Mục lục:
- Đặt hàng thành tiền mặt của SAP là gì?
- Quy trình chuyển đơn hàng thành tiền mặt của SAP
- Quy trình SAP OTC
- Bán hàng & phân phối SAP OTC
- Quy trình kinh doanh liên kết với SAP
- Cấu hình đơn hàng thành tiền mặt
- Quy trình quản lý và OTC
Đặt hàng thành tiền mặt của SAP là gì?
Đặt hàng thành tiền mặt là một điểm tích hợp giữa Tài chính (FI) và Bán hàng (SD). Nó còn được gọi là OTC hoặc O2C ở dạng ngắn gọn. Nó là một quá trình kinh doanh liên quan đến việc đặt hàng từ khách hàng đến giao hàng và lập hóa đơn. Nó bao gồm SO, Giao hàng, Phát hành Hàng hóa Bưu điện (PGI) và thanh toán cho khách hàng. Quy trình OTC là một quy trình rất quan trọng trong phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Phần mềm ERP). Cả hai phần mềm ERP lớn SAP và Oracle đều bao gồm quy trình này.
Cấu hình của nó liên quan đến cả hai phân hệ Tài chính và Bán hàng & Phân phối, đây là quá trình kết thúc từ Yêu cầu khách hàng đến giao hàng, lập hóa đơn và thanh toán tiền. Quá trình bắt đầu khi một khách hàng yêu cầu một mặt hàng tồn kho (hàng hóa thành phẩm cho một công ty). Khách hàng được báo giá mặt hàng và đặt hàng với số lượng cần thiết. Một người dùng từ công ty đặt hàng và chuyển nó để xử lý. Hàng tồn kho được nhận từ kho và chuyển đến khách hàng. Quá trình thanh toán cũng bắt đầu với việc giao hàng và nó có thể được gửi cùng với mặt hàng hoặc sau đó. Đây là một kịch bản OTC tổng thể nói chung.
Quá trình này cho phép tích hợp giữa hồ sơ tổng thể của khách hàng, tổ chức bán hàng, văn phòng bán hàng, kênh phân phối, bộ phận và nhà máy.
Ở đây trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận chi tiết về các bước.
Quy trình chuyển đơn hàng thành tiền mặt của SAP
Quy trình SAP OTC
SAP OTC là một quá trình liên quan đến việc tạo đơn hàng bán hàng của khách hàng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng thông qua giao hàng.
Điều kiện tiên quyết là hồ sơ khách hàng đã được thiết lập, khu vực bán hàng (tổ chức bán hàng, bộ phận và kênh phân phối) đã được thiết lập.
Nói chung các bước như sau:
- Yêu cầu khách hàng
- Báo giá cho yêu cầu của khách hàng
- Tạo đơn hàng bán hàng
- Vấn đề về Bưu điện (PGI)
- Chuyển
- Thanh toán- Hóa đơn đã được gửi cho khách hàng
- Nhận tiền- Khách hàng thanh toán
Hai bước đầu tiên là điều tra và báo giá có thể xảy ra hoặc không. Một khách hàng mới có thể hỏi và yêu cầu báo giá nhưng một khách hàng cũ có thể không hỏi. Hơn nữa, nếu bạn đã ký hợp đồng thỏa thuận bán sản phẩm với giá nhất định hơn khách hàng sẽ trực tiếp đặt hàng mà không cần báo giá.
Bây giờ, chúng ta hãy xem tác động đến các bút toán kế toán cho các bước chu trình này là gì. Mỗi bước có cấu hình khác nhau, các bước này được sử dụng trong quy trình công việc của doanh nghiệp Như tôi đã đề cập trước đó, quy trình này liên quan đến nhiều cấp tổ chức khác nhau. Hầu hết các cấp tổ chức quan trọng trong quá trình này là Mã công ty, các tổ chức bán hàng, kênh phân phối, bộ phận và nhà máy.
Bán hàng & phân phối SAP OTC
Các bước quy trình OTC | Mã giao dịch | Ghi sổ kế toán |
---|---|---|
Yêu cầu |
VA11 |
Không |
Bảng báo giá |
VA21 |
Không |
Đơn đặt hàng |
VA01 |
Không |
Vấn đề về Bưu điện (PGI) |
VL01n |
Đúng |
Chuyển |
VL01n |
Đúng |
Thanh toán |
VF01 |
Đúng |
Nhận tiền |
FB50 |
Đúng |
Quy trình kinh doanh liên kết với SAP
Cấu hình đơn hàng thành tiền mặt
Đây là một tích hợp được nhập trong cảnh quan SAP. Dưới đây là các bước cấu hình chi tiết. Cấu hình của nó đã xảy ra trong mã giao dịch OBYC.
- Yêu cầu: Một khách hàng hỏi về giá cả sản phẩm và dịch vụ. Đây là điểm khởi đầu của quy trình OTC. Quá trình này không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến các tài khoản sổ cái và không có bất kỳ bút toán kế toán nào. Khi khách hàng tạo yêu cầu, một số yêu cầu sẽ được tạo. Yêu cầu được tạo bởi mã giao dịch VA11.
- Báo giá: Báo giá là báo giá đưa ra cho khách hàng. Một báo giá sau các bước điều tra. Báo giá có thể được tạo thông qua yêu cầu hoặc không có số tham chiếu yêu cầu. Một báo giá được tạo bởi mã giao dịch VA21.
- Bán hàng: Theo một số chuyên gia SAP, Bán hàng thực chất là bước đầu tiên của quy trình OTC. Sau khi yêu cầu và báo giá, khi nó được tạo. Đơn bán hàng có thể được tạo với tham chiếu của báo giá hoặc không có tham chiếu. Nó không thực hiện bất kỳ ghi sổ kế toán nào và không thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong các tài khoản Sổ Cái. Nó chỉ là một cam kết để cung cấp hàng hóa cho khách hàng. SO có thể được tạo với mã giao dịch VA01.
- Phát hành hàng hóa: Bưu gửi hàng hóa là các bước mà hàng hóa được chọn tại kho, đóng gói và vận chuyển đến địa chỉ giao hàng nhất định của khách hàng theo đơn đặt hàng. Chúng tôi có các bút toán kế toán vì hàng tồn kho được ghi có vào giá vốn hàng bán (COGS). Các tài khoản trên sổ cái liên quan đến giá vốn hàng bán và hàng tồn kho bị ảnh hưởng tương ứng.
- Giao hàng: Giao hàng sau khi gửi hàng qua bưu điện (PGI).Giao hàng là việc hàng hóa thực tế đến địa chỉ giao hàng của khách hàng. Ở giai đoạn giao hàng, chúng tôi có các bút toán kế toán trên sổ sách. Ở giai đoạn này, chúng tôi ghi nợ tài khoản doanh thu và tài khoản khách hàng ghi có. Mã giao dịch xuất kho là VL01n.
- Thanh toán: Ở giai đoạn thanh toán, chúng tôi gửi hóa đơn cho khách hàng đối với hàng hóa được giao. Ở giai đoạn này, chúng tôi có các bút toán kế toán ghi nợ tài khoản tiền mặt của khách hàng và ghi có. Mã giao dịch để thanh toán trong SAP là VF01.
- Hệ thống phần mềm SAP là gì?
Đây là mọi thứ bạn cần biết về SAP. Bạn sẽ nhận được câu trả lời SAP là gì? Phần mềm SAP hoạt động như thế nào? Tại sao SAP là một trong những hệ thống ERP hàng đầu? Bạn cũng biết về các mô-đun SAP khác nhau.
- Phương pháp ASAP — Các giai đoạn Thực hiện SAP
Phương pháp ASAP là một Phương pháp Thực hiện SAP bao gồm 6 giai đoạn. Phương pháp ASAP là một Phong cách Phát triển Phần mềm (SDLC).
Quy trình quản lý và OTC
Quản lý đơn hàng là một phần quan trọng của tích hợp Tài chính và Bán hàng SAP. Quá trình này còn được gọi ngắn gọn là SAP OM. Đó là một quy trình hành chính. Nó tự động hóa xử lý đơn hàng và tích hợp dữ liệu liền mạch giữa các mô-đun khác nhau. OM bao gồm cơ sở dữ liệu tổng thể về khách hàng, khách hàng trả lại và hoàn tiền, thông tin thanh toán, thông tin vận chuyển, điều khoản thanh toán, điều kiện thanh toán và các thông tin khác liên quan đến quy trình OTC.
OM cùng với quy trình OTC cung cấp chu kỳ bán hàng được cải thiện và dễ dàng xử lý hàng hóa và xử lý đơn hàng hiệu quả. Nó là một quy trình quan trọng trong các ngành bán lẻ, chăm sóc sức khỏe, viễn thông và định hướng khách hàng.