Mục lục:
- Giới thiệu về Đơn vị này
- 1.1 Đưa ra các ví dụ về các loại tài liệu khác nhau có thể được tạo ra cho môi trường kinh doanh và giải thích các kiểu khác nhau có thể được sử dụng.
- Danh thiếp
- Tài liệu Fax
- Chương trình nghị sự
- Bản ghi nhớ
- Phút
- Bảng tính
- Biểu đồ phân tích
- Bảng dữ liệu
- Bức thư
- Trình chiếu
- 1.2 Cho ví dụ và giải thích các định dạng khác nhau được sử dụng cho văn bản.
- 1.3 Mục đích và lợi ích của việc tạo ra các tài liệu chất lượng cao và hấp dẫn là gì?
- 2.1 Giải thích các nguồn lực khác nhau cần thiết để tạo ra các tài liệu chất lượng cao và hấp dẫn.
- Cho việc sản xuất
- Vì chất lượng
- 2.2 Bạn có thể sử dụng các nguồn lực khác nhau để tạo ra các tài liệu chất lượng cao và hấp dẫn theo những cách nào?
- 2.3 Mô tả các loại công nghệ khác nhau có sẵn để nhập, định dạng và chỉnh sửa văn bản, và các tính năng chính của chúng.
- Công nghệ có sẵn để nhập văn bản
- Công nghệ có sẵn để định dạng và chỉnh sửa văn bản
- 3.1 Những lợi ích của việc thống nhất về mục đích, nội dung, phong cách và thời hạn sản xuất tài liệu?
- 3.2 Mô tả các cách tổ chức nội dung cần thiết cho tài liệu.
- 3.3 Mô tả các cách tích hợp và bố trí văn bản và phi văn bản.
- 3.4 Bạn sẽ kiểm tra độ chính xác của các tài liệu đã hoàn thành như thế nào, chẳng hạn như chính tả và ngữ pháp, dấu câu, tính đúng đắn? Tại sao bạn sẽ làm điều này?
- 3.5 Giải thích lý do bạn lưu trữ tài liệu một cách an toàn và bảo mật. Đưa ra ví dụ về cách bạn sẽ làm điều này.
- 3.6 Mục đích của bảo mật và bảo vệ dữ liệu khi chuẩn bị tài liệu là gì?
- 3.7 Mục đích và lợi ích của thời hạn họp là gì?
Xem xét các chính sách và thủ tục liên quan đến việc tạo các tài liệu kinh doanh chất lượng cao.
Ảnh của Sharon McCutcheon trên Unsplash
Giới thiệu về Đơn vị này
Đây là đơn vị tùy chọn Nhóm B ở Cấp độ 3 với 4 tín chỉ. Các ứng viên sẽ có một kiến thức kỹ lưỡng và kỹ năng thực hành liên quan đến mục đích tạo ra các tài liệu chất lượng cao. Họ sẽ cần biết các nguồn lực sẵn có trong tổ chức / công ty và cách sử dụng chúng, tuân thủ tất cả các chính sách và thủ tục để tạo ra tài liệu, sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả và tuân theo các thông số kỹ thuật.
1.1 Đưa ra các ví dụ về các loại tài liệu khác nhau có thể được tạo ra cho môi trường kinh doanh và giải thích các kiểu khác nhau có thể được sử dụng.
Có nhiều loại tài liệu khác nhau có thể được tạo ra trong môi trường kinh doanh. Chúng bao gồm: tài liệu fax, danh thiếp, bản ghi nhớ, chương trình nghị sự, biên bản, bảng tính, biểu đồ phân tích, bảng dữ liệu, thư, trình chiếu và nhiều hơn nữa. Chúng đều có những mục đích và cách sử dụng khác nhau;
Danh thiếp
Chúng được sử dụng để cung cấp cho khách hàng thông tin về cách liên hệ với công ty. Nó có thể là những thẻ nhỏ.
Tài liệu Fax
Một loại tài liệu khác được sử dụng trong kinh doanh là tài liệu Fax; Những điều này rất hữu ích trong kinh doanh và là cách nhanh nhất để truyền tài liệu. Chúng ở định dạng giấy, có màu hoặc đen trắng.
Chương trình nghị sự
Truyền thuyết cho bạn biết điều gì sẽ xảy ra. Họ giúp mọi người có tổ chức để họ biết chính xác những gì họ nên làm và những gì sắp xảy ra. Chúng ở định dạng giấy khi được đưa đến các cuộc họp và có thể được phân phối dưới dạng điện tử.
Bản ghi nhớ
Bản ghi nhớ được sử dụng để liên lạc không chính thức với một tổ chức và có thể ở định dạng giấy hoặc điện tử.
Phút
Chúng có chi tiết về những gì đã diễn ra tại một cuộc họp. Chúng có thể được in ra giấy cho các cuộc họp và có thể được phân phối dưới dạng điện tử.
Bảng tính
Chúng có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau, từ thống kê đến phân tích. Đây là các định dạng điện tử, có thể được quản lý trong cùng một cuốn sách hoặc các trang tính khác nhau tùy theo nhu cầu.
Biểu đồ phân tích
Đây có thể là biểu đồ hoặc sơ đồ giúp theo dõi thống kê hiệu suất. Chúng cũng ở định dạng điện tử và có thể được in ra giấy khi được yêu cầu.
Bảng dữ liệu
Các trang tính này có thể ở định dạng word hoặc excel. Chúng có thể được sử dụng để đối chiếu dữ liệu cụ thể sẽ được truyền đạt trong hoặc ngoài tổ chức, hoặc cũng để theo dõi số liệu thống kê và hiệu suất.
Bức thư
Đây là những tài liệu được sử dụng cho các loại thông tin liên lạc khác nhau trong tất cả các phòng ban với nhiều mục đích khác nhau. Có nhiều loại thư khác nhau, chính thức, không chính thức, kinh doanh, v.v.
Trình chiếu
Đây là các tài liệu PowerPoint và được sử dụng cho mục đích trình diễn trong các cuộc họp. Chúng ở định dạng điện tử và có thể được in ra nếu cần.
1.2 Cho ví dụ và giải thích các định dạng khác nhau được sử dụng cho văn bản.
Khi lưu tài liệu, bạn có thể đặt tên tệp và nơi bạn muốn lưu tệp trên máy tính của mình.
Bạn cũng có thể thay đổi định dạng tệp. Khi thay đổi định dạng, thiết kế, bố cục hoặc phông chữ sẽ thay đổi. Đó là một định dạng hoàn toàn khác trong khi nội dung vẫn giữ nguyên.
Mỗi trình xử lý văn bản có định dạng lưu trữ riêng. Nhiều tệp văn bản sử dụng văn bản thuần túy (.txt), Định dạng Văn bản Đa dạng thức (.rtf) cũng như Microsoft Word (.doc) và bây giờ là.docx. Nhưng có những phương tiện để nhập và xuất ở định dạng Word .
Các tệp RTF có thể được đọc bởi mọi gói xử lý văn bản và kích thước của chúng nhỏ hơn.
PDF là một định dạng tệp di động khác không thể chỉnh sửa. Tuy nhiên, có một số trường có thể chỉnh sửa cho phép một số trường có hộp văn bản cho phép nhập dữ liệu. Các tệp PDF có thể được chuyển đổi sang word và định dạng, sau đó chuyển đổi lại thành PDF nếu cần. Nhưng tệp PDF luôn được sử dụng cho các tài liệu đã hoàn thiện mà không cần chỉnh sửa thêm. Nếu bạn đang gửi tài liệu cho người khác mà không cần hoặc không nên chỉnh sửa, tốt nhất bạn nên gửi tài liệu đó dưới dạng PDF.
1.3 Mục đích và lợi ích của việc tạo ra các tài liệu chất lượng cao và hấp dẫn là gì?
Các tài liệu mà bạn sản xuất cho tổ chức của mình là hình ảnh hoặc đại diện cho tổ chức của bạn. Vì vậy, nó tự động tạo ra ấn tượng cho người đọc về các tiêu chuẩn của tổ chức và cách nó đánh giá khách hàng của mình. Một tài liệu chất lượng tốt cũng trông đẹp mắt người đọc, dễ theo dõi và đọc.
Tài liệu có chất lượng tốt sẽ thu hút khách hàng và nhà cung cấp, do đó làm tăng lợi nhuận cho tổ chức. Nó giúp cải thiện các lĩnh vực khác nhau và tăng tính sáng tạo trong những gì bạn làm, từ đó sẽ thu hút khách hàng. Một tài liệu được tạo ra gọn gàng sẽ có giải thích từng bước hoặc kế hoạch hoặc thống kê về những gì được yêu cầu và sẽ giúp xác định, quản lý và giám sát rủi ro. Điều này sẽ giúp tổ chức quan tâm và có trách nhiệm với khách hàng của họ.
Ngoài ra, chất lượng tài liệu của bạn cũng phản ánh con người bạn.
2.1 Giải thích các nguồn lực khác nhau cần thiết để tạo ra các tài liệu chất lượng cao và hấp dẫn.
Các tài nguyên bạn có thể cần để tạo ra tài liệu chất lượng cao và hấp dẫn là
Cho việc sản xuất
1. Người sử dụng máy photocopy và máy photocopy chất lượng cao để bạn có được bản in gọn gàng và rõ ràng
2. Một máy in chất lượng cao để in ra chất lượng
3. Máy quét, để bạn có thể quét tài liệu ở dạng ban đầu.
4. Máy tính xử lý và vận hành tất cả các máy trên
5. Phần mềm chất lượng cao, tức là Microsoft Word để xử lý văn bản
6. Người đánh máy có năng lực hoặc trình độ để tạo ra tài liệu để tài liệu được chuẩn bị theo định dạng và bố cục yêu cầu
7. Có thể là một bìa hoặc ràng buộc cho cái nhìn gọn gàng và hoàn thiện đó
Vì chất lượng
1. Hình ảnh để làm cho tài liệu trông hấp dẫn và thân thiện hơn
2. Phông chữ dễ đọc cho mọi người đọc mà không gặp khó khăn gì
3. Kích thước phông chữ phù hợp để mọi người đều có thể đọc được
4. Bố cục đơn giản cho cái nhìn gọn gàng và dễ chịu.
2.2 Bạn có thể sử dụng các nguồn lực khác nhau để tạo ra các tài liệu chất lượng cao và hấp dẫn theo những cách nào?
Bằng cách sử dụng giấy chất lượng cao, máy in tia laze chất lượng và phần mềm chỉnh sửa tốt, bạn có thể tạo ra một tài liệu chất lượng cao và hấp dẫn.
2.3 Mô tả các loại công nghệ khác nhau có sẵn để nhập, định dạng và chỉnh sửa văn bản, và các tính năng chính của chúng.
Các công nghệ khác nhau có sẵn để nhập, định dạng và chỉnh sửa văn bản là:
- Máy tính có màn hình, bàn phím và chuột hoặc máy tính xách tay
- Máy in, máy quét
- Phần mềm xử lý văn bán
Cách thông thường hoặc tiêu chuẩn để nhập văn bản vào máy tính (hoặc ngày xưa là máy đánh chữ) là thông qua bàn phím. Nó có thể là bàn phím không dây hoặc có dây hoặc bàn phím cảm ứng tùy thuộc vào thiết bị bạn đang sử dụng. Trong bàn phím, người dùng nhấn phím cụ thể cho từng ký tự cần nhập và phím này được chuyển sang phần mềm xử lý văn bản có sẵn, được cài đặt hoặc đang được sử dụng trên thiết bị. Thông thường nó là ứng dụng Microsoft word thường được sử dụng để xử lý văn bản trong hầu hết các tổ chức.
Một hình thức nhập văn bản khác là thông qua máy quét. Máy quét có thể quét định dạng JPEG hoặc PDF, tùy theo nhu cầu. Ngoài ra, các tài liệu đã quét có thể được chuyển đổi thành word và các thay đổi được thực hiện trong một số trường hợp. Có phần mềm có sẵn để đạt được điều này.
Công nghệ có sẵn để nhập văn bản
Bàn phím (và chuột) dùng để nhập văn bản bằng tay. Có thể chậm và / hoặc dễ bị lỗi tùy thuộc vào kỹ năng của người điều khiển bàn phím. Chúng có sẵn trên toàn cầu và thường được cung cấp cùng với PC.
Tài liệu được quét bằng máy quét và sau đó có thể được chuyển đổi thành văn bản bằng phần mềm nhận dạng ký tự quang học. Độ chính xác của việc chuyển đổi phụ thuộc vào chất lượng của hệ thống. Tài liệu gốc cần phải rất rõ ràng và có phông chữ phù hợp. Không phải tất cả các hệ thống đều có thể đối phó với đồ họa trên bản gốc.
Công nghệ có sẵn để định dạng và chỉnh sửa văn bản
Trình soạn thảo văn bản đơn giản nhất hiện có là notepad. Nó chỉ có thể được sử dụng để chỉnh sửa cơ bản. bạn không thể sử dụng quá nhiều phông chữ hoặc định dạng thời trang hoặc chèn ký tự. Điều này về cơ bản được sử dụng để chỉnh sửa và sửa chữa và nó không chiếm quá nhiều dung lượng trong bộ nhớ vì kích thước của nó quá nhỏ so với các bộ xử lý văn bản khác.
Khi bạn cần chọn các kiểu và bố cục hợp thời trang, Bộ xử lý Word tốt nhất để sử dụng sẽ là Microsoft Word. Nó có nhiều tính năng do tôi xây dựng cho phép chỉnh sửa, sửa chữa và nâng cao văn bản ở mức độ cao hơn. Nó có vô số lựa chọn phông chữ, bố cục, mẫu, chức năng, màu sắc, v.v. có sẵn. Do những ưu điểm này, kích thước của tệp tương đối lớn khi so với notepad hoặc word pad vì tất cả các chi tiết định dạng này được lưu cùng với các ký tự.
Các phần mềm khác (bảng tính, ứng dụng cơ sở dữ liệu) được sử dụng để sắp xếp văn bản và dữ liệu khác. Chúng cũng được sử dụng cho các mục đích thống kê và phân tích.
3.1 Những lợi ích của việc thống nhất về mục đích, nội dung, phong cách và thời hạn sản xuất tài liệu?
Tất cả các tài liệu
- được viết cho một đối tượng cụ thể;
- có một thông điệp nhất quán
- Cần có thông tin trong tài liệu dễ truy cập, rõ ràng, chính xác và dễ đọc;
- Thực sự tiếp cận đối tượng dự định.
- Phải tiếp cận đối tượng dự định đúng giờ
Khi bạn viết tài liệu hoặc chuẩn bị tài liệu, luôn phải có mục đích. Cũng phải có một bố cục hoặc phong cách nhất định cho tài liệu tùy theo mục đích, sẽ có thời hạn cho tài liệu. Vì vậy, tất cả các khía cạnh này phải được tính đến và thống nhất với người quản lý của bạn hoặc tổ chức hoặc nhóm, cho dù đó là chính sách và thủ tục nào. Điều này sẽ quyết định xem tài liệu có phải là bản sao chính xác của những gì cần thiết cho tổ chức hay không và sẽ giúp bạn tạo ra tài liệu không có lỗi và phù hợp với yêu cầu của đối tượng mà bạn tiếp cận. Vì vậy, bằng cách lập kế hoạch trước tất cả những điều này, bạn sẽ hoàn thành việc chuẩn bị tài liệu đúng thời hạn mà ít lãng phí thời gian và sai sót.
3.2 Mô tả các cách tổ chức nội dung cần thiết cho tài liệu.
Trước khi bắt đầu làm việc trên một tài liệu, bạn cần tìm hiểu
- Cách trình bày tài liệu
- Thông tin sẽ được bao gồm.
- Tài liệu dành cho ai
- Tài liệu có thể dài bao lâu
- Mục đích của tài liệu
- Những định dạng nào sẽ cần thiết
- Làm một bản nháp thô
- Chọn ngôn ngữ chính xác (trang trọng / không chính thức)
Tất cả thông tin cần thiết để chuẩn bị tài liệu nên được lưu trữ an toàn với tên tệp rõ ràng, danh sách hoặc cơ sở dữ liệu tài nguyên. Cách trình bày và tổ chức tài liệu hoàn chỉnh sẽ phụ thuộc vào tài liệu được sử dụng để làm gì, định dạng và nội dung. Vì vậy, điều này phải được thỏa thuận với người khởi tạo và cập nhật thường xuyên để đảm bảo thành phẩm phù hợp với mục đích. Các tiêu đề phụ hữu ích để dễ dàng tìm thấy một điểm thông tin cụ thể.
3.3 Mô tả các cách tích hợp và bố trí văn bản và phi văn bản.
Văn bản và phi văn bản có thể được tích hợp dễ dàng với Microsoft Office Word. Microsoft office word cho phép bạn chèn hình ảnh, đồ thị, clip art và bao quanh văn bản và nó giúp bạn làm việc với các tính năng khác nhau của nó để có được định dạng nhất quán đó. Có nhiều tính năng khác nhau cũng có thể được sử dụng. Ngoài ra, có nhiều ứng dụng văn phòng khác giúp tích hợp và sắp xếp văn bản và phi văn bản, ví dụ như excel và PowerPoint, giúp tích hợp văn bản và phi văn bản trong bảng tính và trang trình bày. Ứng dụng nào đã từng được sử dụng, quá trình định dạng và các quy trình khác phải được thực hiện, lưu ý rằng bạn cần tài liệu đầu ra trông như thế nào.
3.4 Bạn sẽ kiểm tra độ chính xác của các tài liệu đã hoàn thành như thế nào, chẳng hạn như chính tả và ngữ pháp, dấu câu, tính đúng đắn? Tại sao bạn sẽ làm điều này?
Hầu hết các trình xử lý văn bản đều có công cụ kiểm tra chính tả. Vì vậy, khi bạn nhập bất cứ thứ gì vào máy tính, nó sẽ liên tục kiểm tra lỗi chính tả. Trình kiểm tra chính tả không hoàn toàn chính xác và nếu bạn nhập một từ khác thay vì từ bắt buộc, trình kiểm tra chính tả sẽ không xác định được từ đó. Bạn sẽ cần một từ điển. Trình kiểm tra chính tả sẽ không có tất cả các từ, vì vậy bạn sẽ luôn phải thêm từ mới khi cần vào từ điển. Ngoài ra, bạn có thể thêm các từ và tên mà bạn sử dụng nhiều lần nhưng không có trong từ điển để ngăn chặn việc kiểm tra chính tả chúng luôn luôn.
Sau khi kiểm tra chính tả xong, bạn cũng nên kiểm tra ngữ pháp mặc dù người kiểm tra ngữ pháp không giỏi và sẽ không chọn ra tất cả các lỗi ngữ pháp. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên tự đọc tài liệu một hoặc hai lần ngay cả khi tất cả các kiểm tra này đã được thực hiện xong và nếu bạn có thể, tốt nhất là nhờ một người có kinh nghiệm khác đọc tài liệu đó, bởi vì chúng tôi luôn không nhìn thấy tất cả các lỗi trong tài liệu viết của chính mình..
Tính chính xác và đúng đắn được kiểm tra vì tài liệu là hình ảnh của tổ chức và chúng phải đạt tiêu chuẩn cao. Nó cũng giúp người đọc dễ dàng hiểu những gì bạn đang cố gắng giải thích hoặc trình bày.
Có cả giải pháp lưu trữ vật lý và kỹ thuật số cho tài liệu.
3.5 Giải thích lý do bạn lưu trữ tài liệu một cách an toàn và bảo mật. Đưa ra ví dụ về cách bạn sẽ làm điều này.
Các tài liệu quan trọng dù nhỏ hay lớn đều phải được lưu trữ an toàn và bảo mật tuân theo các chính sách và thủ tục của tổ chức. Nó có thể là lưu trữ kỹ thuật số hoặc lưu trữ vật lý tùy thuộc vào nhu cầu và có tính đến tính chất bí mật của nó. Bộ nhớ kỹ thuật số có thể là máy chủ, ổ đĩa hoặc ổ đĩa flash của tổ chức, tất cả đều an toàn. Lưu trữ vật lý có thể là tủ đựng hồ sơ. Dù bằng cách nào chúng cũng được lưu trữ để tham khảo trong tương lai và do đó rất quan trọng. Người ta cũng phải tuân theo Đạo luật bảo vệ dữ liệu.
Các tệp và hồ sơ phải được lưu trữ để tuân thủ các quy định để đảm bảo an toàn cho các tài liệu / dữ liệu nói trên và rất quan trọng để một doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Thông tin phải được lưu trữ an toàn để không thể tiết lộ cho bên thứ ba nếu không có sự cho phép tương đối. Điều quan trọng là vì bất kỳ dữ liệu nào không được bảo mật đều có thể bị phát tán trên internet. Đồng thời đảm bảo rằng bạn lưu công việc của mình và bảo mật nó đúng cách.
Ngoài ra, bạn nên luôn lưu các thay đổi đối với tài liệu, bản vẽ hoặc trang tính mà bạn đang làm việc thường xuyên nhất có thể - trong trường hợp bị cắt điện hoặc sự cố máy tính.
Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu điện tử và do đó tốt nhất là bạn nên có một giải pháp sao lưu tốt. Tổ chức của chúng tôi sao lưu dữ liệu hàng đêm vào máy chủ của mình và có thể đến phương tiện bên ngoài bất cứ khi nào cần thiết để tránh mất mát dữ liệu trong những sự cố không thể tránh khỏi.
3.6 Mục đích của bảo mật và bảo vệ dữ liệu khi chuẩn bị tài liệu là gì?
Việc tiết lộ thông tin cá nhân có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Có lẽ không có khía cạnh nào quan trọng hơn của bất kỳ doanh nghiệp nào ngoài việc bảo vệ và bảo mật dữ liệu. Nó giúp tiết kiệm cho công ty, các giá trị của công ty và sự tin tưởng từ khách hàng.
3.7 Mục đích và lợi ích của thời hạn họp là gì?
Việc đáp ứng thời hạn là rất quan trọng vì nó tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nguồn lực và chúng tôi luôn muốn đi trước các đối thủ cạnh tranh của mình.
Mục đích và lợi ích của thời hạn họp là bạn tiết kiệm được các khoản tài chính như cắt giảm chi phí và tiết kiệm thời gian quý báu. Nếu thời hạn không được đáp ứng, bạn sẽ chi nhiều tiền hơn cho công việc đang chờ hoàn thành và nó ảnh hưởng đến doanh thu chung, do đó ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách của bạn.
Việc không đáp ứng thời hạn cũng ảnh hưởng gián tiếp đến nhiều bộ phận liên quan khác. Ví dụ có thể là bộ phận tài chính, bộ phận biên chế và bộ phận tài khoản, và chắc chắn là tất cả các bộ phận khác được kết nối với nhau. Sau đó, nó ảnh hưởng đến thu nhập hoặc lợi nhuận chung của tổ chức, do đó sẽ ảnh hưởng đến tiền lương, tăng lương và tiền thưởng của nhân viên.