Mục lục:
Các cuộc họp diễn ra thường xuyên trong mọi tổ chức, và chúng đóng một vai trò rất quan trọng trong việc quyết định những màn trình diễn tốt hơn. Tôi biết rằng để một cuộc họp tiến triển và diễn ra thành công, cần phải có kế hoạch và tổ chức phù hợp. Khi lập kế hoạch cuộc họp, tôi cân nhắc mục đích của cuộc họp, loại cuộc họp, số lượng người tham dự, địa điểm, v.v. Tôi kiểm tra xem có bất kỳ khách nào yêu cầu tham gia cuộc họp hay không. Nếu có, tôi cũng liên lạc với họ để xem ngày tháng có thuận tiện không.
Sau khi lập kế hoạch, tôi tổ chức cuộc họp. Tôi đảm bảo rằng thời gian gặp mặt không mâu thuẫn với các cuộc hẹn khác của những người liên quan. Tôi chọn một địa điểm có thể chứa những người tham dự cuộc họp. Tôi cung cấp cho những người tham dự thời gian của cuộc họp và độ dài gần đúng của cuộc họp. Tôi chắc chắn rằng đồ uống giải khát cũng được sắp xếp. Khi sắp xếp đồ uống giải khát, tôi xem xét các yêu cầu về chế độ ăn uống của những người tham dự nếu ai đó có. Điều quan trọng là cung cấp đồ uống giải khát, vì nó làm cho những người tham dự cảm thấy được chào đón và cũng giúp họ không bị mệt mỏi, đặc biệt nếu đó là một ngày dài mệt mỏi đối với một số người.
Các loại cuộc họp
Trong tổ chức của chúng tôi, chúng tôi có các loại cuộc họp khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và số lượng người tham dự. Chúng tôi có các cuộc họp nhóm diễn ra hai tuần một lần hoặc một tháng một lần tùy theo nhu cầu. Những người tham dự nói chung là thành viên trong nhóm của tôi và bất kỳ khách nào nếu họ yêu cầu. Chúng tôi có các cuộc họp nhóm chung, là cuộc họp kết hợp cho ____________________________ (bị xóa vì mục đích bảo mật) nhóm tham dự cùng với bất kỳ khách truy cập nào. Đôi khi chúng tôi kêu gọi các cuộc họp khẩn cấp khi có vấn đề khẩn cấp cần thảo luận. Ngoài ra còn có một cuộc họp 1-1 khi thảo luận về các vấn đề bí mật và cả về hiệu suất của các cá nhân. Các bài thuyết trình được tổ chức khi có những thay đổi đối với hệ thống hoặc các chính sách và thủ tục mới được áp dụng và phải được thông báo với bộ phận.
Khi lập kế hoạch cuộc họp, tôi đảm bảo rằng có lý do chắc chắn cho cuộc họp và tất cả những người tham dự đều có thể dễ dàng tiếp cận địa điểm. Tôi chuẩn bị chương trình nghị sự và thông qua chủ tọa để đảm bảo rằng cô ấy nắm rõ các nội dung sẽ được thảo luận. Tôi tóm tắt cho cô ấy biết cuộc họp sẽ diễn ra như thế nào, ai sẽ tham dự, ai sẽ không tham dự, khách mời sẽ tham dự với mục đích gì, cuộc họp sẽ diễn ra ở đâu và kéo dài bao lâu, và hãy tiếp tục. Điều quan trọng là phải nói ngắn gọn cho cô ấy, để cô ấy sẵn sàng và biết những gì cần chuẩn bị trước. Tôi gửi một bản sao của chương trình làm việc cho tất cả những người tham dự, và cả những lời mời họp trên triển vọng. Tôi thông báo cho họ địa chỉ nơi cuộc họp sẽ diễn ra. Nếu bất kỳ ai từ chối lời mời họp, họ sẽ phải nêu lý do và nhận được sự đồng ý của người quản lý và gửi lời xin lỗi về cuộc họp.Ngoài ra, tôi đảm bảo xem liệu cuộc họp có thể tiếp tục với những người sẽ không tham dự hay không.
Đặt trước và thiết lập
Khi đặt địa điểm hoặc phòng cho cuộc họp, tôi tìm kiếm địa điểm hoặc phòng có khả năng chứa tất cả những người tham dự và phòng hoặc địa điểm có tất cả các thiết bị cần thiết cho cuộc họp. Tôi làm rõ với địa điểm hoặc kiểm tra xem địa điểm có cấu trúc an toàn hay không và tất cả các dây dẫn điện đều được niêm phong và chúng có tuân thủ các quy trình về sức khỏe và an toàn hay không. Nếu có những người tham dự bị khuyết tật, tôi đảm bảo rằng họ có tất cả các phương tiện cần thiết tại địa điểm họp. Tôi cũng đảm bảo rằng địa điểm có thể dễ dàng tiếp cận và thuận tiện cho tất cả những người tham dự. Nếu địa điểm đã được đặt trước tốt, tôi gọi cho họ để đảm bảo rằng phòng còn trống cho cuộc họp để tránh thất vọng vào phút cuối. Bất kỳ khoản thanh toán nào cần được thực hiện cho địa điểm đều được người quản lý ngân sách đồng ý.Ngân sách cho việc giải khát được chia sẻ bởi tất cả các nhân viên trong nhóm.
Trước cuộc họp, tôi có tất cả các tài nguyên như sổ ghi chú, bút và các thiết bị như OHP, máy tính xách tay, máy chiếu, cáp mở rộng và cáp Ethernet, v.v. cần thiết cho cuộc họp. Ghế và bàn được sắp xếp theo yêu cầu. Tôi in ra một vài bản sao của các chương trình nghị sự và cả biên bản của các cuộc họp trước để kiểm tra xem tất cả các hành động đã hoàn thành chưa. Nếu bất kỳ tài liệu phát tay nào cần in ấn và phân phát, tôi đã chuẩn bị sẵn chúng cho những người tham dự. Tôi thiết lập máy tính xách tay và máy chiếu nếu chúng được yêu cầu cho cuộc họp. Bất kỳ tài liệu mật nào mang đi họp, tôi đều bảo mật để không lọt vào tay kẻ xấu và chỉ những người có thẩm quyền mới được phép xem qua.
Chương trình nghị sự
Chương trình có ngày tháng, tiêu đề và địa điểm, tên cuộc họp, lời xin lỗi, tên khách và danh sách các nội dung cần được thảo luận. Nếu có những chủ đề cụ thể sẽ được thảo luận bởi một người cụ thể, điều đó cũng được đề cập trong chương trình làm việc. Chương trình và biên bản được gọi là giấy họp và chúng có từng chi tiết nhỏ của tất cả những điều quan trọng đã được thảo luận trong cuộc họp.
Trong suốt cuộc họp
Tất cả những người tham dự cuộc họp đều được chào đón và họ được cung cấp đồ uống giải khát. Tôi phân phối chương trình nghị sự và bất kỳ tài liệu nào cần phân phối. Nếu bất kỳ ai có thắc mắc về bất kỳ điều gì, tôi sẽ cung cấp thông tin rõ ràng cho họ, và khi không biết, tôi sẽ tư vấn và hướng dẫn từ các đồng nghiệp hoặc quản lý của mình.
Trong các cuộc họp, tôi được yêu cầu hỗ trợ lập biên bản và thiết lập các thiết bị CNTT. Tôi cũng lấy bản sao của chương trình làm việc và các biên bản trước đó.
Tôi biết rằng tôi sẽ phải sẵn sàng đối phó với mọi vấn đề có thể phát sinh trong cuộc họp. Nếu có vấn đề với thiết bị CNTT, tôi sẽ cố gắng hết sức để giải quyết các vấn đề thuộc quyền quản trị của tôi. Nhưng nếu có liên quan gì đến vấn đề đó, tôi sẽ liên hệ với bộ phận dịch vụ CNTT để được giúp đỡ. Có thể có vấn đề giữa những người tham dự do các vấn đề về chuyên môn và nhân cách. Những vấn đề này được giải quyết bằng cách thảo luận trực tiếp, thay đổi mục tiêu nếu cần, thực hiện các thủ tục khiếu nại, v.v.
Khi ghi lại biên bản trong cuộc họp, tôi ghi lại mọi thứ quan trọng, vì nó dùng làm tài liệu tham khảo trong tương lai và giúp ích cho sự phát triển của tổ chức. Tôi viết ra biên bản rõ ràng và ngắn gọn. Tôi rất chú ý để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Tôi mang theo một bản mẫu với các chi tiết của tất cả các mục sẽ được thảo luận tại cuộc họp. Nó sẽ có ngày, giờ, tiêu đề của cuộc họp. Nó cũng có chi tiết về những gì đã được thảo luận, các quyết định đã thực hiện và các hành động cần được thực hiện. Ngày của cuộc họp tiếp theo nếu được quyết định cũng sẽ được ghi lại. Khi cuộc họp bắt đầu, nếu có bất kỳ người tham dự và khách mới nào, chúng tôi tự giới thiệu với nhau. Tôi luôn tỉnh táo khi viết phút và đánh số trang khi viết để không bị nhầm lẫn sau này.
Sau cuộc họp
Kết thúc cuộc họp, tôi thu thập tất cả các tài liệu cần lấy lại. Tôi ngắt kết nối và đóng gói bất kỳ thiết bị CNTT nào đã được sử dụng. Tất cả bàn ghế sau khi sắp xếp lại đều được xếp lại chỗ cũ để tránh gây trở ngại cho cuộc họp tiếp theo. Sau cuộc họp, tôi xem qua các ghi chú và giải thích chúng và đánh máy một bản sao công bằng trước khi tôi quên các cuộc thảo luận là gì. Sau đó, tôi gửi biên bản đã hoàn thành tới chủ tọa bằng email hoặc bản in, và yêu cầu họ xem lại trước khi có thể gửi cho những người tham dự. Chủ tọa sẽ xem xét chúng và thực hiện bất kỳ thay đổi nào cần thiết. Tôi sửa đổi chúng và chuẩn bị một bản sao công bằng và gửi chúng cho những người tham dự.
Sau cuộc họp, tôi theo dõi các hành động cần được theo dõi. Tôi gọi điện hoặc gửi email cho mọi người để đảm bảo rằng các hành động đã được hoàn thành vào thời gian đã định.
Một điều quan trọng khác là thu thập phản hồi từ những người tham gia. Nó giúp tôi lắng nghe quan điểm của mọi người và thực hiện bất kỳ cải tiến nào cần thiết. Tôi lắng nghe phản hồi rất bình tĩnh và suy ngẫm về nó. Nó có thể là tích cực, trung tính hoặc tiêu cực. Tôi không để những phản hồi tiêu cực ảnh hưởng đến tôi. Thay vào đó, tôi sử dụng nó để cải thiện hiệu suất của mình và các đội. Khi làm việc với tư cách một nhóm, ý tưởng hay quan điểm của cá nhân không phải là vấn đề quan trọng; quan điểm của toàn đội mới là điều quan trọng. Mọi phản hồi chung đều được thảo luận và trao đổi với cả nhóm để cải thiện hiệu suất của nhóm.
Tất cả các vấn đề trong cuộc họp đều được ghi chú lại và chúng được thảo luận trong cuộc họp của các nhà quản lý và họ quyết định những gì có thể được thực hiện để tránh những tình huống đó trong tương lai.