Đây là những ràng buộc hạn chế chất lượng và kết quả của một dự án.
Thời gian biểu)
Mọi dự án cần được quản lý hiệu quả với tham chiếu đến thời gian cho từng nhiệm vụ. Người quản lý phải lập ra một lịch trình sẽ giúp nhóm hoạt động theo đúng thời hạn, do đó tăng hiệu quả của dự án. Một lịch trình sẽ bao gồm các yếu tố như thời gian cho phép để hoàn thành dự án, thời hạn của nhiệm vụ vi mô và số giờ của nhân viên và thành viên trong nhóm mỗi ngày / mỗi nhiệm vụ. Mục đích của một lịch trình là sử dụng ít thời gian nhất để đạt được kết quả đầu ra hiệu quả nhất. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là các nhà quản lý phải nghiên cứu sâu để phân bổ thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ khác nhau một cách hiệu quả. Ví dụ, lập kế hoạch cho một dự án là khá quan trọng và cần được phân bổ nhiều thời gian cho nó (vài ngày), trong khi việc vẽ một sơ đồ tư duy chỉ nên mất vài giờ.Một số nhà quản lý mong muốn các lịch trình và thời hạn này được tuân thủ nghiêm ngặt trong khi các nhà quản lý khác có xu hướng cho phép sự linh hoạt và sử dụng lịch trình làm kim chỉ nam hơn là một hợp đồng cứng nhắc.
Chi phí ngân sách)
Một yếu tố khác ảnh hưởng lớn đến một dự án là chi phí của toàn bộ dự án. Người quản lý phân bổ chi phí cho dự án bằng cách xem xét tất cả các yếu tố liên quan đến dự án. Mục đích là tìm ra sự cân bằng hoàn hảo giữa chi phí, sản lượng và chất lượng. Người quản lý cần giảm thiểu chi phí đồng thời tăng sản lượng và duy trì tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Khi xem xét khía cạnh chi phí, một nhà quản lý nên xem xét các yếu tố sau; tiền lương và tiền công, chi phí thiết bị, chi phí nguyên vật liệu, chi phí quản trị và các chi phí có thể xảy ra do nhầm lẫn và sai sót. Đây chỉ là một vài yếu tố. Các chi phí có thể khác nhau tùy theo quy mô của dự án. Ví dụ, một dự án xây dựng đang phát triển sẽ tốn kém hơn rất nhiều so với một chiến dịch quảng cáo. Ngoài ra,chi phí liên quan trực tiếp đến thời gian trong đó dự án càng kéo dài thì số giờ làm việc của nhân viên sẽ càng nhiều.
Phạm vi (Mục tiêu)
Phạm vi của một dự án bao gồm các mục tiêu, mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, kết quả mong muốn, các lỗi có thể xảy ra, kế hoạch, quá trình thực hiện, xem xét và sửa chữa. Đây là thách thức khó khăn nhất đối với người quản lý vì họ cần phải phân tích các yếu tố này liên quan đến chi phí và thời gian. Người quản lý phải đảm bảo rằng toàn bộ nhóm hiểu được phạm vi của dự án và nắm bắt được yêu cầu của từng người trong số họ. Đây thường là hạn chế khiến một dự án thất bại vì mục tiêu của nhà quản lý không thực tế liên quan đến lịch trình và ngân sách, hoặc các thành viên / nhân viên trong nhóm không hiểu phạm vi của dự án. Phạm vi cũng bao gồm các biện pháp để thích ứng nếu và khi các yếu tố khác bị thay đổi. Ví dụ, nếu dự án cần hoàn thành một tháng trước ngày dự kiến,thì người quản lý sẽ phải tăng lượng nhân viên hoặc máy móc để bù đắp cho thời hạn eo hẹp.
Chất lượng-Mục tiêu cuối cùng
Chất lượng là mục tiêu cuối cùng của bất kỳ dự án nào và ba khía cạnh trên là những hạn chế thường hạn chế chất lượng của một dự án. Phạm vi, thời gian và chi phí đều ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của dự án. Chúng ta hãy xem một ví dụ liên quan đến chi phí, ngân sách của một khách hàng là chủ sở hữu duy nhất cho một chiến dịch quảng cáo chỉ là 100 bảng Anh. Điều này sẽ hạn chế thị trường mục tiêu và khả năng tiếp cận mà chiến dịch có thể đạt được. Hãy để chúng tôi sử dụng cùng một ví dụ liên quan đến khía cạnh lịch trình. Một khách hàng quyết định rằng chiến dịch phải được hoàn thành trong vòng hai tuần. Điều này sẽ khiến người quản lý hướng đến chất lượng thấp hơn về khả năng tiếp cận chiến dịch. Người quản lý cũng có thể tăng chi phí cho khách hàng để bù đắp cho thời gian hạn chế. Cho đến nay, chúng tôi có một khách hàng sẵn sàng chi 100 bảng Anh trong hai tuần cho một chiến dịch quảng cáo.Người quản lý dự án hiện bị giới hạn bởi những rào cản về thời gian và chi phí này. Như vậy, người quản lý sẽ cần phải điều chỉnh phạm vi của dự án. Anh ấy / cô ấy có thể làm điều này bằng cách điều chỉnh chi phí. Người quản lý có thể làm điều này bằng cách giảm số tiền mà họ phân bổ cho mỗi nhiệm vụ vi mô và thuê những nhân viên có trình độ thấp hơn. Điều này dẫn đến nguy cơ xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện dự án tăng lên. Thời hạn hai tuần có nghĩa là người quản lý sẽ cần điều chỉnh thời gian mà họ đã phân bổ cho mỗi nhiệm vụ. Nếu nhân viên đang gấp rút thực hiện nhiệm vụ của họ, điều này sẽ làm giảm chất lượng của dự án.Người quản lý có thể làm điều này bằng cách giảm số tiền mà họ phân bổ cho mỗi nhiệm vụ vi mô và thuê những nhân viên có trình độ thấp hơn. Điều này dẫn đến nguy cơ xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện dự án tăng lên. Thời hạn hai tuần có nghĩa là người quản lý sẽ cần điều chỉnh thời gian mà họ đã phân bổ cho mỗi nhiệm vụ. Nếu nhân viên đang gấp rút thực hiện nhiệm vụ của họ, điều này sẽ làm giảm chất lượng của dự án.Người quản lý có thể làm điều này bằng cách giảm số tiền mà họ phân bổ cho mỗi nhiệm vụ vi mô và thuê những nhân viên có trình độ thấp hơn. Điều này dẫn đến việc gia tăng rủi ro có thể xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện dự án. Thời hạn hai tuần có nghĩa là người quản lý sẽ cần điều chỉnh thời gian mà họ đã phân bổ cho mỗi nhiệm vụ. Nếu nhân viên đang gấp rút thực hiện nhiệm vụ của họ, điều này sẽ làm giảm chất lượng của dự án.
Ngược lại, chúng ta hãy xem xét một tập đoàn lớn. Doanh nghiệp khổng lồ này sẽ có kinh phí để phân bổ hàng nghìn bảng Anh cho một chiến dịch quảng cáo kéo dài trong khoảng thời gian 6 tháng. Người quản lý dự án sẽ có sự linh hoạt để tăng phạm vi của dự án từ đó tăng chất lượng của dự án.
Video này sẽ giải thích chi tiết về Tam giác sắt
Phần kết luận
Tóm lại, rõ ràng là một nhà quản lý có ba ràng buộc, đó là lịch trình, ngân sách và phạm vi, sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của một dự án và lần lượt ảnh hưởng lẫn nhau. Một nhà quản lý giỏi và hiệu quả sẽ sử dụng các nguồn lực mà anh ấy / cô ấy có để tối ưu hóa chất lượng đạt được từ một dự án. Trong hoàn cảnh tiêu chuẩn với một nhà quản lý trung bình, xu hướng là chất lượng của một dự án sẽ tăng lên so với chi phí và thời gian đầu tư vào nó. Một nhà quản lý cấp trên có thể đạt được kết quả chất lượng cao với một số lượng tài nguyên hạn chế.