Mục lục:
- Giới thiệu về Đơn vị này
- 1.1 Xác định các nguồn thông tin khác nhau về sản phẩm và dịch vụ cho một tổ chức.
- 1.2 Giải thích cách sử dụng các nguồn thông tin khác nhau về sản phẩm và dịch vụ.
- 1.3 Mô tả cách viết đặc tả cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
- 1.4 Xác định các nguồn sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các mong đợi về chất lượng của tổ chức.
- 1.5 Giải thích mục đích của việc lựa chọn các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các mong đợi về chất lượng của một tổ chức.
- 1.6 Mô tả cách thương lượng giá trị tốt nhất cho đồng tiền.
- 1.7 Giải thích mục đích của việc phát triển và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp và cách thức thực hiện.
- 1.8 Mô tả chuỗi cung ứng và cách thức hoạt động của nó.
- 2.1 Mô tả các thủ tục đặt hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho một tổ chức.
- 2.2 Mô tả các nhu cầu và ưu tiên cho việc đặt hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho một tổ chức.
- 2.3 Giải thích mục đích của việc có các chính sách của tổ chức đối với việc nhận quà và chiêu đãi.
- 3.1 Giải thích mục đích của việc giám sát và đánh giá các thủ tục đặt hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ và cách thức thực hiện.
- 3.2 Mô tả các hành động có thể được thực hiện để nâng cao hiệu quả trong việc đặt hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ.
- 3.3 Mô tả các cách để nhận được giá trị đồng tiền tốt hơn cho các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp.
- Tại sao việc chọn sản phẩm và dịch vụ đại diện cho giá trị tốt nhất lại quan trọng đối với đồng tiền bỏ ra?
Để có được Văn bằng cấp 3 về Quản trị và Kinh doanh đòi hỏi bạn phải có kiến thức kỹ lưỡng về cách đặt hàng các sản phẩm và dịch vụ.
Giới thiệu về Đơn vị này
Đơn vị này là đơn vị Cấp 3 tùy chọn Nhóm B với 5 tín chỉ, một đơn vị khá dài. Sau khi hoàn thành đơn vị này, ứng viên sẽ có thể xác định và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ khác nhau, viết thông số kỹ thuật cho sản phẩm và dịch vụ và đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ tuân thủ các kỳ vọng và tiêu chuẩn của tổ chức hoặc công ty.
Ứng viên phải giải thích được lý do tại sao lựa chọn sản phẩm chất lượng tốt nhưng có giá trị tốt nhất. Họ cũng có thể giải thích cách thương lượng giá trị tốt nhất cho tiền. Ứng viên sẽ cần biết làm thế nào và tại sao để duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ, đồng thời cũng phải biết và hiểu chuỗi cung ứng là gì và nó hoạt động như thế nào.
Ngoài bài báo này, có một tuyên bố cá nhân bao gồm một phần lớn các đơn vị!
1.1 Xác định các nguồn thông tin khác nhau về sản phẩm và dịch vụ cho một tổ chức.
Các công ty luôn tìm kiếm thông tin về các sản phẩm mà họ sử dụng ở các nguồn và nhà cung cấp khác nhau, để họ có thể đưa ra quyết định đúng đắn về những gì họ cần để làm cho hoạt động kinh doanh của họ có hiệu quả. Họ xem xét chi phí của sản phẩm với các công ty khác nhau; họ xem xét giá của từng dịch vụ và tìm ra sản phẩm phù hợp nhất, tức là sản phẩm phù hợp nhất với tổ chức của họ về chi phí và chất lượng. Thông tin cho những điều này có thể được thu thập thông qua các danh mục, trang web, báo chí, tờ rơi hoặc bằng cách gọi điện và đến thăm các công ty.
1.2 Giải thích cách sử dụng các nguồn thông tin khác nhau về sản phẩm và dịch vụ.
Thông tin về các sản phẩm và dịch vụ có sẵn trực tuyến hoặc trong các tập sách nhỏ hoặc có thể lấy trực tiếp từ công ty. Người ta phải sử dụng thông tin này để xác định dịch vụ hoặc sản phẩm phù hợp nhất với nhu cầu của công ty và nhân viên. Các nguồn khác nhau cũng giúp so sánh các sản phẩm và dịch vụ khác nhau để chọn đúng. Chúng ta có thể yêu cầu họ gửi mẫu và catalog để xem xét chi phí và chất lượng. Ngoài ra để mua số lượng lớn, chúng tôi có thể yêu cầu báo giá và chọn loại tốt nhất.
1.3 Mô tả cách viết đặc tả cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
Đặc điểm kỹ thuật là mô tả về những mặt hàng bạn muốn mua và những gì nhà cung cấp phải báo giá và cung cấp.
Khi viết thông số kỹ thuật cho một sản phẩm:
- Các hướng dẫn cần phải rõ ràng và ngắn gọn.
- Nó phải bao gồm chi phí, số lượng và xác định xem nó là để giao hàng hay thu tiền.
- Nó cũng cần bao gồm các hướng dẫn hoặc ghi chú về sức khỏe và an toàn.
- Đảm bảo rằng bạn hiểu những gì được yêu cầu.
- Nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng bằng cách nói chuyện với các nhà cung cấp khác nhau về chi phí và quy mô thời gian giao hàng
- Xác định các rủi ro có thể có liên quan đến việc mua sắm các sản phẩm
- Hiểu rõ hàng hóa và dịch vụ của từng nhà cung cấp
1.4 Xác định các nguồn sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các mong đợi về chất lượng của tổ chức.
Khi lựa chọn các sản phẩm và dịch vụ cho một tổ chức, hãy đảm bảo bạn nhận được báo giá từ các nhà cung cấp dịch vụ và công ty khác nhau, để bạn có thể so sánh các dịch vụ khác nhau và chọn một dịch vụ hiệu quả về chi phí. Điều thứ hai cần ghi nhớ là chất lượng. So sánh các dịch vụ khác nhau và đến thăm các công ty để xem họ cung cấp dịch vụ gì và chứng kiến chất lượng dịch vụ trước khi chọn mua sản phẩm nào. Chất lượng có ý nghĩa rất lớn đối với một tổ chức.
Sau khi hoàn thành những điều trên, hãy so sánh để chọn dịch vụ tốt nhất vừa tiết kiệm chi phí vừa có chất lượng tốt và mua chúng.
1.5 Giải thích mục đích của việc lựa chọn các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các mong đợi về chất lượng của một tổ chức.
Mọi tổ chức đều suy nghĩ kỹ trước khi mua bất kỳ sản phẩm nào. Họ chỉ mua những thứ được yêu cầu. Để thành công trong công việc kinh doanh, họ phải mua sản phẩm hoặc dịch vụ với sự hiểu biết rõ ràng về yêu cầu của khách hàng. Chỉ khi tổ chức lựa chọn các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các mong đợi về chất lượng, họ sẽ có thể cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.
Nó cũng rất cần thiết cho lợi ích của nhân viên làm việc cho tổ chức. Để một tổ chức thành công và hiệu quả, chất lượng phải trải rộng trên tất cả mọi người, các bộ phận, hoạt động và chức năng.
1.6 Mô tả cách thương lượng giá trị tốt nhất cho đồng tiền.
Việc thương lượng giá trị đồng tiền tốt nhất là điều quan trọng để bạn luôn nắm được ngân sách của mình và tiết kiệm chi tiêu. Trước khi thương lượng, hãy thu thập càng nhiều thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ bạn muốn mua và sau đó đảm bảo rằng dịch vụ hoặc sản phẩm đó là chất lượng và hữu ích cho tổ chức. Kiểm tra cùng một sản phẩm với các công ty khác nhau; bạn có thể làm điều này bằng cách nghiên cứu trực tuyến, kiểm tra các tập sách nhỏ, gọi điện cho các công ty hoặc đến thăm họ cá nhân.
Khi đã quyết định đưa ra mức giá chào bán và giữ vững giá trị đó. Bạn nên sẵn sàng bỏ đi nếu nhà cung cấp không đồng ý. Họ có thể quay lại với bạn để thương lượng hoặc một công ty khác có thể cung cấp cho bạn mức giá cạnh tranh.
1.7 Giải thích mục đích của việc phát triển và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp và cách thức thực hiện.
Duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp là thông lệ kinh doanh tốt. Nó mang lại lợi ích cho cả tổ chức là bạn và nhà cung cấp. Các nhà cung cấp có thể cung cấp cho bạn các ưu đãi và linh hoạt trong việc kinh doanh nếu mối quan hệ của bạn với họ tốt. Luôn đảm bảo rằng bạn thanh toán tất cả các tài khoản kịp thời, quan tâm đến đại diện bán hàng, đặt hàng trước thời hạn, cho nhà cung cấp đủ thời gian để giao hàng cho bạn đúng lúc, thay vì thực hiện vào phút cuối và cuối cùng là rất thận trọng về hàng hóa bị hư hỏng hoặc thiếu. Nó phải được xử lý cẩn thận.
1.8 Mô tả chuỗi cung ứng và cách thức hoạt động của nó.
Theo Wikipedia và các định nghĩa khác trên mạng,
Trong một chuỗi cung ứng diễn ra nhiều hoạt động khác nhau, chẳng hạn như chuyển đổi một sản phẩm từ tài nguyên thiên nhiên hoặc nguyên liệu thô thành sản phẩm cuối cùng hoặc thành phẩm sẽ được giao cho khách hàng hoặc khách hàng. Chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các bên liên quan như nhóm sản xuất, công ty, nhà cung cấp, tổ chức mà chuỗi cung ứng được giao và khách hàng mua nó. Về cơ bản, đó là các nhà sản xuất, nhà cung cấp hoặc nhà bán buôn, nhà bán lẻ và người tiêu dùng.
Tóm lại, một chuỗi cung ứng đưa sản phẩm đi từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng và mọi cá nhân tham gia vào chuỗi đều đóng góp vào chuỗi cung ứng.
2.1 Mô tả các thủ tục đặt hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho một tổ chức.
Đặt hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho một tổ chức là một nhiệm vụ rất quan trọng, vì nó liên quan đến việc chăm sóc khách hàng. Các sản phẩm có thể bao gồm những thứ cơ bản như đồ dùng văn phòng như vật liệu in, văn phòng phẩm, thiết bị CNTT, v.v., có thể tốn rất nhiều tiền. Các dịch vụ có thể bao gồm bất kỳ dịch vụ nào được thực hiện từ một tổ chức hoặc nhà cung cấp khác. Ví dụ, tổ chức của chúng tôi nhận các dịch vụ từ NHS và các nhà chăm sóc.
Khi đặt hàng dịch vụ và sản phẩm, người chịu trách nhiệm phải đặt đủ số lượng, không để hết hàng và ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Ví dụ, nếu chúng tôi hết phong bì, tài liệu in ấn, v.v., điều đó có thể ảnh hưởng đến tổ chức theo nhiều cách khác nhau.
Các quy trình sau đây phải được tuân theo khi đặt mua sản phẩm:
- Khi đặt mua đồ dùng văn phòng, hãy nêu rõ ràng và chính xác các chi tiết của sản phẩm bao gồm mã sản phẩm nếu có thể.
- Kích thước, màu sắc và bất kỳ chi tiết nào khác phải được chỉ định
- Đảm bảo rằng bạn nhận được đơn đặt hàng do người quản lý văn phòng ủy quyền
- Việc đặt hàng có thể được thực hiện thông qua mẫu đơn đặt hàng hoặc thông qua các danh mục trên hệ thống, và tại văn phòng của chúng tôi, việc đặt hàng được thực hiện trên SRM.
- Khi đơn đặt hàng cung cấp văn phòng phẩm được giao, nó phải được kiểm tra kỹ lưỡng từng mục để đảm bảo tất cả các vật tư được yêu cầu trong đơn đặt hàng đã được giao chính xác và đúng số lượng đã đặt.
- Lệnh trưng dụng được ký bởi người kiểm tra vật tư để chứng tỏ rằng lệnh được giao đã được đồng ý.
- Bất kỳ mặt hàng nào được tìm thấy không đúng hoặc bị hư hỏng phải được trả lại càng sớm càng tốt và được thay thế bởi nhà cung cấp để tránh bất kỳ sự chậm trễ không cần thiết nào.
2.2 Mô tả các nhu cầu và ưu tiên cho việc đặt hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho một tổ chức.
Khi đặt hàng các sản phẩm và dịch vụ cho một tổ chức, hãy kiểm tra xem chúng có thực sự cần thiết cho tổ chức hay không và nó sẽ giúp tổ chức hoạt động trơn tru như thế nào, ưu và nhược điểm là gì, ai cần và điều gì sẽ những lợi thế khác của việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ đó. Cũng ưu tiên các sản phẩm theo nhu cầu của họ và chỉ đặt hàng những thứ thiết yếu nhất, vì đặt hàng mọi thứ được yêu cầu có thể gây ra vấn đề về ngân sách vào cuối năm tài chính.
2.3 Giải thích mục đích của việc có các chính sách của tổ chức đối với việc nhận quà và chiêu đãi.
Điều quan trọng đối với một tổ chức là phải có một chính sách bằng văn bản điều chỉnh mối quan hệ giữa Công ty, đội ngũ nhân viên và môi trường bên ngoài. Mọi tổ chức đều có chính sách về việc nhận quà. Trong công ty của chúng tôi, việc nhận quà hoặc sự hiếu khách mà không được phép hoặc tiết lộ là không được chấp nhận . Điều này làm rõ các tiêu chuẩn cho tổ chức và cho nhân viên biết họ mong đợi điều gì và bảo vệ công ty hoặc tổ chức. Nhận quà có thể làm nảy sinh nghi ngờ về hành vi không đúng mực.
Theo Chính sách Quà tặng và Khách sạn,
3.1 Giải thích mục đích của việc giám sát và đánh giá các thủ tục đặt hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ và cách thức thực hiện.
Giám sát và đánh giá các thủ tục mua sắm là một phần không thể thiếu trong quản lý của một tổ chức. Sự chú ý và tập trung cao độ có liên quan trong quá trình mua sắm. Bất kỳ đơn hàng nào cũng phải được theo dõi và đánh giá để tránh thất thoát cho tổ chức.
Giám sát: Trong quá trình này, các sản phẩm được xem xét một cách liên tục. Các đơn đặt hàng được theo dõi để xem liệu chúng có được hoàn thành theo thời gian yêu cầu hay không và mục tiêu có được đáp ứng hay không, bao gồm ngân sách và các nhu cầu khác. Bằng cách giám sát, người ta có thể thực hiện các hành động cần thiết nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra và ngăn chặn bất kỳ hành vi xấu nào.
Đánh giá: Cái nàyđược thực hiện để phân tích tiến độ hướng tới các mục tiêu và mục tiêu đã được thiết lập. Trong tất cả các tổ chức, sản phẩm và dịch vụ cần được đánh giá hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm tùy theo năng lực hoặc khả năng của họ. Nó giúp theo dõi các mục tiêu và kế hoạch đã đạt được hay chưa, từ đó mở đường cho các kế hoạch trong tương lai.
Những điều này có thể được thực hiện bằng
- Xây dựng danh sách kiểm tra để xem liệu các thủ tục mua sắm có được tuân thủ hay không. Chuẩn bị danh sách kiểm tra với cuộc thảo luận giữa các thành viên trong nhóm và các thành viên của tổ chức, vì nó phải làm với tất cả mọi người chứ không chỉ bạn
- Nếu có bất kỳ mối quan tâm nào, nó có thể được xác định bằng cách theo dõi biểu đồ hoặc đồ thị. Các khu vực rủi ro có thể được xác định và có thể tìm kiếm các giải pháp từ những người có kinh nghiệm.
- Bạn nên theo dõi và theo dõi từng hoạt động mua sắm, thông qua toàn bộ quá trình mua sắm.
- Đồng thời luôn xác định xem phương pháp mua sắm được sử dụng có phù hợp với hàng hóa hoặc dịch vụ được mua hay không.
- Ghi lại tất cả các mua sắm và giao dịch.
3.2 Mô tả các hành động có thể được thực hiện để nâng cao hiệu quả trong việc đặt hàng và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ.
Hiệu quả đặt hàng và cung cấp sản phẩm và dịch vụ có thể được cải thiện bằng cách thực hiện những việc sau:
- Đặt hàng qua hệ thống do công ty cung cấp để tránh mọi sự cố.
- Chọn công ty chất lượng và hiệu quả nhất về chi phí
- Luôn ghi lại danh sách các món cần đặt, nếu việc đặt hàng được thực hiện định kỳ, chẳng hạn một tháng một lần, để không bỏ sót món nào.
- Nếu bạn không nhận được đơn hàng đúng hạn, hãy liên hệ với nhà cung cấp để xem lý do là gì.
- Đảm bảo bạn chọn đúng mặt hàng với mã và số lượng chính xác, đồng thời luôn kiểm tra xem liệu các đơn đặt hàng trên ngưỡng giới hạn đã được người quản lý phê duyệt hay chưa.
- Sau khi đơn đặt hàng được cung cấp, hãy kiểm tra hóa đơn và hàng hóa nhận được hóa đơn và gửi đến nhóm thanh toán trung tâm để nhà cung cấp đó được thanh toán đúng hạn.
3.3 Mô tả các cách để nhận được giá trị đồng tiền tốt hơn cho các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp.
Mọi hoạt động mua sắm hàng hóa và dịch vụ công phải dựa trên giá trị đồng tiền. Giá trị đồng tiền không phải là đạt được mức giá ban đầu thấp nhất mà là chất lượng và chi phí cho dịch vụ chất lượng
Giá trị tốt hơn từ việc mua sắm có thể đạt được bằng nhiều cách:
- Nhận được mức độ hoặc chất lượng dịch vụ cao hơn với cùng một mức chi phí.
- Tránh mua hàng không cần thiết vì điều này gây lãng phí tiền bạc.
- Đảm bảo rằng nhu cầu của người dùng được đáp ứng một cách chất lượng.
- Bạn luôn có thể làm việc cùng với các bộ phận khác và đặt hàng số lượng lớn, vì có thể có chiết khấu tốt hơn khi mua số lượng lớn.
- Mối quan hệ giữa bạn và nhà cung cấp phải tốt để kinh doanh hiệu quả về chi phí.
Tại sao việc chọn sản phẩm và dịch vụ đại diện cho giá trị tốt nhất lại quan trọng đối với đồng tiền bỏ ra?
Khi lựa chọn sản phẩm và dịch vụ, điều quan trọng là phải chọn những sản phẩm đại diện cho giá trị đồng tiền tốt nhất tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này quan trọng vì:
- Nó có sự cân bằng phù hợp giữa chi phí và chất lượng và những dịch vụ này là đáng tin cậy nhất.
- Giá trị tốt nhất đồng tiền khiến cả nhà cung cấp và khách hàng hài lòng khi cán cân giải quyết những bất đồng.
- Nó giúp xây dựng mối quan hệ khách hàng-nhà cung cấp
- Những sản phẩm này có tuổi thọ cao hơn và tiết kiệm rất nhiều chi phí nhỏ khác. Ví dụ, khi bạn nhìn vào chi phí của một sản phẩm đắt tiền, nó sẽ rẻ hơn rất nhiều khi so với tổng chi phí trọn đời của một sản phẩm được mua ban đầu rẻ hơn và sau đó có các chi phí nhỏ khác cho nó trong suốt vòng đời của nó.
- Thời gian giao hàng sẽ nhanh hơn, do đó tiết kiệm được thiệt hại trong kinh doanh và hoạt động của nó.
- Các điều khoản thanh toán sẽ linh hoạt và giá cả không thay đổi thường xuyên.
- Bằng cách này, bạn tiết kiệm tiền mà không phải hy sinh chất lượng, nhưng giá trị tốt nhất của đồng tiền luôn không có nghĩa là tiết kiệm tiền. Ví dụ: một nhà cung cấp cung cấp dịch vụ chất lượng với phản hồi nhanh chóng với mức giá cao hơn vẫn có thể đáng đồng tiền bát gạo, vì bạn đã nhận được dịch vụ chất lượng cho số tiền bạn đã bỏ ra.