Mục lục:
- Doanh nghiệp có hiểu Đề xuất Giá trị không?
- Có một nhà tài trợ dự án điều hành không?
- Doanh nghiệp đã chạy một dự án tương tự chưa?
- Cách Nhận Yêu cầu Dự án từ các Bên liên quan
- Có Ngày Dự Án Phải Được Hoàn Thành Không?
- Điều gì sẽ xác định thành công của dự án?
- Kỹ năng nào sẽ cần cho nhóm dự án?
Có những thông tin quan trọng cần được thu thập trong vài tuần đầu tiên làm việc cho một dự án mới sẽ tạo ra tiếng nói và thúc đẩy phần còn lại của dự án. Các yếu tố quan trọng để kết hợp bao gồm:
- Tại sao doanh nghiệp tiến tới với dự án này
- Người chỉ đạo cho toàn bộ dự án là ai
- Liệu ngày đến hạn mục tiêu có phải là một ranh giới khó trong cát hay không
- Tiêu chí thành công của dự án là gì
Bài viết này cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả các yếu tố chính bạn sẽ cần thu thập để giúp bạn đảm bảo dự án của mình đi đúng hướng.
Doanh nghiệp có hiểu Đề xuất Giá trị không?
Đây có lẽ là câu hỏi quan trọng nhất mà bạn có thể hỏi. Quyết định về việc liệu công việc được đề xuất có được chuyển thành một dự án chính thức hay không phần lớn phải dựa trên tình huống kinh doanh, vốn phải chứa đề xuất giá trị liên quan đến công việc này. Là người quản lý dự án, nếu bạn không thể tìm thấy một trường hợp kinh doanh, hãy làm việc thông qua các kênh có sẵn cho bạn và xem liệu bạn có thể tìm thấy một kênh để xem thông tin này hay không. Nếu không có trường hợp kinh doanh, đó là một dấu hiệu đỏ cho thấy doanh nghiệp có thể đang chuẩn bị tham gia vào công việc chưa được suy nghĩ rõ ràng và có nguy cơ doanh nghiệp có thể chi rất nhiều tiền nhưng không thu được gì.
Trước khi bạn tiếp tục với dự án, nhiệm vụ của bạn là giương cao lá cờ đỏ cho các bên cần thiết và làm việc để xây dựng một trường hợp kinh doanh và đề xuất giá trị liên quan nếu chưa có. Bạn muốn làm cho mọi người rõ ràng về trường hợp đó là gì trước khi tiếp tục với dự án.
Tuy nhiên, nếu dự án đang được thúc đẩy từ cấp độ cao hơn nhiều, bạn có thể bị áp lực từ bỏ việc tạo ra một trường hợp kinh doanh và tiếp tục tiến lên với dự án. Đây là một quyết định kinh doanh và miễn là bạn có tài liệu chứng minh rằng bạn đã cố gắng tạo ra một trường hợp kinh doanh, bạn nên có các cơ sở của mình trong trường hợp dự án trở thành một hố tiền và C-suite bắt đầu hỏi tại sao doanh nghiệp lại thậm chí chạy dự án đó ngay từ đầu.
Hiểu rõ ràng về đề xuất giá trị giúp đảm bảo doanh nghiệp không tiến lên với các dự án sẽ không mang lại bất kỳ giá trị nào.
Thoát khỏi Blog Bee
Có một nhà tài trợ dự án điều hành không?
Nhiệm vụ tối quan trọng là phải đảm bảo trước khi dự án bắt đầu rằng bạn biết ai là người định hướng cấp cao cho một dự án. Nếu bạn đang thực hiện một dự án mà có rất nhiều nhân sự cấp cao tham gia, bất kỳ ai trong số họ đều có thể bắt đầu hành động như thể họ đang điều hành chương trình khi điều đó không thực sự xảy ra. Luôn phải có một nhà tài trợ điều hành, người cung cấp hướng dẫn và lãnh đạo ở cấp cao hơn, và đó là nơi xuất phát các mệnh lệnh hành quân. Người này sẽ rất quan trọng trong việc xác định các yêu cầu của dự án cuối cùng là gì và cũng sẽ là người mà người quản lý dự án có thể dựa vào để kéo các nhà lãnh đạo cấp cao khác trở lại hàng và phá bỏ các rào cản để giúp mọi thứ tiến triển.
Doanh nghiệp đã chạy một dự án tương tự chưa?
Bạn cần hỏi xung quanh và xem liệu doanh nghiệp có chạy một dự án tương tự như dự án mà bạn sẽ thực hiện trước đây hay không. Nếu doanh nghiệp đã chạy một dự án tương tự, bạn có thể tìm hiểu tất cả các tài liệu và hiện vật liên quan đến dự án đó và tận dụng thông tin đó cho dự án của mình. Ví dụ: nếu có một tài liệu phản ánh những bài học kinh nghiệm, bạn có thể làm việc để tránh một số sai lầm đã xảy ra với dự án đó. Ngoài ra, bạn có thể xem xét một số rủi ro mà nhóm dự án đã ghi lại trong suốt dự án và xem liệu đó có phải là những mối đe dọa hợp pháp đối với dự án của bạn hay không. Ngoài ra, bạn có thể xem xét các thành viên của nhóm dự án để xem liệu có những người vẫn ở lại công ty mà bạn có thể khám phá để kéo vào dự án của mình hay không. Ngay cả khi bạn không thể kéo những người đó vào dự án của mình,bạn sẽ có thể liên hệ và trò chuyện với họ về dự án tương tự mà họ đã thực hiện.
Cách Nhận Yêu cầu Dự án từ các Bên liên quan
Có Ngày Dự Án Phải Được Hoàn Thành Không?
Đôi khi thời hạn được đưa ra cho một dự án lúc đầu là một ngày nhẹ nhàng và không có tác động thực sự nếu ngày đó bị trượt. Tuy nhiên, nếu ngày mục tiêu được đưa ra cho dự án của bạn là một ngày khó khăn — ngày đó không linh hoạt và không có chỗ cho sự trượt giá — bạn cần biết điều đó. Biết rằng ngày tháng không linh hoạt sẽ khiến bạn phải phân tích đầy đủ công việc cần phải hoàn thành và rất thực tế và trung thực trong lịch trình mà bạn xây dựng. Ngoài ra, nếu sau khi xây dựng một lịch trình trung thực, bạn cảm thấy có nguy cơ dự án có thể không hoàn thành vào ngày đó, bạn có thể nói chuyện với chủ sở hữu doanh nghiệp khi bắt đầu dự án, thay vì đi sâu hơn, về việc giảm phạm vi của dự án.
Có các định nghĩa rõ ràng về thành công cho phép doanh nghiệp quay trở lại sau một khoảng thời gian và xác nhận rằng nó đang nhận được giá trị mà nó cho là sẽ có khi quyết định tiếp tục với dự án.
Đại học Strayer
Điều gì sẽ xác định thành công của dự án?
Định nghĩa về thành công của dự án là một dự án mới cần phải có. Thông tin này là thứ bạn có thể rút ra sau khi xem xét đề xuất giá trị trong trường hợp kinh doanh. Ví dụ: nếu bạn đang làm quản lý dự án cho một công ty truyền hình cáp và đề xuất giá trị liên quan đến dự án này là bạn sẽ thấy lượng người đăng ký tăng 10% trong suốt một năm, thì bạn nên xem xét việc xác định thành công là tăng 10% người đăng ký một năm sau khi dự án hoàn thành. Thật tốt khi có ít nhất hai đến ba số liệu bạn có thể sử dụng để đo lường thành công của dự án.
Kỹ năng nào sẽ cần cho nhóm dự án?
Không bao giờ là quá sớm để bắt đầu suy nghĩ về những người bạn sẽ muốn đưa vào nhóm dự án. Nguồn lực ở một số nơi rất eo hẹp và mọi người đều muốn có những người giỏi nhất trong nhóm của họ. Do đó, điều quan trọng là phải bắt đầu xây dựng danh sách các bộ kỹ năng bạn muốn thấy ở các thành viên trong nhóm của mình để bạn có thể bắt đầu xác định những người bạn muốn thu hút vào dự án, kiểm tra tính khả dụng của họ và có khả năng đưa ra yêu cầu đối với họ trong khoảng thời gian mà bạn cảm thấy cần chúng cho dự án của mình.
© 2017 Max Dalton