Mục lục:
- Kiến thức thực tế
- Được đào tạo về Mô tả công việc
- Sở thích tích cực
- Thích công việc
- Thời gian đầu tư
- Không có vấn đề pháp lý
- Nhân tố môi trường
Các nhà quản lý đạt được các mục tiêu về hiệu suất thông qua việc huấn luyện, tạo động lực và phát triển nhân viên một cách hiệu quả. Một công cụ dễ sử dụng có thể giúp các nhà quản lý đạt được các mục tiêu hoạt động cả ngắn hạn và dài hạn.
Một số nhà quản lý gặp khó khăn trong việc giúp nhân viên xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề cụ thể ảnh hưởng đến hiệu suất của họ. Nhân viên thường phàn nàn rằng họ bị chỉ trích vì để xảy ra các vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát của họ. Hệ thống bảy bước này được thiết kế để giúp các nhà quản lý xác định nguyên nhân cơ bản của các vấn đề liên quan đến hiệu suất và cách tìm ra giải pháp thích hợp.
Hệ thống cô lập bảy yếu tố cần thiết để thực hiện hiệu quả:
- Động lực
- Có khả năng
- Nhận thức vai trò
- Hỗ trợ tổ chức
- Phù hợp với môi trường
- Đánh giá
- Hiệu lực
Bằng cách sắp xếp các yếu tố này thành một từ viết tắt dễ nhớ , các nhà quản lý sử dụng hệ thống này sẽ nhận ra hiệu suất của nhân viên được cải thiện:
R: Kiến thức và kỹ năng thực sự để thực hiện công việc
E: Được đào tạo về mô tả công việc rõ ràng
A: Công ty tích cực quan tâm đến nhân viên
L: Thích làm công việc.
I: Đầu tư thời gian và năng lượng vào hiệu suất của nhân viên.
Z: Không có vấn đề pháp lý với các quyết định
E: môi trường phù hợp
Sự đơn giản của hệ thống là một trong những khía cạnh hấp dẫn nhất của nó. Nó không phải là một mốt quản lý mới chứa đầy những thuật ngữ kỹ thuật phức tạp. Dễ nhớ hoặc dễ áp dụng:
Kiến thức thực tế
Kiến thức và kỹ năng thực sự để thực hiện công việc. Điều này đề cập đến kiến thức và kỹ năng của nhân viên, giúp họ hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ và trách nhiệm được yêu cầu. Không ai có năng lực hoàn toàn, cũng không có khả năng làm mọi thứ tốt như nhau. Các thành phần chính của khả năng bao gồm:
- Giáo dục liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm (đào tạo chính thức và không chính thức của nhân viên để giúp họ hoàn thành tốt công việc).
- Kinh nghiệm liên quan đến nhiệm vụ hiện tại (kinh nghiệm làm việc trước đây giúp hoàn thành nhiệm vụ).
- Năng khiếu phù hợp (các kỹ năng và đặc điểm của nhân viên sẽ củng cố cơ hội hoàn thành nhiệm vụ thành công).
Trong phân tích hiệu suất của một nhân viên, người quản lý phải hỏi một cách đơn giản, "Nhân viên này có kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện một cách hiệu quả không?" Nếu vấn đề tồn tại trong lĩnh vực này, một số giải pháp cụ thể có thể bao gồm đào tạo, huấn luyện theo nhiệm vụ cụ thể, các khóa học chính thức hoặc phân công lại nhiệm vụ hoặc trách nhiệm.
Được đào tạo về Mô tả công việc
E đã trình bày rõ ràng về công việc. Nó đề cập đến sự hiểu biết và chấp nhận của nhân viên về những gì phải làm, khi nào làm và cách thực hiện. Để đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ về công việc của họ, họ cần phải hiểu rất rõ ràng về:
- Các phép đo hiệu suất cho công việc của họ.
- Làm thế nào để đạt được hiệu suất tối ưu.
- Mức độ ưu tiên của các mục tiêu và mục tiêu thực hiện.
Khi có sự hiểu lầm về nhiệm vụ hoặc công việc, nó sẽ dẫn đến việc thực hiện kém. Các nhà quản lý phải đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu được viết ra một cách chính xác. Nhân viên phải được khuyến khích đặt câu hỏi để làm rõ bất kỳ điều gì không hiểu.
Sở thích tích cực
Sự quan tâm sâu sắc đến nhân viên của công ty. Còn được gọi là hỗ trợ tổ chức, nó đề cập đến sự giúp đỡ hoặc hỗ trợ của tổ chức mà nhân viên cần để hoàn thành hiệu quả công việc của họ. Một số thành phần của hỗ trợ tổ chức bao gồm:
- Ngân sách phù hợp.
- Các công cụ để hoàn thành nhiệm vụ và các phương tiện phù hợp cho nhiệm vụ.
- Hỗ trợ cần thiết từ các bộ phận khác.
- Sự sẵn có của vật tư và vật liệu.
- Phân bổ nhân lực đầy đủ để hoàn thành công việc.
Thích công việc
"L ikes để làm công việc" là kết quả khi nhân viên có động lực để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của họ một cách thành công. Người quản lý phải nhớ rằng không phải tất cả mọi người đều được truyền cảm hứng như nhau. Nhìn chung, nhân viên có xu hướng có động lực hơn nếu họ nhận được sự công nhận nào đó.
Các vấn đề trong lĩnh vực này trước tiên cần được đánh giá dựa trên việc sử dụng phần thưởng hợp lý. Nhân viên phải hiểu rằng hiệu suất có liên quan trực tiếp đến việc trả lương, thăng chức, công nhận và đảm bảo công việc. Nhân viên có xu hướng tự nhiên là thực hiện một cách tối ưu khi được khen thưởng và làm kém hơn khi không được khen thưởng. Tuy nhiên, phần thưởng không nhất thiết phải bằng tiền để có hiệu quả. Trong một số trường hợp, phản hồi thích hợp, chẳng hạn như vỗ nhẹ vào lưng, sẽ là đủ. Sự củng cố tích cực này của kết quả hoạt động thành công phải là một phần không thể thiếu của hệ thống khuyến khích tổng thể.
Thời gian đầu tư
Tôi đầu tư thời gian và năng lượng vào hiệu suất của nhân viên. Điều này bao gồm các quy trình chính thức và không chính thức về huấn luyện và phản hồi về hiệu suất. Huấn luyện bao gồm việc cho nhân viên biết họ đang thực hiện tốt công việc của mình như thế nào. Các nhà quản lý không thể mong đợi nhân viên cải thiện hiệu suất công việc khi họ không nhận thức được các vấn đề. Thông qua phản hồi liên tục, sẽ không có gì ngạc nhiên trong đánh giá kết quả hoạt động hàng năm.
Nếu có vấn đề về đánh giá, có thể nguyên nhân là do thiếu phản hồi hàng ngày. Điều này phải là cả tích cực ( bắt ai đó làm điều gì đó đúng ) và tiêu cực đối với hiệu suất kém. Nhiều nhà quản lý tập trung vào điều tồi tệ và coi hiệu quả tích cực là điều hiển nhiên. Sự công nhận ngay lập tức đối với một công việc được hoàn thành tốt có thể đóng vai trò là một phần quan trọng của quá trình huấn luyện. Nó làm tăng động lực, củng cố lòng trung thành của công ty và đạt được với chi phí rất thấp.
Không có vấn đề pháp lý
"Z xói mòn vấn đề pháp lý với các quyết định" là kết quả của đạo đức và tính hợp pháp của các quyết định liên quan đến nhân viên. Các nhà quản lý phải biết về luật lao động, quyết định của tòa án và chính sách của công ty để đảm bảo rằng các quyết định của họ sẽ không bị tranh cãi. Tất cả các quyết định của nhân viên chỉ nên liên quan đến các tiêu chí định hướng hiệu suất. Tất cả các thành kiến khác phải được loại bỏ. Các khuyến nghị về thăng chức, đình chỉ hoặc sa thải phải được ghi lại đầy đủ và hạn chế đối với các vấn đề về hiệu suất.
Nhân tố môi trường
Các yếu tố môi trường là những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất bên ngoài. Các yếu tố chính của cấu phần này bao gồm cạnh tranh, điều kiện thị trường thay đổi, quy định của chính phủ và rối loạn chuỗi cung ứng. Khi phân tích kết quả hoạt động, người quản lý không được đổ lỗi cho nhân viên về các vấn đề hiệu suất gây ra bởi các yếu tố bên ngoài mà họ không kiểm soát được. Tuy nhiên, nhân viên phải được mong đợi để cung cấp kết quả hợp lý tốt nhất trong các điều kiện ngoại cảnh bất lợi. Điều cần thiết là phải xác định điều gì là hợp lý trong những trường hợp này.
Tóm lại, hệ thống bảy bước này có thể được sử dụng để phân tích hầu hết mọi lỗ hổng trong hiệu suất. Các nhà quản lý có thể xem xét tình hình và xác định yếu tố nào trong số bảy yếu tố chịu trách nhiệm cho một vấn đề hiệu suất cụ thể. Đôi khi có thể có một số yếu tố trong trò chơi.