Mục lục:
- Hình # 1: Ước tính thời gian & chi phí liên quan đến lập kế hoạch dự án
- Nhu cầu về thời gian dự án và ước tính chi phí
- Máy tính chạy mọi lúc
- Điều kiện tiên quyết: Bạn phải có gì trước khi tạo ước tính thời gian và chi phí
- Nghiên cứu điển hình của chúng tôi: Ước tính chi phí trang web đơn giản
- Bảng # 1: Tổng số Ước tính Sớm
- Các kỹ thuật ước tính chi phí và thời gian sớm
- Trình bày Thứ tự Ước tính Độ lớn
- Chia dự án mẫu của chúng tôi thành một vài phần lớn
- Nhận ước tính cao và thấp cho mỗi phần
- Độ chính xác thay đổi theo ngành
- Kỹ thuật ước tính chi phí muộn
- Theo dõi công việc dự án và điều chỉnh ước tính của bạn
- Kỹ thuật ước tính
Hình # 1: Ước tính thời gian & chi phí liên quan đến lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch ban đầu cho phép ước tính sớm, trong khi lập kế hoạch chi tiết hơn cho phép ước tính chính xác hơn.
Sid Kemp
Nhu cầu về thời gian dự án và ước tính chi phí
Trong kinh doanh, mục đích của hầu hết các dự án là kiếm tiền. Điều đó đòi hỏi dự án phải kiếm được nhiều hơn hoặc tiết kiệm được nhiều hơn chi phí để thực hiện dự án. Một dự án tiêu tốn tiền cho đến khi nó được thực hiện và chỉ bắt đầu cải thiện lợi nhuận của công ty sau khi nó được hoàn thành. Ngoài ra, mỗi năm, một doanh nghiệp chỉ có rất nhiều tiền có thể chi cho các dự án. Vì vậy, ngay cả trước khi một dự án bắt đầu, các giám đốc điều hành muốn có câu trả lời cho bốn câu hỏi:
- Dự án sẽ có giá bao nhiêu?
- Chúng tôi có chắc mình sẽ không chạy quá ngân sách không?
- Dự án sẽ mất bao lâu, và khi nào thì hoàn thành?
- Chúng tôi có chắc chắn chúng tôi sẽ không chạy trễ?
Đó là những câu hỏi rất hợp lý. Chúng tôi yêu cầu những điều tương tự khi chúng tôi đưa xe vào sửa chữa hoặc sửa máy lạnh. Tuy nhiên, hơn một nửa số dự án - ngay cả những dự án được quản lý tốt - chạy trễ hoặc vượt quá ngân sách. Vì vậy, trả lời những câu hỏi này với những ước tính mà chúng ta có thể dựa vào và cam kết là một thách thức lớn.
Trong thế giới quản lý dự án, chúng tôi gọi những giám đốc điều hành cam kết bỏ tiền và nỗ lực của tổ chức đối với một dự án là những nhà tài trợ dự án và cam kết của họ là rất quan trọng đối với sự thành công của chúng tôi với tư cách là người quản lý dự án. Nếu họ không mua vào dự án, luôn cam kết trong suốt quá trình, cung cấp các nguồn lực cần thiết và loại bỏ các rào cản, dự án của chúng ta sẽ thất bại. Và yêu cầu của họ về thời gian và ước tính chi phí, theo quan điểm của họ, là hoàn toàn hợp lý.
Nó cũng rất khó, đôi khi không thể, để cung cấp. Theo định nghĩa, một dự án là "một nỗ lực duy nhất được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất" (PMI Lexicon). Nếu mỗi dự án là duy nhất và nó chưa từng được thực hiện trước đây, thì làm thế nào chúng ta biết được chi phí để thực hiện nó là bao nhiêu? Làm thế nào để chúng tôi biết nó sẽ mất bao lâu? Làm thế nào để chúng tôi ước tính chi phí chưa biết? Và làm thế nào chúng ta có thể chắc chắn rằng chúng ta đúng? Nếu chúng ta không đúng, chúng ta sẽ trông thật tệ khi vượt quá ngân sách hoặc giao hàng trễ, hoặc cả hai.
Đây là những câu hỏi thực tế, và chúng có câu trả lời thực sự. Tôi đã dạy hơn 3.500 nhà quản lý dự án cách lập kế hoạch dự án, ước tính chi phí và thời gian cũng như giao hàng đúng hạn và trong ngân sách. Tôi đã viết ba cuốn sách quản lý dự án khác nhau với các kỹ thuật ước tính thời gian và chi phí. Và, từ các khách hàng và sinh viên của tôi, tôi đã thấy mọi thứ, từ những ước tính xuất sắc, chi phí thấp đến từng đô la có thể giành được giá thầu cạnh tranh, đến hệ thống quản lý khiến một ước tính tốt là không thể. Nhưng ước tính tốt là có thể. Và chúng tôi có nhiều quyền hạn giúp công việc của chúng tôi trở nên dễ dàng hơn khi chúng tôi, với tư cách là người quản lý dự án, ước tính tốt các dự án của mình.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách chúng tôi, với tư cách là người quản lý dự án, có thể tạo ra các ước tính chính xác và đáng tin cậy. Bạn sẽ học: những gì chúng ta cần phải có để tạo một ước tính; những loại ước tính nào là có thể; và các thủ tục cơ bản để lập từng loại dự toán. Hướng dẫn chi tiết về kỹ thuật ước lượng quá lớn không thể phù hợp với bài viết này. Nhưng bạn sẽ biết tên của kỹ thuật ước lượng đúng và cách sử dụng nó. Và bạn sẽ có một ví dụ để làm theo. Từ đó, bạn có thể tự làm. Nếu không, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các hướng dẫn chi tiết trong sách giáo khoa về quản lý dự án hoặc trong PMBOK, Hướng dẫn của Viện Quản lý Dự án về Cơ quan Kiến thức Quản lý Dự án.
Bài viết này hướng dẫn bạn cách lập ước tính thời gian và chi phí tốt nhất có thể, cả khi mới bắt đầu dự án và sau đó, khi việc lập kế hoạch gần hoàn thành, như minh họa trong Hình # 1.
Máy tính chạy mọi lúc
Một trong những khách hàng của tôi đã cung cấp hệ thống máy tính cho các cơ quan chính phủ. Trước khi tôi làm việc với họ, một công ty đã yêu cầu một máy tính cho hệ thống email của họ có thể "chạy mọi lúc". Người quản lý dự án đã chạy theo điều đó và mua một máy tính trị giá 1 triệu đô la sẽ chạy 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần, với tính năng sao lưu tự động kép của mọi thứ. Khi anh nói với khách hàng, họ đã rất sốc. "Nhưng chúng tôi chỉ mở cửa 16 giờ một ngày. Chúng tôi không cần nó chạy suốt đêm. Và chắc chắn chúng tôi sẽ không trả tiền cho nó!"
Công ty bị mắc kẹt với một máy tính trị giá 1 triệu đô la mà khách hàng không muốn. Và giải pháp thực tế có chi phí thấp hơn nhiều so với mức mà người quản lý dự án cho rằng sẽ cần thiết.
Bài học: Đừng đưa ra giả định và đừng cho rằng bạn hiểu ý khách hàng khi họ sử dụng một số ngôn ngữ nhất định. Kiểm tra mọi chi tiết một cách rõ ràng, có thể xác định được.
Điều kiện tiên quyết: Bạn phải có gì trước khi tạo ước tính thời gian và chi phí
Hãy tưởng tượng một người bạn đến gặp bạn và nói, "Tôi sẽ tốn bao nhiêu tiền để mua một chiếc ô tô mới?" Không có cách nào để trả lời câu hỏi đó mà không hỏi, "Bạn muốn loại xe nào?" Và điều gì sẽ xảy ra nếu anh ta trả lời, "Ồ, tôi không biết gì về ô tô. Chỉ cần lấy cho tôi một chiếc xe sẽ phù hợp với tôi. Nó sẽ có giá bao nhiêu?"
Trong tình huống đó, chúng tôi không thể ước tính chi phí của chiếc xe. Chúng tôi phải làm việc với người bạn của mình, đặt những câu hỏi như "Gia đình bạn lớn như thế nào?" "Bạn lái xe đi làm phải không?" và "Bạn thích làm gì trong kỳ nghỉ?" Nếu bạn của chúng tôi làm việc với chúng tôi về tất cả những điều này và chúng tôi biết về ô tô, chúng tôi có thể chọn một chiếc xe tốt cho anh ta, và sau đó cho anh ta biết chi phí. Nhưng nếu bạn của chúng ta nói, "Tôi không có thời gian để trả lời tất cả các câu hỏi của bạn! Chỉ cần cho tôi biết một chiếc xe giá bao nhiêu!" sau đó chúng tôi quay trở lại hư không. Hoặc, chúng tôi nói điều gì đó như, từ 12.500 đô la nếu bạn muốn một chiếc Hyundai và 85.000 đô la nếu bạn muốn một chiếc Cadillac. Đó là một câu trả lời đúng, nhưng không phải là một câu trả lời rất hữu ích.
Là người quản lý dự án, chúng tôi luôn thấy mình trong tình huống này. Ví dụ, một khách hàng có thể muốn một trang web mới. Nhưng anh ấy không thực sự biết thế nào là một trang web tốt cho doanh nghiệp của mình. Anh ấy chỉ biết rằng cái hiện tại của anh ấy không hoạt động. Chúng tôi biết rằng một trang web có thể có giá từ 1.200 đến 15.000 đô la và mất từ hai tuần đến bốn tháng, tùy thuộc vào những tính năng cần thiết cho một doanh nghiệp cụ thể. Nhưng, cho đến khi chúng tôi biết công việc kinh doanh của anh ấy, chúng tôi không thể đưa ra ước tính thời gian hoặc chi phí.
Điểm mấu chốt là: Trước khi chúng tôi có thể chuẩn bị thời gian hoặc ước tính chi phí chính xác, chúng tôi phải làm việc với khách hàng để xác định phạm vi của dự án. Trong trường hợp thuật ngữ "phạm vi" không quen thuộc, nó có nghĩa là "những gì chúng tôi đang tạo ra." Định nghĩa phạm vi đầy đủ là một tuyên bố rõ ràng về những gì chúng tôi đang tạo ra khi thực hiện dự án này. Để tìm hiểu thêm về điều này, hãy xem phần Cách Lập Kế hoạch Quản lý Dự án.
Ngoài một tuyên bố phạm vi rõ ràng, chúng tôi cần ba điều nữa:
- Chúng ta cần loại bỏ những giả định không thành văn. Ví dụ, bạn của chúng tôi yêu cầu một chiếc ô tô "mới". Ý anh ấy là thương hiệu mới, mẫu xe năm nay, hay ý anh ấy là "mới cho tôi", và mua một chiếc xe cũ sẽ ổn. Chúng tôi không biết cho đến khi chúng tôi hỏi. Xem thanh bên về "Máy tính chạy mọi lúc" để biết trường hợp thực tế về thảm họa ước tính chi phí dự án như trường hợp này.
- Chúng tôi cần quyết định dự án sẽ được thực hiện như thế nào và nhận được sự đồng ý về cách tiếp cận cơ bản từ khách hàng. Chúng tôi không cần biết tất cả các chi tiết. Nhưng chúng ta cần biết cách tiếp cận chung. Ví dụ: nếu dự án của chúng tôi là thành lập một cơ sở lắp ráp, chúng tôi sẽ muốn biết liệu khách hàng có mong đợi nó sớm phát triển không. Nếu vậy, thuê bất động sản, thay vì mua hoặc thuê dài hạn, có lẽ là ý tưởng tốt nhất. Và chi phí của một dự án liên quan đến bất động sản cho thuê hoàn toàn khác với chi phí của một dự án liên quan đến việc mua hoặc thuê một tòa nhà.
- Chúng ta cần biết tình hình hiện tại. Nếu khách hàng muốn có một trang web mới, thì chúng ta cần biết tất cả về trang web cũ của họ, những gì hoạt động và những gì không. Chúng tôi cũng cần biết về tài liệu tiếp thị được in, mô tả sản phẩm và hình ảnh về sản phẩm của họ. Tạo một trang web từ một danh mục hiện tại tốn ít chi phí hơn rất nhiều so với việc tạo một trang web từ đầu, nơi chúng tôi phải sắp xếp để lấy ảnh và mô tả cho hàng tá dự án.
Có một câu chuyện minh họa điểm cuối cùng này. Một lần nọ, có một dự án thoát nước cho một đầm lầy. Một giám đốc điều hành quận hỏi, "chi phí bao nhiêu để thoát nước đầm lầy này?" Người quản lý dự án trả lời, "điều đó phụ thuộc vào số lượng cá sấu ở đó." "Chà, làm sao chúng ta biết có bao nhiêu con cá sấu trong đó?" "Chúng tôi rút cạn đầm lầy, và xem có bao nhiêu cạn kiệt."
Đây là vấn đề lớn về thời gian và ước tính chi phí. Chúng ta phải lập kế hoạch đủ để biết khách hàng thực sự muốn gì, và làm đủ công việc trong dự án để khám phá điều gì đang thực sự diễn ra, trước khi có thể đưa ra ước tính chi phí chính xác. Nhưng, thông thường, các nhà điều hành muốn có một ước tính chi phí chính xác trước khi dự án được bắt đầu.
Có một điều nữa bạn sẽ cần, và tôi đã viết một bài báo về nó: Hiểu biết về các yếu tố chính để ước tính tốt thời gian, chi phí hoặc bất kỳ thứ gì khác.
Bây giờ chúng ta đã đặt ra vấn đề, hãy xem một số giải pháp.
Nghiên cứu điển hình của chúng tôi: Ước tính chi phí trang web đơn giản
Khối lượng công việc cần thiết để lập một ước tính chi phí tốt phụ thuộc vào quy mô của dự án bạn đang thực hiện, cũng như mức độ quen thuộc của bạn và nhóm với công việc dự án. Các kỹ thuật ước tính được mô tả ở đây có thể cung cấp cho bạn một ước tính chi phí dự án tốt trong vài giờ cho một dự án có chi phí dưới 10.000 đô la. Các kỹ thuật tương tự, được áp dụng trong vài tuần, có thể ước tính các dự án tiêu tốn khoảng 100.000 đô la. Và những kỹ thuật tương tự, được áp dụng cẩn thận với nhiều nghiên cứu, có thể được sử dụng để ước tính các dự án sẽ tiêu tốn hàng triệu đô la. Nhưng điều đó sẽ mất nhiều tháng làm việc, và rất nhiều kế hoạch dự án hữu ích khác sẽ đi vào ước tính chi phí và thời gian.
Bởi vì chúng tôi đang tập trung vào các kỹ thuật, chúng tôi sẽ làm việc với một dự án nhỏ, rất đơn giản: Trang web đầu tiên cho một công ty khởi nghiệp mới, bao gồm 40 trang văn bản và đồ họa, và một giỏ hàng với khoảng 200 sản phẩm. Một danh mục in với tất cả các hình ảnh và mô tả sản phẩm đã được thực hiện. Nhưng công ty không thích cách bố trí danh mục, và cần một tác phẩm nghệ thuật và thiết kế ý tưởng mới cho trang web, công ty cũng sẽ sử dụng cho tiếp thị in ấn trong tương lai.
Bảng # 1: Tổng số Ước tính Sớm
Thành phần dự án | Thấp | Trung bình | Cao |
---|---|---|---|
Lưu trữ (năm đầu tiên) |
$ 300 |
$ 360 |
$ 396 |
Đồ họa |
$ 2.500 |
$ 3,500 |
$ 5.000 |
Trang web |
$ 1,824 |
$ 2,280 |
$ 3,420 |
Mục danh mục |
$ 1,920 |
$ 2,400 |
$ 3,600 |
Chưa lên |
$ 300 |
$ 500 |
$ 600 |
Toàn bộ |
$ 6,844 |
$ 9.040 |
$ 13.016 |
Các kỹ thuật ước tính chi phí và thời gian sớm
Như chúng tôi đã nói, ước tính chi phí sớm nhất phải được đưa ra sau khi phạm vi dự án được xác định rõ ràng, phương pháp tiếp cận dự án được thống nhất và các giả định được làm rõ. Khi việc này được hoàn thành, nhưng chúng tôi chưa có kế hoạch từng bước để thực hiện tất cả công việc, chúng tôi có thể tạo một bản ước tính chi phí sớm. Một ước tính chi phí ban đầu được Viện Quản lý Dự án gọi là ước tính chi phí theo đơn đặt hàng . Khi chúng tôi tạo ra nó, chúng tôi cung cấp một phạm vi mà chúng tôi gần như chắc chắn rằng chi phí của dự án sẽ giảm xuống. Nhưng nó là một phạm vi khá lớn. Giá thấp nhất là 50% ước tính của chúng tôi và giá cao gấp đôi ước tính của chúng tôi. Vì vậy, nếu chúng tôi nghĩ rằng dự án sẽ có giá 100.000 đô la, chúng tôi có thể tự tin nói rằng dự án sẽ có giá từ 50.000 đến 100.000 đô la.
Trình bày Thứ tự Ước tính Độ lớn
Khi chúng tôi đưa ra một ước tính với một phạm vi lớn như vậy, các nhà tài trợ dự án có thể sẽ đi theo đường đạn đạo. Hầu hết các nhà tài trợ dự án đều muốn và cần một ước tính chính xác hơn nhiều so với mức có thể. Cần phải giáo dục trở lên, tức là dạy cho các sếp của chúng ta điều gì là thực tế, để giúp họ hiểu rằng một thứ tự ước tính độ lớn là điều tốt nhất mà ngay cả những nhà quản lý dự án giỏi nhất trên thế giới cũng có thể làm, trong giai đoạn đầu của một dự án, trước khi kế hoạch gần đạt được. hoàn thành. Ở giai đoạn này, chỉ đơn giản là có quá nhiều ẩn số để đảm bảo thực tế hơn.
Có một số tin tốt cho chúng tôi và các nhà tài trợ của chúng tôi về ước tính ban đầu của dự án:
- Nếu chúng tôi đang thực hiện một loại dự án quen thuộc với nhóm, thì chúng tôi có thể tự tin hơn rằng chi phí sẽ không cao hơn quá nhiều so với điểm trung tâm của ước tính của chúng tôi.
- Nếu chúng ta có thể kiểm soát phạm vi, chúng ta có thể giới hạn dự án trong phạm vi ngân sách khả dụng bằng cách cung cấp một số, nhưng không phải tất cả các tính năng.
Ví dụ: giả sử chúng tôi đã tạo ra một ước tính từ 50.000 đô la đến 200.000 đô la và nhà tài trợ nói, "Tôi thực sự chỉ có thể lập ngân sách 120.000 đô la và nếu vượt quá mức đó, có lẽ tôi có thể vắt kiệt tổng cộng 150.000 đô la. Chúng tôi có thể trả lời, 100.000 đô la có khả năng xảy ra và rất có khả năng chúng tôi sẽ thu về dưới 120.000 đô la. Nếu bạn muốn đảm bảo trên 150.000 đô la, thì hãy đồng ý rằng, nếu chúng tôi nhất thiết phải làm vậy, chúng tôi có thể cắt hai trong số năm mục trong danh sách và chúng tôi sẽ thực hiện dự án với giá 150.000 đô la trở xuống. Bạn có thể sẽ có được mọi thứ mình muốn. Nếu không, bạn sẽ nhận được ba hoặc bốn điều quan trọng nhất và chúng ta có thể thực hiện một hoặc hai điều cuối cùng trong ngân sách của năm tới. "
Chia dự án mẫu của chúng tôi thành một vài phần lớn
Hầu hết các dự án có thể được chia thành một vài phần lớn và các ước tính được ghép lại từ các phần luôn tốt hơn các ước tính được tạo ra từ toàn bộ dự án. Vì vậy, hãy xem xét các phần của dự án trang web trong ví dụ của chúng tôi. Chúng tôi sẽ bao gồm:
- Lưu trữ: Thiết lập lưu trữ và khung dây cho một trang Thương mại điện tử với giỏ hàng
- Đồ họa: Thiết kế đồ họa mới: màu sắc, hình ảnh trang web, logo, hình ảnh chính cho từng dòng trong số 7 dòng sản phẩm
- Trang Web: Tạo 40 trang văn bản và đồ họa
- Danh mục mặt hàng: Tạo một giỏ hàng gồm 200 mặt hàng trong danh mục từ tên sản phẩm hiện có, mô tả sản phẩm và hình ảnh
- Phát trực tiếp: Kiểm tra toàn bộ trang web, khắc phục sự cố và phát trực tiếp
Nhận ước tính cao và thấp cho mỗi phần
Bước đầu tiên của chúng tôi là tìm ra cách tốt nhất để có được ước tính chi phí cho từng phần trong số năm phần của dự án được liệt kê ở trên. Đối với các mục một, hai và năm, giải pháp tốt nhất của chúng tôi là tạo ước tính dựa trên chi phí thực tế để thực hiện những việc tương tự cho các trang web tương tự cho khách hàng trước đây. Đối với mặt hàng số 1, chúng tôi thậm chí có thể chốt giá cố định. Ở mục số 2, chúng ta nói chuyện với nghệ sĩ đồ họa. Anh ta có thể nói, "Chà, điều đó còn tùy thuộc. Nếu họ biết phong cách chung của doanh nghiệp và họ thích những ý tưởng đầu tiên của tôi, đó là một chuyện. Nhưng nếu họ không biết họ muốn gì, và họ có một ủy ban đưa ra quyết định, và sau đó họ bắt đầu đổi tên các dòng sản phẩm của mình trong khi tôi đang làm đồ họa, có thể tốn kém hơn rất nhiều. " Nếu chúng tôi có giao tiếp tốt với khách hàng, chúng tôi có thể cố gắng trả lời những câu hỏi đó. Nhưng hãy nói rằng chúng tôi không.Sau đó, chúng tôi yêu cầu các nghệ sĩ đồ họa ước tính chi phí cho trường hợp tốt nhất và trường hợp xấu nhất, và đó là ước tính thấp và cao của chúng tôi.
Mục 3 và 4 được ước lượng tốt nhất bằng cách sử dụng Phương pháp nhóm. Nhưng phương pháp được mô tả cho các mục 1, 2 và 5 cũng sẽ hoạt động.
Mục 5 tương tự như mục 2. Ví dụ: nếu tất cả doanh số bán hàng đều ở Lục địa Hoa Kỳ, thì việc kiểm tra giỏ hàng là tiêu chuẩn. Nếu bạn cần vận chuyển quốc tế, cùng với các loại thuế và thuế quan quốc tế, bạn sẽ phải kiểm tra nhiều hơn nữa. Trong trường hợp này, chúng tôi đã đến gặp khách hàng và họ nói, "Ồ, chúng tôi đang ở Mỹ và hiện chỉ bán hàng ở Mỹ. Vì vậy, chúng tôi đã ước tính một khoảng giá trị thấp và cao trong ước tính của mình để phát hành bạn thấy trong Bảng # 1.
Phương pháp này đưa ra một ước tính chi phí và thời gian ban đầu tốt. Ước tính chi phí được minh họa trong Bảng # 1. Ước tính thời gian được tạo theo cách tương tự, yêu cầu từng công nhân hoặc trưởng nhóm đưa ra ước tính thấp, có khả năng và cao về thời gian thực hiện công việc và ước tính được cộng lại với nhau.
Ưu điểm chính của phương pháp này là, ngay cả khi một phần được ước tính quá thấp, phần khác có thể được ước tính cao. Vì vậy, tổng ước tính có cơ hội đúng hơn bất kỳ phần nào. Đây là lý do chính để chia dự án thành nhiều phần và ước tính từng phần riêng biệt, thay vì cố gắng ước tính toàn bộ dự án cùng một lúc.
Độ chính xác thay đổi theo ngành
Ước tính của chúng tôi chính xác đến mức nào? Điều đó thay đổi rất nhiều, theo ngành, và cả các yếu tố dự án và nhóm khác. Trong ngành xây dựng, với việc các công ty tổ chức đấu thầu cạnh tranh để xây dựng đường cho các dự án do nhà nước cấp vốn, thường chọn giá thầu có chi phí thấp nhất, tôi đã thấy một dự án trị giá 25 triệu đô la được ước tính xuống đến đồng đô la cuối cùng. Giá thầu quá cao sẽ không đạt được hợp đồng và giá thầu quá thấp sẽ có nghĩa là công ty bị tổn thất tài chính.
Các dự án xây dựng có thể được ước tính chính xác như vậy bởi vì các phương pháp, vật liệu và chi phí đều rất chuẩn.
Mặt khác, các dự án công nghệ thông tin (CNTT) được đánh giá là tệ hại. Trường hợp tồi tệ nhất mà tôi biết là một dự án CNTT ước tính khoảng 2.000 đô la nhưng cuối cùng lại tiêu tốn hơn 170.000 đô la - nhưng đó là một trường hợp cực đoan. Nhưng kết quả thực tế khiến ước tính tăng gấp đôi hoặc gấp ba lần về thời gian hoặc chi phí là quá phổ biến. Một lý do cho điều này là các công cụ, kỹ thuật và môi trường thay đổi nhanh chóng trong thế giới CNTT. Nó thậm chí còn xảy ra rằng một chương trình được viết cho một phiên bản Windows, sau đó phải được xây dựng lại cho một phiên bản Windows khác trước khi nó được phát hành.
Làm cách nào để đưa ra những ước tính tốt nhất có thể trong ngành của chúng ta? Việc lập kế hoạch và theo dõi quản lý dự án nhất quán, đầy đủ và một bài học kinh nghiệm để cải thiện phương pháp của chúng tôi ở cuối mỗi dự án là chìa khóa. Và, khi thực hiện mỗi ước tính, hãy hỏi, "Nhóm của tôi quen thuộc với loại công việc chính xác này như thế nào? Chúng ta đã từng làm việc cùng nhau trước đây chưa? Dự án này có gì mới và khác biệt?" Nhóm cụ thể của bạn đã thực hiện loại công việc này trước đây càng thường xuyên thì ước tính của bạn càng chính xác. Đồng thời, khi bạn đang ước tính công việc bằng cách sử dụng các công cụ và phương pháp mới, hoặc phát triển các nguyên mẫu thử nghiệm hoặc làm việc với khách hàng mới, hãy cân nhắc điều đó và dành nhiều thời gian hơn cho những việc không mong muốn.
Kỹ thuật ước tính chi phí muộn
Sau đó trong quá trình lập kế hoạch dự án, chúng tôi có thể tạo ra một ước tính chính xác hơn nhiều. Và nó cũng dễ thực hiện hơn rất nhiều. PMI gọi ước tính thời gian trễ và ước tính chi phí từ dưới lên, bởi vì chúng tôi ước tính từng hoạt động chi tiết và cộng tất cả chúng lại để có tổng số. PMI cho biết chi phí thực tế sẽ là -10% đến + 15% chi phí ước tính bằng cách sử dụng ước tính từ dưới lên. Và phương sai lịch trình cũng vậy. Điều đó có nghĩa là, nếu ước tính là 100.000 đô la, chi phí thực tế của dự án dự kiến sẽ rơi vào khoảng 90.000 đến 115.000 đô la. Nếu một dự án dự kiến chạy trong 100 ngày từ đầu đến cuối, thì rất có thể sẽ chạy trong khoảng từ 90 đến 115 ngày. Phạm vi nhỏ hơn đó sẽ dễ dàng hơn nhiều cho các nhà tài trợ dự án làm việc.
Thời gian trễ và ước tính chi phí đòi hỏi một kế hoạch dự án chi tiết bao gồm:
- Cấu trúc phân tích công việc (WBS) - danh sách chi tiết của tất cả các thành phần của dự án
- Một danh sách hoạt động - danh sách tất cả các công việc sẽ được thực hiện và ai sẽ thực hiện công việc đó.
- Thông tin chi tiết về chi phí, chẳng hạn như mức lương theo giờ, công việc theo hợp đồng và các hạng mục khác như không gian văn phòng hoặc thiết bị.
- Một kế hoạch mua sắm, bao gồm cả chi phí ước tính hoặc khi có thể, được xác nhận của mọi mặt hàng sẽ mua.
- Một kế hoạch rủi ro
Lý tưởng nhất, dự toán chi tiết sẽ là một phần của kế hoạch dự án hoàn chỉnh, trong đó đề cập đến tất cả chín lĩnh vực kiến thức quản lý dự án, như được mô tả trong bài viết tôi đã liệt kê ở trên, Cách bố trí kế hoạch dự án.
Với tất cả thông tin này có sẵn, việc tạo một bản ước tính chi phí khá dễ dàng - trên thực tế, nó dễ dàng hơn so với việc tạo một bản ước tính ban đầu. Chúng tôi chỉ cần cộng chi phí (thời gian và vật liệu) cho mỗi hoạt động của dự án và đưa ra tổng số. Là một phần của quá trình này, chúng ta có thể sử dụng ước tính PERT. PERT là viết tắt của Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Dự án, và đây là một cách để nhận được một ước tính chi phí duy nhất bằng cách sử dụng giá trị trung bình ở giữa các ước tính lạc quan, có khả năng và bi quan cho từng mục hàng. Bạn có thể học PERT bằng cách đọc Cách sử dụng biểu đồ PERT để quản lý dự án.
Một thực tiễn tốt nhất để ước tính chi phí là bao gồm rủi ro bao thanh toán vào phương trình. Một phần của quản lý rủi ro là bao gồm các kế hoạch dự phòng, tức là các kế hoạch cho công việc mà chúng tôi có thể thực hiện nếu một sự kiện rủi ro xảy ra. Giả sử rằng chúng tôi đang xây dựng một tòa nhà mới ở Florida. Chúng tôi nhận thức được nguy cơ phải đóng cửa công trường trong tối đa hai tuần trong trường hợp có bão. Chúng tôi lập kế hoạch để hoàn thành công việc của tòa nhà, ngay cả khi có bão đi qua, bằng cách sử dụng thời gian làm thêm vào cuối tuần sau cơn bão. Điều này, tất nhiên, làm tăng thêm chi phí. Chúng ta có thể trình bày các yếu tố rủi ro dưới dạng quỹ dự phòng. Ví dụ, chúng ta có thể nói, "Chi phí ước tính để xây dựng tòa nhà này là 1 triệu đô la. Tuy nhiên, nếu một trận bão lớn xảy ra, chúng tôi sẽ cần thêm 50.000 đô la ngân quỹ dự phòng để hoàn thành dự án đúng hạn."
Theo dõi công việc dự án và điều chỉnh ước tính của bạn
Khi kế hoạch dự án, lịch trình và ước tính chi phí của bạn được chấp nhận, thì công việc lập kế hoạch cho dự án của bạn đã hoàn thành và bạn có thể bắt đầu thực hiện công việc. Về mặt hình thức, điều này được gọi là thực thi và kiểm soát dự án. Thực thi nghĩa là thực hiện công việc. Kiểm soát có nghĩa là theo dõi công việc và đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách. Quá trình theo dõi công việc đã hoàn thành (phân phối theo phạm vi) so với thời gian và chi phí được gọi là Phân tích giá trị thu được (EVA). Như chúng tôi làm EVA, chúng tôi làm việc để đảm bảo chúng tôi cung cấp trong ngân sách. Chúng tôi cũng tìm hiểu xem liệu chúng tôi có làm tốt công việc ước tính của mình ngay từ đầu hay không.
Theo dõi thời gian và chi phí thực tế khi chúng tôi làm việc là rất quan trọng vì hai lý do. Trước hết, dữ liệu đó là đầu vào hữu ích cho các ước tính trong tương lai. Thứ hai, khi kết thúc dự án, chúng tôi so sánh chi phí ước tính với chi phí thực tế, từng dòng, và lịch trình dự kiến của chúng tôi với lịch trình thực tế của chúng tôi, từng ngày; và tạo một tài liệu bài học kinh nghiệm. Các bài học kinh nghiệm bao gồm các phương pháp ước tính chi phí tốt hơn cho dự án tiếp theo của chúng tôi.