Mục lục:
- Phút là gì?
- Cách tôi Chuẩn bị cho Cuộc họp
- Những gì tôi làm trong cuộc họp
- Rà soát và phân phối biên bản
- Vui lòng chỉ sử dụng cái này làm tài liệu tham khảo
Lây đi tưng phut.
Phút là gì?
Biên bản là những ghi chú ngắn mà tôi ghi lại trong một cuộc họp hoặc một cuộc thảo luận. Tôi ghi lại chúng để chúng ta không bỏ sót bất cứ điều gì đã được thảo luận hoặc thống nhất trong cuộc họp. Biên bản chính thức được chủ tọa phê duyệt và lưu giữ như một biên bản thuộc về tổ chức. Họ có thể trợ giúp với bất kỳ cuộc điều tra nào diễn ra trong tương lai. Họ cũng cung cấp hồ sơ về những quyết định đã được đưa ra tại cuộc họp và ai sẽ thực hiện chúng.
Biên bản luôn ngắn và đơn giản, được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, vì chúng phải được lưu hành hoặc truy cập bởi những người có trình độ tiêu chuẩn khác nhau bằng ngôn ngữ đó, trong trường hợp của tôi là tiếng Anh. Bất kỳ ai không thể tham dự cuộc họp và những người cần biết những gì đã xảy ra trong cuộc họp sẽ được hưởng lợi từ các biên bản được viết đơn giản.
Cách tôi Chuẩn bị cho Cuộc họp
Tôi tổ chức và chuẩn bị cho cuộc họp bằng cách thu thập thông tin cho chương trình nghị sự, thống nhất các nội dung sẽ được đưa vào chương trình nghị sự với chủ tọa, lưu hành chương trình với các giấy tờ hỗ trợ, đặt phòng họp, thông báo cho những người liên quan về ngày, giờ, địa điểm và mục đích và bằng cách tổ chức giải khát. Tôi cũng có thông tin chi tiết về bất kỳ du khách nào và mọi lời xin lỗi cần thiết cho cuộc họp.
Tôi có chương trình làm việc trong tay và tất cả các sổ ghi chép và bút cần thiết đã sẵn sàng cho biên bản. Tôi lắng nghe cẩn thận cuộc thảo luận và tôi viết ra những điểm quan trọng.
Những gì tôi làm trong cuộc họp
Tôi liên tục trao đổi với chủ tọa của mình khi cuộc họp diễn ra, đảm bảo rằng chương trình làm việc được tuân thủ như đã thảo luận và thông qua. Hiếm khi, do một số trường hợp không thể tránh khỏi, chương trình sẽ phải thay đổi hoặc không theo trình tự, nhưng những người tham dự sẽ được biết về sự thay đổi và lý do của nó để tránh nhầm lẫn. Tôi cũng đảm bảo rằng người chủ trì tóm tắt những điểm quan trọng và mọi quyết định đưa ra đều được những người tham dự đồng ý, có cân nhắc mọi xung đột về ý kiến. Tôi cũng đảm bảo rằng các hành động được rút ra cho từng mục trong chương trình.
Tôi tập trung vào việc viết ra những gì đã được quyết định và ai sẽ làm điều đó. Tôi đặt cho mỗi mục một tiêu đề riêng và cố gắng viết ra những ghi chú thô của mình ngay sau cuộc họp. Tôi đảm bảo rằng biên bản chính xác, đúng phương pháp, đúng ngữ pháp, ngắn gọn và được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu. Tôi đảm bảo rằng chúng nhất quán về hình thức và nội dung và tập trung vào các quyết định được đưa ra. Biên bản cũng được viết theo thể thức thống nhất theo các mục của chương trình, với các tiêu đề gọn gàng khi cần thiết.
Rà soát và phân phối biên bản
Sau khi viết ra biên bản, tôi dành thời gian để xem xét và điều hành chúng trước chủ tọa để phê duyệt và cho bất kỳ thay đổi cần thiết nào trước khi chuyển chúng cho các thành viên cần thiết. Biên bản được phân phối như một tài liệu được bảo vệ qua email cho các thành viên cần thiết của nhân viên. Tôi đảm bảo rằng mọi hành động cần theo dõi sẽ được xử lý trong khung thời gian bắt buộc.
Biên bản được lưu trữ trong ổ cứng để tham khảo sau này. Chúng phục vụ như một bản ghi cho bất kỳ người nào sẽ đảm nhận bất kỳ vị trí nào trong tương lai, nhằm mục đích tham khảo.
Vui lòng chỉ sử dụng cái này làm tài liệu tham khảo
Một lưu ý tốt, vui lòng không sao chép bất kỳ thứ gì được gửi ở đây và hiển thị nó trong tệp của bạn. Điều này đã được xuất bản ở đây, hoàn toàn để giúp bạn hiểu ý tưởng về những gì họ mong đợi bạn viết và cách bạn phải viết. Khi bạn chuẩn bị hồ sơ của riêng mình, bạn sẽ phải liên quan đến khu vực làm việc và tổ chức của riêng bạn và gắn bó với nó. Cảm ơn bạn đã hợp tác của bạn.