Mục lục:
- Làm thế nào để thành công trong việc giành được công việc quản lý dự án
- Câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án
- 1. Cho tôi biết về dự án cuối cùng của bạn
- 2. Cho Tôi Biết Về Thời Điểm Khi Một Dự Án Không Thành Công
- 3. Hướng dẫn tôi qua các bước bình thường mà bạn thực hiện khi lập kế hoạch dự án
- 4. Bạn có sử dụng một phương pháp chính thức không?
- 5. Mô tả thời điểm khi bạn thuyết phục ai đó xung quanh theo cách suy nghĩ của bạn
- 8 câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án phổ biến
- 6. Bạn Tự hào nhất về Dự án nào và Tại sao?
- 7. Làm thế nào bạn sẽ xoay quanh mối quan hệ với một khách hàng không hài lòng?
- 8. Điều gì thúc đẩy bạn tham gia một dự án?
- Ba mẹo hàng đầu cho các cuộc phỏng vấn quản lý dự án
- Ba mẹo hàng đầu để thành công
- Cho chúng tôi biết về cách bạn tiếp cận các cuộc phỏng vấn quản lý dự án
đọc để tìm hiểu cách thành công trong việc giành được công việc quản lý dự án.
Jo Szczepanska
Làm thế nào để thành công trong việc giành được công việc quản lý dự án
Là trưởng phòng dự án, tôi đã phỏng vấn nhiều giám đốc dự án và đọc hàng ngàn hồ sơ xin việc. Tôi đã thấy những ứng cử viên tuyệt vời, và tôi cũng đã chứng kiến nhiều sai lầm khủng khiếp. Ở đây, tôi sẽ giúp bạn chuẩn bị bằng cách cho bạn biết về tám trong số những câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất và những gì người phỏng vấn đang tìm kiếm.
Câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án
- Kể cho tôi nghe về dự án cuối cùng của bạn.
- Kể cho tôi nghe về khoảng thời gian khi một dự án thất bại.
- Hướng dẫn tôi các bước thông thường bạn thực hiện khi lập kế hoạch dự án
- Bạn có sử dụng một phương pháp luận chính thức không?
- Mô tả khoảng thời gian khi bạn thuyết phục mọi người xung quanh theo cách suy nghĩ của bạn.
- Bạn tự hào nhất về dự án nào và tại sao?
- Bạn sẽ làm thế nào để xoay chuyển mối quan hệ với một khách hàng không hài lòng?
- Điều gì thúc đẩy bạn trong một dự án?
1. Cho tôi biết về dự án cuối cùng của bạn
Đây là một câu hỏi khởi đầu tốt. Đó là cơ hội hoàn hảo để bạn phá băng bằng cách cho người phỏng vấn hiểu rõ hơn về kinh nghiệm quản lý dự án của bạn.
Người phỏng vấn đang tìm kiếm điều gì
Đây là một câu hỏi cơ bản, vì vậy người phỏng vấn chỉ thực sự kiểm tra xem bạn có kinh nghiệm mà bạn đã tuyên bố trong sơ yếu lý lịch hay không. Họ muốn tìm hiểu xem bạn có phải là một ứng viên nghiêm túc và liệu bạn có đảm nhận vai trò thích hợp với tư cách là người quản lý dự án, hơn là một vai trò bên lề hay không.
Mẹo trả lời câu hỏi này
- Được chuẩn bị. Thật dễ dàng để luyện tập câu trả lời này với một ví dụ ngắn về một dự án gần đây.
- Nói với tư cách là tôi, không phải chúng tôi.
- Nói chuyện với sự nhiệt tình về dự án, ngay cả khi bạn thực sự ghét nó.
- Giữ cho nó ngắn. Đây là một câu hỏi giới thiệu, vì vậy người phỏng vấn không muốn phát biểu.
- Tóm tắt các điểm chính: mục tiêu của dự án; ai đã tham gia; những thách thức chính; đầu vào của bạn; kết quả cuối cùng
- Hãy trung thực. Nếu nó không thành công, hãy nói như vậy, nhưng hãy chuẩn bị để giải thích tại sao.
Những cái bẫy cần tránh
Một không-không lớn. Bạn đã chứng minh rằng bạn thiếu kinh nghiệm mà họ đang tìm kiếm. Bất kỳ ai quảng cáo cho một người quản lý dự án đều muốn một người nào đó tự tin có thể tự mình điều hành một dự án mới mà không cần hỗ trợ, trừ khi quảng cáo tuyển dụng đặc biệt yêu cầu một cấp dưới.
Tôi đang phóng đại tất nhiên. Nhưng tôi đã có những ứng viên cung cấp quá nhiều chi tiết về một dự án duy nhất. Hãy nhớ rằng, những người phỏng vấn chỉ là con người, và họ sẽ cảm thấy nhàm chán! Bạn muốn thu hút sự chú ý của họ bằng những điểm chính thực sự giải thích ngắn gọn dự án của bạn. Một mẹo hay là hãy nghĩ về cách một người đọc tin đưa ra bản tin tóm tắt của một bản tin. Đừng làm khán giả khó chịu.
2. Cho Tôi Biết Về Thời Điểm Khi Một Dự Án Không Thành Công
Tôi thường thích đưa cái này vào hỗn hợp sớm trong một cuộc phỏng vấn, đặc biệt nếu tôi đã thoáng thấy một dự án thảm họa trong câu hỏi giới thiệu. Tuy nhiên, người phỏng vấn thường có thể hỏi về thành công của dự án trước khi họ hỏi về thất bại của dự án. Chỉ cần chuẩn bị nếu nó xuất hiện sớm trong một cuộc phỏng vấn.
Người phỏng vấn đang tìm kiếm điều gì
Thư giãn, đây không phải là một câu hỏi nhằm cố gắng bắt bạn ra. Người phỏng vấn không muốn bạn thất bại trong một cuộc phỏng vấn - họ muốn bạn thành công! Mục đích của câu hỏi này không phải để xem bạn thất bại là gì mà là cách bạn xử lý thất bại. Mỗi người quản lý dự án đều có một dự án tồi trong lịch sử của họ, và họ không mong đợi sự hoàn hảo.
Mẹo trả lời câu hỏi này
- Tóm tắt lỗi và đề xuất các nguyên nhân có thể xảy ra. Giữ cho nó ngắn gọn. Sự nhấn mạnh của bạn khi trả lời câu hỏi này là bạn đã làm gì với thất bại này. Nói về những gì bạn đã học được và những bài học nào bạn sẽ áp dụng cho một dự án mới. Nói về cách bạn có thể đã làm mọi thứ khác đi.
- Đừng đổ lỗi cho người khác. Người phỏng vấn muốn thấy rằng bạn nắm quyền làm chủ các vấn đề.
- Đừng nói xấu người khác. Người phỏng vấn muốn thấy sự chính trực.
Những cái bẫy cần tránh
Hãy trung thực trong một cuộc phỏng vấn, nhưng đừng dại dột. Đừng bao giờ thừa nhận một điều gì đó là nhiệm vụ cơ bản cơ bản đối với người quản lý dự án. Không xác định được rủi ro trọng yếu trong giai đoạn lập kế hoạch là một sai lầm có thể chấp nhận được. Không quản lý rủi ro hoàn toàn thì không.
Tôi không thể nhấn mạnh đủ cảm giác khó chịu khi nghe mọi người nói xấu trong một cuộc phỏng vấn, hoặc tần suất nó xảy ra. Nó là không chuyên nghiệp. Có lẽ bạn đã thực sự thất vọng với đội ngũ quản lý. Có lẽ họ là những kẻ ngốc. Giữ ý kiến cho riêng mình. Một cuộc phỏng vấn là thời điểm bạn trở nên ngoại giao. Người phỏng vấn không muốn nghĩ rằng họ có một kẻ gây rắc rối tiềm ẩn trong tay nếu cuối cùng họ giao cho bạn công việc.
3. Hướng dẫn tôi qua các bước bình thường mà bạn thực hiện khi lập kế hoạch dự án
Đây là cơ hội để người phỏng vấn tìm hiểu thêm một chút về cách tiếp cận của bạn đối với quản lý dự án và cũng để tìm hiểu những gì bạn biết. Các câu hỏi thay thế có thể bao gồm nói về cách bạn kiểm soát một dự án hoặc cách bạn quản lý rủi ro trong một dự án.
Người phỏng vấn đang tìm kiếm điều gì
Người phỏng vấn đang tự hỏi liệu bạn có cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý dự án hay không. Họ không quá quan tâm đến các bước là gì, miễn là bạn có thể giải thích lý do tại sao bạn làm chúng. Đây cũng là cơ hội tốt để đề cập đến bất kỳ phương pháp luận chính thức nào mà bạn sử dụng, vì người phỏng vấn sẽ tìm ra điều này.
Mẹo trả lời câu hỏi này
- Trả lời một cách tự tin. Quá nhiều ums và ahs và có vẻ như bạn có thể không thực sự sử dụng phương pháp này nhiều như bạn yêu cầu
- Hãy rõ ràng, chính xác và không lập lờ. Khi được yêu cầu liệt kê các bước, câu trả lời của bạn phải có cấu trúc khá
- Thật dễ dàng để đi theo đường tiếp tuyến. Nếu bạn làm vậy, hãy cố gắng trở lại đúng hướng bằng cách tóm tắt ngắn gọn các bước của bạn
Những cái bẫy cần tránh
Nếu bạn định đề cập đến một phương pháp luận, hãy đảm bảo rằng bạn đã rất quen thuộc với nó, vì chúng có khả năng đưa ra một câu hỏi tiếp theo cho bạn. Tôi đã thấy nhiều người được phỏng vấn khẳng định kiến thức về một phương pháp luận và sau đó hoảng sợ khi được yêu cầu mô tả chi tiết về nó.
4. Bạn có sử dụng một phương pháp chính thức không?
Câu hỏi này sẽ phụ thuộc vào quảng cáo tuyển dụng. Một số công việc sẽ chỉ định một phương pháp luận cụ thể và họ thường sẽ nói rằng phương pháp đó là một yêu cầu bắt buộc phải có hay một điều tốt đẹp phải có.
Người phỏng vấn đang tìm kiếm điều gì
Điều này khá đơn giản. Họ chỉ muốn biết liệu bạn có hiểu phương pháp luận mà bạn đưa ra trong sơ yếu lý lịch của mình hay không và liệu bạn có kinh nghiệm sử dụng nó trong một dự án hay không. Câu hỏi này là cơ hội hoàn hảo để bạn thể hiện kinh nghiệm khiến bạn trở thành ứng cử viên hoàn hảo cho họ.
Mẹo trả lời câu hỏi này
- Luôn trích dẫn các ví dụ của riêng bạn về nơi bạn đã sử dụng phương pháp luận trong các dự án. Điều này sẽ cho thấy bạn không chỉ hiểu lý thuyết mà bạn còn biết cách áp dụng nó.
- Hoàn toàn ổn khi nói rằng bạn điều chỉnh phương pháp luận để phù hợp với dự án của mình. Tôi nói vậy nhưng bạn có thể không may bị một giám đốc dự án 'theo chủ nghĩa thuần túy' phỏng vấn bạn, người không chấp thuận điều này. Chỉ có bạn mới có thể đánh giá! Tuy nhiên, các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm thường có xu hướng điều chỉnh phương pháp luận để phù hợp với cả tổ chức của họ, quy mô của dự án và khách hàng. Điều này chứng tỏ bạn hiểu những ưu và nhược điểm của một phương pháp và rằng mục tiêu quan trọng của bạn là làm những gì phù hợp nhất với dự án của bạn.
Những cái bẫy cần tránh
Bạn không phải trong một kỳ thi! Bám sát những điểm chính và kết hợp nó với kinh nghiệm của riêng bạn.
Có thật không? Bạn thông minh đến mức bạn đã phát minh ra phương pháp quản lý dự án của riêng mình? Có thể chấp nhận được rằng bạn điều chỉnh một phương pháp luận cho phù hợp với từng tình huống. Cũng có thể chấp nhận được nếu nói rằng bạn không sử dụng một cái nếu đó là sự thật. Tuy nhiên, việc tự phát minh cho thấy bạn chưa dành thời gian cho sự nghiệp để phát triển kiến thức quản lý dự án của mình.
5. Mô tả thời điểm khi bạn thuyết phục ai đó xung quanh theo cách suy nghĩ của bạn
Một trong những phẩm chất quan trọng mà các công ty tìm kiếm ở các nhà quản lý dự án là kỹ năng tạo ảnh hưởng và thuyết phục của họ. Vì vậy, một câu hỏi liên quan đến chủ đề này có thể được đưa ra.
Người phỏng vấn đang tìm kiếm điều gì
Người phỏng vấn đang cố gắng hình dung rõ hơn về con người của bạn và điểm mạnh và điểm yếu của bạn nằm ở đâu. Gây ảnh hưởng và thuyết phục là những thước đo tốt để đánh giá mức độ hiệu quả của bạn với tư cách là người quản lý dự án bởi vì chúng là những phẩm chất tinh vi hơn mà ít người có được. Ngay cả khi bạn yếu trong lĩnh vực này, việc có thể chứng minh rằng bạn nhận thức được tầm quan trọng của những kỹ năng này đối với một người quản lý dự án vẫn rất quan trọng đối với người phỏng vấn.
Mẹo trả lời câu hỏi này
- Chuẩn bị trước câu trả lời cho điều này và nghĩ về một ví dụ chắc chắn về việc bạn đã thay đổi ý định của ai đó. Nó không nhất thiết phải liên quan đến một dự án; nó có thể là bất cứ điều gì bạn đã làm trong vai trò hiện tại của mình.
- Nói về lý do tại sao người đó chống lại ý tưởng của bạn ngay từ đầu và mô tả họ với sự tôn trọng. Điều này cho thấy rằng bạn hiểu các quan điểm tương phản
- Có một sự khác biệt giữa việc chiến thắng ai đó và đánh bại họ bằng ý kiến của bạn. Đảm bảo rằng câu trả lời của bạn thể hiện câu trả lời trước đây.
Những cái bẫy cần tránh
Tránh mọi tiêu cực. Đó là một sai lầm dễ mắc phải với câu hỏi này và nó bị coi là thiếu tôn trọng; một dấu hiệu cảnh báo cho người phỏng vấn rằng bạn có thể khó làm việc cùng. Giải thích rằng mặc dù bạn tôn trọng ý kiến của đồng nghiệp, nhưng điều quan trọng là bạn phải thu phục họ bằng cách suy nghĩ của bạn và giải thích lý do tại sao.
Một sai lầm kinh điển mà nhiều người mắc phải trong một cuộc phỏng vấn là đề cập đến chúng tôi hơn là tôi. Trong trường hợp này, người phỏng vấn quan tâm đến những kỹ năng của bạn với tư cách là một cá nhân, chứ không phải những gì nhóm của bạn đã làm.
8 câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án phổ biến
6. Bạn Tự hào nhất về Dự án nào và Tại sao?
Đây là một cơ hội hoàn hảo để tỏa sáng. Đó là lời mời từ người phỏng vấn để nói về điểm mạnh và thành tích của bạn, vì vậy hãy tận dụng tối đa nó.
Người phỏng vấn đang tìm kiếm điều gì
Người phỏng vấn thực sự muốn biết những gì bạn có thể mang lại cho tổ chức của họ. Điểm mạnh của bạn với tư cách là một người và với tư cách là người quản lý dự án là gì? Bạn có khả năng làm tốt điều gì? Điều này cũng cung cấp cho người phỏng vấn manh mối về điều gì thúc đẩy bạn là một người và loại động lực bạn có.
Mẹo trả lời câu hỏi này
- Nhiệt tình, tâm huyết, nhiệt tình.
- Đề cập đến những lời khen ngợi, giải thưởng và phản hồi từ khách hàng.
- Sử dụng một ví dụ gần đây. Bạn có thể có một dự án tuyệt vời từ 10 năm trước mà bạn vẫn thực sự tự hào, nhưng người phỏng vấn cần thấy rằng bạn đã phát triển như một con người
Những cái bẫy cần tránh
Nhiều người phỏng vấn sẽ nghi ngờ về tuyên bố này. Bên cạnh đó, bạn không trả lời câu hỏi.
Bạn có chắc không? Bạn nghe không chắc lắm. Một chút tự tin sẽ giúp ích cho bạn trong một cuộc phỏng vấn.
7. Làm thế nào bạn sẽ xoay quanh mối quan hệ với một khách hàng không hài lòng?
Người phỏng vấn có khả năng sẽ hỏi bạn một câu hỏi liên quan đến cách bạn xử lý một vấn đề lớn trong một dự án và đôi khi câu hỏi đó có thể dưới dạng đối phó với một khách hàng không hài lòng. Nếu công việc không hướng đến khách hàng, một câu hỏi tương tự có thể bao gồm cách bạn xử lý một vấn đề lớn của dự án hoặc một vấn đề lớn với nhóm.
Người phỏng vấn đang tìm kiếm điều gì
Người phỏng vấn muốn biết rằng bạn có thể xử lý các vấn đề lớn trong một dự án và bạn có thể làm chủ chúng. Điều này cũng giúp người phỏng vấn có cơ hội đánh giá kỹ năng dịch vụ khách hàng của bạn như thế nào.
Mẹo trả lời câu hỏi này
- Nếu bạn có thể, hãy bắt đầu bằng cách mô tả một ví dụ thực tế về vấn đề mà bạn đã đối mặt. Nếu bạn không có ví dụ, hãy suy nghĩ theo giả thuyết. Tại sao khách hàng không hài lòng khi bắt đầu? Tránh ngôn ngữ gây xúc động và giữ cho nó khách quan.
- Đảm bảo bạn giải thích lý do tại sao vấn đề cần được giải quyết và khả năng xảy ra sự cố nếu bạn không xử lý nó.
- Giải thích rằng bạn cố gắng hết sức để nhìn mọi thứ từ góc độ của khách hàng. Đây là một bước quan trọng để hiểu một khách hàng không hài lòng và giúp giải quyết tình huống.
Những cái bẫy cần tránh
Điều này có thể cung cấp cho người phỏng vấn dấu hiệu cảnh báo. Các vấn đề nhỏ của khách hàng có thể được xử lý ở cấp độ dự án, tuy nhiên, những vấn đề lớn phải luôn được báo cáo, ngay cả khi đó chỉ để thông báo cho ban quản lý về những gì đang xảy ra. Bạn có thể khiến người phỏng vấn lo lắng nếu bạn ngụ ý rằng điều gì đó nghiêm trọng như việc chấm dứt hợp đồng sẽ không được báo cáo với ban quản lý.
8. Điều gì thúc đẩy bạn tham gia một dự án?
Các phiên bản khác nhau của câu hỏi này có thể bao gồm: Bạn thích điều gì nhất về quản lý dự án? Tại sao bạn thích làm quản lý dự án? Tại sao bạn chọn quản lý dự án?
Người phỏng vấn đang tìm kiếm điều gì
Người phỏng vấn muốn biết bạn có cam kết với vai trò hay không. Điều này đặc biệt quan trọng nếu quản lý dự án là một công việc đi ngang của bạn hoặc một công việc thăng tiến. Họ muốn biết rằng bạn sẽ thích thú với vai trò và những thách thức mà nó mang lại và bạn không chỉ nộp đơn xin việc vì nó thuận tiện hoặc nó sẽ trả nhiều tiền hơn vị trí hiện tại của bạn.
Mẹo trả lời câu hỏi này
- Đề cập đến tầm quan trọng của bạn trong việc phát triển vai trò và giá trị của bạn đối với việc học tập và rèn luyện
- Hãy trung thực. Nếu bạn trả lời chỉ để cố gắng và gây ấn tượng, điều này sẽ xuất hiện trong ngôn ngữ cơ thể, cách bạn nói và sự thiếu nhiệt tình của bạn.
- Nếu bạn chuyển sang quản lý dự án từ một vai trò khác, hãy giải thích khía cạnh nào của nó khiến bạn hứng thú. Hãy chắc chắn rằng bạn thực hiện nghiên cứu của mình, nếu không nó có thể bắt gặp một cách ngây ngô.
Những cái bẫy cần tránh
Điều này có thể đúng, nhưng bản thân nó không phải là một câu trả lời. Bạn chắc chắn có thể nói về tham vọng phát triển sự nghiệp của mình, nhưng người phỏng vấn muốn thấy rằng bạn sẽ thích thú với công việc đó và bạn sẽ không chỉ dành thời gian cho đến khi có điều gì đó tốt hơn.
Ba mẹo hàng đầu cho các cuộc phỏng vấn quản lý dự án
Ba mẹo hàng đầu để thành công
Để kết thúc, tôi nghĩ tôi sẽ cung cấp cho bạn ba mẹo hàng đầu của tôi. Thỉnh thoảng tôi đã phỏng vấn một ứng viên tuyệt vời, ấn tượng đến nỗi tôi ngay lập tức quay lại văn phòng để nói với các đồng nghiệp của mình rằng "Chà, họ thật tuyệt!". Dưới đây là một số điều họ đã làm khiến họ nổi bật:
- Lấy ví dụ từ các dự án thực sự sẽ bán bạn với tư cách là một ứng viên. Điều này có thể bao gồm các báo giá và phản hồi tích cực từ khách hàng, ví dụ về tài liệu hoặc số liệu cho thấy tỷ lệ thành công của bạn. Cảnh báo: Tránh hiển thị bất kỳ loại chi tiết nào có thể ảnh hưởng đến bảo mật hoặc bí mật. Bỏ qua tên của các tổ chức và giữ nó chung chung.
- Theo dõi cuộc phỏng vấn với một email cảm ơn. Trong đó, hãy cho họ biết bạn thích giao diện của công ty như thế nào và lý do tại sao, đồng thời cho họ biết điều gì đó mới mẻ và ấn tượng về bạn. Ngoài ra, hãy cung cấp cho họ thông tin chi tiết về hồ sơ LinkedIn, trang about.me, danh mục đầu tư của bạn và bất kỳ thứ gì khác mà bạn có sẵn.
- Ăn mặc để gây ấn tượng. Luôn mặc vest, ngay cả khi tổ chức thường ủng hộ việc mặc nguyên nhân.