Mục lục:
- Biết các quyền của bạn với tư cách là một nhân viên
- Định nghĩa về kỷ luật tiến bộ
- Tám chất ức chế để kỷ luật
- Nguyên nhân và ảnh hưởng của hành vi phản tác dụng
- Đi trễ dai dẳng
- Chất lượng kém
- Bất cẩn dẫn đến tai nạn
- Thí điểm hoặc góp phần làm mất hàng tồn kho
- Phá hoại, Bỏ mặc và Lạm dụng
- Cách thức hoạt động của kỷ luật tiến bộ
- Quy trình sáu bước để phân tích vấn đề kỷ luật
- Chỉ áp dụng kỷ luật
Có nhiều cách tiếp cận để thay đổi hành vi của nhân viên. Tìm hiểu thêm về kỷ luật tiến bộ và lý do tại sao nó hoạt động.
Jack Moreh, CC-BY
Biết các quyền của bạn với tư cách là một nhân viên
Thông thường rất khó để nói về kỷ luật trong thời đại của sự đúng đắn về chính trị và sự lên án đối với bất kỳ sự đối xử mang tính định kiến nào. Tuy nhiên, tất cả các tổ chức và thể chế phải thiết lập các quy tắc và quy định để bảo vệ quyền và tự do của những người khác và đảm bảo hoạt động hiệu quả ở mọi cấp độ của tổ chức. Không đặt ra giới hạn nào cho tự do cá nhân là công thức dẫn đến sự hỗn loạn và thất bại cho công ty và các cá nhân làm việc cho nó.
Có một số xu hướng nhìn vào những công ty đột phá như Google, Facebook, và những gã khổng lồ khác của Thung lũng Silicon và xem những gì có vẻ giống như một môi trường nơi mọi người được tự do làm những gì họ muốn, miễn là họ đạt được kết quả. Loại hình văn hóa này đã được chứng minh là có lợi cho tư duy sáng tạo. Tuy nhiên, những cái nhìn lướt qua thường lừa dối và điều này đúng với bất kỳ tổ chức nào.
Các quy tắc phải là một phần trong chính sách của mọi công ty vì nếu không có quy tắc thì tổ chức có thể đi chệch hướng. Những lời buộc tội thường dồn về thế hệ mới rằng họ có xu hướng tự cho mình là trung tâm và vô kỷ luật trong môi trường làm việc. Điều này có thể đúng, nhưng cũng là vấn đề về cách thực hành kỷ luật. Nếu nó được áp dụng như một động lực tích cực để cung cấp phản hồi, thì nó sẽ đóng vai trò như một động lực thúc đẩy và tăng trưởng thích hợp. Đây là những gì mà kỷ luật công ty tiến bộ nên hướng tới.
Định nghĩa về kỷ luật tiến bộ
Nó là một quá trình ngăn chặn các hành vi phản tác dụng và thúc đẩy khả năng của các nhà quản lý để đối phó một cách hiệu quả và nhất quán với những hậu quả của nó. Loại hành vi này là nghiêm trọng vì nó có thể chuyển thành tinh thần thấp và giảm năng suất. Những người thực hành nó có thể lây nhiễm nghiêm trọng cho các nhân viên khác. Chi phí có thể khá đáng kể, với tác động trực tiếp đến lợi nhuận.
Thật không may, rất ít công ty cố gắng tìm hiểu tác động tài chính của hành vi vô kỷ luật. Để đạt được và duy trì nhất quán quan hệ nhân viên tốt, tất cả nhân viên phải hiểu bản chất của quá trình kỷ luật. Họ phải nhận ra rằng nếu áp dụng đúng cách, nó có thể mang lại lợi ích to lớn cho tất cả mọi người.
Tám chất ức chế để kỷ luật
Việc miễn cưỡng tuân thủ kỷ luật có thể là do tám yếu tố thường thấy áp dụng cho hầu hết mọi công ty và tổ chức. Bạn có thể sử dụng danh sách này để tự đánh giá hoặc đánh giá người khác theo thang điểm từ 1–5.
- Không bao giờ được đào tạo thích hợp: Một số giám sát viên chưa bao giờ được chỉ ra cách quản lý kỷ luật một cách hiệu quả (dần dần) và do đó, thiếu tự tin để giải quyết các cá nhân có vấn đề.
- Thiếu sự hỗ trợ của ban lãnh đạo: Nếu kinh nghiệm lịch sử cho rằng ban lãnh đạo cấp cao nhất không ủng hộ hoặc mềm mỏng về kỷ luật, thì điều đó sẽ được áp dụng theo cách thức hỗn loạn. Việc thiết lập chính sách và quy tắc kỷ luật tiến bộ nên được ưu tiên.
- Sợ bị trả thù: Có thể đã có trường hợp phản ứng dữ dội với giám sát viên trong quá khứ. Việc cung cấp và thúc đẩy một môi trường mà mọi người đều cảm thấy an toàn và bảo mật là tùy thuộc vào ban quản lý. Không nên có chỗ cho kiểu đe dọa này.
- Thiếu nhất quán: Họ thường tự hỏi tại sao họ nên hành động khi người khác có vẻ không quan tâm hoặc bị đe dọa.
- Không có thời gian: Thực hiện pháp y về chứng cứ, phỏng vấn các bên liên quan đều tốn quá nhiều thời gian và công sức. Điều này có thể được giải đáp bằng cách chia nhỏ chi phí của hành vi phản tác dụng.
- Cảm giác tội lỗi được phản ánh: Có thể có cảm giác tội lỗi về việc kỷ luật người khác nếu người giám sát hành xử theo cách tương tự trong quá khứ. Cần phải thừa nhận rằng vai trò của họ thay đổi khi họ được giao trách nhiệm cho người khác.
- Ảnh hưởng đến tình bạn: Hành động kỷ luật có thể làm mất tình bạn và xa lánh các thành viên trong nhóm làm việc. Người giám sát nên tìm kiếm sự tôn trọng, chứ không phải tình bạn, bằng cách nhất quán trong việc áp dụng kỷ luật.
- Sợ Xung đột: Một số người sẽ tránh đối mặt với một tình huống khó khăn, đặc biệt nếu nó liên quan đến xung đột giữa các cá nhân. Một số người nhầm lẫn giữa thích và được tôn trọng.
Nguyên nhân và ảnh hưởng của hành vi phản tác dụng
Quản lý tốt nhấn mạnh một cách tiếp cận tích cực đối với kỷ luật. Thật không may, sợ bị trừng phạt vẫn là cách răn đe được nhiều nhà quản lý triển khai nhất. Mặt khác, khi nhân viên hiểu và chấp nhận các quy tắc mà họ cho là hợp lý và công bằng, họ sẽ tự điều chỉnh và giảm tác động tiêu cực của hành vi phản tác dụng. Đây là lúc kỷ luật trở thành một động lực tích cực và mang tính xây dựng cho phép mọi người làm việc hợp tác. Ở những công ty mà kỷ luật chỉ được coi theo nghĩa hẹp và trừng phạt là phản ứng để trừng phạt và sửa chữa, nó dẫn đến tinh thần kém và ảnh hưởng đến năng suất.
Có một số kiểu hành vi tiêu cực gây rối và phá hoại nghiêm trọng. Ví dụ như không phối hợp, làm sai lệch hồ sơ công việc, đánh nhau, trộm cắp, uống rượu, sử dụng ma túy và quấy rối tình dục. Những điều này đòi hỏi sự quan tâm ngay lập tức của ban quản lý và phản hồi mạnh mẽ, có thể bao gồm việc đình chỉ hoặc thậm chí chấm dứt hoạt động sau khi hoàn thành quy trình hợp lệ. Có những hành vi khác kém sung mãn hơn nhưng vẫn là rào cản đáng kể đối với hoạt động hiệu quả:
Đi trễ dai dẳng
Cần phải giám sát chặt chẽ việc đi trễ và vắng mặt liên tục của một số nhân viên. Ngay cả khi có sự biện minh trong một số trường hợp, những vi phạm mãn tính cần được xử lý bằng kỷ luật tiến bộ. Đây là một hành vi rất nổi bật có thể được sửa chữa thông qua phản hồi bằng lời nói và văn bản. Nó thường là nguyên nhân gây ra tổn thất năng suất đáng kể.
Chất lượng kém
Thiếu kỷ luật và bỏ bê các quy tắc thường dẫn đến chất lượng kém. Những nhân viên vô kỷ luật có xu hướng ít quan tâm đến chất lượng công việc mà họ tạo ra. Quản lý tốt đòi hỏi một chương trình giám sát nghiêm ngặt để có thể loại bỏ loại hành vi bất cẩn này. Chất lượng dưới tiêu chuẩn có thể được xác định bằng việc sản phẩm bị từ chối hoặc bằng những lời phàn nàn từ khách hàng. Điều thứ hai nghiêm trọng hơn, vì nó có thể dẫn đến chi phí bổ sung và mất vĩnh viễn doanh số bán hàng trong tương lai.
Bất cẩn dẫn đến tai nạn
Nghiên cứu chỉ ra sự tồn tại của mối quan hệ trực tiếp giữa tai nạn và cố ý vi phạm các tiêu chuẩn an toàn hoặc bất cẩn. Do đó, nên đưa các tai nạn vào danh sách các hoạt động phản tác dụng.
Thí điểm hoặc góp phần làm mất hàng tồn kho
Mặc dù một số nguyên liệu và sản phẩm bị co rút có thể là do lỗi thời và chất thải thông thường, nhưng việc nhân viên ăn cắp vặt, bất cẩn hoặc lưu trữ hồ sơ sai sót là một nguyên nhân góp phần đáng kể vào thất thoát hàng tồn kho. Điều này đòi hỏi sự giám sát và sử dụng các kỷ luật được quản lý cẩn thận.
Phá hoại, Bỏ mặc và Lạm dụng
Máy móc và thiết bị bị hao mòn và chúng cần được bảo dưỡng và sửa chữa phòng ngừa. Nhưng họ cũng có thể bị nhân viên phá hoại, bỏ bê hoặc lạm dụng. Hành vi phản năng suất cực đoan này có thể rất tốn kém, cả về chi phí sửa chữa và giảm mức năng suất và an toàn.
Rõ ràng là có nhiều yếu tố góp phần vào sự kém hiệu quả hơn, nhưng hành vi phản tác dụng có thể gây ra chi phí cao cho công ty. Tất cả các hoạt động tiêu cực này có thể được kiểm soát hoặc giảm bớt thông qua kỷ luật giác ngộ. Mục tiêu của nó phải là tạo ra một môi trường làm việc duy trì tinh thần cao độ và đạt được các mục tiêu của công ty, với mức tối thiểu các hành vi phản tác dụng. Kỷ luật phải dẫn đến việc nhân viên hiểu rõ công việc của mình và hợp tác làm việc để thực hiện các nhiệm vụ và đạt được các mục tiêu của nhóm một cách kịp thời.
Cách thức hoạt động của kỷ luật tiến bộ
Kỷ luật tiến bộ được định nghĩa là một quy trình sử dụng sự leo thang trong các cảnh cáo kỷ luật và các hành động chống lại hành vi phản tác dụng — từ cảnh báo bằng lời nói và bằng văn bản đến đình chỉ và chấm dứt hợp đồng. Loại thủ tục này đáp ứng các bài kiểm tra của trọng tài về quy trình hợp lý và chính đáng và đã đáp ứng thành công mọi thách thức trong cả quá trình tố tụng trọng tài và tòa án. Mục đích của kỷ luật tiến bộ là điều chỉnh hành vi của nhân viên và khôi phục vai trò của người đó như một thành viên năng suất của nhóm làm việc. Nó cũng hoạt động như một lời nhắc nhở cho các nhân viên khác rằng họ sẽ phải chịu trách nhiệm theo cách tương tự.
Kỷ luật tiến bộ vững chắc dựa trên các quy tắc hợp lý phản ánh nhu cầu của công ty để bán sản phẩm hoặc dịch vụ của mình một cách hiệu quả và phục vụ khách hàng một cách hiệu quả. Các quy tắc phải được thảo luận với nhân viên để đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều hiểu chúng. Các quy tắc chỉ được áp dụng tại nơi làm việc. Họ không hạn chế cuộc sống của nhân viên bên ngoài công ty, ngoại trừ những vấn đề có thể ảnh hưởng xấu đến danh tiếng của doanh nghiệp. Phải có sự thống nhất tuyệt đối trong việc thực thi các quy tắc. Các hành vi vi phạm phải được xử lý công bằng và hình phạt được đưa ra thống nhất.
Quy trình sáu bước để phân tích vấn đề kỷ luật
Khi phân tích các vấn đề về kỷ luật, rất hữu ích khi nhận ra rằng không có hai tình huống nào hoàn toàn giống nhau. Con người rất phức tạp và các biến số tình huống cũng rất nhiều. Do đó, người giám sát phải điều tra cẩn thận và xem xét kỹ lưỡng bảy câu hỏi chính để đi đến mức độ xử lý kỷ luật:
- Đó có phải là một hành vi vi phạm lớn như lạm dụng ma túy, có thể cần phải tạm thời đình chỉ lực lượng lao động trong khi một cuộc điều tra thích hợp được tiến hành?
- Khoảng thời gian giữa hiện tại và các vi phạm khác do cùng một nhân viên gây ra là bao nhiêu?
- Sự việc có phải là một trong những mô hình hay hành vi lặp lại không?
- Công ty đã đặt ưu tiên nào trong việc xử lý các tình huống tương tự?
- Hồ sơ công việc của nhân viên có phải là của một nhân viên đáng tin cậy và hợp tác không?
- Có những yếu tố bất thường và giảm nhẹ nào đã góp phần vào tình huống này không?
- Có các quy tắc được xác định rõ ràng quản lý hành vi của nhân viên và thông báo cho nhân viên, tốt nhất là bằng văn bản; và tất cả nhân viên có thể được mong đợi một cách hợp lý để biết họ không?
Chỉ áp dụng kỷ luật
- Cảnh báo đầy đủ về hậu quả của một số hành vi không thể chấp nhận được.
- Hoàn thành một cuộc điều tra kỹ lưỡng trước khi thực hiện kỷ luật. Một cuộc điều tra như vậy phải bao gồm các tuyên bố bằng văn bản của (những) nhân viên liên quan và từ tất cả các bên khác, những người có thể đã chứng kiến sự việc.
- Việc điều tra phải công bằng và khách quan.
- Không yêu cầu bằng chứng phải được kết luận hoặc vượt quá nghi ngờ hợp lý, ngoại trừ trường hợp hành vi sai trái bị cáo buộc có tính chất hình sự hoặc nghiêm trọng có thể gây tổn hại đến danh tiếng của nhân viên và làm suy giảm nghiêm trọng cơ hội được tuyển dụng của họ trong tương lai.
- Các quy tắc, mệnh lệnh và hình phạt phải được áp dụng một cách công tâm và không phân biệt đối xử. Nếu trước đây việc thực thi còn lỏng lẻo, ban lãnh đạo có thể không đột nhiên tự đảo ngược và bắt đầu đàn áp mà không cần cảnh báo trước với nhân viên về ý định của mình.
- Hình phạt phải liên quan hợp lý đến mức độ vi phạm và thành tích quá khứ của nhân viên. Có thể biện minh rằng một hồ sơ việc làm tốt trong lịch sử nên có phản ứng nhẹ hơn.
- Tất cả nhân viên phải được đánh giá theo cùng một tiêu chuẩn và các quy tắc phải được áp dụng như nhau cho tất cả mọi người. Các quy tắc phải được viết rõ ràng trong Sổ tay Nhân viên .
- Tất cả nhân viên phải được bảo vệ trước những kỷ luật bất công và được phép thách thức bất kỳ hành động nào của công ty có nguy cơ tước đoạt các quyền cơ bản của họ.