Mục lục:
- Các cuộc họp tôi đã tham dự
- Mọi người đều muốn có cuộc họp tốt hơn
- 1. Các cuộc họp tuyệt vời đừng tự chạy
- 2. Lập kế hoạch bắt đầu với sự kết thúc trong tâm trí
- 3. Luôn có một chương trình nghị sự chính thức
- 4. Các quy tắc cơ bản được thể hiện rõ ràng và được thống nhất
- 5. Có các nhiệm vụ vai trò chính để giữ cuộc họp đi đúng hướng
- Máy chấm công
- Flipchart / Whiteboard Note Taker
- Ghi chú cuộc họp / Bộ ghi phút
- 6. Có một kế hoạch hành động để theo dõi
- Áp dụng những lời khuyên này
Các cuộc họp tôi đã tham dự
Mọi người đều muốn có cuộc họp tốt hơn
Ok, tất cả chúng ta đã ở đó… chúng ta chỉ ngồi trong một cuộc họp trong một khoảng thời gian vô ích và nó có vẻ như là một sự lãng phí khổng lồ. Mọi người đã nói rất nhiều, một số thì hoàn toàn lạc đề và không thể hiện rõ điều gì đã thực sự đạt được. Nghe có vẻ quen thuộc chút nào?
May mắn thay, có những cách để điều hành các cuộc họp giúp chúng hoạt động hiệu quả hơn. Các cuộc họp năng suất luôn có mục đích, chúng có hiệu quả về cách tiến hành và được lên lịch trong khoảng thời gian thích hợp.
Sáu mẹo sau có thể giúp thay đổi cuộc họp tiếp theo của bạn:
- Các cuộc họp tuyệt vời không tự điều hành.
- Lập kế hoạch bắt đầu với sự kết thúc trong tâm trí.
- Luôn luôn có một chương trình nghị sự chính thức.
- Các quy tắc cơ bản được thể hiện rõ ràng và được thống nhất.
- Có những phân công vai trò quan trọng để cuộc họp diễn ra đúng tiến độ.
- Có một kế hoạch hành động để theo dõi.
Chúng ta hãy cùng nhau dành chút thời gian để khám phá những điều này một cách chuyên sâu hơn.
1. Các cuộc họp tuyệt vời đừng tự chạy
Cần có người chỉ huy dàn nhạc để mọi người hòa nhịp, canh chừng giải thưởng, dẫn đầu từ đằng trước… hmm, lấy hình? Khi tất cả mọi người trong cuộc họp đều tập trung vào vai trò duy nhất của họ, một người nên được chỉ định làm điều phối viên để thu nhỏ lại bức tranh toàn cảnh khi các cuộc thảo luận phát triển và hướng dẫn quy trình để diễn ra giao tiếp hiệu quả.
Tạo điều kiện thuận lợi giúp người tham gia di chuyển suôn sẻ trong suốt hành trình và vượt qua những thử thách khi họ xảy ra. Thông hoạt viên phải là một người giao tiếp tốt và có thể là người chủ trì cuộc họp, một trong những người tham gia hoặc một người bên ngoài không tham gia vào các cuộc thảo luận cuộc họp.
2. Lập kế hoạch bắt đầu với sự kết thúc trong tâm trí
Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau đây:
- Chúng ta đang cố gắng hoàn thành điều gì bằng cách tổ chức một cuộc họp? Kết quả mong muốn là gì?
- Một cuộc họp có phải là lựa chọn tốt nhất hay có thể đạt được một số hoặc tất cả các mục tiêu bằng cách sử dụng email hoặc các phương tiện giao tiếp khác?
- Ai cần tham dự? Làm thế nào để chúng tôi xác định đúng người tham gia và đúng số lượng người tham gia?
- Cần chuẩn bị ở mức độ nào để đạt được kết quả cuối cùng tốt nhất?
- Chúng ta cần kết hợp những quy trình nào vào cuộc họp? Ví dụ: chúng ta có cần xem xét việc bao gồm một phiên động não để tạo ra các ý tưởng mới, hoặc có các bài thuyết trình cá nhân được phân phối để cộng tác hiểu biết hơn không?
Bằng cách bắt đầu với các kết quả cần đạt được, bạn có thể xác định rõ hơn những người tham dự và xử lý lượng thời gian cũng như công việc chuẩn bị cần thiết cho một cuộc họp hiệu quả.
3. Luôn có một chương trình nghị sự chính thức
Các cuộc họp hiệu quả nhất có một chương trình nghị sự, tức là, danh sách các mục cần được thảo luận tại cuộc họp. Mặc dù chúng ta đã quen với các chương trình nghị sự chỉ nêu các mục sẽ được thảo luận, nhưng cách tốt hơn là bao gồm mục đích (mục tiêu) và kết quả mong muốn của mỗi mục trong chương trình để tất cả những người tham dự cuộc họp đều ở trên cùng một trang.
Khi một chương trình làm việc được tạo theo cách này, nó sẽ trở nên rõ ràng hơn khi một cuộc thảo luận đang đi chệch hướng, đã hoàn tất hoặc khi có thể đã đến lúc phải tiếp tục. Các mục tiêu chính thức sẽ cho những người tham gia biết cách tốt nhất để đóng góp và kết quả cung cấp thước đo hiệu quả của một cuộc thảo luận. Nó cũng là một công cụ tuyệt vời để điều hành viên hoặc người chủ trì hướng cuộc họp đi đến kết thúc thành công.
Ví dụ về chương trình nghị sự thể hiện lịch trình, kết quả và mục tiêu
4. Các quy tắc cơ bản được thể hiện rõ ràng và được thống nhất
Việc thực hiện đúng các quy tắc cơ bản có thể tạo ra các cuộc họp diễn ra trôi chảy hơn và ít xích mích hơn. Thông thường, khi bạn nghe đến thuật ngữ quy tắc cơ bản, bạn có thể nghĩ đến "điện thoại đang rung" hoặc "đúng giờ" hoặc "áp dụng quy tắc vàng", v.v. Đây có thể là những tiêu chuẩn thường được áp dụng nhất nhưng các quy tắc cơ bản cho các cuộc họp hiệu quả cũng nên tập trung vào tăng cường giao tiếp để gắn kết nhóm nhiều hơn.
Một ví dụ điển hình về các quy tắc cơ bản minh chứng cho điều này đến từ Roger Schwarz (Schwarz, 2016). Ông liệt kê tám quy tắc cho các cuộc họp hiệu quả: "Nêu quan điểm và đặt câu hỏi xác thực; chia sẻ tất cả thông tin liên quan; sử dụng các ví dụ cụ thể và thống nhất ý nghĩa của các từ quan trọng; giải thích lý do và ý định; tập trung vào lợi ích chứ không phải vị trí; kiểm tra các giả định và suy luận; cùng nhau thiết kế các bước tiếp theo; thảo luận các vấn đề không thể bào chữa. "
Các quy tắc này được thiết kế để hướng dẫn hành vi của các cuộc thảo luận cá nhân và nhóm để đối thoại sâu rộng hơn nhưng chỉ là một ví dụ về một số giao thức có thể thúc đẩy sự tham gia tích cực. Việc tạo ra hoặc điều chỉnh bộ tiêu chuẩn thủ tục và hành vi của riêng bạn có thể điều chỉnh và hướng cuộc họp theo hướng có kết quả phong phú hơn.
Hiểu biết đầy đủ về từng quy tắc cơ bản khi bắt đầu mỗi cuộc họp sẽ rất quan trọng để những người tham gia đồng ý và cố gắng tuân thủ các tiêu chuẩn mong muốn.
5. Có các nhiệm vụ vai trò chính để giữ cuộc họp đi đúng hướng
Các cuộc họp thành công nhất có một số vai trò thiết yếu có thể được giao cho những người tham gia như một vai trò kép hoặc cho những người bên ngoài. Các vai trò được chỉ định sẽ phụ thuộc vào độ dài của cuộc họp, số lượng người tham gia và mục đích đằng sau cuộc họp.
Máy chấm công
Yêu cầu một tình nguyện viên theo dõi thời gian dựa trên chương trình làm việc. Điều này có thể được giao cho trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp hoặc người điều hành cuộc họp, tuy nhiên nếu cuộc họp kéo dài hoặc dự kiến có tính chất phức tạp, tốt nhất bạn nên yêu cầu một tình nguyện viên riêng.
Nhiệm vụ của máy chấm công là thông báo cho những người tham gia khi thời gian sắp kết thúc cho một mục cụ thể trong chương trình để nhóm có thể quyết định về thời gian bổ sung nếu kết quả chưa đạt được hoặc đồng ý tiếp tục.
Flipchart / Whiteboard Note Taker
Khi ai đó lập biểu đồ tiến trình của cuộc họp trên giá vẽ bảng lật hoặc bảng trắng, điều đó cung cấp một cái nhìn bao quát về tiến trình của cuộc họp.
Việc lập sơ đồ các đóng góp có thể kích thích những ý tưởng mới hoặc tạo ra mối liên kết giữa các khái niệm mà có thể chưa được tạo ra. Nó cũng có thể khuyến khích những người có thể do dự chia sẻ, đặc biệt là trong một nhóm những người tham gia có tiếng nói với xu hướng khẳng định mình hơn những người khác. Ngược lại, nó cũng có thể kiểm soát những người này, đặc biệt nếu xu hướng của họ xuất phát từ cảm giác rằng không ai đang lắng nghe hoặc xem xét ý tưởng của họ một cách nghiêm túc. Ý tưởng, sau khi được nắm bắt, có thể được tham chiếu nếu có sự lặp lại.
Ghi chú trên bảng lật phải dễ đọc và ghi lại chính xác những đóng góp chính. Chúng có thể được biểu diễn hoặc kèm theo các ký hiệu trực quan hoặc chữ viết tắt để dễ hiểu và dễ hiểu. Vào cuối cuộc họp, chúng có thể được sao chép và thêm vào các ghi chú chính thức, hoặc được lưu trữ và sử dụng làm tài liệu tham khảo trong các cuộc họp tiếp theo.
Ghi chú cuộc họp / Bộ ghi phút
Không bao giờ có gì đảm bảo rằng bạn và các thành viên khác trong cuộc họp sẽ có cùng hiểu biết về những gì đã được thảo luận hoặc thống nhất vào một ngày sau đó, bất kể cuộc họp diễn ra ngắn hay đơn giản đến mức nào. Ghi chú hoặc biên bản cuộc họp nên cung cấp hồ sơ về các quyết định, thỏa thuận, thảo luận và hành động quan trọng.
Vì có thể có những cách hiểu khác nhau về những gì cấu thành "biên bản cuộc họp" hoặc "ghi chú cuộc họp", nên cung cấp một mẫu hoặc đồng ý trước về định dạng.
Người chịu trách nhiệm ghi lại các ghi chú có thể là một người tham gia cuộc họp hoặc một người bên ngoài với mục đích duy nhất là tạo ra một bản ghi chính xác về cuộc họp.
6. Có một kế hoạch hành động để theo dõi
Bí quyết cuối cùng để các cuộc họp thành công là đảm bảo rằng cuộc họp không chỉ là một "talkshow". Nếu có một mục cần được theo dõi thì nó phải có một mốc thời gian được chỉ định và một người hoặc những người chịu trách nhiệm. Danh sách các hạng mục, thời gian biểu và những người chịu trách nhiệm nên được lập và thống nhất như một phần của bản tóm tắt vào cuối cuộc họp. Điều này không nên được chôn trong phần nội dung của biên bản / ghi chú cuộc họp mà nên có một phần riêng để chúng có thể được tham chiếu rõ ràng.
Áp dụng những lời khuyên này
Vậy là bạn đã có, sáu mẹo đơn giản để có những cuộc họp giá trị hơn. Bạn có thể yên tâm về một cuộc họp hiệu quả hơn khi tất cả hoặc một số mẹo này được áp dụng.
Nếu bạn định thêm bất kỳ đề xuất nào trong số này vào cuộc họp tiếp theo của mình, bạn có thể muốn thực hiện chúng theo từng giai đoạn để nó không phải là một thay đổi quá lớn đối với bạn hoặc những người khác tham gia cuộc họp.
Người giới thiệu:
Schwarz, R. (2016). 8 Quy tắc nền tảng cho các cuộc họp tuyệt vời. Truy cập ngày 23 tháng 7 năm 2019.
© 2019 Audra Stevenson