Mục lục:
- Lập kế hoạch chiến lược
- Viết mục tiêu SMART
- Các thành phần của Kế hoạch Chiến lược
- Phân tích sự làm việc quá nhiều
- Phân tích SOAR
- Các yếu tố nhân khẩu học và kinh tế
- Hợp tác và đổi mới xã hội
- Lợi ích cộng đồng và các biện pháp tác động
- Mục tiêu Ngân sách, Tài trợ và Quy trình
- Ví dụ về Yêu cầu tài trợ
- Giao tiếp hiệu quả
- Ban quản lý cam kết thay đổi
- khuyến nghị
- Tóm lược
- Người giới thiệu
Lập kế hoạch chiến lược
Viết một kế hoạch chiến lược động và đánh giá tổ chức của bạn nên liên quan đến các công cụ phân tích đã được thiết lập.
“Hoạch định chiến lược là một cách tiếp cận có hệ thống của một tổ chức nhất định để đưa ra quyết định về những vấn đề có tầm quan trọng cơ bản và cốt yếu đối với sức khỏe và sức sống lâu dài liên tục của tổ chức đó” (Steiss).
Dưới đây là 3 công cụ phân tích mà tổ chức của bạn nên xem xét:
SMART: Cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn
SOAR: Điểm mạnh, cơ hội, nguyện vọng và kết quả
SWOT: Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa
Viết mục tiêu SMART
Các mục tiêu của tổ chức bạn có được viết dưới dạng các mục tiêu “THÔNG MINH” không? Chúng có “cụ thể”, “có thể đo lường được”, “có thể đạt được”, “có liên quan” và “có giới hạn thời gian không?” Ví dụ: Đến ngày 30/6/2021, 100% nhân viên hoàn thành tốt khóa học an toàn của OSHA.
Các mục tiêu SMART rất quan trọng đối với việc lập kế hoạch chiến lược vì chúng tập trung vào tính hiệu quả của tổ chức. Các mục tiêu và mục tiêu rõ ràng, hiệu quả và hiệu quả sẽ vượt qua tổ chức và truyền cảm hứng cho cấp quản lý và nhân viên làm theo.
Hãy xem xét ba lĩnh vực mục tiêu sau: Cung cấp dịch vụ, nguồn nhân lực và phát triển nguồn lực. Viết mục tiêu cho ba lĩnh vực này theo định dạng SMART. Mục tiêu phát triển nguồn lực của bạn nên tìm cách tăng tình nguyện viên và đóng góp. Viết các mục tiêu sao cho chúng có thể định lượng được và có thể đạt được.
Các thành phần của Kế hoạch Chiến lược
- Viết mục tiêu và mục tiêu rõ ràng.
- Thiết lập các khung thời gian hợp lý.
- Đo lường năng suất, cải tiến chất lượng và cung cấp phân tích chi phí.
- Tìm kiếm sự hợp tác, truyền cảm hứng cho sự đổi mới và đo lường tác động của các lợi ích cộng đồng.
- Viết một ngân sách được liên kết với các yêu cầu tài trợ. Điều này sẽ cho phép các biện pháp hiệu suất có thể định lượng được hơn cũng như phân tích chi phí - lợi ích.
- Xác định vai trò điều hành trong quản lý thay đổi và kiểm soát toàn bộ tổ chức.
- Đánh giá phương hướng và mục đích của tổ chức bạn.
- Xác định và định lượng các biện pháp thực hiện.
- Kế hoạch của bạn nên nhấn mạnh việc cải thiện mối quan hệ với khách hàng.
Phân tích sự làm việc quá nhiều
Are s trengths, w eaknesses, o pportunities, và t hreats xác định? Phân tích SWOT là một công cụ đánh giá hiệu suất được chấp nhận rộng rãi. Tuy nhiên, nó không chỉ là một bài tập tạo danh sách (Kearns). Đánh giá kỹ lưỡng tổ chức của bạn bằng cách sử dụng bốn công cụ phân tích.
Tập trung vào việc xác định nhiều điểm mạnh hơn điểm yếu của tổ chức của bạn. Hãy nhớ rằng nghiên cứu và kinh nghiệm cho thấy rằng, “tập trung vào điểm mạnh của các cá nhân và tổ chức sẽ mạnh mẽ và hiệu quả hơn nhiều so với việc tập trung vào những khiếm khuyết”. (O'Neill).
Xác định các cơ hội thành công của tổ chức bạn. Một số tổ chức bị cám dỗ chỉ tập trung vào các cơ hội và phát triển chúng lâu dài trong khi điểm mạnh, điểm yếu và mối đe dọa không được quan tâm nhiều. Tập trung vào các cơ hội mang lại cảm giác về tầm nhìn xa cho tổ chức và khơi dậy hy vọng và niềm tự hào.
Phát triển tất cả bốn danh mục một cách đầy đủ và cân bằng nhất có thể.
Phân tích SOAR
Tương tự như phân tích SWOT, SOAR là một giải pháp thay thế hợp lý cho kế hoạch của bạn. Cả hai lập kế hoạch và đánh giá các công cụ hỏi tổ chức của bạn để xác định s trengths và o pportunities. Tuy nhiên, SOAR mời tổ chức của bạn để xác định một spirations và r esults. Merriam Webster định nghĩa khát vọng là, "Một mong muốn mạnh mẽ để đạt được điều gì đó."
SOAR quan trọng đối với quản lý chiến lược vì nó truyền cảm hứng cho sự đổi mới. Nguyện vọng và tham vọng của tổ chức là gì? Có những cách tiếp cận mới nào đối với quy trình kinh doanh của bạn cần được xem xét không? Các phương pháp mới có thể được mạo hiểm không? Nếu những ý tưởng mới được kết hợp, thì những gì đã đạt được? Kết quả là gì? Những đổi mới và kết quả phải có thể định lượng được.
Các yếu tố nhân khẩu học và kinh tế
Điều đặc biệt quan trọng là phải xem xét các yếu tố nhân khẩu học và kinh tế vì chúng là những biến số năng động nhất trong việc lập kế hoạch. Các mục tiêu quản lý chiến lược cần có thời hạn và bao gồm cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Các yếu tố nhân khẩu học và kinh tế khác nhau có được dự báo trong một khoảng thời gian xác định không? (Steiss). Trong khi nhiều tuyên bố sứ mệnh được viết trong khung thời gian 3-5 năm, hãy xem xét các tuyên bố về tầm nhìn dài hạn, 20-30 năm. Hãy coi dữ liệu thị trường là một phần của đánh giá kinh tế của tổ chức bạn. Xác định và cung cấp dữ liệu điều tra dân số.
Hợp tác và đổi mới xã hội
Tổ chức của bạn có kết hợp sự hợp tác cũng như các doanh nghiệp xã hội làm cơ chế để thúc đẩy đổi mới xã hội lớn hơn không? Năng suất và cải tiến chất lượng được đo lường tốt nhất bằng mức độ hợp tác của tổ chức với các đơn vị khác. Tổ chức của bạn có khả năng đo lường sự đổi mới xã hội không? Nó có thể bao gồm ý kiến đóng góp của cộng đồng đầy cảm hứng để xác định các cách cải thiện các điều kiện xã hội của khu vực. Các tổ chức có xu hướng xác định việc sử dụng cộng tác trong vai trò của các dịch vụ chương trình. Một số chương trình tự hào có các hoạt động tiên tiến, hiện đại. Các thành phần này cũng cần được định lượng.
Lợi ích cộng đồng và các biện pháp tác động
Tổ chức của bạn có cung cấp thông tin về những người trực tiếp hưởng lợi từ các hoạt động đó (khách hàng và thành viên) cũng như các biện pháp tác động nhằm phản ánh lợi ích ròng cho cộng đồng rộng lớn hơn không? Kiểm tra các đầu ra và kết quả của tổ chức. Xác định các lợi ích có thể được đánh giá bằng cách sử dụng phân tích chi phí - lợi ích. Để thay thế, xác định và phân tích các biện pháp tác động. Một số tổ chức cung cấp các giả định về dịch vụ cơ bản. Dưới đây là một ví dụ về một tuyên bố mơ hồ được tìm thấy trong một báo cáo của một tổ chức phi lợi nhuận: “Việc tham gia và tham gia vào cuộc sống cộng đồng có tác động tích cực đến người khuyết tật”. Chúng tôi giả định rằng kế hoạch có tác động tích cực nhưng không có số liệu thống kê được cung cấp. Đây cũng có thể được coi là một thiếu sót, đặc biệt nếu được yêu cầu thực hiện báo cáo cấp về các biện pháp tác động.Tổ chức có thể đã tuyên bố, "Vào năm 2020, 405 người khuyết tật đã nhận được dịch vụ của chúng tôi. 375 người có thể tìm được việc làm bán thời gian."
Mục tiêu Ngân sách, Tài trợ và Quy trình
Cung cấp ngân sách chính thức. Ngân sách có thiết lập một kế hoạch tài chính làm việc cho dự án để tiến độ và hiệu suất của nhân viên quản lý quỹ có thể được đo lường và báo cáo không? Thông thường, quy cách tài trợ sẽ yêu cầu nhân viên tiến hành các biện pháp thực hiện. Mọi nguồn thu nhập và chi tiêu phải được ghi chép rõ ràng. Cung cấp chi tiết cụ thể về các nguồn tài trợ. Tránh những tuyên bố mơ hồ như, "Các hợp đồng chính phủ vẫn là một nguồn tài trợ đáng kể." Xác định và định lượng nguồn tài trợ. Ví dụ: liệt kê các tổ chức đã ký hợp đồng với tổ chức chính phủ nói trên và nêu số tiền tài trợ bằng đô la. Nếu bất kỳ khoản tiền trợ cấp nào được sử dụng để thành lập hoặc duy trì tổ chức, hãy cung cấp dữ liệu. Việc thiếu tài liệu có thể là một thiếu sót nữa cho tổ chức trong quá trình đánh giá tài trợ.
Các yêu cầu tài trợ phải được đưa vào kế hoạch chiến lược của bạn. Hơn nữa, ngân sách có liên kết trực tiếp đến các phương pháp (mục tiêu quá trình) và các thành phần đánh giá trong các yêu cầu và đặc điểm kỹ thuật của khoản tài trợ không? Điều quan trọng là phải liên kết ngân sách với các mục tiêu của quá trình để cải thiện hiệu quả và chi phí.
Một số tổ chức xác định nỗ lực gây quỹ là một phần của kế hoạch tài chính và chiến lược. Tránh những tuyên bố mơ hồ như, “Số đóng góp hỗ trợ ngân sách hoạt động sẽ tăng 25%.” Xác định số tiền dành cho việc gây quỹ để bất kỳ ai cũng có thể tính được mức tăng 25%. Một ví dụ khác về một tuyên bố mơ hồ được tìm thấy trong một kế hoạch chiến lược: "Chúng tôi có một quỹ tài trợ trị giá 1 triệu đô la." Cần thêm thông tin chi tiết về cách thiết lập quỹ tài trợ. Kế hoạch chiến lược của bạn cần bao gồm một bản sao của ngân sách và liên kết nó với các mục tiêu của quá trình.
Ví dụ về Yêu cầu tài trợ
Giao tiếp hiệu quả
Ban quản trị của tổ chức của bạn có thông báo rộng rãi về nhu cầu thay đổi và cách thức thay đổi có thể được thực hiện thành công? Điều quan trọng là phải chứng minh rằng giao tiếp rộng rãi có thể được thực hiện một cách hiệu quả và có lợi. Nếu tổ chức của bạn đang trải qua sự thay đổi, quy trình giao tiếp nào được sử dụng? Nó được quản lý hoặc kiểm soát như thế nào? Mặc dù sự thay đổi được nhiều tổ chức dự đoán, nhưng việc kiểm soát và truyền thông về nó cần phải được phát triển tốt trong kế hoạch.
Ban quản lý cam kết thay đổi
Nếu sự thay đổi được thực hiện trong một hệ thống quản lý mới, nó có dẫn đến hoặc có bằng chứng về sự cam kết của người điều hành, một nền văn hóa cởi mở và tin cậy, và trao quyền cho nhân viên không? Mặc dù những điều này có thể khó xác định và đo lường, nhưng kế hoạch chiến lược có thảo luận hoặc cung cấp thông tin chi tiết về việc liệu các nhà điều hành có cam kết hay không? Có phải văn hóa vượt ra ngoài mối quan hệ làm việc và truyền cảm hứng cho hy vọng, niềm tin và sự tự tin vào tổ chức và lẫn nhau không? Việc trao quyền cho nhân viên có thể được thể hiện bằng mức độ cân nhắc đầu vào và mua vào và mức độ thoải mái mà họ được hưởng. Vĩ độ được giao cho mỗi nhân viên là bao nhiêu?
Một số tổ chức tuân thủ một loạt các giá trị hoạt động cốt lõi. Tổ chức của bạn có thúc đẩy thái độ quan tâm, khả năng đáp ứng, sự tôn trọng, hỗ trợ cá nhân hóa, tính đa dạng, tính chính trực và trách nhiệm giải trình, thực tiễn hiện đại, quan hệ đối tác, vận động chính sách và tính bền vững tài chính không? Nếu vậy, chúng được đo như thế nào? Các cơ quan dịch vụ nên tập trung vào mối quan hệ với khách hàng của họ. Tập trung vào mối quan hệ nhân viên-quản lý. Một kế hoạch chiến lược được viết tốt cũng sẽ bao gồm việc trao quyền cho nhân viên.
khuyến nghị
Mặc dù có nhiều tiêu chí có thể được sử dụng để đánh giá chính xác kế hoạch chiến lược của bạn, nhưng hãy đảm bảo bao gồm các dấu hiệu đánh giá chính sau:
Ngân sách
Kế hoạch của bạn nên bao gồm một ngân sách. Cung cấp thông tin về các yêu cầu tài trợ và bất kỳ khoản tài trợ nào của chính phủ. Bao gồm các số tiền. Liên kết ngân sách với kế hoạch. Điều này sẽ cho phép các tiêu chuẩn hiệu suất có thể đo lường được.
Mục tiêu và mục đích
Mục tiêu và mục tiêu rõ ràng phải tuân theo tiêu chí “SMART”. Đảm bảo các mục tiêu có thể đo lường được. Cung cấp dữ liệu để tính toán tỷ lệ chi phí - lợi ích. Cung cấp các đầu vào, đầu ra, kết quả và tác động có thể định lượng được.
Sự tham gia của người lao động
Ban quản lý nên thiết lập một môi trường làm việc tích cực bằng cách thúc đẩy ý kiến đóng góp của nhóm. Điều này đặc biệt quan trọng trong một đại lý dịch vụ để các đại lý có thể tiếp cận hiệu quả với những người có nhu cầu với cảm giác tự hào và đổi mới.
Tóm lược
Một kế hoạch chiến lược cân bằng tốt sẽ tìm cách kết hợp cả ba phương pháp lập kế hoạch và phân tích (SMART, SWOT và SOAR). Nó phải được viết theo cách cho phép sửa chữa mọi thiếu sót. Kế hoạch phải cung cấp thông tin về ngân sách cũng như các yêu cầu tài trợ. Nhấn mạnh điểm mạnh và cơ hội. Thừa nhận các mối đe dọa và điểm yếu. Hãy cởi mở để thay đổi và xem xét kế hoạch của bạn là động lực. Thực hiện theo các sáng kiến này sẽ cho phép tổ chức của bạn điều hướng trong thời gian luôn thay đổi của chúng ta.
Người giới thiệu
Ủy ban Năng suất Úc (2010). Đóng góp của lĩnh vực phi lợi nhuận, báo cáo nghiên cứu, Canberra.
Chanley, S. (2011). Tuần 5: phân tích chi phí & lập ngân sách tuần 6 - bài giảng tuần 6.
Cummings, TG & Woorley, CG (1995). Các yêu cầu để thay đổi tổ chức thành công . Công ty TNHH Tư vấn Xác thực. Lấy từ: http://managementhelp.org/misc/reqs-for-successful-change.pdf#search="cummings "
Kearns, KP (1992). Từ lợi thế so sánh đến kiểm soát thiệt hại: Làm rõ các vấn đề chiến lược bằng cách sử dụng phân tích SWOT. Quản lý và Lãnh đạo tổ chức phi lợi nhuận 3 (1), 3–22. doi: 10.1002 / nml.4130030103
O'Neill, C. (2007). SOAR don't SWOT: Lập kế hoạch chiến lược dựa trên tài sản. Hội đồng Phi lợi nhuận và Đánh giá Quản trị . Rancho Santa Margarita, CA: Charity Channel LLC.
Steiss, AW (2003). Quản lý chiến lược cho các tổ chức công và phi lợi nhuận. New York: Marcel Dekker, Inc