Mục lục:
- Tạo bước nhảy vọt từ Công nhân thành Quản lý
- Kiên thức là sức mạnh
- Lập kế hoạch dự án để giữ trọng tâm
- Chuẩn bị hàng ngày và hàng tuần
- Những điểm chính
Pixabay
Việc chuẩn bị có vẻ buồn tẻ và tốn thời gian khi tất cả những gì bạn thực sự muốn làm là đi sâu vào một dự án và bắt đầu cảm thấy như bạn đã hoàn thành một điều gì đó. Đặc biệt là khi thời hạn rất chặt chẽ. Nhưng một ounce phòng ngừa có thể giảm nhẹ một pound can thiệp. Dành một chút thời gian khi bắt đầu dự án để sắp xếp và vạch ra kế hoạch có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian lãng phí sau này khi thực hiện lại công việc hoặc những người giúp đỡ lúng túng vì bạn không biết phải giao việc gì tiếp theo cho họ. Ngoài ra, dành thời gian để tuân theo các quy trình phù hợp có thể ngăn ngừa các vấn đề nảy sinh sau này gây lãng phí thời gian, trình bày công ty không tốt với khách hàng và gây căng thẳng và lo lắng không cần thiết cho đồng nghiệp.
Tạo bước nhảy vọt từ Công nhân thành Quản lý
Khi chúng ta tiến lên nấc thang trách nhiệm của công ty, chúng ta có thể thấy mình chuyển từ vai trò ong thợ sang một người quản lý, ngay cả khi chức danh công việc của chúng ta không bao gồm từ này. Công việc của một chú ong thợ là làm theo mệnh lệnh và đánh dấu những thứ ra khỏi danh sách "Việc cần làm" theo phương ngữ tục ngữ càng nhanh càng tốt. Nhưng khi bạn chuyển sang vai trò quản lý, ý tưởng sâu xa về việc 'phải làm cho xong việc' thực sự có thể cản trở khả năng quản lý của bạn.
Các nhà quản lý cần lùi lại một bước khỏi sự hối hả và nhộn nhịp và học cách dành thời gian chuẩn bị, ủy quyền và giao tiếp. Theo suy nghĩ của ong thợ, những điều đó dường như rất vô hình và có thể khiến bạn cảm thấy như mình chưa 'làm' được gì. Nhưng bỏ qua những yêu cầu về vai trò đó có thể có nghĩa là những người bạn quản lý không thực sự làm bất cứ điều gì, bởi vì bạn không dành thời gian để nói với họ những gì cần làm hoặc bạn không dành đủ thời gian để đảm bảo rằng họ hiểu những gì bạn đang yêu cầu cho. Điều quan trọng là các nhà quản lý phải xem xét nhu cầu của từng cá nhân công nhân và điều chỉnh phong cách giao tiếp và hướng dẫn của họ phù hợp với nhu cầu của công nhân đó để tối đa hóa tiềm năng của họ.
Kiên thức là sức mạnh
Một trong những phương pháp tốt nhất để chuẩn bị cho các sự kiện trong tương lai là ghi lại những sự kiện hiện tại. Kiên thức là sức mạnh. Dành chút thời gian bây giờ để ghi lại từng bước những gì bạn vừa làm để khắc phục sự cố hoặc định cấu hình một tính năng, nghĩa là lần sau cần thực hiện điều tương tự, bạn có thể ủy quyền nhiệm vụ đó cho người khác, vì tất cả bạn việc cần làm là chỉ họ vào bài viết chính tả từng bước, những việc họ cần làm. Dành một giờ ngay bây giờ để ghi lại một quy trình sẽ được lặp lại, giúp bạn tiết kiệm hai giờ trong 3 tháng và lặp lại trong 6 tháng và lặp đi lặp lại, mỗi khi bạn không cần phải tìm ra quy trình một lần nữa và sau đó thực hiện hoặc dạy nó cho người khác. Đừng phát minh lại bánh xe, ghi chép lại phát minh và sau đó để người khác chế tạo.
Lập kế hoạch dự án để giữ trọng tâm
Nhìn vào phạm vi của toàn bộ dự án có thể khiến bạn nản lòng, thậm chí là choáng ngợp. Khi một dự án được chia thành các phần nhỏ và các nhiệm vụ cụ thể, bạn sẽ dễ dàng tập trung vào từng nhiệm vụ nhỏ và chuyển từ việc này sang nhiệm vụ khác một cách hiệu quả. Lập kế hoạch cho một dự án và xác định các nhiệm vụ và thời hạn là bước quan trọng để chuẩn bị cho công việc phía trước. Quá trình này có thể được học. Bạn có thể học cách sắp xếp bản thân và công việc của mình và làm như vậy, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và ít căng thẳng hơn. Khi đối mặt với một dự án mới, điều đầu tiên cần xác định là thời hạn. Tiếp theo, chia nhỏ dự án thành các phần công việc chủ đề chính. Đây sẽ là những cột mốc quan trọng của bạn. Ước tính thời hạn cho mỗi cột mốc để bạn có thể hoàn thành thời hạn cuối cùng của mình. Nếu bạn đang sử dụng Planner, một trình tổ chức kiểu Kanban,các mốc đó sẽ trở thành cột hoặc nhóm của bạn. Sau đó, lấy từng Cột mốc và chia nhỏ thành các nhiệm vụ cần thiết để đạt được cột mốc đó. Sắp xếp các nhiệm vụ đó theo trình tự, và thì đấy, bạn có một kế hoạch dự án để giúp bạn luôn đi đúng hướng.
Chuẩn bị hàng ngày và hàng tuần
Có lẽ công việc của bạn không dựa trên dự án hoặc kéo dài nhiều dự án. Chuẩn bị hàng ngày và hàng tuần sau đó trở thành chìa khóa để duy trì sự tập trung và hoàn thành mục tiêu. Vào đầu mỗi ngày, đừng chỉ xem email đầu tiên bạn thấy và bắt đầu trả lời. Bắt đầu mỗi ngày với sự chuẩn bị.
- Duy trì danh sách công việc, bao gồm cả lịch
- Xem lại các nhiệm vụ hiện có
- Xem lại tất cả các thông tin liên lạc mới và thêm các mục vào danh sách nhiệm vụ. Nếu chúng là ngày cụ thể, chẳng hạn như một cuộc họp, hãy thêm tham chiếu đến các nhiệm vụ đó vào lịch.
- Ưu tiên danh sách nhiệm vụ
- Sử dụng lịch và danh sách công việc, Xác định các công việc bạn mong đợi hoàn thành vào cuối ngày
- Bây giờ bắt đầu làm việc.
Thứ Hai hàng tuần, hãy xem lại danh sách nhiệm vụ và lịch để biết được tuần của bạn sẽ như thế nào. Chặn bất kỳ khoảng thời gian lớn cần thiết nào cho các cuộc họp hoặc nhiệm vụ lớn.
Những điểm chính
- Chuẩn bị là điều cần thiết, không phải tùy chọn
- Chuẩn bị sẵn sàng làm tăng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tiền bạc
- Không chuẩn bị trước sẽ khiến sự hài lòng của khách hàng gặp rủi ro
- Thiếu sự chuẩn bị làm tăng căng thẳng, lo lắng, vắng mặt và kiệt sức của nhân viên.
- Chuẩn bị thông qua quản lý danh sách nhiệm vụ và quy trình lập hồ sơ.