Mục lục:
- Tại sao các cuộc họp nhân viên thường xuyên lại có lợi?
- Giao tiếp hiệu quả cho người quản lý và nhân viên
- Đặc điểm của các cuộc họp nhóm thành công
- Sử dụng các cuộc họp để thảo luận về các vấn đề đang diễn ra
- Giao tiếp là chìa khóa
Các cuộc họp nhân viên cung cấp một địa điểm hữu ích, nơi nhân viên ở mọi cấp có thể trò chuyện, cập nhật lẫn nhau và đặt câu hỏi.
Tác giả
Tại sao các cuộc họp nhân viên thường xuyên lại có lợi?
Việc tổ chức các cuộc họp nhân viên theo lịch trình thường xuyên với nhân viên tại nơi làm việc sẽ nâng cao đáng kể nỗ lực giao tiếp vốn tạo nên nền tảng của bất kỳ nhóm làm việc nào. Những nhân viên có thể tin tưởng vào việc thường xuyên gặp gỡ đồng nghiệp và người quản lý sẽ cảm thấy quyền sở hữu hơn đối với công việc họ làm vì có cơ hội thường xuyên giao tiếp với nhau tại các cuộc họp này.
Hơn nữa, những nhân viên này sẽ cảm thấy tin tưởng vào sự lãnh đạo của họ vì họ được bao gồm trong việc lập kế hoạch và các quy trình khác để biến nơi làm việc trở thành một nơi tốt hơn cho tất cả mọi người. Vì nhân viên dành phần lớn cuộc đời cho công việc, nên điều quan trọng là phải làm cho họ cảm thấy rằng họ là một phần của sự thành công của một tổ chức khi nó đạt được các mục tiêu chiến lược.
Giao tiếp hiệu quả cho người quản lý và nhân viên
Các cuộc họp nhân viên cho phép nhân viên trở thành một phần của quá trình ra quyết định của tổ chức bằng cách truyền đạt ý kiến, ý tưởng, v.v. của họ trong một diễn đàn có cấu trúc nhưng được chấp nhận phổ biến. Mặc dù quyền hạn cuối cùng và việc ra quyết định thuộc về lãnh đạo của một tổ chức, nhưng các nhà lãnh đạo thường liên hệ với nhân viên của họ để có ý kiến đóng góp có giá trị của họ.
Các nhà quản lý sử dụng các cuộc họp này làm công cụ giao tiếp mở ra cơ hội tuyệt vời để nhân viên chia sẻ kinh nghiệm trong ngày làm việc của họ với nhau. Một số đặc điểm chung của một cuộc họp nhân viên hiệu quả như sau.
Đặc điểm của các cuộc họp nhóm thành công
- Lịch trình thường xuyên: Để thực sự là một phương tiện hiệu quả để truyền đạt thông tin và thu thập ý kiến đóng góp từ nhân viên, các cuộc họp nhân viên nên được lên lịch trước thời gian để cho phép nhân viên biết trước và lập kế hoạch phù hợp với phần còn lại của lịch trình / lịch của họ. Những nhân viên có thể tin tưởng vào các cuộc họp này diễn ra thường xuyên sẽ coi chúng là cơ hội để chia sẻ thông tin với những người khác một cách nhất quán.
- Bắt đầu đúng giờ: Nếu các nhà quản lý muốn nhân viên của họ đến cuộc họp đúng giờ, họ cũng cần phải làm gương về việc đến cuộc họp đúng giờ. Hơn nữa, thời gian bắt đầu cuộc họp phải đúng lịch trình để những người tham dự trễ sẽ biết rằng họ phải cố gắng để không bị trễ trong cuộc họp tiếp theo. Với tư cách là người quản lý dẫn dắt cuộc họp, việc nhắc nhở và bắt đầu cuộc họp đúng giờ sẽ chứng tỏ người quản lý cảm thấy cuộc họp quan trọng như thế nào.
- Một chương trình làm việc được chuẩn bị trước: Vì nhân viên có khả năng muốn chia sẻ thông tin, nên sẽ hữu ích khi chuẩn bị một chương trình làm việc để giữ một số cấu trúc và trật tự cho cuộc họp. Rất dễ đi chệch hướng khi nhân viên đưa ra thông tin có thể hơi không liên quan đến chương trình làm việc đã chuẩn bị. Huyền thoại cũng đóng vai trò là hồ sơ hữu ích mà người giám sát có thể quay lại và xem xét để xác định xem một số chủ đề nhất định đã được đề cập hay chưa.
- Tham dự Bắt buộc: Một cuộc họp nhân viên được lên lịch thường xuyên, được tiến hành để chia sẻ và thu thập thông tin quan trọng tại nơi làm việc, thường phải có yêu cầu bắt buộc về sự tham dự đối với nhân viên. Nhân viên cần phải là một phần của "bể tư vấn" giao tiếp này, vì nó chỉ hiệu quả nếu tất cả đều ở đó để lắng nghe cuộc thảo luận và đưa ra cái nhìn sâu sắc nhất của họ về các chủ đề được thảo luận. Việc cho phép bỏ qua một cuộc họp nhân viên để thực hiện một cam kết công việc khác nên là ngoại lệ chứ không phải là một điều phổ biến.
- Tính chuyên nghiệp: Vì ý kiến cá nhân và hiểu biết sâu sắc sẽ được chia sẻ trong các cuộc họp nhân viên, điều quan trọng là phải có một người quản lý giám sát cuộc họp như những người khác đang phát biểu để đảm bảo tất cả các cuộc thảo luận vẫn chuyên nghiệp và tôn trọng. Nhân viên thường lưu các chủ đề nhất định để thảo luận cởi mở trong cuộc họp nhân viên. Những người này có thể cảm thấy rất say mê với ý kiến của họ và cảm thấy bị tổn thương hoặc trở nên phòng thủ khi người khác có quan điểm khác. Điều rất quan trọng đối với lãnh đạo tại bàn là phải giữ cho mọi người chuyên nghiệp bằng cách nhắc nhở họ rằng mọi người đều có ý kiến và chúng ta nên tôn trọng cơ hội của họ để nói chuyện với đồng nghiệp của họ trong một diễn đàn như vậy. Nếu không có sự kiểm soát trong cuộc họp nhân viên về vấn đề này, những cá tính mạnh mẽ hơn sẽ nổi trội hơn những người khác và điều này có thể dẫn đến việc một số nhân viên cảm thấy miễn cưỡng tham gia tích cực trong tương lai.
- Cần phải hủy cuộc họp nhân viên: Người quản lý có thể có dịp hủy cuộc họp do các vấn đề về lịch trình không thể tránh khỏi của họ hoặc không có vấn đề thực sự nào yêu cầu nhân viên tham gia vào thời điểm đó. Vì việc tổ chức một cuộc họp chỉ vì mục đích là không hiệu quả, nên hủy cuộc họp là điều khôn ngoan vì nhân viên sẽ đánh giá cao việc dành thời gian trong lịch trình của họ để làm công việc khác. Có thể thận trọng khi gửi email để cho nhân viên biết rằng họ được hoan nghênh trao đổi trực tiếp với người quản lý nếu họ có bất kỳ vấn đề chưa được giải quyết nào mà họ cần thảo luận. Việc cho phép nói chuyện với người quản lý hoặc quảng bá "Chính sách mở cửa" sau khi cuộc họp nhân viên bị hủy bất ngờ sẽ cho nhân viên biết rằng họ không cần phải đợi đến cuộc họp tiếp theo để thảo luận về điều gì đó quan trọng đối với họ.
Các cuộc họp nhân viên thể hiện những đặc điểm này sẽ tạo ra kết quả hiệu quả có lợi cho tổ chức và tất cả những người làm việc chăm chỉ để làm cho nó thành công.
Abraham Lincoln đọc bài phát biểu "Phân chia nhà" của mình tại Đại hội Bang Illinois (Old State Capitol) ở Springfield, Illinois, vào ngày 16 tháng 6 năm 1858. Các tổ chức sẽ không tồn tại nếu nhân viên không có cơ hội giao tiếp cởi mở.
Tác giả
Sử dụng các cuộc họp để thảo luận về các vấn đề đang diễn ra
Một cuộc họp nhân viên được tổ chức thường xuyên tạo ra một diễn đàn để thảo luận nhất quán về mọi bất đồng đang diễn ra hoặc mới hoặc các vấn đề giữa các cá nhân có thể xảy ra giữa các cá nhân tương tác với nhau một cách thường xuyên. Nếu người ta cân nhắc xem họ dành bao nhiêu thời gian trong ngày cho công việc, thì không có gì ngạc nhiên khi các tình huống giữa các cá nhân có thể nảy sinh do sự khác biệt thế hệ, giá trị và kinh nghiệm sống tổng thể.
Thực tế là mọi người đều đến làm việc với “hành trang” của riêng họ tạo nên con người thật của họ. Một cuộc họp thường xuyên được lên lịch với đồng nghiệp cho phép một cơ hội có kế hoạch và do đó đáng tin cậy để giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở thành tình huống khủng hoảng.
Mối quan hệ công việc cũng giống như bất kỳ mối quan hệ cá nhân nào khác - nó cần có đủ cơ hội để giải quyết các vấn đề có thể ngăn cản việc hoàn thành công việc và các mục tiêu mà tổ chức đạt được. Khi các mối quan hệ bị "chia rẽ" và tiếp tục rạn nứt mà không có sự can thiệp của lãnh đạo, sự gián đoạn đáng kể tại nơi làm việc có thể xảy ra do các nhóm hoặc các bên khác nhau thách thức nhau để thống trị về một quan điểm cụ thể.
Giao tiếp là chìa khóa
Tận dụng mọi cơ hội để giao tiếp với nhau tại nơi làm việc là chìa khóa thành công trong nghề nghiệp của nhân viên và khả năng lãnh đạo của họ. Khi các cuộc họp nhân viên được tiến hành thường xuyên, chuyên nghiệp và theo cách khuyến khích tất cả những người tham dự tích cực tham gia, một tổ chức có thể gặt hái được những lợi ích từ việc có một nhóm làm việc vững chắc, nơi có được sự tin tưởng thông qua tương tác hiệu quả. Việc chia sẻ thông tin giữa những người làm cho một tổ chức đạt được các mục tiêu và mục tiêu của nó tạo ra một môi trường hài hòa hơn cho tất cả mọi người.