Mục lục:
Accountingmatters.com
Bạn có thể lo lắng về nhiều vấn đề khi lập ngân sách. Lập ngân sách là xử lý tiền, tiền của tổ chức / công ty, tiền của nhà tài trợ, tiền của nhà tài trợ tư nhân khác, tùy thuộc vào cách tổ chức / công ty hoạt động, nhưng trong mọi tình huống, bạn đang xử lý tiền.
Bạn có thể có quá nhiều thứ đang diễn ra, phàn nàn từ khách hàng, vấn đề với nhà cung cấp, nhà cung cấp dịch vụ có thể đã ngừng hoạt động; bạn có thể đang nghĩ đến việc thêm một ít tiền vào ngân sách của năm ngoái, đề phòng! Giao ngân sách đã phát triển cho một kế toán và sau đó thư giãn! Hoặc lập kế hoạch chi tiêu tất cả mọi thứ được phân bổ trong ngân sách! Hoặc có suy nghĩ rằng việc duy trì trong phạm vi ngân sách sẽ chứng tỏ bạn là một nhân viên / nhà quản lý ngân sách hiệu quả! Không, câu trả lời là KHÔNG. Bạn cần phải chịu trách nhiệm cho từng hành động và một phần ngân sách, hiểu mục đích của ngân sách và biết cách quản lý chúng.
Lập ngân sách không phải là một quá trình đơn giản được phát triển và để lại như vậy, mà nó là một hệ thống liên tục cần theo dõi, kiểm soát, ghi chép, báo cáo và nhiều hơn nữa trong khi tuân theo các yêu cầu pháp lý và quy định của tổ chức. Điều này tự nó đã được giải thích, cho chúng ta biết rằng thủ tục lập ngân sách không chỉ dừng lại ở việc xây dựng và thống nhất ngân sách, mà liên quan đến trách nhiệm quản lý ngân sách rất lớn; đó là những gì các doanh nghiệp hướng tới; bạn không bao giờ có thể nói rằng bạn không còn gì để làm, luôn luôn có một số công việc hoặc việc khác.
Bài viết này dựa trên đơn vị NVQ Cấp 4 "Quản lý Ngân sách" và có giá trị tín dụng là 5.
1: Hiểu Mục đích của Ngân sách
1.1 Giải thích mục đích và lợi ích của việc quản lý các nguồn tài chính một cách hiệu quả và hiệu quả.
Quản lý nguồn tài chính hiệu quả và hiệu quả là một tiêu chuẩn để quản lý tài chính và hiệu suất và điều này có nghĩa là, giá trị hợp lý của đồng tiền. Hiệu quả trong việc quản lý các nguồn tài chính có nghĩa là doanh nghiệp đang đạt được hiệu suất tối đa với đầu vào tối thiểu và rất ít lãng phí. Hiệu quả trong quản lý các nguồn tài chính có nghĩa là doanh nghiệp có thể cung cấp / cung cấp các dịch vụ và sản phẩm thành công bằng cách đáp ứng tất cả các mục tiêu và mục tiêu của mình.
Mục đích và lợi ích của việc quản lý các nguồn tài chính một cách hiệu quả và hiệu quả là:
- Bạn có một kế hoạch ngắn hạn cho các chi phí của công ty; thường trong khoảng thời gian một năm.
- Bạn sẽ có một ý tưởng tốt về việc phân bổ các nguồn tài chính, các mục tiêu hoặc mục tiêu mà mỗi nguồn tài chính sẽ được phân bổ và sẵn sàng tìm kiếm các giải pháp thay thế trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào; nói cách khác, dòng tiền sẽ đầy đủ và hoàn hảo
- Bạn nhận được lợi ích tối đa cho số tiền bạn bỏ ra.
- Bạn có thể xem xét chi phí và lợi ích của từng mục tiêu hoặc mục tiêu và ưu tiên cho phù hợp
- Bạn có cơ hội đánh giá các mục tiêu khác nhau và tài trợ cho mục tiêu hiệu quả nhất
- Bạn có thể xác định mục tiêu và mục tiêu cho giai đoạn lập ngân sách.
- Khi một mục tiêu / mục tiêu / nhiệm vụ không diễn ra theo dòng chảy bình thường mà có sự sai lệch so với kế hoạch thực tế, bạn có thể đánh giá lý do của sự sai lệch và thực hiện các hành động cần thiết để sửa chữa chúng.
- Bạn có thể tránh chi tiêu quá mức, chi tiêu dưới mức và cũng có thể trang trải các chi phí bất ngờ
- Bạn có thể lập kế hoạch và kiểm soát tiền bạc hoặc tài chính và điều này được thực hiện bằng cách theo dõi, đánh giá và xem xét liên tục.
- Bạn chỉ có thể thực hiện bất kỳ thay đổi bắt buộc nào nếu có cách quản lý phù hợp các nguồn tài chính
- Nó cải thiện hoạt động tổng thể của công ty / tổ chức
1.2 Xác định các yêu cầu pháp lý, quy định và tổ chức để quản lý ngân sách.
Đối với các tổ chức phụ thuộc vào phương thức hoạt động và sự phụ thuộc vào chính phủ và các hệ thống khác, việc quản lý ngân sách cần tuân thủ các yêu cầu về luật pháp, quy định và tổ chức. Lập ngân sách là một quá trình phức tạp và phải được tích hợp với các chiến lược, dịch vụ, giá trị, mục tiêu, v.v. của tổ chức.
Một số yêu cầu pháp lý, quy định và tổ chức để quản lý ngân sách là:
- Giám sát hiệu suất so với ngân sách của tổ chức
- Nhất quán trong ngân sách
- Tính chính xác và minh bạch trong lập ngân sách
- Hãy khôn ngoan và tránh những sai lầm trong việc quản lý ngân sách
- Dự toán ngân sách mạnh mẽ và chắc chắn
- Nguồn lực đầy đủ (mức tối thiểu) để tài trợ cho các dịch vụ khác nhau cần thiết cho hoạt động của tổ chức
- Báo cáo trước về bất kỳ sự thiếu hụt nào cho tổ chức
- Theo dõi ngân sách và kiểm soát do đó cải thiện hiệu suất
- Thực hiện các hành động cần thiết trong trường hợp thiếu hụt hoặc chi tiêu quá mức
- Hệ thống kế hoạch tài chính cần phải chính xác và đúng chỗ.
- Mọi thay đổi trong dịch vụ cần được dự báo, những thay đổi trong chính sách cần được thay thế bằng những thay đổi khác và dự báo chi phí cho tương lai
- Đáp ứng nhu cầu, nguồn lực phải phù hợp với chi phí
- Xem xét hiệu suất so với ngân sách, ưu tiên các mục trong ngân sách tùy thuộc vào tầm quan trọng của việc cung cấp dịch vụ
- Luôn có hồ sơ về các ước tính cho tương lai
- Có kế hoạch dài hạn trong tay
- Có hướng dẫn chi tiết về các chi tiêu khác nhau với lý do
- Tham khảo ngân sách của năm trước và sử dụng nó làm cơ sở, tìm kiếm các thay đổi dịch vụ, thay đổi chi phí, v.v.
- Các quyết định được đưa ra bởi hội đồng quản trị hoặc ủy ban có liên quan đến tài chính và ngân sách
- Thu hút sự tham gia của những người sẽ trực tiếp xử lý ngân sách
- Xem xét tác động của từng mục đối với ngân sách, mục tiêu của tổ chức, mục tiêu đặt ra, các dữ kiện thực tế về ngân sách, v.v.
- Các kế hoạch và dự trữ cần phải sẵn sàng trong thời gian thâm hụt
- Có giám sát, kiểm soát và báo cáo thích hợp + xem xét các thủ tục lập ngân sách
1.3 Mô tả các loại hệ thống ngân sách khác nhau và các tính năng của chúng.
Hệ thống ngân sách là một phần của quá trình lập kế hoạch và kiểm soát của một doanh nghiệp. Khi lập kế hoạch doanh nghiệp có thể là kế hoạch ngắn hạn ( dưới một năm ), kế hoạch dài hạn hoặc kế hoạch trung hạn. Tùy thuộc vào kế hoạch, loại hình tổ chức và tính đến các sự kiện khác nhau liên quan, bạn sẽ có thể chọn loại hệ thống ngân sách phù hợp. Có nhiều loại hệ thống ngân sách khác nhau. Chúng ta sẽ xem xét một vài trong số đó và các tính năng của chúng.
Lập ngân sách truyền thống:
Trong loại ngân sách này, thông tin và số liệu của năm trước được tính đến và ngân sách được lập cho năm sau với những thay đổi nhỏ nếu cần thiết. Các hệ thống lập ngân sách này rất dễ phát triển và thực hiện. Chúng cũng hiệu quả về chi phí và thời gian. Tuy nhiên, có một số hạn chế trong việc sử dụng hệ thống này vì chúng tuân theo quy trình lập ngân sách từ trên xuống trong đó ngân sách được áp đặt bởi cấp quản lý cao hơn. Chúng cũng không linh hoạt và không thể sử dụng cho các hệ thống lập ngân sách dài hạn.
Lập ngân sách dựa trên hoạt động (ABB):
Lập ngân sách ở đây dựa trên các hoạt động gây ra chi phí. Dựa trên hoạt động và lợi ích của nó, các nguồn lực được phân bổ. Những điều này có độ chính xác cao theo nghĩa, việc theo dõi chi phí cho từng dịch vụ / mục tiêu dễ dàng hơn. Nó tiêu tốn nhiều thời gian, phức tạp và chi phí cao hơn.
Ngân sách luân chuyển:
Đây là những ngân sách ngắn hạn trong đó ngân sách được thêm vào cho mỗi giai đoạn luân phiên. Ví dụ: một ngân sách có thể đã được phát triển chỉ trong 3 tháng và khi giai đoạn này hết hạn, ngân sách mới sẽ được bổ sung có tính đến các dữ kiện và số liệu từ giai đoạn luân phiên trước đó. Khi ngân sách này xem xét các kế hoạch ngắn hạn, ngân sách luôn cập nhật và thực tế. Nó đòi hỏi nhiều thời gian hơn vì ngân sách phải được chuẩn bị khá thường xuyên ( vài tháng một lần) thay vì mỗi năm một lần.
lurnq.com
Lập ngân sách từ trên xuống:
Ngân sách do lãnh đạo cao nhất chuẩn bị và được thông qua có thẩm quyền cho các nhân viên trong tổ chức. Những điều này phổ biến trong các tổ chức nhỏ hoặc doanh nghiệp mới. Đôi khi các nhà quản lý thiếu kỹ năng lập ngân sách, không nhận thức được kết quả tích cực của các hệ thống lập ngân sách khác, áp đặt ngân sách cho nhân viên sử dụng quy trình này. Tuy nhiên điều này có thể không phải luôn luôn như vậy và đôi khi không phải tất cả nhân viên sẽ đồng ý với ngân sách. Thủ tục lập ngân sách này ít tốn thời gian hơn và có thể cần động lực để thỏa thuận.
Lập ngân sách từ dưới lên:
Các nhà quản lý cùng nhau thảo luận và đưa ra quyết định về ngân sách. Điều này hoàn toàn ngược lại với lập ngân sách từ trên xuống. Các kỹ năng và ý tưởng từ nhiều người khác nhau được tập hợp lại khi xây dựng ngân sách và do đó chất lượng của quá trình lập ngân sách là tốt. Các hệ thống này được sử dụng trong các tổ chức / doanh nghiệp lớn đã được thành lập. Các nhà quản lý liên quan sẽ có kỹ năng lập ngân sách tốt và các ý tưởng được thu thập từ các nhân viên có kinh nghiệm trong từng bộ phận. Loại lập ngân sách này tốn nhiều thời gian.
Lập ngân sách dựa trên số không (ZBB):
Ngân sách trong trường hợp này được lập từ cấp cơ sở, tức là từ cơ sở không. Trong quá trình lập ngân sách dựa trên số không, tất cả các nhiệm vụ / dịch vụ đều được chuẩn bị để giúp đạt được các mục tiêu của tổ chức. Các nhà quản lý quyết định mức độ ưu tiên của từng dịch vụ dựa trên cách tổ chức sẽ được hưởng lợi. Dựa trên mức độ ưu tiên này, các nguồn lực được phân bổ. Một số lĩnh vực mà ZBB có thể được sử dụng là đào tạo, R&D, dịch vụ phi lợi nhuận, v.v. Đây là một hình thức hệ thống lập ngân sách rất hiệu quả, nhưng tiêu tốn nhiều thời gian. Người quản lý cần có kỹ năng cao để phát triển hệ thống ZBB.
Lập ngân sách gia tăng:
Đây là một loại hệ thống lập ngân sách trong đó mọi dự đoán về việc tăng hoặc giảm thu nhập cho doanh nghiệp đều được tính đến trong khi xây dựng ngân sách. Đây là hình thức lập ngân sách thẳng và chi phí hiệu quả, nhưng sẽ không bao gồm bất kỳ chi phí nào khác như chi phí một lần, chi phí khẩn cấp, v.v. Đây là hình thức lập ngân sách rất dễ dàng và nhanh chóng và đôi khi có thể dẫn đến sai sót trong phân bổ nguồn lực.
Lập ngân sách dựa trên động cơ lợi nhuận:
Loại lập ngân sách này dựa trên thành quả lợi nhuận; nghĩa là, dựa trên số thu nhập hoặc lợi nhuận dự kiến cho một năm tài chính cụ thể. Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng kiểu lập ngân sách này như một phương pháp lập ngân sách phổ biến, nhưng không thể được coi là một phương pháp lập ngân sách chính thức. Vì ngân sách này dựa trên động cơ lợi nhuận, nếu doanh số bán hàng bị ảnh hưởng, nó cũng sẽ ảnh hưởng đến ngân sách.
Đọc thêm
- Quản lý Ngân sách: Hiểu Cách Báo cáo Hiệu suất so với Ngân sách
Quản lý ngân sách không chỉ dừng lại ở việc quản lý mà còn liên quan đến việc báo cáo hiệu suất so với ngân sách. Điều này có mục đích và lợi ích riêng và cũng giúp dự báo ngân sách trong tương lai
- Hiểu Cách Quản lý Ngân sách
Quản lý ngân sách là một kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Giám sát ngân sách bao gồm việc theo dõi, kiểm soát, ghi chép các khoản chi, giảm thiểu chi phí và xác định các tình huống cần hành động khắc phục.