Mục lục:
- Các công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch
- Biểu đồ Gantt
- Phân tích đường dẫn quan trọng
- Kịch bản xảy ra nếu
- Giải thích các Điều khoản và Diễn đạt
- Quản lý dự án: Xác định mục tiêu
- Quản lý dự án: Giám sát và Quản lý con người
Các công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch
Hình ảnh được cung cấp bởi annca từ Pixabay
Lập kế hoạch là phương pháp chính mà chúng ta có thể sử dụng để kiểm soát và điều chỉnh một dự án đang được thực hiện. Thực hiện một dự án là thực hiện một kế hoạch để mang lại kết quả như mong đợi.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, người quản lý dự án suy nghĩ thông suốt toàn bộ dự án, giao tiếp và quản lý các cá nhân sẽ thực hiện công việc, và tìm ra cách sắp xếp tốt nhất để công việc phải được thực hiện hoặc thực hiện.
Các nhà quản lý dự án phải lập kế hoạch để tìm ra hướng hành động tốt nhất, làm rõ trong đầu họ những gì cần phải làm, kiểm tra những gì nằm ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ, và biết cách ủy quyền và đặt công việc cho người khác.
Dưới đây là một số công cụ lập kế hoạch mà chúng ta có thể sử dụng để lập kế hoạch cho một dự án.
Biểu đồ Gantt
Hình ảnh được cung cấp bởi OpenClipart-Vectors từ Pixabay
Biểu đồ Gantt là một biểu đồ đồ họa của kế hoạch cho dự án. Nó cho thấy các nhiệm vụ, thời lượng của chúng, trình tự của chúng (hoặc vị trí trong thời gian) và thời lượng tổng thể của dự án. Nó trình bày tất cả thông tin này dưới dạng có liên quan với nhau và là một cách đơn giản để truyền đạt kế hoạch của dự án.
Chúng tôi chuẩn bị một biểu đồ Gantt để kết hợp thông tin của các nhiệm vụ và khoảng thời gian của dự án của chúng tôi. Biểu đồ như vậy giúp chúng ta hiểu được quy trình cần thiết để hoàn thành dự án. Nó cũng giúp chúng tôi nắm bắt chính xác toàn bộ thời gian của dự án, truyền đạt thông tin về dự án và cung cấp tiêu chuẩn để đánh giá và ước tính nếu chúng tôi cần đưa ra quyết định bổ sung.
Biểu đồ Gantt có hoàn toàn đáng tin cậy không? Không hẳn vậy. Chúng tôi không thể dựa vào biểu đồ Gantt để đưa ra chi tiết về lý do tại sao các nhiệm vụ được đặt theo thứ tự xuất hiện của chúng. Chúng tôi cũng không thể dựa vào biểu đồ Gantt để chỉ ra những nhiệm vụ nào là quan trọng để hoàn thành đúng thời gian dự án hoặc để chỉ ra tác động của những thay đổi đối với sự phụ thuộc hoặc trình tự của nhiệm vụ. Phụ thuộc nhiệm vụ là mối quan hệ logic giữa các nhiệm vụ hoặc các mốc quan trọng. Trong một nhiệm vụ phụ thuộc, một nhiệm vụ hoặc một cột mốc phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác sẽ được thực hiện, toàn bộ hoặc một phần, trước khi nó có thể được thực hiện.
Phân tích đường dẫn quan trọng
Hình ảnh của Nuggetkiwi, Wikimedia Commons
Đường tới hạn là thứ tự các hoạt động của dự án đánh giá tổng thời gian dài nhất để xác định thời gian ngắn nhất có thể để hoàn thành dự án.
Biểu đồ đường dẫn quan trọng hoặc mạng lưới cho thấy những nhiệm vụ nào là quan trọng hoặc cần thiết để hoàn thành kịp thời dự án.
Một phần mềm đường dẫn quan trọng tự động tính toán ảnh hưởng của những thay đổi liên quan đến sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Do tốc độ hoạt động của nó, phần mềm cập nhật nhanh chóng bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu tác vụ và tài nguyên của nó.
Các chương trình phần mềm được sử dụng để giúp lập kế hoạch dự án và phân bổ nguồn lực cho các nhiệm vụ, phân cấp nguồn lực, tính chi phí hoặc ước tính chi phí, Cơ cấu phân chia công việc và Cơ cấu phân chia tổ chức.
Dưới đây là một số phần mềm quản lý dự án được trình bày theo thứ tự bảng chữ cái: Accelo , Asana, Backlog, Easy Projects , inMotion , monday .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront và Wrike . Nếu bạn muốn biết thêm về các phần mềm này, bạn có thể truy cập trang web GetApp®, nơi đăng các bài đánh giá do người dùng tạo và biên tập về phần mềm và ứng dụng dành cho doanh nghiệp.
Kịch bản xảy ra nếu
Chi phí và thời gian phải được xác minh theo mục tiêu trong giai đoạn lập kế hoạch.
Kịch bản What-if được sử dụng khi dữ liệu thay đổi. Sau đó, phần mềm máy tính sẽ tính toán lại thời lượng mới, phân bổ tài nguyên và chi phí để đưa ra các tùy chọn khả thi.
Nếu phần mềm lập kế hoạch cho thấy rằng ngày hoàn thành cần thiết vượt quá thời gian hoặc chi phí cho phép, thì người quản lý dự án phải xem xét ba lựa chọn:
- Tìm những tác vụ có thể được thực hiện song song hoặc có thể được thực hiện một phần, sau đó kết nối lại các tác vụ này trên mạng song song. Sau đó máy tính sẽ ước tính thời lượng dự án ngắn hơn.
- Nhập ngày hoàn thành bắt buộc mới và máy tính sẽ tính ngày bắt đầu mới.
- Tìm hiểu xem có thể giảm thời lượng của các nhiệm vụ quan trọng hay không. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng nhiều tài nguyên hơn, làm việc nhiều giờ hơn, giảm chất lượng sẽ làm giảm khối lượng công việc hoặc sử dụng tiền chế.
Nếu phần mềm lập kế hoạch cho thấy chi phí sẽ lớn hơn ngân sách được phân bổ, người quản lý dự án có thể giảm số lượng tài nguyên, rút ngắn tiến độ hoặc hạ thấp chất lượng của sản phẩm có thể giao.
Giải thích các Điều khoản và Diễn đạt
Dưới đây là giải thích về một số từ hoặc cách diễn đạt được sử dụng ở trên:
- Phân bổ nguồn lực chỉ định các nguồn lực như thời gian, con người và công cụ cho một số nhiệm vụ để đáp ứng thời hạn.
- Cân bằng tài nguyên là một kỹ thuật điều chỉnh ngày bắt đầu và ngày kết thúc phù hợp với giới hạn tài nguyên để cân bằng nhu cầu tài nguyên với nguồn cung sẵn có.
- Cấu trúc phân chia công việc chia nhỏ dự án thành các thành phần nhỏ hơn trong đó mỗi thành phần tập trung vào một công việc có thể phân phối.
- Cơ cấu phân chia tổ chức là một mô hình trình bày chi tiết khuôn khổ tổ chức để lập kế hoạch dự án, quản lý nguồn lực, theo dõi thời gian và chi phí, phân bổ chi phí, báo cáo doanh thu và lợi nhuận và quản lý công việc.
- Theo dõi thời gian giữ một bản ghi về giờ làm việc.
- Theo dõi chi phí ghi lại những gì đã chi tiêu.
Quản lý dự án: Xác định mục tiêu
- Quản lý dự án: Xác định mục tiêu
Thực hành quản lý dự án được thiết lập tốt. Nó có một phạm vi trải dài trong các ngành công nghiệp khác nhau. Một số doanh nghiệp và tổ chức trong các lĩnh vực như tiếp thị, tài chính, phát triển sản phẩm, dịch vụ tiêu dùng và chính phủ hiện đang áp dụng
Quản lý dự án: Giám sát và Quản lý con người
- Quản lý dự án: Giám sát và Quản lý con người Quản lý
dự án không nhất thiết phải có quy mô lớn và không giới hạn ở các dự án lớn. Bạn có thể sử dụng một số thông tin được trình bày trong 3 bài viết Nguyên tắc quản lý dự án của tôi để xây dựng kế hoạch hành động cá nhân.