Mục lục:
- Giới thiệu về Đơn vị này
- 1. Giải thích mục đích và lợi ích của việc lập kế hoạch và chịu trách nhiệm với người khác về công việc của chính bạn.
- Ưu điểm của Lập kế hoạch
- 2. Giải thích mục đích và lợi ích của việc đàm phán các mục tiêu thực tế cho công việc và cách bạn thực hiện điều này.
- 3. Làm thế nào để bạn ưu tiên các mục tiêu và đặt khoảng thời gian cho công việc của riêng bạn?
- 4. Những loại vấn đề nào có thể xảy ra trong quá trình làm việc và bạn giải quyết chúng như thế nào?
- 5. Giải thích mục đích và lợi ích của việc thông báo cho người khác về tiến độ.
- 6. Giải thích mục đích và lợi ích của việc cho người khác biết nếu cần thay đổi kế hoạch làm việc.
- 7. Giải thích mục đích và lợi ích của việc nhận ra và học hỏi từ những sai lầm.
- 8. Giải thích mục đích của các hướng dẫn, thủ tục và quy tắc thực hành có liên quan đến công việc của bạn.
- 2.1 Mục đích của việc đặt ra các tiêu chuẩn cao cho công việc của bạn là gì?
- 2.2 Bạn đặt tiêu chuẩn cao cho công việc của mình như thế nào?
- 2.3 Làm thế nào để bạn đối phó với áp lực phát sinh từ nhiệm vụ công việc? Cho ví dụ.
- 2.4 Tại sao bạn nên chấp nhận những thất bại và bạn giải quyết chúng như thế nào?
- 2.5 / 6 Tại sao bạn nên quyết đoán và điều đó có ý nghĩa gì trong nhiệm vụ công việc của bạn? Cho ví dụ.
- 2.7 Tại sao bạn nên sẵn sàng đón nhận những thử thách mới trong công việc và thích ứng với sự thay đổi?
- 2.8 Tại sao bạn nên đối xử trung thực, tôn trọng và cân nhắc với người khác tại nơi làm việc?
- 2.9 Những loại hành vi nào trong công việc thể hiện những phẩm chất trên và những loại nào không?
- 2.10 Tại sao bạn nên giúp đỡ và hỗ trợ người khác trong công việc?
Xem lại thông tin về cách quản lý hiệu suất của chính bạn trong môi trường kinh doanh.
Ảnh của Christina @ wocintechchat.com trên Unsplash
Giới thiệu về Đơn vị này
Đây là bài học bắt buộc thuộc Nhóm A ở Cấp độ 3 với tổng cộng 3 tín chỉ. Các ứng viên sẽ hiểu rõ về cách lập kế hoạch và ưu tiên công việc, cách họ có trách nhiệm với người khác và điều đó ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào, tầm quan trọng của việc được hỗ trợ, cách lập kế hoạch và ưu tiên khối lượng công việc cũng như tầm quan trọng của việc làm đó và làm thế nào chịu trách nhiệm về công việc của mình.
Một tuyên bố cá nhân cho đơn vị này cũng đã được bao gồm.
1. Giải thích mục đích và lợi ích của việc lập kế hoạch và chịu trách nhiệm với người khác về công việc của chính bạn.
Với một kế hoạch, chúng ta có thể ước tính sơ bộ ít nhất bao nhiêu thời gian cho quá trình hành động.
Ưu điểm của Lập kế hoạch
- Lập kế hoạch đưa ra một ước tính sơ bộ về thời gian cần thiết để hoàn thành các hành động và xác định các hành động mà một người sẽ thực hiện.
- Nó giúp lập kế hoạch ngân sách.
- Nó giúp sẵn sàng đối mặt với những trường hợp khẩn cấp.
- Nó giúp bạn được tổ chức hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
- Lập kế hoạch giúp tránh trùng lặp lao động.
Trong khi lập kế hoạch, bạn phải có được càng nhiều chi tiết về công việc bạn đang làm để có thể tạo ra công việc của mình một cách hiệu quả nhất có thể.
Bạn có thể viết kế hoạch của mình vào danh sách việc cần làm. Viết ra mọi thứ có hai mục đích:
- Thứ nhất, bạn đang lên kế hoạch cho công việc của mình và các công cụ bạn cần.
- Thứ hai, bạn đang tạo một bản tường trình về công việc của mình cho người khác xem.
Bằng cách này, nếu bạn được hỏi bạn đã làm gì bất cứ lúc nào, bạn có thể cho họ xem và chịu trách nhiệm về công việc của mình.
2. Giải thích mục đích và lợi ích của việc đàm phán các mục tiêu thực tế cho công việc và cách bạn thực hiện điều này.
Điều quan trọng là phải thương lượng các chỉ tiêu thực tế để hoàn thành công việc đúng thời hạn, nếu không sẽ có nhận xét không tốt về đạo đức làm việc của bạn. Việc lập kế hoạch cho những khoảng thời gian bổ sung luôn là điều tốt, thay vì khung thời gian eo hẹp, bởi vì chất lượng công việc là rất quan trọng. Các cách để thương lượng là,
- Lập kế hoạch và chuẩn bị: Có các mục tiêu rõ ràng và tuân theo các mục tiêu đó. Thu thập tất cả thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ ngay cả trước khi bắt đầu nhiệm vụ.
- Thảo luận: Nên thảo luận với nhân viên kinh nghiệm hoặc người cao niên để nhận được lời khuyên về việc liệu kế hoạch hoặc giả định của bạn về một kế hoạch có đủ tốt để hoàn thành nhiệm vụ một cách hoàn hảo hay không.
- Xem xét và đề xuất: Giải thích một cách thực tế các đề xuất của bạn và chờ phản hồi. Nói chuyện với nhóm, nhận lời khuyên và đề xuất.
- Mặc cả và giải quyết: Tìm kiếm các giao dịch phù hợp nhất với ngân sách của công ty và cũng không được kiểm tra chất lượng. Thương lượng với các đại lý và giải quyết trong thỏa thuận hợp lý nhất.
3. Làm thế nào để bạn ưu tiên các mục tiêu và đặt khoảng thời gian cho công việc của riêng bạn?
Mọi công việc hay nhiệm vụ dù quan trọng hay không, khẩn cấp hay không đều có thời hạn và phải hoàn thành trong khoảng thời gian đã thỏa thuận. Công việc và nhiệm vụ phải được ưu tiên tùy thuộc vào tính chất công việc, độ dài công việc, mức độ khẩn cấp và thời hạn hoàn thành.
Những công việc cấp bách nhất nên nằm trong danh sách ưu tiên cao, công việc đòi hỏi nhiều thời gian nhất nhưng ít khẩn cấp cũng vậy, vì bạn sẽ phải hoàn thành nó trong vài ngày hoặc thậm chí có thể vài tuần. Vì vậy, hãy xem qua các giai đoạn khác nhau của nhiệm vụ hoặc dự án và ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng bước. Bằng cách này, bạn sẽ có thể đặt lịch thời gian cho toàn bộ nhiệm vụ và quyết định ngày, sau đó bắt đầu làm việc để hoàn thành vào ngày đó. Điều này sẽ giúp tạo động lực cho bản thân và dành thời gian cần thiết để hoàn thành nó, để hoàn thành nó vào đúng thời điểm.
Để đạt được mục tiêu, hãy đảm bảo rằng bạn
- Quyết định xem bạn sẽ cần dành bao nhiêu thời gian mỗi tuần để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
- Ghi ngày tháng vào nhật ký để giúp bạn tập trung.
- Ghi lại tất cả các bước đã hoàn thành để đạt được thành tích, điều này sẽ giúp tạo động lực cho bản thân.
- Kiểm tra mỗi tuần để xem bạn có đang dành thời gian phù hợp như kế hoạch hay không, và quan trọng nhất là kiểm tra xem bạn có đạt được những gì đã đề ra mỗi tuần hay không.
- Khi bạn quen với kế hoạch này, bạn sẽ thấy rằng nó trở thành thói quen của bạn và sẽ giúp bạn đạt được mà không gặp nhiều khó khăn.
4. Những loại vấn đề nào có thể xảy ra trong quá trình làm việc và bạn giải quyết chúng như thế nào?
Các vấn đề có thể xảy ra bất cứ lúc nào tại nơi làm việc và người ta phải chuẩn bị đối mặt và giải quyết chúng mà không ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của nhóm và tổ chức. Nếu có tình huống không thể hoàn thành nhiệm vụ vào ngày yêu cầu, hãy nhớ liên hệ với những người có liên quan và sắp xếp một ngày khác. Bằng cách đó, bạn luôn thông báo cho mọi người, không để họ tự hỏi điều gì đã xảy ra.
Nếu ai đó trong nhóm có nhiệm vụ chưa hoàn thành nhưng sắp đến thời hạn, hãy đảm bảo bạn gọi điện cho họ và hỏi họ lý do tại sao nó chưa hoàn thành và yêu cầu một thời gian để hoàn thành. Cho họ biết tầm quan trọng của việc hoàn thành.
Đôi khi, bạn gặp phải các vấn đề CNTT sẽ cản trở bạn thực hiện công việc của mình hoặc thậm chí khiến bạn không thể hoàn thành công việc đúng hạn, đặc biệt là những công việc có thời hạn rất chặt chẽ. Trong những trường hợp này, hãy báo cáo ngay với bộ phận CNTT và giải thích với họ rằng việc này rất khẩn cấp và bạn có thời hạn.
5. Giải thích mục đích và lợi ích của việc thông báo cho người khác về tiến độ.
Điều quan trọng là phải thông báo cho mọi người về tiến độ vì nó giúp họ biết họ cần đạt được những mục tiêu nào và liệu họ đã đạt được chưa. Ngoài ra, nó cũng giúp phác thảo và đặt ra các mục tiêu và chỉ tiêu để đạt được thành tựu. Nó cũng giúp tạo động lực
6. Giải thích mục đích và lợi ích của việc cho người khác biết nếu cần thay đổi kế hoạch làm việc.
Mọi người cần được thông báo nếu cần thay đổi kế hoạch làm việc để họ biết rằng họ cần phải thay đổi những gì họ đang làm. Nó cũng làm cho họ cảm thấy tham gia vào những gì đang diễn ra và nhận được phản hồi về việc liệu các kế hoạch có khả thi hay không.
7. Giải thích mục đích và lợi ích của việc nhận ra và học hỏi từ những sai lầm.
Mục đích và lợi ích của việc học hỏi từ những sai lầm là bạn không mắc phải sai lầm lần nữa.
Học hỏi từ những sai lầm là hoàn toàn chịu trách nhiệm về hành động của mình, đủ khiêm tốn để nhận ra lỗi của mình và không đổ lỗi cho người khác. Điều quan trọng là chúng ta phải nhận ra phần của mình trong vấn đề. Học hỏi từ những sai lầm là nhận ra những gì bạn đã làm sai, suy ngẫm về tình hình cho đến khi bạn nhận ra những gì đáng lẽ bạn phải làm, xin lỗi và tự kỷ luật để đảm bảo sai lầm không bao giờ xảy ra nữa.
Cách tốt nhất để học hỏi từ những sai lầm là học hỏi từ những sai lầm của người khác. Hãy chú ý đến những gì người khác đang làm, đặt câu hỏi, theo dõi những người thành công và phân tích những hành động họ đã làm để trở nên thành công và hiểu những sai lầm và thất bại của họ để cố gắng tránh chúng.
8. Giải thích mục đích của các hướng dẫn, thủ tục và quy tắc thực hành có liên quan đến công việc của bạn.
Mục đích của các hướng dẫn và thủ tục là ở chỗ, bạn biết phải làm gì và phải làm như thế nào. Không có cơ hội cho bạn sai, và phạm sai lầm.
Mục đích của Quy tắc Thực hành này là thiết lập các kỳ vọng rõ ràng và chung. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và các vấn đề về khó khăn cá nhân, các vấn đề về giám sát hoặc hiệu suất không tốt.
2.1 Mục đích của việc đặt ra các tiêu chuẩn cao cho công việc của bạn là gì?
Điều quan trọng là phải đặt ra các tiêu chuẩn cao cho công việc của tôi vì nó sẽ giúp tôi làm tốt nhất có thể. Khi tôi cố gắng hết sức, tôi sẽ được công nhận ở nơi làm việc một cách tích cực. Tiêu chuẩn cao tạo ra thách thức trong tôi và khiến tôi muốn đạt được. Nó giúp tôi trở nên tốt hơn và cải thiện theo thời gian. Tôi sẽ đặt ra các tiêu chuẩn này bằng cách nói chuyện với quản lý trực tiếp của mình và hỏi tôi có thể làm gì để cải thiện công việc mà tôi làm. Bởi vì người quản lý của tôi sau đó sẽ cho tôi biết những gì tôi đang làm tốt và những gì cần phải hoàn thành ở một tiêu chuẩn cao hơn.
2.2 Bạn đặt tiêu chuẩn cao cho công việc của mình như thế nào?
Đặt ra các tiêu chuẩn cao khiến tôi mong đợi từng ngày từng tháng khi tôi tiến bộ. Nó giúp tôi cố gắng hết sức và giúp tôi được công nhận.
Tôi đặt mục tiêu THÔNG MINH; điều đó có nghĩa là Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Thực tế và Đúng thời gian.
Nhưng dù là công việc nào, tôi cũng tiếp cận nó với tinh thần giá trị của bản thân.
2.3 Làm thế nào để bạn đối phó với áp lực phát sinh từ nhiệm vụ công việc? Cho ví dụ.
Áp lực ở nơi làm việc là điều phù hợp với một số người và họ chỉ cần đương đầu với nó. Đối với những người khác, nó có thể gây ám ảnh và khiến họ thiếu ngủ, gặp các vấn đề ở nhà, nơi làm việc và cuối cùng dẫn đến các vấn đề sức khỏe.
Nếu bạn không thể đối phó với mức áp lực cao, thì bạn cần phải thực hiện các bước để đảm bảo rằng áp lực không vượt qua được bạn.
Tôi cố gắng hết sức để có kỷ luật trong những gì tôi làm và lập kế hoạch rất tốt. Tôi cũng cố gắng không có trách nhiệm với người khác. Tôi cũng phản hồi liên tục với người quản lý của mình về tình hình diễn biến của mọi thứ. Bằng cách đó, tôi luôn thông báo cho họ về những gì đang xảy ra và họ sẽ biết điều gì đang xảy ra và sẽ không có bất kỳ sự ngạc nhiên nào phải lo lắng nếu bất cứ điều gì bị trì hoãn.
2.4 Tại sao bạn nên chấp nhận những thất bại và bạn giải quyết chúng như thế nào?
Khi thất bại xảy ra, tôi chấp nhận rằng đây là một phần của cuộc sống và làm những gì tôi cần làm để giải quyết vấn đề để có thể tiếp tục.
Tôi đối phó với những thất bại bằng cách lùi lại và suy ngẫm, luôn lạc quan, tập trung vào tương lai nhiều hơn quá khứ, học hỏi kinh nghiệm, tìm cách đạt được lợi ích, nhớ rằng thất bại không phải là cuối cùng
2.5 / 6 Tại sao bạn nên quyết đoán và điều đó có ý nghĩa gì trong nhiệm vụ công việc của bạn? Cho ví dụ.
Quyết đoán có nghĩa là bảo vệ quyền lợi của tôi trong khi tôn trọng quyền của người khác. Quyết đoán giúp tôi thể hiện nhu cầu của mình một cách rõ ràng và cũng giúp đảm bảo rằng tôi không bị lợi dụng hoặc lợi dụng.
Tôi coi trọng bản thân và các quyền của mình và yêu cầu các nhu cầu của tôi được thỏa mãn. Tôi nghĩ rằng mọi người phải tự chịu trách nhiệm về hành vi của mình. Tất cả những suy nghĩ hoặc cảm xúc tiêu cực phải được thể hiện một cách tích cực và những lời chỉ trích cũng phải được thực hiện một cách tích cực. Tôi cũng cố gắng nói "Không" bất cứ khi nào cần thiết.
2.7 Tại sao bạn nên sẵn sàng đón nhận những thử thách mới trong công việc và thích ứng với sự thay đổi?
Điều quan trọng là phải chấp nhận những thử thách mới và thích ứng với những thay đổi bởi vì không có gì luôn giống nhau, mọi thứ luôn thay đổi, điều đó có nghĩa là trừ khi tôi có thể thích nghi và thay đổi, tôi sẽ mắc kẹt khi làm những điều tương tự, điều đó có thể khiến cuộc sống của tôi khó khăn hơn nó cần phải. Những thay đổi có thể là do sự tiến bộ trong công nghệ, môi trường mới hoặc bất cứ điều gì sẽ ảnh hưởng đến tôi và cuộc sống hàng ngày của tôi.
Nếu tôi sẵn sàng đón nhận những thử thách mới và thích ứng với sự thay đổi, điều đó có nghĩa là tôi đã sẵn sàng để học hỏi những điều mới trong một môi trường mới. Các thủ tục làm việc không phải lúc nào cũng giống nhau và các chính sách và thủ tục có thể thay đổi theo thời gian, và điều này có nghĩa là nhân viên sẽ phải thích nghi với những thay đổi và hoàn cảnh mới.
2.8 Tại sao bạn nên đối xử trung thực, tôn trọng và cân nhắc với người khác tại nơi làm việc?
Những lý do tại sao một người nên đối xử với người khác một cách trung thực, tôn trọng và cân nhắc tại nơi làm việc:
- Nhân viên như một nhóm làm việc chặt chẽ với nhau và với người quản lý của họ. Vì vậy trung thực và tôn trọng lẫn nhau là điều rất quan trọng để nhóm hoạt động trơn tru
- Ngay cả khi bạn không thích bản chất hoặc đặc điểm của một người hoặc ít người trong nhóm, bạn vẫn phải tôn trọng họ và trung thực với họ để nhóm và tổ chức hoạt động tốt.
- Câu nói 'hãy làm cho người khác như bạn mong đợi họ làm cho bạn' nên được ghi nhớ trong trí nhớ của tôi.
- Mỗi người đều có những vấn đề khác nhau mà chúng ta có thể biết hoặc không biết. Vì vậy, hãy luôn đối xử tôn trọng ngay cả với những người làm phiền hoặc khiến chúng ta thất vọng và trung thực với họ.
Sự trung thực luôn được đền đáp. Nó sẽ được công nhận vào một ngày nào đó. Mỗi đội đều bao gồm những người từ các hoàn cảnh khác nhau và các nhân vật khác nhau. Có những người đâm sau lưng bạn, không tôn trọng bạn và làm tổn thương bạn. Nhưng trong tất cả những tình huống này, điều rất quan trọng là phải trung thực và tôn trọng mọi người.
Một ví dụ điển hình cho những gì đã xảy ra gần đây là, người quản lý của tôi đã buộc tội tôi về một điều gì đó mà tôi đã không làm, và đó là một ngày mà tôi đã trải qua rất nhiều vấn đề về tình cảm trong cuộc sống cá nhân, điều đó khiến tôi suy sụp. Tôi vẫn làm chủ tình hình, giữ bình tĩnh không tranh cãi và tự nghĩ, có lẽ bản thân người quản lý của mình có quá nhiều việc và có thể bị quá tải. Tôi đã không có bất kỳ dấu hiệu thiếu tôn trọng nào với cô ấy vào ngày hôm sau khi tôi nhìn thấy cô ấy trong văn phòng. Tôi sẽ mất một thời gian để chuyện này nguôi ngoai và giải thích cho cô ấy hiểu điều gì đã thực sự xảy ra khi cô ấy bình tĩnh.
2.9 Những loại hành vi nào trong công việc thể hiện những phẩm chất trên và những loại nào không?
Trung thực và trung thực với người khác và với bản thân, giúp đỡ mọi người với nụ cười trên môi và tôn trọng người khác theo cách tôi cảm thấy bạn nên tôn trọng tôi là những phẩm chất thể hiện những phẩm chất trên.
Cố gắng che giấu lỗi lầm của mình, không sở hữu lỗi lầm và lỗi lầm của mình, không giúp ích và không coi trọng tình cảm của cá nhân khác là những phẩm chất không thể hiện hành vi trên.
2.10 Tại sao bạn nên giúp đỡ và hỗ trợ người khác trong công việc?
Giúp đỡ người khác làm cho một người cảm thấy tốt hơn cả về thể chất và tinh thần, Điều này cũng giúp cả hai bên hiểu rõ hơn về xã hội của nhau và tạo cơ hội cho một người sử dụng tài năng, kỹ năng và nguồn lực của mình để hỗ trợ những người đang gặp khó khăn. Tôi luôn cố gắng hết sức để giúp đỡ người khác. Bởi tại nơi làm việc, sự hợp tác thể hiện tinh thần đồng đội và điều này sẽ nâng cao hiệu quả công việc
Điều này rất quan trọng vì nếu tôi cần sự giúp đỡ, mọi người sẽ đối xử với tôi theo cách tôi đã dạy họ