Mục lục:
- Theo dõi và kiểm soát
- Giám sát
- Đánh giá
- Lập kế hoạch lại - Lập kế hoạch lại hoặc theo một cách khác
- Quản lý con người
- Kế hoạch hành động cá nhân
- Quản lý dự án: Xác định mục tiêu
- Quản lý dự án: Lập kế hoạch
- Làm thế nào tôi trở thành một cộng sự được chứng nhận trong quản lý dự án
Hình ảnh được cung cấp bởi Gerd Altmann từ Pixabay
Theo dõi và kiểm soát
Mục đích của việc triển khai hoặc thực hiện một kế hoạch dự án là mang lại kết quả mong đợi.
Là người quản lý dự án, bạn phải giải quyết bất kỳ vấn đề nào ở giai đoạn thực hiện ngay khi bạn biết về nó. Cách tốt nhất để tiếp cận giải quyết vấn đề là mong đợi những gì có thể được thực hiện, chứ không phải nhìn nhận lại những gì có thể đã được thực hiện để cản trở nó. Bạn phải xác định và hiểu rõ vấn đề nếu muốn tìm ra giải pháp tốt nhất.
Quản lý và kiểm soát con người là hai phần quan trọng trong việc quản lý một dự án ở giai đoạn thực hiện. Chúng được liên kết với nhau; một vấn đề ở một trong số họ có thể tạo ra hoặc dẫn đến vấn đề ở vấn đề còn lại.
Bạn quản lý cách một dự án được thực hiện bằng cách theo dõi, xem xét và lập kế hoạch lại. Bạn cũng phải quản lý con người và thủ tục.
Giám sát
Giám sát có nghĩa là giám sát các hoạt động đang diễn ra để đảm bảo chúng diễn ra đúng tiến độ và đạt được mục tiêu hoạt động chung. Mục tiêu xác định những gì cần đạt được, khi nào và làm như thế nào.
Bạn giám sát việc thực hiện kế hoạch dự án bằng cách sử dụng các công cụ để thu thập thông tin về tiến độ một cách thường xuyên.
Bạn thiết lập các phương pháp quản lý các biến theo cách mong muốn. Các phương pháp này được gọi là cơ chế giám sát. Để điều này xảy ra, bạn phải mô tả:
- Loại thông tin được yêu cầu.
- Số lượng và chi tiết của thông tin được yêu cầu.
- Phương pháp chính thức và không chính thức để lấy thông tin như quan sát, nói chuyện với các chuyên gia về chủ đề, các cuộc họp và báo cáo.
- Việc cung cấp thông tin, dù bằng lời nói hay bằng văn bản, mặt đối mặt, qua điện thoại, thư, email hoặc trong một cuộc họp ảo.
Đánh giá
Bạn đo lường tiến độ bằng cách so sánh thông tin về tiến độ với kế hoạch liên quan đến ba hạn chế của chất lượng, tiến độ và chi phí:
- Chất lượng hoàn thành công việc.
- Ngày hoàn thành.
- Chi phí của công việc.
Một khi bạn có hệ thống giám sát tốt và nhận được thông tin thường xuyên, bạn có thể đo lường tiến độ của dự án dựa trên thời gian, chi phí và chất lượng của công việc phải thực hiện.
Hầu hết các gói phần mềm cho phép bạn đo lường tiến độ bằng cách ghi nhớ thông tin 'đường cơ sở', tức là thông tin tại điểm bắt đầu. Khi bạn nhập dữ liệu mới, máy tính sẽ hiển thị nó so với kế hoạch cơ sở để bạn có thể so sánh và phân tích tiến độ.
Lập kế hoạch lại - Lập kế hoạch lại hoặc theo một cách khác
Bạn phải lập kế hoạch lại khi quá trình xem xét cho thấy có sự mâu thuẫn giữa kế hoạch và việc hoàn thành thực tế vào bất kỳ lúc nào, hoặc khi mục tiêu của dự án thay đổi.
Bạn kiểm tra bất kỳ vấn đề nào trong giai đoạn thực hiện từ phía con người và kỹ thuật khi chúng ảnh hưởng lẫn nhau. Sẽ rất hữu ích nếu bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng vì ngay cả một vấn đề đơn giản cũng có thể trở nên tồi tệ hơn và ảnh hưởng đến việc hoàn thành thành công toàn bộ dự án.
Bạn muốn tránh áp dụng một giải pháp rủi ro cao cho một vấn đề nếu nó thiếu bản sao lưu trong trường hợp xảy ra sự cố vì điều này sẽ gây nguy hiểm cho việc thực hiện dự án.
Khi lập kế hoạch lại, bạn sẽ chỉ thay đổi mục tiêu chính của dự án như một lựa chọn cuối cùng. Khi chúng ta thay đổi mục tiêu chính, chúng ta có thể bị dẫn đến một thứ gọi là 'scope creep', được coi là gây hại.
Phạm vi dự án là sự hiểu biết được chia sẻ giữa các bên liên quan về những gì diễn ra trong một dự án và điều gì xác định sự thành công của nó. Phạm vi là các đặc điểm và chức năng được xác định rõ ràng của một sản phẩm hoặc công việc cần thiết để hoàn thành một dự án.
Phạm vi creep ngụ ý những thay đổi liên tục hoặc điên cuồng trong mục tiêu chính bất kỳ lúc nào sau khi dự án bắt đầu. Điều này có thể xảy ra khi phạm vi không được xác định, lập thành văn bản hoặc không được kiểm soát theo cách thích hợp.
Bạn phải chuyển bất kỳ thay đổi nào trong phạm vi đến nhà tài trợ dự án, người phải chấp thuận nó trước.
Quá trình giám sát, xem xét và lập kế hoạch lại sẽ kéo dài trong suốt thời gian của dự án.
Cần phải lập kế hoạch lại khi dự án rõ ràng không đạt được các mục tiêu của nó, hoặc nếu các mục tiêu đã thay đổi. Đây là tình huống khi bạn phải sử dụng các kịch bản What-if (xem Điều 2 trong 3 Nguyên tắc quản lý dự án của tôi) về các nhiệm vụ và hoạt động vẫn phải thực hiện.
Quản lý con người
Bạn, với tư cách là người quản lý dự án, chịu trách nhiệm về dự án. Bạn nhận trách nhiệm về việc điều hành dự án hàng ngày, cũng như xử lý nhóm của bạn và giải quyết những bất đồng.
Nếu một vấn đề nảy sinh, hãy tránh sự cám dỗ của việc tìm kiếm vật tế thần vì nó có thể trì hoãn việc tìm ra giải pháp. Theo nguyên tắc chung, thương lượng tốt hơn là đối đầu khi bạn giải quyết một vấn đề.
Bạn lãnh đạo nhóm một cách hiệu quả khi bạn làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, làm rõ các cấp độ quyền hạn và trách nhiệm, đặt ra những kỳ vọng thực tế, hỗ trợ cho các thành viên trong nhóm và đưa ra quyết định phù hợp với thực tế.
Bạn thúc đẩy các thành viên trong nhóm của mình một cách hiệu quả khi để họ tham gia vào việc ra quyết định, ủy quyền mà không cần quản lý vi mô, đặt ra các mục tiêu cá nhân thực tế cho nhóm và cho từng thành viên trong nhóm và khen thưởng những đóng góp.
Bạn thương lượng bằng cách yêu cầu để tìm ra bản chất của các nhu cầu cạnh tranh, biết rằng những yêu cầu này là hợp lệ, thảo luận các giải pháp với nhóm, trình bày những lợi ích và điểm yếu của các giải pháp thay thế, giải thích tại sao và cách một thủ tục được áp dụng để đối phó với một tình huống và hiểu không thể nhầm lẫn là mục tiêu toàn cầu của dự án.
Bạn kết nối bằng cách tạo ra các hệ thống liên lạc và giám sát, quản lý luồng thông tin trong nhóm, chia sẻ thông tin với nhóm, nhà tài trợ dự án và tất cả các bên liên quan, yêu cầu phản hồi về tất cả các giao tiếp và liên kết với nhóm trong việc đưa ra quyết định để tăng động lực của họ sở hữu công việc của họ.
Kế hoạch hành động cá nhân
Quản lý dự án không nhất thiết phải ở quy mô lớn. Nó không chỉ giới hạn trong các dự án lớn như xây dựng một nhà ga xe lửa mới hoặc cải tạo một nhà ga hiện có.
Bạn có thể sử dụng một số thông tin được trình bày trong ba bài viết Nguyên tắc quản lý dự án của tôi để phát triển một kế hoạch hành động cá nhân. Ví dụ, bạn có thể quyết định ba lĩnh vực trong cuộc sống mà bạn nghĩ sẽ được lợi từ một số cải tiến.
Viết ra các mục tiêu theo cách rõ ràng đối với bạn, đặt cho mình thời gian biểu thực tế và các thủ tục đơn giản nhưng hiệu quả để theo dõi và xem xét tiến trình của bạn.
Tôi rất muốn nghe ý kiến của bạn về một dự án cá nhân mà bạn định thực hiện, và bạn có thể áp dụng một số thông tin được cung cấp trong ba bài báo của tôi.
Quản lý dự án: Xác định mục tiêu
- Quản lý dự án: Xác định mục tiêu
Thực hành quản lý dự án được thiết lập tốt. Nó có một phạm vi trải dài trong các ngành công nghiệp khác nhau. Một số doanh nghiệp và tổ chức trong các lĩnh vực như tiếp thị, tài chính, phát triển sản phẩm, dịch vụ tiêu dùng và chính phủ hiện đang áp dụng
Quản lý dự án: Lập kế hoạch
- Quản lý dự án: Lập kế hoạch Lập kế
hoạch rất quan trọng để tìm ra hướng hành động tốt nhất, làm rõ những việc cần phải làm, kiểm tra những gì nằm ngoài lĩnh vực chuyên môn của chúng ta, và biết cách ủy quyền và đặt công việc cho người khác.
Làm thế nào tôi trở thành một cộng sự được chứng nhận trong quản lý dự án
- Làm thế nào tôi trở thành một cộng tác viên được chứng nhận về quản lý dự án
Phân biệt bản thân với học tập suốt đời