Mục lục:
- Ngăn chặn thảm họa dự án
- Quản lý phạm vi là rất quan trọng để thành công dự án
- Ngăn chặn Scope Creep
- Khi nào là Thứ Ba tới?
- Đồng ý về phạm vi dự án của bạn
- Lên cùng một trang
- Đồng ý về phạm vi
- Làm rõ các giả định
- Các bước quản lý phạm vi
- Các câu hỏi xác định phần còn lại của dự án
- Bao gồm và Loại trừ
- Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)
- Tạo Phần còn lại của Kế hoạch Dự án
- Quản lý phạm vi trong dự án
- Phân tích giá trị kiếm được
- Quản lý Scope Creep
- Quản lý tất cả chín khu vực
- Cung cấp những gì bạn đã hứa
- Xác minh và xác nhận
- Chuyển
- Niềm vui của khách hàng
- Điều gì đang dừng dự án của bạn?
Chuẩn bị cho sự thành công của dự án bằng cách xác định rõ ràng các mục tiêu — phạm vi — ngay từ đầu.
Hình ảnh được cung cấp bởi David Mark từ Pixabay
Ngăn chặn thảm họa dự án
Bài viết này là tổng quan về một chủ đề rất lớn, Quản lý phạm vi dự án. Trên thực tế, toàn bộ cuốn sách đã được viết về quản lý phạm vi. Tổng quan này có thể định hướng cho các nghiên cứu sâu hơn của bạn về quản lý phạm vi, điều này rất quan trọng đối với sự thành công của dự án.
Quản lý phạm vi là rất quan trọng để thành công dự án
Hầu hết các dự án đều thất bại, và vì nhiều lý do. Nhưng những thất bại thực sự thảm hại của dự án là những thất bại về quản lý phạm vi. Phạm vi là định nghĩa về mục đích và mục tiêu của dự án. Vì vậy, nếu điều đó không được xác định rõ ràng, chúng ta sẽ không nhận được gì (mục tiêu không được giao) hoặc chúng ta nhận được kết quả không đạt được những gì chúng ta muốn hoặc chúng ta nhận được hai phần không hoạt động cùng nhau, bởi vì một nửa nhóm dự án có một ý tưởng, và nửa còn lại có ý tưởng khác. Chúng tôi cung cấp phần đầu phía trước của một con lừa và phần đuôi phía sau của một con ngựa, và cuối cùng trông giống như phần đuôi của một con ngựa.
Ngăn chặn Scope Creep
Ngay cả khi sản phẩm và mục đích của nó đã được xác định rõ ngay từ đầu, khách hàng vẫn có thói quen nổi tiếng là có những ý tưởng mới và ngày càng mong đợi nhiều hơn. Nếu chúng ta phớt lờ họ, họ sẽ bắt đầu mơ ước, và mong đợi chúng ta thực hiện ước mơ của họ. Khi chúng tôi cung cấp những gì chúng tôi đã hứa - ít hơn nhiều so với những gì họ mơ ước - họ sẽ không hài lòng. Không quan trọng nếu chúng tôi cung cấp cho họ chính xác những gì họ yêu cầu. Mọi người khó chịu khi họ không đạt được những gì họ mong đợi. Tệ hơn nữa, nếu chúng tôi lắng nghe họ, chúng tôi tiếp tục thêm các tính năng mà họ yêu cầu. Nhưng điều đó mất nhiều thời gian hơn so với kế hoạch ban đầu và nhiều tiền hơn so với ngân sách ban đầu.
Kết quả là chúng tôi không có gì để giao khi kết thúc dự án. Khách hàng không còn thời gian và tiền bạc, và chúng tôi không có gì hữu ích để thể hiện cho tất cả công việc của mình. Chúng tôi gọi đây là phạm vi quái vật creep, có nghĩa là, mặc dù chúng tôi đã xác định phạm vi ngay từ đầu, ngày càng nhiều tính năng, ngày càng nhiều chuông và còi, len lỏi vào phạm vi, thêm vào kế hoạch dự án cho đến khi nó sụp đổ so với trọng lượng của chính nó.
Theo Viện Quản lý Dự án, 64% tất cả các dự án không đạt được sự hài lòng theo đúng tiến độ và ngân sách ban đầu. Và nguyên nhân lớn nhất của những thất bại này là định nghĩa phạm vi kém, hoặc nếu ngay từ đầu chúng tôi đã xác định phạm vi tốt thì phạm vi bị leo thang.
Tin tốt là nếu chúng ta xác định phạm vi rõ ràng và quản lý phạm vi thay đổi, chúng ta đang trên đường thành công!
Tôi đã đào tạo hơn 4.000 quản lý dự án và lãnh đạo hàng chục dự án. Hãy để tôi chỉ cho bạn cách xác định phạm vi và quản lý phạm vi trước khi dự án của bạn bị quá tải!
Các yêu cầu về chuông và còi bổ sung có lấn át dự án của bạn như những con kiến trên một khối đường không? Đọc tiếp để tìm hiểu cách quản lý phạm vi creep.
stevendepolo Steven Depolo (CC BY) qua Flickr
Khi nào là Thứ Ba tới?
Bất cứ khi nào tôi dạy một lớp về định nghĩa phạm vi và sự rõ ràng của giao tiếp, tôi đều yêu cầu được thực hiện câu hỏi này. Giả sử tôi đang dạy vào thứ Năm. Tôi yêu cầu, "Hãy giơ tay lên nếu bạn nghĩ rằng Thứ Ba tới là 5 ngày kể từ bây giờ." Khoảng một nửa số người trong phòng giơ tay. Sau đó, tôi hỏi, "Hãy giơ tay lên nếu bạn nghĩ rằng Thứ Ba tới là 12 ngày kể từ bây giờ." Nửa còn lại của những người trong phòng đều giơ tay.
Điều này chứng tỏ rằng tiếng Anh đơn thuần không phải là một ngôn ngữ chính xác. Đối với một số người, "Thứ Ba tới" là ngày sắp diễn ra trong năm ngày. Đối với những người khác, "Thứ Ba tuần tới" sau "Thứ Ba tuần này", vì vậy, sẽ là mười hai ngày nữa.
Khi các sinh viên thấy rằng, dù họ nghĩ theo cách nào, thì một nửa số người trong phòng cũng nghĩ khác, họ bắt đầu thấy giá trị của những định nghĩa được viết rõ ràng, chính xác. Những định nghĩa như vậy sẽ giúp loại bỏ những hiểu lầm tốn kém và ngăn ngừa những sai lầm khiến khách hàng thất vọng.
Đồng ý về phạm vi dự án của bạn
Làm việc với khách hàng, nhóm và tất cả các bên liên quan để thống nhất về khả năng cung cấp của dự án cũng như chức năng và mục đích của nó là không dễ dàng. Ví dụ, một trang web của công ty là:
- một biểu hiện của hình ảnh công ty, theo các nhà quản trị cấp cao
- một nguồn dẫn đến trách nhiệm pháp lý, theo luật sư công ty
- một công cụ để mang lại doanh thu mới, theo bộ phận tiếp thị
- một khoản chi phí khác để duy trì, theo tài chính
- cơ hội để giải quyết một số vấn đề tuyển dụng và có được những nhân viên tiềm năng tốt, theo nguồn nhân lực
- một công việc bảo trì, theo bộ phận CNTT
- một dự án kết thúc, theo nhóm phát triển web
Mấu chốt ở đây là mọi người đều đúng. Quản lý phạm vi thành công đòi hỏi bạn phải hiểu được quan điểm của mọi người, xem họ cần gì và họ phải cung cấp những gì, đưa tất cả vào một kế hoạch và một định nghĩa.
Lên cùng một trang
Tất cả mọi người bị ảnh hưởng bởi một dự án đều có quan điểm riêng của họ và ngôn ngữ của riêng họ. Làm thế nào để "hình ảnh công ty" điều hành chuyển thành "trang đích hiệu quả" của bộ phận tiếp thị và thông điệp "không tìm thấy trang 404" của bộ phận CNTT. Kiến trúc là khả năng nhìn thấy một thứ ở nhiều góc nhìn, nhiều góc nhìn và nhiều ngôn ngữ. Là người quản lý dự án, chúng ta cũng phải là kiến trúc sư, có thể nhìn dự án từ mọi khía cạnh và giải quyết mọi mối quan tâm.
Khi chúng ta tập hợp định nghĩa ban đầu về dự án, tuyên bố phạm vi, chúng ta phải đảm bảo rằng mọi người đều hiểu mục đích và mục tiêu. Họ có thể có các thuật ngữ khác nhau cho cùng một thứ; Không sao đâu. Nhưng nếu hai người có những bức tranh hoàn toàn khác nhau về những gì đang được tạo ra, thì chúng ta đã có một vấn đề. Và chúng ta không thể mơ hồ về nó. Chúng tôi không thể tuyên bố "Chúng tôi đang tạo ra một loài động vật có vú màu xám" và nhóm công ty mong đợi một con voi trong khi Giám đốc Tài chính chỉ đồng ý trả tiền cho một con chuột.
Đồng ý về phạm vi
Khi đã ở trên cùng một trang, chúng tôi sẽ làm việc với từng bên liên quan để xác định những gì chúng tôi đang làm và tại sao. Chúng tôi vẫn đang hoạt động ở trình độ cao ở đây. Nhưng chúng tôi đang quay đi làm lại, làm rõ, xác định và có được bức tranh ngày càng tốt hơn về những gì chúng tôi đang làm.
Làm rõ các giả định
Như chúng tôi đã nói ở trên, khách hàng không hài lòng khi họ không nhận được những gì họ mong đợi. Để đảm bảo chúng tôi hiểu và quản lý kỳ vọng của họ, chúng tôi không thể để tuyên bố phạm vi dự án bằng các thuật ngữ tiếng Anh đơn giản và mơ hồ. Nó phải được xác định với độ chính xác kỹ thuật, và nó cũng phải được giải thích bằng ngôn ngữ thông thường. Nó cũng hữu ích để sử dụng sơ đồ và, khi có thể, phát triển các mô hình và nguyên mẫu để khách hàng và các bên liên quan của chúng tôi thực sự có thể nhìn thấy hoặc nhìn thấy bức tranh về những gì họ sẽ nhận được. Để biết tầm quan trọng của ngôn ngữ chính xác, hãy xem thanh bên, Khi nào là Thứ Ba tới?
Các bước quản lý phạm vi
Viện Quản lý Dự án xác định bốn quy trình tạo nên Quản lý theo phạm vi:
- Lập kế hoạch phạm vi đang đưa ra kế hoạch của chúng tôi để quản lý phạm vi trong dự án cụ thể này. Nếu các dự án của chúng tôi khá giống nhau, thì điều này được thực hiện một lần cho tất cả các dự án và chúng tôi tuân theo một phương pháp luận chuẩn.
- Định nghĩa phạm vi là quá trình tạo ra tuyên bố đầu tiên của chúng tôi về những gì chúng tôi đang thực hiện trong dự án này, bao gồm bản chất, chức năng và mục đích của nó. Tuyên bố Định nghĩa Phạm vi kết quả là khái niệm cốt lõi mà từ đó toàn bộ dự án được lập kế hoạch.
- Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một quá trình xác định tất cả các chi tiết của những gì chúng tôi đang thực hiện, tạo ra một định nghĩa đầy đủ và chính xác về phạm vi dự án.
PMI cung cấp một cái tên lạ mắt để tạo định nghĩa phạm vi cấp cao trước và WBS chi tiết sau đó. Họ gọi đó là công phu tiến bộ.
Các câu hỏi xác định phần còn lại của dự án
Xác định phạm vi rõ ràng là điều cần thiết để lập kế hoạch và xác định tất cả các khía cạnh khác của dự án. Định nghĩa đúng đắn về từng lĩnh vực trong số tám lĩnh vực quản lý dự án khác dựa trên một định nghĩa rõ ràng, vững chắc về phạm vi. Nếu bạn không hiểu rõ về chín lĩnh vực quản lý dự án, bạn có thể muốn đọc Chín lĩnh vực quản lý dự án và Tại sao chúng lại quan trọng.
Bao gồm và Loại trừ
Một công cụ tuyệt vời để xác định phạm vi và ngăn chặn sự thay đổi phạm vi là bao gồm cả định nghĩa về những gì chúng tôi đang tạo ra, đó là danh sách bao gồm và cả danh sách những gì mọi người đã yêu cầu mà chúng tôi không thực hiện, tức là danh sách của loại trừ. Có hai lý do để làm điều này.
Trước hết, mọi người có xu hướng nhớ rằng họ sẽ đạt được bất cứ thứ gì họ muốn, ngay cả khi bạn nói "không". Chúng ta có thể quản lý xu hướng tự nhiên này của con người bằng cách viết ra những gì chúng ta đã đồng ý, cho họ xem và khiến họ ký tên vào nó. Sau đó, sau này trong dự án, khi họ nhớ rằng họ đã yêu cầu nó và nghĩ rằng họ sẽ nhận được nó, chúng tôi có thể cho họ xem, xin lỗi, không, nó luôn bị loại ra khỏi phạm vi, thỏa thuận của những gì chúng tôi đang thực hiện.
Ví dụ: giả sử tôi đang xây dựng một trang web cho một công ty ở Nam Florida, nơi có ba ngôn ngữ phổ biến: tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha và tiếng Creole của Haiti. Trong quá trình xác định phạm vi ban đầu, chúng tôi đồng ý rằng trang web sẽ sử dụng tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha, nhưng việc dịch nó sang tiếng Haiti Creole không hiệu quả về chi phí tại thời điểm này. Chúng tôi viết ra "Trang web sẽ không được dịch sang tiếng Creole của Haiti trong năm nay. Nếu nhu cầu từ cộng đồng người Creole tăng lên, điều này có thể phải chăng trong năm tới."
Sau đó, khi trang web đang được thử nghiệm, một người quản lý đến và nói, "nhưng tôi không thể đọc trang web trong Creole. Điều gì đã xảy ra?" Chúng tôi đưa ra tuyên bố phạm vi và cho anh ta thấy rằng Creole đã bị loại trừ ngay bây giờ.
Lý do thứ hai chỉ đơn giản là để rõ ràng. Việc xác định các loại trừ làm tăng sự rõ ràng về những gì chúng tôi đang làm và cung cấp cho chúng tôi một công cụ để quản lý phạm vi leo thang sau này trong dự án. Ví dụ: giả sử một trong những mục đích của trang web trong tuyên bố phạm vi của chúng tôi là "cải thiện hỗ trợ khách hàng". Như một phần của việc đó, ai đó đã đề xuất trò chuyện trực tuyến, nhưng chúng tôi đã chọn không làm điều đó. Nếu chúng tôi không ghi "trò chuyện trực tuyến" vào danh sách loại trừ, ai đó có thể đề xuất lại sau. Nhưng nếu chúng tôi viết ra, thì mọi người đều rõ: Chúng tôi không triển khai trò chuyện trực tuyến. Điều đó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian thảo luận lặp đi lặp lại.
Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS)
Cơ cấu phân chia công việc bắt đầu khi Tuyên bố phạm vi được tất cả các bên liên quan chấp thuận. Đó là một quá trình tạo ra một danh sách rất cẩn thận, chi tiết, có thứ bậc của tất cả các thành phần của dự án.
Ví dụ, giả sử rằng chúng tôi đang chế tạo một chiếc máy bay. Mô tả ban đầu của chúng tôi trông như thế này:
- một thân máy bay
- một buồng lái
- một cabin
- Hai cánh
- một cụm đuôi
- Kiểm soát chuyến bay
- điện tử cho điều hướng và các mục đích khác
Mỗi thành phần chính đó trở thành một tiêu đề cho danh sách các thành phần nhỏ hơn. Một cánh bao gồm:
- thân cánh
- thùng nhiên liệu
- những ống dẫn nhiên liệu
- vạt áo
Cuối cùng, điều này được trình bày chi tiết thành một danh sách đầy đủ các bộ phận. Đối với một máy bay phản lực thương mại, con số đó có thể hơn 1 triệu bộ phận!
Tạo Phần còn lại của Kế hoạch Dự án
Khi chúng ta đã có WBS, chúng ta có thể tạo phần còn lại của kế hoạch dự án chi tiết. Chúng tôi có thể tạo ước tính thời gian và chi phí chính xác. Chúng tôi có thể hoàn thành các kế hoạch để quản lý sáu lĩnh vực khác của quản lý dự án: chất lượng, rủi ro, nguồn nhân lực, truyền thông, mua sắm và tích hợp.
Ví dụ, WBS là danh sách những gì chúng tôi đang thực hiện. Từ đó, chúng tôi đặt ra câu hỏi chúng tôi sẽ chế tạo từng thành phần như thế nào . Điều đó tạo ra Danh sách hoạt động, là thành phần chính của ước tính thời gian. Ngoài ra, khi chúng ta biết mình đang làm gì, chúng ta có thể hỏi, "Điều gì có thể xảy ra?" và đó là điểm khởi đầu cho việc lập kế hoạch rủi ro. Và hỏi "điều gì làm cho nó tốt?" là sự khởi đầu của việc lập kế hoạch chất lượng.
Quản lý phạm vi trong dự án
Sau khi WBS được phê duyệt, chúng tôi hoàn thành phần còn lại của kế hoạch dự án. Sau khi toàn bộ kế hoạch được phê duyệt, chúng tôi khởi động công việc. Bây giờ, công việc của chúng ta là hoàn thành dự án. Hoặc, trong điều kiện quản lý dự án, chúng tôi sẽ cung cấp phạm vi được chỉ định với chất lượng có thể chấp nhận được vào thời gian và ngân sách, bất kể điều gì xảy ra.
Thực hiện điều này gọi là công việc, được gọi là thực thi. Nhưng nó cũng yêu cầu theo dõi công việc đó và điều chỉnh quá trình, nếu cần thiết. Chúng được gọi là theo dõi và kiểm soát. Nó giống như lái xe xuống đường cao tốc. Nếu tất cả những gì bạn làm là lái xe, bạn sẽ bỏ lỡ lối ra của mình và bị trễ. Hoặc bạn sẽ đi quá chậm và đến muộn, hoặc bạn sẽ tăng tốc và nhận được một vé. Để lái xe tốt, chúng ta phải quan sát xem mình đang ở đâu, tốc độ đi như thế nào, có bị hết xăng hay không và các tài xế khác đang làm gì trên đường. Trong một dự án cũng vậy. Và chúng tôi hoàn thành điều đó với Phân tích giá trị kiếm được, quản lý phạm vi hoạt động và quản lý tất cả chín lĩnh vực của dự án.
Phân tích giá trị kiếm được
Phân tích giá trị kiếm được (EVA) bắt đầu với phạm vi theo dõi, thời gian và chi phí. Bằng tiếng Anh đơn giản: Chúng tôi đã hoàn thành những gì, mất bao nhiêu thời gian và chúng tôi đã tiêu bao nhiêu tiền? Khi chúng ta có những số liệu đó, chúng ta đưa chúng qua một số phương trình. Các phương trình tỷ lệ thuận: Họ hỏi chúng tôi đã hoàn thành bao nhiêu phạm vi liên quan đến thời gian đã bỏ ra và tiền đã tiêu. Những kết quả đó trả lời cho câu hỏi: Nếu cứ tiếp tục với tốc độ này, liệu chúng ta có hoàn thành trước khi hết thời gian và tiền bạc không? Nếu vậy, tất cả tốt. Nếu không, thì chúng ta phải tìm ra lý do tại sao chúng ta chạy chậm, hoặc tiêu quá nhiều tiền, và giải quyết vấn đề.
Quản lý Scope Creep
Phân tích giá trị kiếm được đo lường tiến độ thực hiện mục tiêu đã cam kết của chúng tôi, phạm vi được chỉ định. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu khách hàng nhận được một ý tưởng tuyệt vời và muốn nó được thêm vào dự án? Điều gì sẽ xảy ra nếu một kỹ sư nghĩ ra một tính năng tốt hơn và anh ta muốn nó được thêm vào? Điều gì sẽ xảy ra nếu một số giám đốc điều hành cấp cao nghỉ việc và được thay thế bởi một ông chủ mới, và cô ấy muốn một cái gì đó hoàn toàn khác?
Những vấn đề này xuất hiện mọi lúc. Như tôi đã nói ở trên, phạm vi creep phát sinh từ bản chất con người. Những gì chúng ta phải làm là nhận thức được điều đó và giải quyết mọi thay đổi được đề xuất đối với dự án trước khi chúng trở thành giả định, tính năng hoặc nhu cầu.
Tóm lại, đừng để bất cứ ai di chuyển các mục tiêu. Nếu ai đó muốn thay đổi phạm vi, chúng tôi tính toán chi phí thay đổi dự án và thời gian thêm. Sau đó, chúng tôi thương lượng: Chúng tôi không muốn thay đổi, nhưng chúng tôi sẽ thực hiện thay đổi đối với phạm vi nếu dự án được gia hạn thời hạn và thêm kinh phí, để chúng tôi có thể cung cấp phạm vi mới , tăng lên , nhiều hơn so với quy định và do đó nhiều hơn so với ngân sách hoặc kế hoạch.
Bằng tiếng Anh đơn giản: Nếu bạn muốn có nhiều thứ hơn, sẽ mất nhiều thời gian hơn và tốn nhiều tiền hơn. Đó được gọi là Tam giác Sắt về Phạm vi, Thời gian và Chi phí.
Quản lý tất cả chín khu vực
Còn một điều nữa chúng tôi có thể làm để đảm bảo rằng chúng tôi mang lại kết quả dự án và làm hài lòng khách hàng. Lưu ý những gì tôi đã nói ở trên, mang lại kết quả "với chất lượng chấp nhận được… cho dù điều gì xảy ra." Điều này chỉ ra một thực tế rằng chúng ta phải quản lý nhiều hơn phạm vi, thời gian và chi phí. Điều cần thiết là phải quản lý tất cả chín lĩnh vực quản lý dự án trong suốt dự án, từ đầu đến cuối. Quản lý chất lượng dự án đảm bảo kết quả có thể chấp nhận được - hoặc xuất sắc. Quản lý Rủi ro Dự án đảm bảo thành công cho dù điều gì xảy ra. Để được giải thích về tất cả chín lĩnh vực và tại sao chúng quan trọng, vui lòng đọc Chín lĩnh vực quản lý dự án và lý do tại sao chúng quan trọng.
Cung cấp những gì bạn đã hứa
Nếu chúng tôi tiếp tục làm việc với dự án để xây dựng sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả mà chúng tôi đã xác định trong tuyên bố phạm vi, thì một ngày - một ngày trước khi hết tiền và thời gian, tôi hy vọng - chúng tôi đã sẵn sàng cung cấp.
Hoặc, chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi đã sẵn sàng giao hàng. Nhưng chúng ta có thực sự chắc chắn? Và khách hàng nghĩ gì. Hãy xem các bước chúng tôi làm theo để đảm bảo chúng tôi cung cấp đúng thứ cho khách hàng và hoàn thành tốt.
Xác minh và xác nhận
Xác minh là một quy trình nội bộ của dự án, nơi chúng tôi kiểm tra những gì chúng tôi đã tạo dựa trên tuyên bố phạm vi, WBS và các tài liệu liên quan khác. Chúng tôi đảm bảo, hết sức có thể, rằng những gì chúng tôi đã làm đáp ứng hoặc vượt quá tất cả các yêu cầu của khách hàng. Và, nếu chúng tôi đã chấp thuận thay đổi phạm vi đối với dự án, chúng tôi cũng đưa những thay đổi đó vào có thể phân phối của chúng tôi. Nói một cách đơn giản, chúng tôi đang so sánh những gì chúng tôi sẽ cung cấp cho kế hoạch và đảm bảo rằng tất cả đều tốt. Điều quan trọng là đây không chỉ là thứ mà chúng tôi đang cung cấp. Bất cứ thứ gì chúng tôi cung cấp đều phải làm việc cho khách hàng, nghĩa là nó phải đáp ứng các yêu cầu chức năng cũng như các yêu cầu vật lý. Vì vậy, trước khi giao hàng, chúng tôi muốn có thể nói, "Nó đây, và nó hoạt động!"
Nhưng liệu khách hàng có đồng ý? Câu hỏi đó được trả lời bởi quá trình Xác thực. Chúng tôi không thể tự xác nhận. Nó thường được thực hiện bởi khách hàng, khi họ kiểm tra và ký tên khi giao kết quả dự án. Nhưng có hai khả năng khác:
- Nếu chúng tôi đang giao một thứ gì đó lớn, hoặc phức tạp, hoặc một cái gì đó cần đáp ứng các yêu cầu khắt khe, chúng tôi có thể sẽ muốn sắp xếp để xác nhận tốt trước ngày giao hàng. Điều này cho nhóm dự án thời gian để điều chỉnh hoặc sửa chữa bất cứ điều gì không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
- Nếu có tranh chấp về việc liệu dự án của chúng tôi có mang lại kết quả mà khách hàng đã đăng ký hay không, họ có thể yêu cầu Xác minh & Xác thực độc lập (IV&V), nơi một nhà thầu bên ngoài đến để xác định khoảng cách giữa những gì chúng tôi đang cung cấp và những gì khách hàng mong muốn và đề xuất các giải pháp.
Chuyển
Tuy nhiên, thông thường, không cần IV&V. Chúng tôi cung cấp kết quả dự án, có thể bao gồm cài đặt, thiết lập và đào tạo, tùy thuộc vào việc chúng có được đưa vào tuyên bố phạm vi dự án hay không. Có thể nói, khách hàng sẽ sử dụng lốp xe và hài lòng hoặc yêu cầu một vài thay đổi nhỏ mà chúng tôi thực hiện. Và sau đó dự án đã hoàn thành - gần như vậy.
Niềm vui của khách hàng
Các bước cuối cùng của chúng tôi bao gồm đảm bảo rằng mọi người đều được trả tiền và ký kết hợp đồng và như vậy, cũng nên bao gồm một cuộc họp hoàn toàn phục vụ khách hàng, để đảm bảo rằng họ hài lòng với công việc của chúng tôi. Sự kết thúc của một dự án có thể là sự khởi đầu của một mối quan hệ lâu dài, lành mạnh với khách hàng.