Mục lục:
- Xây dựng Tiến bộ - Xây dựng Dự án Thành công Từng bước
- Phát triển dần dần
- Độ chính xác không giống như chi tiết
- Một nghiên cứu điển hình: Cải tiến trang web để tăng tỷ lệ chuyển đổi
- Hãy dần dần chi tiết hóa phạm vi của dự án này:
- Chi tiết hơn: Tìm hiểu chi tiết tiếp thị
- Các nghệ sĩ đã luôn sử dụng công phu tiến bộ
- Sử dụng nó ngay lần đầu tiên sẽ rẻ hơn
- Chúng ta không cần phải làm tất cả cùng một lúc
- Xây dựng tiến bộ cho các dự án khắc phục sự cố
- Nghiên cứu điển hình: Sự trì hoãn phóng năm 2006 của tàu con thoi Atlantis
- Xây dựng cấp tiến không chỉ dành cho phạm vi
- Xây dựng Tiến độ Kế hoạch Truyền thông Dự án
- Xây dựng quản lý rủi ro trong một dự án
- Quá trình xây dựng và vòng đời dự án theo tiến độ
- Công phu tiến bộ trong Thác cổ điển
- Công phu tiến bộ với theo dõi nhanh
- Quản lý dự án đồng thời
- Phát triển phần mềm không lỗi
- Mô hình xoắn ốc
- JAD và RAD
- Xây dựng tiến bộ trong phát triển Agile
- Bạn Nghĩ gì về Công phu Tiến bộ?
- Tiến trình xây dựng giữ cho dự án tiếp tục hoạt động
Xây dựng Tiến bộ - Xây dựng Dự án Thành công Từng bước
Nhiều người lo sợ việc tạo ra một kế hoạch dự án tốt - họ nghĩ rằng nó mất quá nhiều thời gian. Viện Quản lý Dự án (PMI) có một giải pháp gọi là Lập trình cấp tiến. Đó là một thuật ngữ ưa thích để chỉ việc thiết kế tốt từng bước một cho đến khi chúng tôi mang lại kết quả tuyệt vời.
Phát triển dần dần
Một phàn nàn mà tôi thường nhận được từ những người tôi đào tạo về quản lý dự án là phải mất quá nhiều thời gian để xác định một dự án đủ chính xác để ngăn chặn thảm họa dự án. Họ lo ngại rằng chúng ta sẽ lập kế hoạch mãi mãi và không bao giờ hoàn thành công việc. Đó là một mối quan tâm thực sự, và tôi gọi nó là tê liệt theo phân tích . Nhưng việc lập kế hoạch và thiết kế xuất sắc không cần thiết phải dẫn đến tê liệt bởi phân tích.
Hiểu được ba điểm chính sẽ mở ra ý tưởng - và giá trị - của thiết kế chất lượng thông qua quá trình xây dựng ngày càng hoàn thiện.
- Độ chính xác không giống như chi tiết.
- Lấy nó ngay lần đầu tiên sẽ rẻ hơn.
- Chúng tôi không phải thiết kế tất cả cùng một lúc, lên trước.
Đọc tiếp để tìm hiểu thêm.
Độ chính xác không giống như chi tiết
Chìa khóa của sự trau chuốt ngày càng cao là chúng ta có thể bắt đầu ở cấp độ rất cao, với một bức tranh tổng quát về những gì chúng ta muốn. Sau đó, chúng tôi có thể tiếp tục với dự án và chuyển xuống các chi tiết tốt hơn và tốt hơn khi chúng tôi tiếp tục. Bằng cách đó, chúng tôi bắt đầu làm việc sớm và tiếp tục làm việc khi phát triển thiết kế của mình. Điều này ngăn ngừa tê liệt bằng cách phân tích.
Để làm tốt điều này, chúng ta phải rất rõ ràng: Một tuyên bố hoặc thiết kế phạm vi cấp cao có thể không chi tiết, nhưng vẫn phải chính xác. Nó có thể ngắn gọn và đơn giản, nhưng nó phải không có sự mơ hồ.
Một nghiên cứu điển hình: Cải tiến trang web để tăng tỷ lệ chuyển đổi
Trong trường hợp này, điển hình từ công việc tư vấn của tôi, chúng tôi xem xét một công ty có chiến dịch quảng cáo và tiếp thị tốt - nhiều người đang truy cập trang web của họ. Và nghiên cứu thị trường cho thấy rằng những người sắp đến đang ở trong thị trường mục tiêu của họ. Ngoài ra, họ có một dòng sản phẩm tốt, ổn định - không cần phải thay đổi mọi thứ ở đó. Tuy nhiên, sau khi mọi người đến trang web, nhiều người không mua. Chúng ta cần tăng tỷ lệ chuyển đổi hay còn gọi là tỷ lệ đóng. Những gì có thể được thực hiện?
Hãy dần dần chi tiết hóa phạm vi của dự án này:
- Tuyên bố về phạm vi cấp điều hành: Các thay đổi sẽ được thực hiện đối với trang web để tăng tỷ lệ chuyển đổi, tức là tỷ lệ người thực sự mua thứ gì đó trong số những người đến trang web. Một khi chúng tôi tăng tỷ lệ đó, chúng tôi muốn duy trì tỷ lệ mới. Loại trừ phạm vi: Sẽ không có thay đổi nào đối với hoạt động tiếp thị hoặc dòng sản phẩm của chúng tôi. Những người kiểm tra tốt.
- Đo lường cấp điều hành: Điều này sẽ liên quan đến tỷ lệ chuyển đổi hiện tại, các nghiên cứu về tỷ lệ chuyển đổi theo tiêu chuẩn ngành, thiết lập mục tiêu cho tỷ lệ chuyển đổi mới vào một ngày cụ thể.
- Tuyên bố phạm vi cấp quản lý: Các thay đổi đối với trang web phải tăng tỷ lệ chuyển đổi mà không ảnh hưởng đến thời gian hoạt động, năng suất hoặc giỏ hàng và quản lý tài chính. Những thay đổi và hậu quả của chúng phải được theo dõi, vì vậy chúng tôi học được những gì cần giữ lại, những gì nên vứt bỏ và những gì cần tiếp tục cải thiện.
- Cách tiếp cận quản lý: Ban quản lý lựa chọn một số sản phẩm nhất định để thử nghiệm. Các thí nghiệm thành công sẽ được nhân rộng cho tất cả các sản phẩm thích hợp.
- Các vấn đề kỹ thuật: Chúng tôi nghiên cứu chi tiết, liệt kê bên dưới.
- Cách tiếp cận kỹ thuật: Chúng tôi thiết kế các thử nghiệm, thử nghiệm các tùy chọn khác nhau để so sánh chúng và xem những gì hiệu quả.
Sáu bước này dần dần chi tiết hóa thiết kế dự án. Mỗi cấp độ tư duy cung cấp chi tiết hơn - chi tiết hơn - khi chúng tôi tiến hành thiết kế và triển khai các trang web mới.
Lưu ý rằng có ít nhất ba nhóm người khác nhau - có thể là bốn, nếu chúng tôi có cả chuyên gia tiếp thị kỹ thuật và lập trình viên kỹ thuật. Mỗi nhóm tham gia khi cần thiết và bổ sung các chi tiết cần thiết để thành công.
Chi tiết hơn: Tìm hiểu chi tiết tiếp thị
Đây là danh sách một phần các chi tiết kỹ thuật của tiếp thị (không phải thiết kế web) mà dự án sẽ thực hiện để tăng tỷ lệ chuyển đổi.
- Ít nhấp chuột hơn để đóng. Các nghiên cứu cho thấy rằng càng nhiều nhấp chuột giữa việc đến một trang và kết thúc giao dịch, thì càng có nhiều người từ bỏ trang web. Vì vậy các trang có thể được sắp xếp hợp lý để tăng tỷ lệ chuyển đổi.
- Tạo cảm giác cấp bách. Nếu một sản phẩm trông giống như nó sẽ xuất hiện sau đó, mọi người thường trì hoãn việc mua hàng - và sau đó không bao giờ quay lại. Đội ngũ tiếp thị kỹ thuật có thể phải quay lại gặp các giám đốc điều hành để hỏi xem liệu bán hàng chiết khấu ngắn hạn có phải là cách chấp nhận được để tăng tỷ lệ đóng cửa hay không.
- Loại bỏ sự nhầm lẫn. Hướng dẫn chi tiết và nhiều ngôn ngữ pháp lý sẽ làm giảm tỷ lệ đóng.
- Các trang đích trực tiếp. Quảng cáo nên đi thẳng đến trang đích là trang bán hàng cho mặt hàng được quảng cáo.
- Chào mừng khách hàng trở lại. Sử dụng cookie, thông tin đăng nhập của khách hàng hoặc cả hai, chúng tôi có thể hướng khách hàng cũ đến nơi họ muốn đến nhất. Chúng tôi cũng có thể kiểm tra lại với giám đốc điều hành về việc giữ thẻ tín dụng trong hồ sơ để hợp lý hóa việc mua hàng trong tương lai.
Như bạn có thể thấy, không có ý tưởng nào trong số này cần phải được nghĩ ra ngay từ đầu. Cấp điều hành đặt ra mục tiêu, cấp quản lý hướng dẫn chỉ đạo, và sau đó các nhóm kỹ thuật sẽ tiến hành xây dựng dần dần những thay đổi sẽ đạt được mục tiêu.
Các nghệ sĩ đã luôn sử dụng công phu tiến bộ
Đây là một bản phác thảo ban đầu, trong đó nghệ sĩ, ngoài việc vẽ một con số đầy đủ, còn thêm hai cái đầu thay thế và một chiếc mũ trên cùng. Trong "Chân dung Edouard Manet ngồi trên ghế", Degas đang trau chuốt ý tưởng của mình mà không cần lo lắng về việc tạo ra tác phẩm cuối cùng.
Edgar Degas, Bảo tàng Louvre, Paris (Miền công cộng) qua Wikimedia Commons
Ở đây, trong bản phác thảo bằng phấn đen này, khái niệm được thực hiện đầy đủ hơn như một "Nghiên cứu về chân dung của Edouard Manet." Quá trình xây dựng tiến triển.
Edgard Degas, Metropolitan Museum of New York (Public Domain) qua Wikimedia Commons
Toàn bộ bức "Khắc họa 'Chân dung Edouard Manet, Etude" được ngồi, quay sang trái, là kết quả phong phú và mạnh mẽ của quá trình trau dồi kỹ lưỡng chủ đề của Degas.
Edgar Degas, Thư viện Công cộng Boston (Miền công cộng), qua Wikimedia Commons
Sử dụng nó ngay lần đầu tiên sẽ rẻ hơn
Trong bất kỳ dự án nào, chỉ có ba lựa chọn về chất lượng và kết quả:
- Sự lựa chọn ít tốn kém nhất là xác định mọi thứ ngay lần đầu tiên.
- Phương án thứ hai là nhận sai, sau đó sửa chữa trong quá trình dự án.
- Lựa chọn thứ ba là làm sai và mang lại kết quả không tốt.
Vì vậy, nhìn chung, tốt hơn là nên rõ ràng và chính xác ngay từ đầu. Tốt hơn bao nhiêu? Điểm số của các nghiên cứu trong 40 năm qua đã chỉ ra rằng có một tỷ lệ trên chi phí ngăn ngừa lỗi; chi phí sửa lỗi trong quá trình dự án; và chi phí dọn dẹp đống lộn xộn sau dự án. Và tỷ lệ tối thiểu là 1: 10: 100. Vì vậy, một lỗi có thể được ngăn chặn trong thêm một giờ lập kế hoạch ở mức 100 đô la / giờ sẽ mất mười giờ thời gian dự án và 1.000 đô la để sửa trong suốt dự án và mất 100 giờ và 10.000 đô la nếu chúng tôi phải thu hồi sau khi dự án hoàn thành. Và tỷ lệ cao hơn nhiều so với 1: 10: 100 đã được tìm thấy nếu chúng ta sử dụng các phương pháp hay nhất trong quản lý chất lượng để thiết kế không có sai sót ngay từ đầu.
Bài học: Cải tiến liên tục - phát triển chi tiết hơn khi chúng ta tiến lên - luôn có ý nghĩa. Công việc cẩu thả không bao giờ có ý nghĩa.
Chúng ta không cần phải làm tất cả cùng một lúc
Chúng tôi làm công việc tốt, rõ ràng từng bước. Đồng thời, chúng ta không cần phải xác định toàn bộ dự án cùng một lúc hoặc xác định tất cả các chi tiết ngay từ đầu. Thay vào đó, chúng ta có thể làm việc theo từng giai đoạn. Chúng tôi rõ ràng và chính xác trong từng giai đoạn, nhưng chúng tôi sẽ chi tiết hơn khi chúng tôi tiếp tục. Điều này được gọi là Công phu Tiến bộ. Làm tốt điều đó bao gồm:
- Bắt đầu với bức tranh lớn và đi sâu vào chi tiết.
- Rõ ràng trong mỗi cuộc họp, viết ra kết quả và xác nhận chúng.
- Theo dõi bao nhiêu chúng tôi đã xác định và bao nhiêu chưa được xác định.
- Đưa đúng người đến mỗi cuộc họp. Các cuộc họp sớm có nhiều khả năng là với các giám đốc điều hành và quản lý cấp cao hơn. Và những người quản lý dự án của chúng tôi có thể sẽ tham gia tất cả các cuộc họp. Khi chúng tôi tìm cách khám phá chi tiết về quy trình, quy trình làm việc và giao diện, chúng tôi làm việc nhiều hơn với nhân viên. Và, khi các cuộc họp trở nên kỹ thuật hơn, chúng tôi cần nhiều người kỹ thuật hơn (chẳng hạn như lập trình viên và kỹ sư) tham gia vào phía dự án.
- Chúng tôi tiếp tục phát triển cho đến khi xác định rõ từng chi tiết của mọi tính năng của sản phẩm hoặc dịch vụ mà chúng tôi đang tạo ra hoặc cải tiến. Tuy nhiên, chúng tôi có thể có rất nhiều chương trình được viết hoặc sản phẩm được phát triển khi chúng tôi tiếp tục trình bày chi tiết các phần khác.
Xây dựng tiến bộ cho các dự án khắc phục sự cố
Các dự án khắc phục sự cố là một trường hợp đặc biệt trong đó việc xây dựng tiến bộ đặc biệt hữu ích.
Một vấn đề là một cái gì đó đã xảy ra ngăn công ty hoặc một dây chuyền sản xuất hoạt động theo cách mà nó đã từng hoạt động. Vì vậy, mục tiêu đã rõ ràng: Làm cho thứ d ** mn * d này hoạt động! Sự tham gia của ban điều hành là rất ít và các nhà quản lý ít phải làm gì ngoại trừ hỗ trợ. Trên thực tế, vì các nhà quản lý đã biết "vật" là gì và nó phải hoạt động như thế nào, "Hãy làm cho thứ d ** mn * d này hoạt động!" là một tuyên bố đầy đủ và chính xác về phạm vi điều hành, cấp cao.
Nghiên cứu điển hình: Sự trì hoãn phóng năm 2006 của tàu con thoi Atlantis
Một ví dụ điển hình của loại dự án này xảy ra vào năm 2006, khi sự cố trong một thiết bị đo nhiên liệu 10 năm tuổi đo lượng hydro trong các thùng nhiên liệu trên Tàu con thoi Atlantis bị trục trặc. Máy đo trở nên không đáng tin cậy, đôi khi hiển thị thùng rỗng khi nó đầy và sự cố xảy ra không liên tục.
Tuyên bố về phạm vi của cấp điều hành sẽ rất rõ ràng: Hãy sửa máy đo nhiên liệu để chúng tôi có thể bay tàu con thoi!
Tuy nhiên, khi chúng tôi điều tra mức độ vấn đề theo cấp độ, sử dụng công phu tiến bộ, chúng tôi nhận thấy bốn vấn đề kỹ thuật khiến việc giải quyết vấn đề ngày càng khó khăn hơn:
- Quyết định của quản lý: Nếu chúng tôi biết máy đo bị lỗi, chúng tôi có thể tắt nó đi và dựa vào máy đo khác, và bay tiếp. Đã có rất nhiều tranh luận về điều này. Nhưng cuối cùng người ta đã quyết định rằng một tính năng an toàn thiết yếu, Main Engine Cut Off (MECO) sẽ không đáng tin cậy nếu không có thước đo này. Vì vậy, quyết định của ban quản lý là máy đo phải được sửa lại.
- Sự cố kỹ thuật: Sự cố không liên tục. Do đó, bất kỳ bài kiểm tra nào được thông qua đều không phải là bằng chứng cho thấy máy đo đang hoạt động và tàu con thoi có thể bay an toàn. Vấn đề cụ thể phải được tìm ra để chắc chắn rằng nó đã được khắc phục.
- Vấn đề kỹ thuật chi tiết: Máy đo không phải là một thiết bị đơn giản. Nó liên quan đến nhiều thành phần khác nhau và các đầu nối điện giữa chúng. Một số trong số này đã được chôn sâu trong hệ thống dây điện của tàu con thoi. Chỉ cần xác định vị trí của tất cả các thành phần và làm sạch các đầu nối của chúng đã là một công việc lớn. Hơn một lần, các kỹ sư nghĩ rằng họ đã khắc phục được sự cố, nhưng đồng hồ đo không kiểm tra sạch.
- Vấn đề kỹ thuật rất chi tiết: Các kế hoạch thiết kế cho Tàu con thoi có thể không phù hợp chính xác với Atlantis khi nó được xây dựng. Các bộ phận đã được nâng cấp và thay thế. Một kỹ sư báo cáo rằng việc tìm thấy tất cả các bộ phận của máy đo là một nhiệm vụ thám hiểm, rằng họ vẫn đang tìm hiểu cách thức hoạt động của Tàu con thoi!
Điều này minh họa cách một chỉ thị điều hành rất đơn giản phải được xây dựng dần dần đến các mức độ chi tiết và tinh vi hơn để đảm bảo thành công. Tuy nhiên, việc xây dựng này không nhất thiết phải diễn ra như một phần của kế hoạch. Khi đạt đến từng thành phần của đồng hồ đo nhiên liệu, nó có thể được làm sạch, kiểm tra và ghi lại. Đây là ý nghĩa của việc xây dựng tiến bộ một dự án khắc phục sự cố.
Xây dựng cấp tiến không chỉ dành cho phạm vi
Mặc dù bài viết này tập trung vào việc xây dựng chi tiết dần dần trong việc phát triển Định nghĩa phạm vi và Cấu trúc phân chia công việc (WBS), khái niệm về lập chi tiết tiến bộ rộng hơn thế. Trên thực tế, nó có thể được áp dụng cho cả chín lĩnh vực quản lý một dự án. Dưới đây là một số ví dụ:
Xây dựng Tiến độ Kế hoạch Truyền thông Dự án
Phiên bản đầu tiên của kế hoạch truyền thông dự án có thể chỉ là danh sách liên hệ của các thành viên trong nhóm và khách hàng của dự án. Chúng tôi giải thích điều này bằng cách:
- Xác định tất cả các bên liên quan của dự án và thêm họ vào danh sách
- Quyết định cách giao tiếp với từng bên liên quan
- Quyết định cách đưa Tiếng nói của khách hàng vào dự án
Xây dựng quản lý rủi ro trong một dự án
Các bước chính thức của Quản lý rủi ro dự án dần dần xây dựng định nghĩa của chúng tôi về rủi ro dự án - những gì có thể xảy ra sai sót - và phản ứng của chúng tôi thông qua:
- Nhận dạng rủi ro, nơi chúng tôi lập danh sách rủi ro ban đầu.
- Phân tích rủi ro, nơi chúng tôi đánh giá và ưu tiên các rủi ro
- Lập kế hoạch ứng phó với rủi ro, nơi chúng tôi quyết định phải làm gì để ngăn ngừa các sự kiện rủi ro và phải làm gì nếu chúng xảy ra
- Giám sát và kiểm soát rủi ro, nơi chúng tôi theo dõi rủi ro, tìm kiếm rủi ro mới và xử lý khi chúng xảy ra.
Từ những ví dụ này, bạn có thể thấy rằng việc xây dựng chi tiết từng bước là một thông lệ tiêu chuẩn cho tất cả chín lĩnh vực quản lý dự án.
Quá trình xây dựng và vòng đời dự án theo tiến độ
Việc xây dựng lũy tiến có thể được áp dụng khác nhau trên các dự án khác nhau. Trong việc lựa chọn cách thực hiện chi tiết hóa theo tiến độ, điều quan trọng là phải liên kết việc xây dựng chi tiết với vòng đời của dự án mà bạn đang sử dụng.
Công phu tiến bộ trong Thác cổ điển
Trong thác nước cổ điển, hoặc vòng đời phát triển hệ thống (SDLC), tất cả việc lập kế hoạch trước khi thực hiện. Do đó, việc xây dựng phạm vi tiến bộ đều xảy ra trong các giai đoạn lập kế hoạch.
Công phu tiến bộ với theo dõi nhanh
Nếu thác nước cổ điển được sửa đổi để cho phép theo dõi nhanh, thì toàn bộ sản phẩm được chia thành các mô-đun. Khi việc lập kế hoạch được hoàn thành cho từng mô-đun, việc phát triển có thể tiếp tục cho mô-đun đó, trong khi những mô-đun khác vẫn đang được lập kế hoạch. Trong vòng đời này, một số mô-đun được xây dựng nhanh hơn những mô-đun khác.
Quản lý dự án đồng thời
Quản lý dự án đồng thời được phát triển bởi Hewlett-Packard và hiện được sử dụng rộng rãi trong ngành công nghiệp ô tô. Bằng cách tập hợp tất cả các chuyên gia khác nhau ngay từ đầu, vòng đời của dự án (ví dụ, để đưa một mẫu xe ý tưởng mới ra thị trường) có thể giảm từ năm năm xuống 18 tháng! Trong quản lý dự án đồng thời, việc lập tiến độ được các nhóm chức năng thực hiện sớm và nhanh chóng.
Phát triển phần mềm không lỗi
Phương pháp phát triển phần mềm không lỗi tập trung vào độ chính xác để ngăn lỗi xâm nhập vào mã. Việc xây dựng sớm thiết kế, tiếp theo là xây dựng sớm bản thân mã, với nhiều đánh giá đặt ra nhiều vấn đề, tạo ra phần mềm chất lượng cao nhất với chi phí thấp nhất. Bằng cách dồn 80% công sức vào thiết kế tốt, thử nghiệm và gỡ lỗi, vốn tốn kém, sẽ giảm đáng kể.
Mô hình xoắn ốc
Mô hình xoắn ốc là tiền thân của Phát triển Agile. Nó đặt các tính năng theo lịch trình và nếu một tính năng chạy trễ, nó sẽ bị chuyển sang chu kỳ muộn hơn theo vòng xoắn. mỗi tính năng được trau chuốt khi nó được thiết kế và sau đó một lần nữa, trong chu kỳ tiếp theo, khi nó được phát triển.
JAD và RAD
JAD, phát triển ứng dụng chung và RAD, phát triển ứng dụng nhanh chóng, không phải là lựa chọn thay thế vòng đời thực tế. Đúng hơn, chúng là các kỹ thuật khơi gợi các yêu cầu ảnh hưởng đến vòng đời. Đưa các nhà thiết kế và lập trình viên đến gần khách hàng của họ, những người sử dụng ứng dụng, tăng tốc độ phát triển. Các cuộc họp thường xuyên cho phép xây dựng tiến độ nhanh chóng. Và cách tiếp cận này là một thành phần quan trọng của Phát triển Agile.
Xây dựng tiến bộ trong phát triển Agile
Phát triển Agile, còn được gọi là Lập trình Agile, là cách tiếp cận mới nhất đối với vòng đời của dự án và hoạt động đặc biệt tốt với các nền tảng phát triển web và mã hướng đối tượng ngày nay. Các lập trình viên làm việc chặt chẽ với khách hàng, thường xuyên thường trú trong từng bộ phận khách hàng. Sử dụng tạo mẫu và sửa đổi nhanh chóng các ứng dụng, thiết kế được kết hợp với phát triển. Xây dựng tiến trình là một quá trình liên tục trong suốt dự án.
Bạn Nghĩ gì về Công phu Tiến bộ?
Tiến trình xây dựng giữ cho dự án tiếp tục hoạt động
Vì vậy, bài học cuối cùng là: Bất kể loại dự án nào chúng ta đang thực hiện, và bất kỳ vòng đời và các phương pháp luận khác mà chúng ta chọn, chúng ta không lập kế hoạch, và sau đó đi. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chúng tôi lập kế hoạch và chúng tôi đi, và chúng tôi tiếp tục lập kế hoạch khi chúng tôi đi.