Mục lục:
- Kiểm toán Thủy lợi là gì?
- Yêu cầu Đề xuất (RFP) là gì?
- Tìm RFP
- Hội nghị tiền đấu thầu
- Viết đề xuất với sự chính trực
- Xác định các bằng cấp tốt nhất của bạn
- Hoàn thiện & Gửi Đề xuất
- Theo dõi việc đệ trình đề xuất
Nếu bạn sở hữu một công ty cảnh quan và quan tâm đến việc mở rộng để bao gồm một loại dịch vụ khác, bạn có thể cân nhắc thực hiện kiểm toán thủy lợi cảnh quan (kiểm tra nước ngoài trời) cho các công ty tiện ích và cơ quan chính phủ.
Nếu công nhân của bạn thực hiện những công việc sau đây như một công việc thường xuyên của doanh nghiệp, thì rất có khả năng bạn sẽ đủ điều kiện, miễn là kỹ năng của bạn cao và khách hàng đánh giá cao về bạn.
- Lập lịch trình kiểm soát theo loại rừng trồng và điều kiện thời tiết địa phương.
- Thích ứng các loại đầu phun với các loại cây được tưới.
- Thiết lập các trạm khác nhau cho các nhu cầu tưới nước khác nhau.
- Trồng cây bản địa càng thường xuyên càng tốt.
- Đề phòng rò rỉ và hỏng vòi phun nước, sửa chữa và thay thế khi cần thiết.
- Kiểm tra toàn bộ hệ thống tưới ít nhất hàng tháng — bộ điều khiển, trạm và vòi phun.
- Lùi hệ thống tưới tiêu hàng năm.
Tiến hành kiểm tra hệ thống tưới bao gồm kiểm tra từng vòi phun nước để đảm bảo nó đang phun đúng cách, sau đó ghi chú lại những điểm cần sửa chữa.
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0
Kiểm toán Thủy lợi là gì?
Sự khác biệt giữa những gì bạn sẽ làm thường xuyên và những gì bạn sẽ làm trong một cuộc kiểm toán thủy lợi chính thức phụ thuộc vào sự xuất sắc của các kỹ năng bạn cung cấp, loại báo cáo bạn làm và cách bạn lập hóa đơn cho các dịch vụ của mình.
Một cuộc kiểm toán chỉ mang tính chất chẩn đoán - bạn đang xác định các vấn đề và cần sửa đổi đối với hệ thống tưới tiêu của một tài sản do cơ quan thuê mướn hoặc công ty tiện ích giao cho bạn, nhưng không làm bất cứ điều gì để khắc phục chúng (trừ khi đó là một phần của hợp đồng). Bạn đi bộ với người quản lý tài sản, chỉ ra những quan sát khi bạn kiểm tra từng thành phần của hệ thống. Bạn đang viết mọi thứ vào danh sách kiểm tra, vì vậy bạn có thể biên soạn những phát hiện của mình sau này trong một báo cáo cho cơ quan — không phải người quản lý tài sản, mặc dù cuối cùng họ sẽ nhận được một bản sao.
Thông qua cơ quan, bạn có được hóa đơn tiền nước của tài sản đó để so sánh với lượng nước thực tế đã sử dụng trong năm qua. So sánh nước được sử dụng với những gì bạn nhìn thấy trên mặt đất giúp bạn chẩn đoán các vấn đề theo mùa, xác định khả năng tồn tại của các rò rỉ ẩn và cũng để dự đoán lượng nước có thể được tiết kiệm với những thay đổi mà bạn sẽ đề xuất.
Cho khách hàng thấy họ có thể tiết kiệm được bao nhiêu nước so với lượng nước hiện họ đang sử dụng.
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (tác giả)
Với dự đoán này, bạn có thể tính toán khoản tiết kiệm bằng đô la tiềm năng cho từng loại thay đổi chính mà bạn đề xuất, ví dụ: tiền có thể tiết kiệm được bằng cách nâng cấp bộ điều khiển hiện có lên Bộ điều khiển tưới dựa trên thời tiết (WBIC) hoặc bằng cách thay đổi vòi phun thành tưới nhỏ giọt. Nó cung cấp cho cơ quan và chủ sở hữu tài sản một ý tưởng về những gì họ có thể trang bị thêm trước tiên.
Một thành phần không thể thiếu của việc thực hiện đánh giá thủy lợi là kiểm tra chương trình của bộ điều khiển. Mỗi trạm được đặt trong bao lâu? Các loại vòi phun nước trên trạm đó và tần suất chúng chạy như thế nào?
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0
Yêu cầu Đề xuất (RFP) là gì?
Giả sử bạn đã làm mọi thứ trong danh sách được đánh dấu đầu dòng và bạn biết mình có thể làm phần còn lại, vì vậy bạn rất hào hứng khi điều tra khả năng này. RFP là gì, bạn tìm thấy nó ở đâu và làm thế nào để bạn đăng ký hợp đồng?
Mọi cơ quan chính phủ và tiện ích phụ thuộc vào tài trợ của chính phủ được yêu cầu phát hành Yêu cầu đề xuất khi một dự án đạt đến một số tiền nhất định. Đối với các dự án nhỏ hơn, họ có thể chọn một nhà thầu và chỉ cần đặt hàng cho họ, nhưng đối với các dự án lớn hơn, họ cần phải cạnh tranh. RFP là thứ tạo ra sự cạnh tranh. Đó là một tài liệu cho biết họ đang tìm kiếm những dịch vụ nào, các thông số của những dịch vụ đó, cách viết đề xuất của bạn, cách họ sẽ chấm điểm nó cũng như cách thức và thời điểm gửi đề xuất đó.
Trang bìa RFP
Miền Công cộng, qua Mạng
Tìm RFP
Nhiều cơ quan chính phủ sử dụng hệ thống đấu thầu trực tuyến. Gần như tất cả các nhà cung cấp nước ở Nam California được liên kết thành một hệ thống có tên là "Mạng lưới". Bạn sẽ cần đăng ký, cung cấp tên công ty, quy mô, vị trí, các loại dịch vụ bạn cung cấp và các thông tin khác. Sau đó, bạn chỉ có thể xem qua các giá thầu liên quan đến dịch vụ của bạn hoặc tất cả các giá thầu được cung cấp, chỉ để xem những gì ở đó. Hệ thống sẽ tự động gửi cho bạn thông báo bất cứ khi nào cơ quan đăng một RFP khớp với một trong các mã NIGP bạn đã chọn (mã xác định các dịch vụ của bạn).
Nếu bạn thấy một RFP dành cho người kiểm tra cảnh quan lớn, người khảo sát cảnh quan, công ty cung cấp dịch vụ đánh giá thủy lợi ngoài trời (tất cả chúng đều giống nhau), hãy tiếp tục và tải xuống. Cơ quan yêu cầu đấu thầu thường muốn kiểm toán cho khách hàng của họ, nếu họ là nhà cung cấp dịch vụ tiện ích, hoặc cho các khu dân cư và / hoặc doanh nghiệp trong khu vực, nếu họ là một thành phố hoặc quận. RFP có thể yêu cầu một số (như tổng số 75 cuộc đánh giá) hoặc một khoảng thời gian (ví dụ: hai năm để được yêu cầu đánh giá).
Một số đại lý có hệ thống đấu thầu riêng của họ, vì vậy điều quan trọng là phải kiểm tra trang web của bất kỳ đại lý nào bạn muốn làm việc. Tìm phần mua hàng hoặc thứ gì đó tương tự. Nếu họ kết nối với The Network, trang web của họ sẽ cho bạn biết và rất có thể sẽ cung cấp cho bạn một liên kết.
Hội nghị tiền đấu thầu
Điều quan trọng khi bạn tải xuống RFP là phải xem trước tiến trình của chúng để biết ngày đến hạn. Tài liệu có thể nêu rõ rằng việc tham dự "hội nghị tiền thầu" là bắt buộc và bất kỳ nhà cung cấp nào không tham dự sẽ tự động bị loại. Tiền đấu thầu là cuộc họp với cơ quan ký hợp đồng cho tất cả các nhà thầu tiềm năng, để họ có thể gặp nhau và hỏi bất cứ câu hỏi nào họ có ở đó mọi người có thể nghe câu trả lời. Nếu đó là một hợp đồng phức tạp yêu cầu nhiều hơn chỉ là kiểm tra thủy lợi, bạn có thể liên kết với các nhà cung cấp dịch vụ khác ở đó có thể đủ điều kiện cho các phần của hợp đồng mà bạn không có. Sau đó, một trong hai bạn trở thành nhà thầu chính, trong khi người kia là nhà thầu phụ.
Rất hiếm, nhưng một số hội nghị trước khi đấu thầu được tổ chức tại chỗ, vì vậy các nhà thầu có thể thấy mức độ hợp đồng mà họ đang đấu thầu. Tham dự một cuộc họp là một cách tốt để trả lời các câu hỏi, mở rộng phạm vi cạnh tranh của bạn và cũng để tìm đối tác tiềm năng..
Thành phố Portland HOẶC, Miền Công cộng, qua trang web của thành phố
Không phải tất cả các RFP đều yêu cầu tham dự với giá thầu trước và nhiều người làm cho nó tùy chọn. Dù là trường hợp nào, sẽ có một khoảng thời gian mà nhà cung cấp có thể đặt câu hỏi qua điện thoại hoặc email. Tôi khuyên bạn nên gọi cho họ. Kết nối cá nhân luôn là một ý tưởng hay, để họ biết bạn là ai khi bạn gửi đề xuất của mình.
Khi thời hạn hỏi và trả lời kết thúc (thường là hai tuần), cơ quan sẽ gửi cho mỗi nhà cung cấp câu trả lời cho tất cả các câu hỏi. Theo tùy chọn, họ có thể đăng câu trả lời lên mạng giá thầu (từ đó bạn có được RFP) để bạn tải xuống.
Ngày đến hạn tiếp theo mà bạn có thể gặp phải sẽ là ngày và giờ mà đề xuất của bạn đến hạn, cùng với các phương thức phân phối được chấp nhận. Sau đó, họ thường sẽ cho bạn biết khi nào họ dự kiến sẽ phỏng vấn những ứng viên tốt nhất, khi nào họ mong đợi được trao hợp đồng và / hoặc khi nào họ hy vọng bắt đầu làm việc với hợp đồng. Điều này giúp bạn lập kế hoạch thời gian của mình.
Viết đề xuất với sự chính trực
Khi bạn đã lưu ý các thời hạn, hãy bắt đầu viết đề xuất của bạn bằng cách xem RFP để xem họ muốn nó được tổ chức như thế nào. Hầu hết các RFP sẽ cung cấp cho bạn thứ tự chính xác mà họ muốn viết đề xuất. Điều này để tất cả các mục có định dạng giống nhau, giúp cơ quan dễ dàng so sánh chúng trong quá trình đánh giá.
Thiết lập dàn ý cho đề xuất của bạn cho phù hợp, với các tiêu đề và phụ đề và các trang phụ, như Mục lục ở phía trước và phụ lục ở phía sau. Xác định giao diện tổng thể của nó, bất kỳ màu nào bạn muốn đưa vào đầu trang và chân trang trên mỗi trang và bạn muốn trang tiêu đề trông như thế nào (nói chung). Sau khi thiết lập khuôn khổ, hãy mang RFP đến một nơi yên tĩnh, mang theo máy tính bảng, bút và bút đánh dấu và bắt đầu ghi chú.
Lúc đầu, đừng viết, chỉ đọc, tiếp thu và ghi lại một vài điều bạn muốn nhớ. Làm nổi bật các lĩnh vực mà bạn nghĩ rằng công ty của mình sẽ nổi trội (một lời nhắc nhở để nhấn mạnh chúng trong đề xuất) và hình dung công ty của bạn thực sự đang thực hiện dự án. Hình ảnh này sẽ giúp bạn viết đề xuất một cách ngắn gọn. Bạn muốn họ thấy bạn thực sự là ai và họ sẽ tuyệt vời như thế nào khi làm việc với bạn.
Bạn cũng muốn miêu tả công ty của mình với một sự chính trực tuyệt vời nhất có thể, vì điều đó mở ra con đường tin tưởng. Nếu không có sự tin tưởng, bạn không bao giờ có thể có một mối quan hệ thực sự tốt đẹp, liên tục (nghĩa là một mối quan hệ dễ chịu, suôn sẻ và dẫn đến các hợp đồng khác).
Làm cho đề xuất của bạn hấp dẫn và nhiều thông tin.
Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0
Xác định các bằng cấp tốt nhất của bạn
Khi bạn hoàn thành giai đoạn này, các bằng cấp bạn muốn làm nổi bật sẽ hiển nhiên. Các lĩnh vực yếu hơn của bạn cũng sẽ rõ ràng. Lưu ý những lĩnh vực yếu hơn đó và trong tháng cần thiết để viết đề xuất, hãy xem bạn có thể làm gì để mang lại cho mọi người nhiều kinh nghiệm hơn trong những lĩnh vực đó — chẳng hạn như cung cấp kiểm tra miễn phí cho khách hàng cảnh quan hiện tại.
Điều rất quan trọng là không được nói dối. Nếu bạn phải, giảm thiểu hoặc không đề cập đến những điểm yếu của bạn trong đề xuất, nhưng ít nhất hãy thiết lập nó để nhân viên của bạn có kinh nghiệm vào thời điểm bạn nộp đơn cho một đề xuất khác trong tương lai.
Bây giờ, hãy tìm kiếm các kỹ năng hoặc phương pháp hoạt động không được yêu cầu mà bạn cho rằng có thể mang lại lợi ích bổ sung cho đại lý. Nếu nhân viên của bạn nói thông thạo tiếng Tây Ban Nha, hãy đưa thông tin đó vào vị trí nổi bật trong đề xuất, vì nhiều nhân viên cảnh quan tại các địa điểm mà bạn có khả năng sẽ kiểm tra là người Tây Ban Nha. Nếu nhân viên của bạn có kỹ năng làm việc với các loại cây bản địa, điều đó sẽ mang lại cho bạn một lợi thế khác, vì vậy hãy đưa thực tế đó vào đề xuất của bạn. Nếu bạn có ảnh chụp họ đang thực hiện một trong hai hoạt động này, hãy đặt chúng gần nơi bạn nêu các tiêu chuẩn này để thu hút sự chú ý ở đó.
Trình độ chuyên môn: Phần lớn những người làm cảnh và công nhân trong khu vực này là người Tây Ban Nha. Bởi vì hầu hết các nhân viên hiện trường của công ty chúng tôi đều nói thông thạo tiếng Tây Ban Nha, chúng tôi có thể giao tiếp trong lĩnh vực này tốt hơn hầu hết các đối thủ cạnh tranh.
Ở đây, chúng tôi đang tiến hành kiểm tra bình hứng, xác định mức độ đồng đều của các vòi phun nước. Đó là quy trình tiêu chuẩn để tiến hành một, nhưng không phải tất cả đều làm. Nếu người của bạn làm vậy, hãy chắc chắn đề cập đến nó.
Hoàn thiện & Gửi Đề xuất
Cơ quan sẽ muốn biết lịch sử, kinh nghiệm của bạn và sẽ muốn có lời chứng thực nếu bạn có chúng… vì vậy hãy thu thập chúng. Nếu bạn chưa có lời chứng thực trong tay, hãy gửi thư cho những khách hàng đặc biệt yêu thích bạn, cho họ biết hợp đồng có nội dung gì, đưa ra thời hạn của bạn và yêu cầu họ viết một hoặc hai câu về mức độ hài lòng của họ. dịch vụ của bạn. Bao gồm những lời chứng thực đó trong đề xuất bằng các khối màu đặc biệt, giống như các câu trích dẫn.
Khi bạn đã viết xong văn bản đề xuất, hãy kiểm tra đồ họa (biểu đồ, đồ thị, mốc thời gian) và các ảnh bổ sung mà bạn có thể thêm. Hãy nhớ sử dụng chúng chủ yếu để làm nổi bật thông tin bạn muốn cơ quan chú ý đến, để cung cấp thêm một chút dữ liệu và cũng để giảm bớt một trang văn bản trông tẻ nhạt. Trong khi bạn đang làm điều đó, hãy tìm ảnh đại diện mà bạn có thể thêm vào trang bìa. Trang bìa phải được định dạng theo cách hấp dẫn, gọn gàng và có trật tự, vì đây sẽ là thứ đầu tiên người đánh giá nhìn thấy.
Sau đó, xem qua danh sách kiểm tra RFP để đảm bảo rằng bạn đã bao gồm mọi thứ mà cơ quan yêu cầu. Cũng nhìn vào hệ thống tính điểm của họ để đảm bảo rằng bạn có đầy đủ thông tin trong những phần đó họ sẽ cân nhắc hơn. Sau đó chỉnh sửa. Sau đó, đưa đề xuất cho người khác để chỉnh sửa với một con mắt mới. Điều này rất quan trọng, vì lúc này mắt bạn sẽ choáng váng và đầu óc bạn có khả năng kiệt sức.
Đảm bảo bạn đặt đề xuất lại với nhau theo kiểu ràng buộc mà RFP yêu cầu hoặc gửi đề xuất đó qua email, nếu điều đó được cho phép. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn gửi nó cho người được chỉ định trong RFP. Nếu bạn đã gần đến hạn nộp hồ sơ, hãy trả thêm tiền để gửi nó qua đêm — không có ý nghĩa gì khi làm tất cả những việc đó và để nó đến muộn. Hầu hết các cơ quan thực sự nghiêm ngặt về thời hạn nộp hồ sơ.
Theo dõi việc đệ trình đề xuất
Vì bạn vẫn có RFP, bạn có thể đặt các bước tiếp theo trên lịch để theo dõi sau, sau khi bạn đã nghỉ ngơi. Cơ quan có thể đã tuyên bố rằng họ sẽ chọn một vài ứng viên hàng đầu để được "liệt kê ngắn" cho các cuộc phỏng vấn trước khi lựa chọn, hoặc họ có thể chỉ đưa ra thời hạn trao hợp đồng. Trong mọi trường hợp, cách tốt nhất là gửi cho họ một lá thư, sau khi bạn tìm ra ai đã giành được hợp đồng, để cảm ơn họ về hợp đồng hoặc cho cơ hội đã đăng ký. Dù bằng cách nào cũng sẽ giúp bạn có được những tương tác tích cực trong tương lai. Nếu bạn được trao hợp đồng, hãy vui mừng! Bạn đang trên con đường giúp đỡ mọi người tiết kiệm tiền nước.
Đây là tài nguyên có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình đấu thầu và trình độ chuyên môn:
- Người viết Đề xuất, Tài nguyên Viết Đề xuất Liên bang, Tài nguyên
viết Đề xuất RFP dành cho Người viết Đề xuất liên bang. Viết một đề xuất liên bang chiến thắng, trả lời RFP bằng cách sử dụng các mẫu đề xuất, văn bản mô hình đề xuất.