Mục lục:
- Cách chúng tôi yêu cầu sản phẩm và dịch vụ
- Theo dõi và đánh giá đơn đặt hàng
- Cách Chúng tôi Đảm bảo Nhận được Giá trị Tốt nhất trong Dịch vụ và Sản phẩm
- Xem xét và liên lạc với các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ
Để điều hành công ty và tổ chức một cách hiệu quả, tất cả các sản phẩm và dịch vụ phải được cung cấp vào đúng thời điểm. Mỗi công ty đều có nhà cung cấp riêng. Họ thu thập thông tin về nhà cung cấp và sản phẩm thông qua nhiều nguồn khác nhau. Trước đây, tổ chức của chúng tôi đã sử dụng __________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) để đặt hàng văn phòng phẩm và gần đây đã chuyển sang _______________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) , vì họ nhận thấy nó có hiệu quả hơn về chi phí. Giá thành của sản phẩm được so sánh và báo giá tổng thể từ các nhà cung cấp. Công ty cung cấp thỏa thuận tốt nhất cùng với chất lượng được lựa chọn cho các dịch vụ.
Chúng tôi gọi điện cho các nhà cung cấp, và nếu có thể, sắp xếp một chuyến thăm nhà cung cấp để xem xét chất lượng dịch vụ mà họ cung cấp. Công ty chúng tôi nhận các dịch vụ từ _____________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) . Vì vậy, thông thường một chuyến thăm được sắp xếp để kiểm tra xem họ có tuân thủ tất cả các chính sách và thủ tục hay không, đồng thời xem đó có phải là nơi an toàn và tốt hơn cho khách hàng hay không. Chúng tôi cũng kiểm tra để xem báo giá để tìm chất lượng và dịch vụ tốt nhất.
Cách chúng tôi yêu cầu sản phẩm và dịch vụ
Sau khi chọn nhà cung cấp, chúng tôi tiếp tục nhận dịch vụ từ họ. Các đơn đặt hàng hàng tháng được đặt theo yêu cầu đối với văn phòng phẩm và hàng ngày đối với các dịch vụ khác. Khi yêu cầu một dịch vụ hoặc sản phẩm, chúng tôi đảm bảo rằng chúng tôi xác định nhu cầu và thông số kỹ thuật rất rõ ràng. Chúng tôi viết ra tên sản phẩm, mã nếu có, số lượng và chi phí. Điều này chỉ có thể thực hiện được nếu tôi biết về các sản phẩm và dịch vụ.
Khi lựa chọn sản phẩm và dịch vụ, người quản lý văn phòng của tôi liên lạc với các nhà cung cấp và nhận báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Các nhà cung cấp cũng cung cấp các sản phẩm mẫu để chúng tôi kiểm tra xem chất lượng. Sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng về chi phí và chất lượng, người quản lý văn phòng của tôi quyết định chọn công ty nào để đồng hành và nhận dịch vụ từ họ.
Chất lượng rất quan trọng khi lựa chọn dịch vụ và sản phẩm. Nó cần phải đáp ứng mong đợi của khách hàng. Điều quan trọng không kém là các dịch vụ này sẽ mang lại lợi ích cho nhân viên như thế nào.
Một điều quan trọng khác cần ghi nhớ là chỉ mua các sản phẩm mà chúng tôi yêu cầu, lưu ý các yêu cầu của khách hàng và nhân viên. Nếu không số tiền chi cho những khoản không mong muốn sẽ trở thành lãng phí. Lập kế hoạch rõ ràng giúp tiết kiệm ngân sách.
Khi tìm nhà cung cấp và sản phẩm, giám đốc kinh doanh liên hệ với các nhà cung cấp khác nhau để nhận được báo giá tốt nhất. Điều này giúp tổ chức tiết kiệm tiền và luôn đứng đầu về ngân sách.
Khi liên lạc với các nhà cung cấp, mọi người đảm bảo rằng họ duy trì tính chuyên nghiệp và thanh toán đúng hạn, cũng như theo đuổi các đơn đặt hàng và giao hàng. Chúng tôi đảm bảo rằng chúng tôi đặt hàng trước đúng thời hạn và cho nhà cung cấp đủ thời gian để giao sản phẩm hoặc dịch vụ đúng hạn.
Đặt hàng, nhận hàng và mọi thứ liên quan đến việc cung cấp và nhận hàng hóa và dịch vụ đều thuộc về chuỗi cung ứng. Chuỗi cung ứng bắt đầu từ nguyên liệu thô được sử dụng để sản xuất sản phẩm, cho đến sản phẩm được phân phối cho người tiêu dùng, bao gồm tất cả mọi người, như người bán buôn, người bán lẻ, v.v. ở giữa. Vì vậy, tất cả mọi người trong chuỗi này phải chịu trách nhiệm về hiệu suất và chất lượng.
Khi đặt mua sản phẩm, tôi hết sức lưu ý để đảm bảo rằng tôi cung cấp thông tin chi tiết rõ ràng về sản phẩm mà tôi yêu cầu, bao gồm mã, kích thước, màu sắc và các chi tiết bắt buộc khác. Tôi kiểm tra để thấy rằng tất cả các mặt hàng theo đơn đặt hàng là cần thiết và ai cần chúng. Mình ưu tiên order theo nhu cầu và chỉ order những thứ cần thiết. Sau đó tôi được người quản lý của mình cho phép. Tôi đặt hàng bằng hệ thống có tên ____________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) . Đơn hàng được đặt thông qua danh mục của nhà cung cấp đã có sẵn trên hệ thống. Khi chúng tôi nhận được đơn đặt hàng, chúng sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng đối với hóa đơn để xem chúng tôi đã nhận được tất cả các mặt hàng theo hóa đơn và sau đó biên nhận được ký. Ngoài ra, sau đó tôi nhận hàng vào ngày ____________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) để thông báo cho nhóm Thanh toán rằng chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng. Hệ thống tạo số đơn đặt hàng. Sau đó, tôi ghi lại số đơn đặt hàng trên hóa đơn và gửi chúng cho nhóm thanh toán, họ sẽ chuyển các khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
Theo dõi và đánh giá đơn đặt hàng
Các đơn đặt hàng khi đặt đều được giám sát để theo dõi những gì đang xảy ra. Các đơn đặt hàng được giám sát để giao hàng nhanh chóng và chất lượng để ngăn ngừa sự cố xảy ra. Các đơn đặt hàng thiết bị CNTT-TT được thực hiện thông qua quầy dịch vụ CNTT-TT của chúng tôi và mọi sản phẩm ngay từ khi đặt hàng đến khi giao hàng đều được theo dõi.
Các đơn đặt hàng và dịch vụ cũng được đánh giá hàng tháng để kiểm tra xem chúng có tuân thủ chất lượng và hiệu suất yêu cầu hay không. Điều này cũng sẽ giúp cải thiện màn trình diễn và tìm cách cải thiện màn trình diễn, bởi vì nó sẽ không ảnh hưởng đến một cá nhân, mà là cả đội và tổ chức.
Sau khi hoàn thành việc giám sát và đánh giá, nó có thể được sử dụng để nâng cao hiệu quả của các thủ tục liên quan. Nó có thể được cải thiện bằng cách chọn đúng công ty và sử dụng đúng hệ thống để đặt hàng. Tôi luôn có một danh sách các mặt hàng mà tôi cần đặt hàng. Tôi cũng gửi email cho nhóm yêu cầu các yêu cầu của họ, sau đó đối chiếu và đưa chúng vào đơn đặt hàng. Nếu tôi không nhận được đơn đặt hàng đúng hạn, tôi sẽ liên hệ với người quản lý văn phòng của mình, người này sẽ liên hệ với nhà cung cấp. Khi nhận được đơn hàng, tôi nhận hàng trên hệ thống để nhà cung cấp được thanh toán đúng hạn.
Cách Chúng tôi Đảm bảo Nhận được Giá trị Tốt nhất trong Dịch vụ và Sản phẩm
Chúng tôi làm việc như một nhóm cùng nhau để nhận được giá trị đồng tiền tốt hơn cho các dịch vụ mà chúng tôi cung cấp và nhận được. Giá trị đồng tiền tốt hơn là có sản phẩm chất lượng phù hợp với giá rẻ hơn. Để đạt được điều này, chúng tôi sẽ phải thương lượng với các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ, chúng tôi tránh mua hàng không cần thiết. Chúng tôi đặt hàng số lượng lớn khi cần thiết vì nó tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Để duy trì tất cả những điều này, chúng tôi duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
Tôi nhớ đã liên lạc với ____________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) 3 tuần trước khi cố gắng liên lạc với ______________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) cho một khách hàng. _______________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) đã thông báo cho tôi rằng họ sẽ không thể cung cấp dịch vụ vì họ không chắc liệu ai đó có yêu cầu dịch vụ đó hay không. Tôi ngay lập tức thông báo cho họ về tổn thất cho tổ chức của chúng tôi, nếu khách hàng đó không ___________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) . Tổ chức của chúng tôi sẽ trả tiền cho dịch vụ mà không ai có dịch vụ đó, vì chúng là __________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) . Người phụ nữ nói chuyện qua điện thoại với người quản lý của mình và sau đó đồng ý đi theo những gì tôi yêu cầu. Đây là một cách tiết kiệm tiền cho tổ chức.
Nhân viên làm việc cho tổ chức của chúng tôi không được phép nhận bất kỳ món quà hoặc sự hiếu khách nào mà không được phép hoặc tiết lộ. Chính sách nêu rõ rằng “ ___________________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) ”. Nếu bất kỳ nhân viên nào không tuân theo các chính sách và thủ tục của tổ chức, họ sẽ bị đưa ra các hành động chính thức và thậm chí có thể dẫn đến sa thải, vì đó sẽ là hành vi sai trái nghiêm trọng.
Chúng tôi luôn nhận được liên lạc từ các nhà cung cấp dịch vụ về các dịch vụ mới mà họ cung cấp. Họ gửi cho chúng tôi những tờ rơi cập nhật mà chúng tôi cung cấp cho những khách hàng cần chúng. Mọi thông tin liên lạc mà tôi nhận được đều được liên kết với nhóm và bất kỳ bộ phận nào khác mà tôi nghĩ sẽ yêu cầu họ.
Khi đặt hàng, tôi có ______________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) giới hạn cho phép. Ngoài ra, khi một hóa đơn được chuyển đến với số lượng lớn hơn hoặc một dịch vụ hoặc khi phải đặt một đơn hàng với số lượng cao hơn, tôi sẽ xem qua nó và kiểm tra xem đó có phải là thứ mà chúng tôi thực sự cần không và sau đó tiến hành đặt hàng..
Khi đặt mua sản phẩm, tôi kiểm tra để đảm bảo rằng chúng tôi nhận được những gì chúng tôi muốn. Ví dụ, khi đặt mua một máy fax, tôi đã thương lượng với người quản lý và nhóm CNTT-TT của mình về một chiếc máy đắt tiền, bởi vì, một chiếc máy rẻ hơn sẽ tiêu thụ quá nhiều mực hoặc ruy-băng, tốn nhiều tiền hơn, trong khi một chiếc máy đắt tiền tiêu thụ ít mực hơn. Tôi đưa ra lập luận rằng hãy chi tiêu một lần rồi tiết kiệm tiền sau đó thay vì mua một chiếc máy giá rẻ mà lần nào chúng ta cũng phải tiêu tiền.
Khi đặt mua sản phẩm và dịch vụ, tôi đảm bảo rằng tôi tuân thủ và tuân thủ các chính sách và quy trình của tổ chức. Tôi đảm bảo rằng hóa đơn tôi nhận được là hóa đơn chính hãng và bản gốc, không phải hóa đơn sao chép. Tôi chỉ đặt hàng các sản phẩm với những công ty mà chúng tôi đã ký hợp đồng và được phép đặt hàng.
Khi tôi liên lạc với ____________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) để cung cấp dịch vụ cho khách hàng, khi không còn ___________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) , tôi khuyên nhóm yêu cầu ___________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) . Bằng cách đó, chúng tôi sử dụng số tiền mà chúng tôi đã trả, không để các dịch vụ của chúng tôi không được sử dụng, do đó không lãng phí hoặc mất tiền.
Xem xét và liên lạc với các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ
Khi chọn nhà cung cấp cho văn phòng phẩm hoặc dịch vụ chăm sóc, người quản lý và người cao niên cùng gặp nhau và nếu cần, họ sắp xếp các chuyến thăm nhà cung cấp dịch vụ để xem họ có đủ tốt cho khách hàng hay không, sau đó thỏa thuận hợp đồng dịch vụ. Khi đặt hàng văn phòng phẩm, tôi đồng ý cho những sản phẩm nằm trong giới hạn ủy quyền của tôi và tôi luôn đảm bảo rằng tôi đang đặt hàng những sản phẩm được yêu cầu chứ không phải những sản phẩm không mong muốn. Khi nó vượt quá giới hạn của tôi, tôi xin lời khuyên từ người quản lý của mình và giải thích cho cô ấy lý do tại sao điều đó lại quan trọng trước khi tôi tiếp tục đơn đặt hàng.
Khi liên lạc với các nhà cung cấp dịch vụ, tôi duy trì sự chuyên nghiệp. Tôi thương lượng về các dịch vụ mà chúng tôi cần để chúng tôi có thể làm tốt nhất cho khách hàng của mình. Như đã giải thích ở trên, tôi đã nói chuyện với các gia đình để tránh thất thoát tiền bạc cho tổ chức của chúng tôi, điều này nằm trong thẩm quyền của tôi.
Khi dịch vụ được cung cấp cho khách hàng, tôi gửi các hợp đồng là hợp đồng giữa nhà cung cấp dịch vụ, khách hàng và tổ chức của chúng tôi. Với tư cách là một tổ chức, chúng tôi đảm bảo rằng tất cả chúng tôi đều tuân theo những gì đã ký kết trong hợp đồng. Các dịch vụ được cung cấp luôn được giám sát và tiến hành xem xét để đảm bảo chúng tuân thủ các hợp đồng và luật pháp của tổ chức. Bất kỳ vấn đề nào xảy ra đều được đưa lên cấp quản lý cao hơn và các cuộc thảo luận được đưa ra và đưa ra quyết định bằng cách họp khẩn.
Đánh giá được thực hiện định kỳ để thảo luận về các nhà cung cấp dịch vụ. Mọi vấn đề xảy ra đều được xem xét nghiêm túc và các dịch vụ nhận được tạm thời hoặc vĩnh viễn bị đình chỉ có tính đến sức khỏe của khách hàng.